档案收集是档案工作的起点

档案知识一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。

（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。

2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。

（2）对整理不善的档案进行局部调整。

（3）零散文件的整理。

2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

（3）档案的整理必须便于保管和利用。

3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。

（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。

全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。

全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。

全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。

全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。

整理档案工作八个流程1.搜集档案资料：这是整理档案工作的起点，需要对各个部门、个人收集档案资料。

这可以通过调查、调阅文件、采访等方式进行，确保收集到全面、准确的档案资料。

同时，对资料进行标记，以便后续的整理和归类。

2.整理档案资料：整理工作是对档案资料进行分类、编目和归档的过程。

首先，需要对收集到的资料进行分类，如按照时间、地点、主题等进行归类。

然后，对每个分类进行编目，即对每个文件进行编号、标注文件类型、时间、重要性等信息。

最后，将资料按照分类和编目的结果进行归档，确保档案文件的有序保存。

3.录入电子化系统：现代科技手段的发展使得电子化档案管理成为可能。

在整理档案工作中，需要将整理好的档案资料录入电子化系统中。

这包括将纸质文件进行扫描、转化为电子文件；将编目信息输入系统，以便进行档案查询和管理；对重要的电子文件进行备份和存档等。

电子化系统的运用可以提高档案的管理效率和安全性。

5.修复和保管：在整理档案的过程中，可能会遇到一些老化或损坏的文件。

为了保护这些档案文件，需要进行修复和保管工作。

修复工作包括对纸张进行清洁、去黄、补裂等；对字迹模糊的文件进行防脱墨处理等。

同时，需要选择合适的保管设施，如档案柜、防火防潮的储存箱等，确保档案的安全保存。

7.归档鉴定和破除：在一些特殊情况下，如司法调查、历史研究等，可能需要对一些档案文件进行鉴定和破除。

鉴定工作包括对档案的真实性、合法性等进行认定，以确定其在司法决策和历史研究中的价值。

破除工作则是为了解开一些受限于机密等原因的档案文件，以展现实际的历史面貌。

8.定期检查和更新：整理档案是一个持续的工作，需要定期进行档案的检查和更新。

定期检查可以确保档案的完整性和准确性，及时发现可能存在的问题并进行处理。

同时，根据工作和需要的变动，还需要对已整理的档案进行更新和补充，以保持档案的及时性和可用性。

总之，整理档案工作包括搜集档案资料、整理档案资料、录入电子化系统、鉴定和摄影、修复和保管、知识服务和利用、归档鉴定和破除、定期检查和更新等八个流程。

档案管理规范在当今信息爆炸的时代，档案管理的重要性日益凸显。

无论是企业、政府机构还是社会组织，档案都是其宝贵的资产和历史记录。

规范的档案管理不仅有助于提高工作效率，保障信息的安全与完整，还能为决策提供有力的支持。

档案管理是一项复杂而细致的工作，涉及到档案的收集、整理、保管、利用和销毁等多个环节。

每个环节都需要遵循一定的规范和标准，以确保档案管理的科学性和有效性。

首先，档案的收集是档案管理的起点。

这一环节要求全面、准确地获取相关的档案资料。

在收集过程中，需要明确收集的范围和对象，制定详细的收集计划。

对于企业来说，可能包括财务报表、合同文件、人事档案等；对于政府机构，可能涵盖政策法规、行政公文、审批文件等。

同时，要保证收集的档案具有真实性和可靠性，避免虚假或无效的信息混入其中。

收集到的档案需要进行整理。

整理工作的目的是使档案条理清晰、易于查找和利用。

这包括对档案进行分类、编号、装订等操作。

分类是按照一定的标准将档案划分成不同的类别，如按照时间、部门、业务类型等。

编号则是为每一份档案赋予唯一的标识符，便于识别和管理。

装订则是将整理好的档案进行固定，防止散失和混乱。

保管是档案管理的重要环节。

合适的保管条件能够延长档案的寿命，确保其安全。

档案保管需要有专门的库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。

同时，要对库房的温度、湿度进行控制，保持适宜的环境。

档案的存放也要遵循一定的规则，按照分类和编号有序排列，便于快速查找。

档案的利用是档案管理的最终目的。

只有充分利用档案，才能发挥其价值。

在利用档案时，需要建立严格的借阅制度，明确借阅的流程和审批权限。

借阅者要填写借阅申请表，经过相关负责人审批后才能借阅。

同时，要对借阅的档案进行登记，跟踪其使用情况，确保按时归还。

为了方便利用，还可以建立档案检索系统，通过计算机技术实现快速检索和查询。

档案的销毁也是档案管理中不可忽视的环节。

对于超过保存期限、失去保存价值的档案，需要按照规定的程序进行销毁。

第一讲机关档案的收集工作省档案局黄志康机关档案的收集工作是档案工作的起点，具有十分重要的意义，机关档案的收集工作是由机关档案室来承担的，它有具体的工作任务和明确的工作要求。

一、档案收集工作意义（一）档案收集工作是档案工作的起点。

档案是档案工作的物质对象，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。

所以档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。

（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。

实行档案集中统一管理是我国档案工作基本原则的核心问题，而只有通过对档案的收集、接收才能把党和国家的档案集中到各机关档案室，才能进行积极有效的统一管理。

（三）档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素。

档案收集工作的质量高低，收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。

如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中，就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。

二、收集工作的内容机关档案室的收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关文秘部门和业务部门按照规范要求整理立卷，把分散在机关各个部门及其个人手中的档案集中到机关档案室统一保管。

档案的收集，是实现集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案，维护其完整与安全的重要手段，也是机关档案室工作的起点和基础。

机关档案室收集工作的基本要求是，收集归档的档案材料，必须完整与齐全。

所谓完整，就是指本机关所形成的各种门类和各种载体的档案，应做到全部收集、完整无缺；所谓齐全，就是指记述和反映每一项工作、每一个会议、每一个项目、每一个工程所形成的档案材料，应做到收集齐全，一份不漏。

机关档案室收集工作的内容，主要有三个方面：第一，接收本机关文秘部门和业务部门移交的档案。

初中级档案职称《档案事业概论》档案与档案工作题库一[单选题]（江南博哥）1.（）是与档案最接近、关系最密切的事物。

A.资料B.图书C.信息D.情报参考答案：A[单选题]3.在档案事业的建设和档案工作的组织管理过程中，应当以（）为指导，运用科学管理方法与手段来研究和处理各种问题。

A.现代科学理论B.档案现代化理论C.档案标准化理论D.档案信息化理论参考答案：A[单选题]4.档案工作是一项传承文明、传播文化的工作，是一项文化性的工作，是国家（）的重要组成部分。

A.文化事业B.社会事务C.发展事业D.科学文化事业参考答案：A[单选题]5.档案工作的（），是档案工作赖以存在和发展的条件。

A.服务性B.凭证性C.原始性D.回溯性参考答案：A[单选题]6.档案工作各项业务环节都有各自不同的工作内容、特点和要求，每项工作都是整个档案工作的重要组成部分，都是必不可少的、（）的一个环节。

A.相辅相成B.各自分开C.相对独立D.协调共处参考答案：C[单选题]7.档案收集工作是档案由（）的过程，它是档案工作的起点，也是档案工作的首要环节。

A.分散到集中B.业务科室到档案室C.无序到有序D.零乱到系统参考答案：A[单选题]8.档案的作用是通过人们在（）中反复利用而发挥出来的。

因此，档案作用发挥的程度取决于人们的利用程度。

A.日常活动B.公务活动C.个人事务D.社团活动参考答案：A[单选题]9.档案作用是由（）决定的，社会的需要在各个时期不断变化，档案发挥作用的主要方面也随之变化。

A.政治需求B.社会需要C.阶级斗争D.国家需求导向参考答案：B[单选题]10.通过档案来进行宣传教育，既真实、直观、生动、形象、具体，又有很强的说服力和（）。

A.宣传力B.感染力C.认知感D.艺术性参考答案：B[单选题]11.档案具有知识性和信息性，因此，档案具有参考价值即（）价值。

A.记录B.证据C.信息D.情报参考答案：D[单选题]12.（）是指档案可以成为法律诉讼、争端处理、权属确认、责任区分等活动的有效凭据。

七大环节人事档案工作包括人事档案的收集归档、鉴别、整理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。

1.人事档案的收集归档人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，也是人事档案工作的前提和基础，它解决了材料分散形成和人事档案集中使用的矛盾。

根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或相对人收集入档材料，并及时归档。

在人事档案管理过程中，应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情况等信息资料加入到人事档案中，并不断地完善和补充，做好零散材料的收集归档工作。

同时，要建立和健全归档制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。

人事档案的鉴别是指按照一定的原则和方法，对收集的档案材料进行审查和甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。

人事档案材料必须经过认真鉴别，符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜明、办理完毕、手续完备等要求，确实是属于本人的、属于人事档案的且符合归档条件的材料；对于不符合归档要求的材料，可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理方式。

人事档案的整理是指依据一定的原则、方法和程序，对收集起来并经鉴别的人事档案材料，以个人为立卷单位，进行分类、排列、编目、复制加工和装订等，使之条理化、系统化的过程。

整理人事档案要做到分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理的档案应该完整、真实、条理、精炼和实用。

人事档案的保管是指根据档案材料的成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。

人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完整和有序，防止人事档案材料自然或人为地损坏，延长人事档案的寿命。

人事档案的保管要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。

人事档案的利用是指根据有关规定和原则，为人事工作和其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的一种服务工作。

人事档案的利用在整个人事档案管理工作中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是人事档案工作成果的集中反映。

事业单位招考(档案管理)基础知识练习题及答案一、填空题1、档案室对档案收集主要通过一定的归档制度来完成。

2、文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料整理后向档案室或档案人员移交的时间一般在次年上半年。

3、档案工作狭义上是指档案馆（室）对档案信息资源的管理与开发工作，包括档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和提供利用工作。

4、档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

5、档案具有参考作用和凭证作用。

6、省级及省辖市级档案馆接收立档单位保管满20年的档案。

7、县级档案馆接收立档单位保管满10年的档案。

8、机关撤销或合并，必须将本机关全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并按照规定进行移交处理。

9、档案库房设备主要有三类：温湿度测量、监控、调节装置；库房防火、防盗监控装置；库房空气净化装置。

10、档案代理卡是档案暂时移出库外的替代物，便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，有效地防止档案放错位置11、常用的纸质档案修复技术有：去污、修裱、加固、去酸，字迹恢复。

12、档案保管，是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全措施。

13、纸质档案字迹材料的耐久性与字迹中的色素成份的耐久性、色素成份与纸张结合方式有很大关系。

14、纸质档案的纸张的耐久性与造纸选用的植物纤维原料的质量、纸浆和造纸工艺过程有直接关系。

15、档案库房适宜的温湿度标准为：温度14-24，相对湿度45-60%。

16、影响档案制成材料耐久性的有害气体主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。

17、档案提供利用的具体方式主要有档案阅览、档案外借、制发档案证明、制发档案复制本、举办档案展览、提供档案咨询。

18、档案馆（室）在制发档案证明时，要以引述和节录原文为主要编写方法。

19、档案利用工作，是档案馆（室）以收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会服务的一项业务活动。

档案管理第一章档案概述单项选择题1、档案产生的前提条件是（C ）A、人类的产生B、语言的出现C、文字的发明D、生产的发展2、根据现有材料记载，“档案”一词最早出现在（D ）时期。

A、殷商B、两汉C、唐宋D、明末清初3、国家档案全宗是（D ）档案工作和档案学中的专业术语。

A、世界B、欧美C、亚洲D、社会主义国家4、革命历史档案的年限为（D ）。

A、1949年以前B、1949年以后C、1921年~1949年D、1919年~1949年5、私人档案可通过（C ）的方式进馆，但档案的所有权仍归个人所有。

A、捐赠B、出售C、寄存D、交换6、公务档案在形成单位保存一定时期后，（D ）国家档案馆。

A、必须捐赠给B、必须出售给C、必须寄存在D、必须移交给7、迄今我国所发现的最早档案是（B ）档案。

A、结绳B、甲骨Ｃ、刻契Ｄ、陶器8、档案的（D ）作用，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。

A、参考B、历史C、法律D、凭证9、档案作用发挥程度取决于人们对档案的（B ）程度。

A、关心B、利用C、了解D、喜好多项选择题1、档案的起源包括档案的（AE ）阶段。

A、萌芽B、产生C、发展D、成熟E、最终形成2、在我国古代，档案的名称多种多样，包括（ABCDE ）。

A、册B、典C、中D、文书E、案卷3、按载体划分，国家档案全宗可分为（AB ）。

A、纸质档案B、非纸质档案C、专门档案D、甲骨档案E、胶磁档案4、按内容性质分，国家档案全宗可分为（BCE ）。

A、私人档案B、科技档案C、各种专门档案D、公务档案E、文书档案5、文书档案，又称（ABCD ）。

A、普通档案B、党政档案C、政务档案D、行政档案E、人事档案6、档案的一般作用包括（BCD ）A、凭证作用B、宣传教育的生动素材C、经济建设的重要资源D、科学研究的可靠依据E、参考作用7、档案的凭证作用是由（AC ）决定的。

A、档案形成的特点B、内容的广泛性C、档案自身的D、可靠性E、内容的真实性8、档案作用的性质包括（AE ）两个方面。

2021档案职称考试真题模拟及答案(4)共733道题1、下列关于档案收集的意义表述正确的有（）。

（多选题）A. 档案收集是整个档案工作中的一个重要环节，具有特殊地位B. 档案收集是档案工作的起点，是档案馆（室）取得和积累档案的一种手段C. 档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的基本途径D. 收集工作质量的高低，直接影响到其他各项工作的质量试题答案：A,B,C,D2、全宗号、目录号、卷号、件号或页号统称为（）。

（单选题）A. 档号B. 归档号C. 分类号D. 文书处理号试题答案：A3、行文关系包括上行关系、下行关系、（）三种。

（单选题）A. 不相隶属关系B. 平行关系C. 平级关系D. 同级关系试题答案：B4、在对档案进行具体鉴定时，档案价值的决定因素可分解为（）（多选题）A. 文件的形成环境B. 文件本身的特性C. 文件的完整程度D. 文件的作用及社会需求试题答案：B,D5、档案是在社会活动中（）（单选题）A. 经过艺术加工而形成的B. 直接形成的C. 根据需要收集编写而成的D. 前人遗弃或遗留下来的试题答案：B6、中国档案事业主要实行（）管理体制。

（单选题）A. 集中式B. 分散式C. 自由式D. 混合式试题答案：A7、为随时掌握各种档案馆中所保存的档案全宗的基本情况，档案馆应按要求向档案行政机关报送（）。

（单选题）A. 全宗名册B. 全宗单C. 全宗卡片D. 总登记簿试题答案：C8、案卷目录与卷内文件目录“合二而一”的产物是（）目录。

（单选题）A. 分类C. 专题D. 主题试题答案：B9、下列文件中必须归档的有（）（单选题）A. 重份文件B. 一般事务性文件C. 未成文的草稿D. 文件定稿试题答案：D10、根据《重大建设项目档案验收办法》，项目档案验收应在项目竣工验收（）之前完成。

（单选题）A. 1个月B. 3个月C. 6个月D. 9个月试题答案：B11、全国各个单位鉴定本单位档案时使用的依据和标准是（）。

上海社会科学院出版社档案专业系列教材《档案管理》例题及参考答案第一章档案概述单项选择题1、档案产生的前提条件是（C）A、人类的产生B、语言的出现C、文字的发明D、生产的发展2、根据现有材料记载，“档案”一词最早出现在（D）时期。

A、殷商B、两汉C、唐宋D、明末清初3、国家档案全宗是（D）档案工作和档案学中的专业术语。

A、世界B、欧美C、亚洲D、社会主义国家4、革命历史档案的年限为（D）。

A、1949年以前B、1949年以后C、1921年~1949年D、1919年~1949年5、私人档案可通过（C）的方式进馆，但档案的所有权仍归个人所有。

A、捐赠B、出售C、寄存D、交换6、公务档案在形成单位保存一定时期后，（D）国家档案馆。

A、必须捐赠给B、必须出售给C、必须寄存在D、必须移交给7、迄今我国所发现的最早档案是（B）档案。

A、结绳B、甲骨Ｃ、刻契Ｄ、陶器8、档案的( D )作用，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。

A、参考B、历史C、法律D、凭证9、档案作用发挥程度取决于人们对档案的（B）程度。

A、关心B、利用C、了解D、喜好多项选择题1、档案的起源包括档案的（AE）阶段。

A、萌芽B、产生C、发展D、成熟E、最终形成2、在我国古代，档案的名称多种多样，包括（ABCDE）。

A、册B、典C、中D、文书E、案卷3、按载体划分，国家档案全宗可分为（AB）。

A、纸质档案B、非纸质档案C、专门档案D、甲骨档案E、胶磁档案4、按内容性质分，国家档案全宗可分为（BCE）。

A、私人档案B、科技档案C、各种专门档案D、公务档案E、文书档案5、文书档案，又称（ABCD）。

A、普通档案B、党政档案C、政务档案D、行政档案E、人事档案6、档案的一般作用包括（BCD）A、凭证作用B、宣传教育的生动素材C、经济建设的重要资源D、科学研究的可靠依据E、参考作用7、档案的凭证作用是由（AC）决定的。

A、档案形成的特点B、内容的广泛性C、档案自身的特点D、可靠性E、内容的真实性8、档案作用的性质包括（AE）两个方面。

一、引言档案是国家和社会历史活动的真实记录，是国家治理体系和治理能力现代化的重要支撑。

为了确保档案的完整、准确、系统和安全，我国制定了一系列档案管理制度和流程。

本文将详细介绍国家档案管理制度及流程，旨在提高档案管理工作的规范化、科学化水平。

二、国家档案管理制度概述1. 档案法律体系我国档案法律体系主要包括《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规。

这些法律法规明确了档案管理的原则、任务、职责、权限和保障措施，为档案管理工作提供了法律依据。

2. 档案管理体制我国档案管理体制实行国家、地方、部门和单位三级管理。

国家档案局负责全国档案工作的统一领导和管理，地方各级档案行政管理部门负责本行政区域内的档案工作，部门和单位档案管理机构负责本部门和单位的档案工作。

3. 档案分类与归档档案分类与归档是档案管理的基础工作。

根据档案内容、形式、来源等因素，将档案分为文书档案、科技档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等。

档案归档时，应按照档案分类体系，将档案分别归入相应的档案柜、库房或电子档案系统。

三、国家档案管理流程1. 档案收集档案收集是档案管理工作的起点。

档案收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性原则。

档案收集范围包括：（1）国家机关、企事业单位、社会组织和个人产生的档案；（2）涉及国家利益、社会公共利益和人民群众切身利益的档案；（3）具有历史价值、文化价值、科技价值和其他价值的档案。

2. 档案整理档案整理是对收集到的档案进行系统化、规范化处理的过程。

档案整理包括以下步骤：（1）分类：按照档案分类体系，将档案分为不同类别；（2）编目：为档案编制目录，包括档案名称、编号、日期、来源、页数等；（3）鉴定：对档案的完整性、准确性、系统性和安全性进行鉴定；（4）归档：将整理好的档案按照规定归档。

3. 档案保管档案保管是档案管理工作的核心环节。

档案保管包括以下内容：（1）库房建设：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件；（2）档案存放：按照档案分类和编号，将档案存放于档案柜、库房或电子档案系统；（3）档案修复：对损坏、老化、褪色的档案进行修复；（4）档案保护：采取有效措施，防止档案自然损坏和人为破坏。

1．含义档案的收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作中极为重要的一个环节。

档案收集工作就是按照规定，通过例行的归档制度和专门征集的办法，将分散在个人和职能部门的具有保存和利用价值的文件，分别集中到相应的档案管理部门的一项工作。

归档是档案的主要来源。

企业文件归档是指企业内部的各职能机构和所属单位，将各项事务活动中形成的、具有保存价值的文件，按照归档制度移交给档案部门集中保管的工作。

归档和收集是一项完整工作的不同方面，是企业文件工作和档案工作的连接点，归档是企业文件工作的终点，接收归档文件(即档案收集)则是档案工作的起点。

在设有档案部门的企业中，秘书要严格按照相关的制度和规定负责做好文件的归档工作。

2．归档的步骤(1) 归档之前，秘书人员要根据归档制度确定归档范围。

(2) 档案部门要事先检查验收归档案卷的质量。

(3) 履行归档手续，进行案卷的移交，完成归档工作。

3．归档制度1) 归档范围归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。

文件材料归档与否主要取决于文件本身的保存价值。

凡是在本企业活动中直接形成的，在当前或一定时期内具有凭证作用和长远的历史查考作用的文件均属归档范围。

各单位应根据本单位的实际情况，制定归档文件的范围，对哪些文件应该归档、哪些文件不应该归档做出相应的规定，秘书人员应该熟悉这些规定。

如果公司现在还没有类似的规定，秘书应协助有关人员制定。

2) 归档时间归档时间是指文书(文件)处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。

当然，为了促进文档一体化管理的实现，事情办理完毕后，对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”。

尤其是某些小企业，工作人员数量少，文书(文件)处理集中，文书处理和档案工作由一人兼管，可不专门规定归档时间。

3) 归档文件的质量要求归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。

档案管理师中级考试试卷考生注意事项1．本试卷分I卷和II卷,满分为150分,考试用时150分钟,考试结束后将试卷、答题卡一并交回;2．答卷前,考生务必用黑色签字笔将自己的姓名、性别、年龄、证件类型、证件号码、考试所在地填写清楚;3．请仔细阅读各种题目后回答问题,答案须填写在统一规定的答题卡相对应位置;Ⅰ卷一、单项选择题本大题共40小题,每小题1分,共40分1．不仅是档案的基本保管单位,也是档案统计和检索的基本单位之一;A．全宗B．系列C．案卷D．文件2．的实质就是现行文件向档案的转化;A．档案登记B．归档C．鉴定D．整理3．既能用于组织馆藏和进行档案统计,又可用于检索;A．案卷目录B．分类目录C．主题目录D．专题目录4．是档案本源性的概括和反映;A．弹性原则B．有机关联性原则C．特色原则D．效益原则5．是概要介绍某一全宗的立档单位历史,全宗内档案的历史、内容和成份及其利用价值的一种科学查考工具;A．全宗指南B．全宗目录C．全宗卷D．全宗名册6．是应用最普遍的档案信息服务方式;A．咨询服务B．借阅服务C．出具档案证明D．编研服务7．是组成目录的最小单位;A．卡片B．着录项目C．标目D．条目8．属三次文献;A．专题指南B．专题目录C．专题索引D．主题目录9．“青年作家”是由“青年”与“作家”进行组配得出的更为专指的概念;A．概念相交B．概念限定C．概念概括D．概念联结10．中国档案主题词表是语言;A．标题法B．单元词法C．叙词法D．关键词法11．1964年3月,中共中央、国务院批转的国家档案局,全面阐述了有关科技档案工作建设中的各项重大问题;A．技术档案室工作暂行通则B．关于进一步加强技术档案工作的报告C．科研十四条D．工业七十条12．案卷目录与卷内文件目录“合二而一”的产物是目录;A．分类B．全引C．专题D．主题13．保持档案的历史联系,首先应保持档案在;A．时间上的联系B．内容上的联系C．来源上的联系D．形式上的联系14．档案的效果是衡量档案管理系统整体质量的重要标准,也是改进工作的依据;A．实体控制B．智能控制C．信息服务D．馆藏建设15．档案馆和保存了较多全宗的档案室详细登记每一全宗情况时应使用;A．全宗名册B．全宗单C．全宗卡片D．总登记簿16．档案馆和规模较大的档案室记载档案进入档案机构情况时应使用;A．总登记簿B．收进登记簿C．案卷目录登记簿D．卷内文件目录17．档案馆向档案事业管理机关报告全宗情况的工具是;A．全宗指南B．全宗名册C．全宗单D．全宗卡片18．档案管理系统既具有信息系统的特性,又具有信息处理系统的特性;A．输入B．输出C．存储D．流通19．档案管理学从研究范围上可分为档案管理和专门档案管理研究两方面;A．社会B．普通C．文书D．党政20．档案库房的相对湿度应保持在;A．15-30％B．30-45％C．45-60％D．60-75％21．档案库房适宜的温度标准为;A．0℃以下B．0℃-14℃C．14℃-24℃D．14℃-28℃22．档案统计就是通过的联系,对档案工作领域中诸现象的数量关系进行观察、分析和研究,从而揭示其发展过程、现状及一般规律的工作;A．质和量B．宏观和微观C．主体与客体D．内容与形式23．档案统计研究的基本要求是;A．准确性、及时性、稳定性B．准确性、完整性、科学性C．准确性、及时性、科学性D．准确性、及时性、完整性24．档案文件间具有事由类同性,是指档案文件之间具有;A．广义的事由联系B．狭义的事由联系C．相同的时间特征D．相同的空间特征25．档案信息主要储存于档案原件之中;在档案信息处理过程中,把组织整理档案原件使之有序的过程或行为称之为档案控制;A．信息B．实体C．智能D．馆藏26．档案主题标引过程中,当需要进行组配标引时,必须注意使所选用的主题词;A．在字面形式上与文件主题完全一致B．与文件主题性质完全相同C．意义相同D．互相之间在概念上有某种逻辑关系27．对档案价值的鉴定应该以的评价为标准;A．整个社会B．主要用户C．档案部门D．领导28．对档案内容进行主题分析并将表达这种主题的自然语言转换成档案信息处理语言,使之成为的过程叫“标引”;A．文摘B．检索标识C．目录D．索引29．根据全宗和全宗群内档案文件的完整程度对档案文件价值的影响,当年度统计报表缺失时,月报表的保存期限就应;A．缩短B．延长C．终止D．不变30．鉴定选择文件的基本方法有两种,其中是档案部门最经常使用的方法;A．按目录鉴定B．统计选样法C．直接鉴选法D．按档案题名鉴定31．就一个机关而言,构成立档单位的条件至少是具有相对独立的社会职能,并;A．有下属单位B．有固定的主管机关C．有固定资产D．能主要以自己名义对外行文32．蓝图幅面大小不一,应采取保存的方法;A．平放B．卷放C．折叠D．折叠组卷33．某单位在对基建档案分类时,划分了生产性建筑、生活福利性建筑、公用建筑等若干个类别;这种分类违反了;A．排它规则B．同一规则C．效用规则D．子项之和等于母项之规则34．如果在科技、生产活动中不注意形成、积累科技档案,就会失去这种,科技、生产活动就会受到严重影响;A．科技情报手段B．科技储备手段C．科技交流手段D．科技参考手段35．省级及省辖市级档案馆接收立档单位保管满年的档案;A．5 B．10C．15 D．2036．省以上机关具有永久保存价值的文书档案,在本机关保存后向档案馆移交;A．10年B．20年C．30年D．40年37．所谓馆藏建设就是对文件或档案加以,使之入藏于档案馆室的行为或过程;A．统计B．整理C．选择D．编目38．所谓科技档案提供服务的时效性,就是指单位时间内,科技档案信息的或用户获取所需信息的数量;A．存储总量B．科技含量C．处理能力D．输出能力39．特色原则是档案基本特性的概括和反映;A．证据性B．本源性C．参考性D．内在联系性40．条约、合同、协议的成文时间为;A．生效时间B．签署时间C．印制时间D．收文时间二、多项选择题本大题共25小题,每小题2分,共50分1．档案状况登记的形式有;A．卷内文件目录和案卷目录B．收进登记簿C．全宗名册、全宗单、全宗卡片D．档案成分和数量变化情况报道表E．案卷目录登记簿、总登记簿2．1980年7月召开的全国科技档案工作会议,重申了科技档案工作必须按专业实行统一管理,纳入的范围;A．科研管理B．生产技术管理C．产品生产管理D．科技管理E．城市建设管理3．广义的档案工作,泛指档案事业,包括;A．档案室工作B．档案馆工作C．档案事业管理D．档案教育E．档案科研4．科技文件工作是;A．科技工作的组成部分B．科技档案工作的组成部分C．科技管理的一项重要内容D．科技人员的职责E．科技部门的本职工作5．在具体确定科技文件归档份数时,要考虑;A．归档文件的重要程度B．日后利用的需要C．经过科技档案部门汇总上报的科技文件,在确定归档份数时,应作出统一规定D．科技文件本身的复杂情况E．科技档案报送科技专业档案馆的需要6．科技档案工作的基本原则是按照集中统一管理科技档案的基本原则,建立、健全科技档案工作,达到科技档案的要求;A．完整B．准确C．系统D．安全E．有效利用7．按照国家标准文献主题标引规则的规定,档案主题因素有;A．主体因素B．作者因素C．通用因素D．时间因素8．不耐久的字迹材料有;A．圆珠笔B．蓝黑墨水C．纯蓝墨水D．红墨水9．档案工作状况登记的形式有;A．工作日志、人员进出库房登记簿B．档案出入库登记、档案清点、检查登记C．档案利用登记簿、档案借出登记簿D．档案复制、摘抄登记簿10．档案文献编纂工作的环节有;A．选题B．加工编排C．查选D．档案文献汇编11．档案信息处理语言按其构成原理,可以分为;A．分类法语言B．主题法语言C．代码语言D．索引语言12．档案指南有等几种;A．全宗指南B．档案馆指南C．检索指南D．专题指南13．对档案库房降湿可采用的方法有;A．使用除湿机B．使用吸水剂C．适时通风D．适时密闭14．馆藏建设的四大原则是;A．有机关联性原则B．效益原则C．特色原则D．弹性原则15．会计档案案卷目录的项目主要有;A．案卷号B．原始凭证号C．案卷题名D．起止年月日16．决议、决定、命令、规程、标准、条例等法规性文件的成文时间为;A．通过时间B．发布时间C．印制时间D．收文时间17．库房高温对档案制成材料耐久性的影响有;A．有利于档案有害生物的生成与繁殖B．加速档案纸张中纤维素的水解C．降低档案纸张强度D．加速各种有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用18．目前,我国档案部门提供档案信息服务的最主要、最常见的方式是;A．提供原件B．档案外借C．制发档案证明D．制发档案复制本19．人事档案的种类主要有干部档案和工人档案,它具有的主要特点;A．全面性B．现实性C．动态性D．流动性20．文件的生命周期大致可以分为几个阶段;A．文件制作阶段B．文件现实使用阶段C．文件暂时保存阶段D．文件永久保存阶段21．下列关于档案收集的意义表述正确的有;A．档案收集是整个档案工作中的一个重要环节,具有特殊地位B．档案收集是档案工作的起点,是档案馆室取得和积累档案的一种手段C．档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的基本途径D．收集工作质量的高低,直接影响到其他各项工作的质量22．下列选项中,叙述正确的是;A．档案整理首先是从区分全宗开始的B．档案着录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程C．我国国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满20年向社会开放D．档案展览本身就是提供档案信息服务的现场,利用者可以从中得到较为集中和系统的材料23．一个机关并入另一个机关,或几个机关合并为一个新机关,其合并前形成的档案材料应;A．作为新机关档案并入新机关全宗B．以原全宗为单位由新机关代管C．以原全宗为单位向档案馆移交D．直接销毁24．在档案着录时,对于机关团体责任者必须着录;A．全称B．简称C．通用全称D．通用简称25．照片档案的文字说明包括等要素;A．事由B．地点C．背景D．摄影者三、判断题本大题共10小题,每小题1分,共10分1．制发档案证明是便于提供利用的重要方式,是档案馆室根据用户的询问和申请,依据馆室藏档案和非本馆室藏资料加工编写的一种书面证明材料;2．一个机关并入另一个机关,或几个机关合并为一个新机关,其合并以前形成的档案材料应作为新机关档案全宗的一部分;3．审计档案是在审计监督专业活动中形成的;4．取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档;5．经批准公开发布的公文,同发文机关印发的公文不具有同等效力;6．会计报表中的年报,即决算,是年度国家预算、单位预算和企业财务收支计划的执行结果和总结;7．公文处理分为发文办理,收文办理和公文处理三大部分;8．高温高湿对档案制成材料耐久性有不良影响,因此,温度湿度越低越好;9．复制档案的方法有手抄复制、静电复印两种;10．对档案数量统计的主要依据是统计人员在档案库房中直接清点的数据;Ⅱ卷四、简答题本大题共4小题,每小题5分,共20分1．档案管理系统具备哪些功能2．档案馆收藏档案的特点有哪些3．档案收集的意义是什么4．档案收集的要求有哪些五、论述题本大题共2小题,每小题15分,共30分1．简述整理档案为什么不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合;2．试述档案损毁的原因;Ⅰ卷三、判断题Ⅱ卷四、简答题1.档案管理系统具备哪些功能答案要点档案管理系统是人们为收集、处理、输出档案信息而建立的人工系统;具备如下功能：1输入功能,从外界筛选、收藏输入档案文件信息；2存储功能,妥善保护和贮存藏入的档案；3处理功能,对档案信息进行实体控制和智能控制,使之形成有序结构；4输出功能,提供档案信息,为社会服务；5反馈功能,通过反馈机制,及时纠正系统运行中的偏差,保证整个系统正常运行;2.档案馆收藏档案的特点有哪些答案要点档案馆的储量是有限的,且收藏档案是有分工的,不能将社会上一切应长久保存的档案都收藏进来,故必须在档案室已作鉴定的基础上作再次鉴选;其特点为：1往往以全宗为鉴选单位,即从宏观角度考虑某个全宗有无存入档案馆长久保存的价值；2必须同时考虑档案全宗的组建、划分问题,这将直接影响收藏档案的成分和范围以及复本率等；3必须全面考虑库房、设备、人力、财力等因素,在人、财、物力有限的情况下,只能收藏最重要的档案；4适当顾及社会公共关系,因为公关状况良好,才更易于从社会各方面收藏真正有价值的档案;3.档案收集的意义是什么答案要点档案收集是整个档案工作中的一个重要环节,具有特殊地位;首先,档案收集是档案工作的起点,是档案馆室取得和积累档案的一种手段;其次,档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的基本途径;再次,收集工作质量的高低,直接影响到其他各项工作的质量;总之,收集工作是档案工作的基础,做不好档案收集工作,就没有完整的档案,就不会有健全的档案工作;4.档案收集的要求有哪些答案要点档案收集工作的要求有以下几点：1加强调查研究和指导；2积极推行入馆室档案的标准化；3保证归档和入馆室档案的齐全完整；4保持全宗和全宗群的不可分散性;五、论述题1.简述整理档案为什么不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合;答案要点整理档案只能按文件的历史有机联系进行;1从档案的形成特点看,档案作为人类社会实践活动的真实记录,必然有着与这种过程相吻合的有机联系;整理时保持这种联系,就易于反映历史原貌,向人们提供珍贵的原始凭证和信息;2这样,也便于利用文件形成时的原基础;3从利用规律看,档案之所以对各种用户有用,是因为它所记录的活动过程与各种事物有关;日后的用户正是从这一角度需要利用这些档案,故依据与这种过程相吻合的历史联系整理档案,就便于大多数用户利用;4原本比较分散的档案文件也只有如此组成有机的整体才能充分显示其真实的价值并可便于鉴定;2.试述档案损毁的原因;答案要点档案损毁的原因主要有人为因素和自然因素两方面：1人为因素表现在以下三方面：①由于政治、经济和其他各种原因,对档案文件进行有计划、有意识的破坏;②由于档案管理者、利用者等有关人员的麻痹大意,或玩忽职守,或不遵守规章,以及缺乏档案学知识,导致管理或使用不善,造成档案的丢失、损坏或档案保管系统的紊乱;③在档案流动和利用的过程中,会难以避免地加速档案老化;2自然因素,又分为内因和外因：内因是指档案制成材料和书写材料的耐久性;纸张的耐久性与造纸用的植物纤维原料的质量、纸浆和造纸工艺过程有直接关系；纸质档案字迹材料的耐久性与字迹中的色素成分的耐久性、色素成分与纸张结合的方式有很大关系；胶片、光盘、磁盘等新型载体档案的耐久性,与存储环境条件有直接关系;根据字迹材料色素成分和色素成分的转移固定方式两个方面综合评价字迹耐久性,可将字迹分为3类：最耐久的字迹,凡色素成分是碳黑、转移固定方式是结膜的字迹最耐久,如墨、墨汁、黑色油墨；耐久的字迹,凡色素成分是颜料,转移固定方式是结膜或吸收的字迹比较耐久,如蓝黑墨水、印泥、彩色油墨等；不耐久的字迹,凡色素成分是染料或转移固定方式是粘附,其字迹不耐久,如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等;外因,是指档案所处环境和保管条件,如不适宜的档案保管场所、装具、温度、湿度、光线、灰尘、微生物、昆虫、啮齿动物、水、火及机械磨损等;。

档案管理的八项制度档案管理是一项至关重要的工作，它对于组织的正常运转、历史追溯、决策制定以及法律合规等方面都具有不可忽视的作用。

为了确保档案管理的科学性、规范性和有效性，以下介绍档案管理的八项制度。

一、档案收集制度档案收集是档案管理的起点，其目的是将分散在各个部门和个人手中的具有保存价值的文件材料集中起来，为档案管理的后续工作奠定基础。

首先，要明确收集范围。

根据组织的性质、业务特点和发展需求，确定需要收集的档案类型，包括文书档案、业务档案、科技档案、财务档案等。

其次，制定收集计划。

按照档案的形成规律和特点，制定年度、季度或月度的收集计划，明确收集的时间节点和责任人。

再者，建立收集渠道。

与各部门建立有效的沟通机制，确保档案能够及时、准确地移交至档案管理部门。

最后，对收集的档案进行初步鉴定。

判断其是否具有保存价值，对于不符合要求的档案进行剔除。

二、档案整理制度档案整理是对收集来的档案进行分类、组合、排列和编目的过程，使之有序化、条理化，便于保管和利用。

分类是按照档案的来源、内容、时间等特征，将其划分成不同的类别。

例如，可以按照部门分类、按照业务流程分类等。

组合是将同一类别的档案按照一定的方法进行组合，形成档案保管单位。

排列是在组合的基础上，确定档案的先后顺序。

编目则是对档案进行著录，编制目录，便于查找和利用。

在整理过程中，要遵循档案管理的基本原则和方法，保持档案的内在联系，便于保管和利用。

三、档案保管制度档案保管是确保档案安全、完整的重要环节。

首先，要提供适宜的保管环境。

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体等条件，保持库房的温度、湿度在适宜的范围内。

其次，对档案进行科学存放。

按照档案的分类和编号，有序地排列在档案架上，并定期进行检查和调整。

再者，要建立严格的出入库制度。

档案的出库和入库都要进行登记，明确责任人，确保档案的流向清晰可查。

同时，要加强对档案保管设备的管理和维护，定期检查库房设施设备的运行情况，确保其正常运行。

《档案管理》试卷一、单项选择题（每题１分,共10分）1．对整个档案工作有检查和促进作用，它是档案诸步骤中最富有活力的一个步骤,档案工作的好坏最后体目前( Ｃ）A：档案整顿工作 Ｂ:档案搜集工作C：档案提供利用 D:档案保管工作2．它是取得和积累档案的一个伎俩,在整个档案管理系统中处在一个特殊的地位，也是档案工作的起点。

（ B )A:档案整顿工作 B：档案搜集工作C:档案统计工作 Ｄ:档案保管工作3.文书档案的整顿标准的基本标准要求是（ D )A:遵照文献的形成规律 B:保持文献之间的有机联系C：辨别不一样的价值 D:便于保管和利用4.文书档案中的日期，即文献的形成时间,它是文献的重要特性，是检索利用的常用途径。

如:7月9日，标注为(　C ）A:-０7－09 B:09-07-C:0709 D:/0７/0９5．档案的保管期限短期是指（ D )A：１~３年 B：1~5年C:1~ D:如下6.在文书档案中，下面几点是装盒的详细要求,请把正确的选出来( C ）A:不一样形成年度的归档文献能够放入同一档案盒;B:不一样保管期限的归档文献能够放入同一档案盒;Ｃ：不一样机构或问题类目标归档文献不能放入同一档案盒；D：当遇到同一类目标归档文献数量较少,不够一盒时,也能够将这些材料装入其他档案盒；７．下面属于生产技术管理类文献材料是( A ）A：QC活动成果材料; B：本企业有关商标、专利等无形财产管理中的法律问题的文献材料；Ｃ:年度物资节约情况,清仓报告、报表、总结;D企业经济责任制对上、对内签订的经济承包协议；８.下面属于行政管理类文献材料是（ C ）A:党员名册; B：创建文明单位活动中形成的文献材料;Ｃ:职工离退休审批表; Ｄ：企业标准(技术标准、管理标准、工作标准）９．档案判定、销毁原始统计、请示和批复的文献材料，属于( Ｃ　)A：党群工作类 B：行政管理类Ｃ：生产技术管理类 Ｄ：经营管理类１0．《中华人民共和国档案法》从(　Ａ）时间起实行。