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事业单位档案管理制度一、总则1.为了规范事业单位档案管理工作，保障档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
2.本制度适用于本单位所有行政机关、事业单位及涉及档案管理的其他单位。
3.本制度所称档案，是指机关、单位和个人在工作和活动中产生的一切纸质和电子文件、资料以及相关载体。
4.本制度的实施必须以依法管理、服务企业、服务社会、服务法官、执法者和群众为宗旨。
二、机构设置1.设立档案管理部门，负责单位档案管理工作。
2.档案管理部门负责对所有档案进行统一管理、保管、维护和利用。
三、档案排序与存储1.档案应按照文件分类、年代顺序、保管期限、文件形成者等因素进行分类排序。
2.档案室应具备适合档案保管要求的设施设备，如温湿度控制设备、防火、防水、防震等措施。
3.档案必须在专门的储存设施中进行保存，严禁将档案带离档案室或私自外借。
四、档案利用与浏览1.所有档案必须严格遵守国家相关规定，对决策者、管理者、法官以及执法者等进行提供。
2.对于不在保管期限内的档案，可向有关机构申请审批借阅或者复制。
3.对于机密性较高的档案应尽量采用电子存档方式，严格控制查阅权限。
五、档案检索与销毁1.档案检索应采用统一的检索标准和检索系统，确保检索结果的准确可靠。
2.对于不再需要保留的档案，应根据文件的保管期限和管理规定进行销毁。
3.特殊情况下，涉及个人隐私等档案的销毁，应征得相关人员的同意，并备案存档。
六、档案备份与保护1.档案应每年至少备份一次，备份资料应存储在不同的地点以实现灾备。
2.档案备份资料的保护应采用安全可靠的技术手段，确保档案信息的安全性和完整性。
3.档案管理人员应进行定期检查和维护备份设施，以确保备份的可用性。
七、责任与考核1.档案管理部门应制定相关岗位职责并明确工作权限和责任。
2.档案管理人员要认真履行职责，严格执行档案管理制度，确保档案安全、完整和准确。
3.单位应建立档案管理考核制度，对档案管理工作进行定期考核评估，对责任人员实行绩效考核。
第一章总则第一条为加强事业单位员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有员工档案的管理工作。
第三条本制度旨在规范员工档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的真实性、完整性和保密性。
第二章档案收集与整理第四条员工档案的收集应遵循真实性、完整性、连续性和及时性的原则。
第五条员工档案的收集范围包括：1. 入职登记表、劳动合同、聘用合同等基本信息；2. 学历、学位证书、专业技术资格证书等学历、资历证明；3. 工作总结、表彰奖励、处分决定等个人工作表现；4. 健康检查、职称评定、培训记录等个人健康状况；5. 其他与员工个人相关的材料。
第六条员工档案的整理应按照档案管理规范进行，包括分类、编目、立卷等。
第七条员工档案的立卷应遵循以下要求：1. 立卷要完整、系统，保证档案的连续性和完整性；2. 立卷要规范，确保档案的整洁、美观；3. 立卷要便于查阅和保管。
第三章档案保管与利用第八条员工档案的保管应遵循安全、保密、方便查阅的原则。
第九条员工档案的保管应采取以下措施：1. 档案库房应保持整洁、干燥、通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀；2. 档案柜应定期检查、维护，确保档案安全；3. 档案管理人员应严格遵守保密规定，防止档案泄露。
第十条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 严格审批程序，确保档案利用的合法性；2. 严格按照档案内容提供利用，不得随意修改、涂改档案；3. 利用档案时应做好登记，包括利用时间、利用人、利用目的等。
第四章档案管理职责第十一条人力资源部门负责员工档案的收集、整理、保管和利用工作。
第十二条档案管理人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，掌握档案管理法规；3. 具备较强的责任心和保密意识。
第十三条档案管理人员应履行以下职责：1. 负责员工档案的收集、整理、保管和利用工作；2. 定期检查档案保管情况，确保档案安全；3. 负责档案的保密工作，防止档案泄露；4. 参与档案管理制度的制定和修订。
事业单位档案管理制度一、概述事业单位档案管理制度是为了规范事业单位档案管理工作，保障档案的完整性、准确性和安全性而制定的。
本制度是对档案管理的基本要求和具体操作流程进行规范，以确保事业单位档案工作的科学性、规范性和高效性。
二、档案管理的目标事业单位档案管理的目标是实现以下几个方面的要求： 1. 保证档案的完整性和准确性，防止档案的遗失、损毁和篡改； 2. 提高档案的检索效率，方便用户快速获取所需信息； 3. 加强对档案的保密工作，确保档案信息的安全性； 4. 保留和传承机构的历史记忆，为事业单位的发展提供有力支持。
三、档案管理的原则1.公开原则：事业单位档案管理应公开透明，依法向社会公开档案信息。
2.完整性原则：事业单位应当保证档案的完整性，不得随意销毁或私自移动档案。
3.准确性原则：事业单位应当确保档案信息的准确性，不得故意篡改或误导他人。
4.安全性原则：事业单位应当加强档案信息的安全防护措施，防止档案信息泄露或损坏。
5.用户服务原则：事业单位应当提供良好的档案服务，为用户提供便捷的档案查询和复制服务。
四、档案管理的主要内容1.档案收集与整理：事业单位应当建立档案收集与整理工作制度，规定收集和整理档案的具体流程和要求。
2.档案分类与归档：事业单位应当对收集到的档案进行分类并进行归档，确保档案的有序存放。
3.档案借阅与查询：事业单位应当建立档案借阅与查询制度，明确借阅和查询档案的权限和程序。
4.档案保管与保管期限：事业单位应当建立档案保管制度，规定档案的保管期限和保管责任人。
5.档案传送与移交：事业单位应当明确档案传送和移交的程序和要求，确保档案的安全性和完整性。
6.档案销毁与报废：事业单位应当制定档案销毁和报废的具体规定，防止档案遗失或被滥用。
五、档案管理的责任与义务1.档案管理部门：负责制定档案管理制度和相关规定，组织实施档案工作并监督执行。
2.档案管理人员：负责具体的档案管理工作，包括档案收集、整理、归档、借阅、保管等。
事业单位档案管理管理制度第一章总则第一条为规范事业单位档案管理工作，加强档案管理的保密、合规和便捷，根据国家相关法律法规，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于事业单位的档案管理工作，包括档案采集、整理、保管、利用和销毁等各项工作。
第三条事业单位档案管理应遵循依法、科学、规范、效率的原则，做到合规管理，便民服务，信息共享和保密安全。
第四条事业单位档案管理领导岗位应履行档案保管的责任，提高档案管理水平。
第五条事业单位档案管理工作应当与业务工作结合，为业务工作提供有效支撑。
第六条事业单位档案管理部门应当加强对档案工作人员的培训，提高专业技能和服务水平。
第七条事业单位档案管理工作应当进行定期检查和评估，发现问题及时处理，并及时调整管理制度。
第八条事业单位档案管理部门应当定期对档案及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改、落实责任。
第二章档案采集第九条事业单位应当建立档案采集工作制度，明确档案采集工作的目标和要求。
第十条事业单位档案管理部门应当统一规划，确定档案采集的范围、内容和标准。
第十一条事业单位档案管理部门应当配备专业人员，对档案进行采集、整理和编目。
第十二条事业单位档案管理部门应当借助信息化手段，进行档案的数字化处理。
第十三条事业单位应当建立档案鉴定和鉴定制度，对采集到的档案进行鉴定，保证档案的真实性和完整性。
第十四条事业单位档案管理部门应当建立档案采集的监督制度，对档案采集工作进行监督和检查，确保档案采集工作的合规和准确性。
第三章档案整理和保管第十五条事业单位应当建立档案整理和编目的规范和标准，按照年度计划和业务工作的需要进行档案整理和编目。
第十六条事业单位档案管理部门应当建立档案保管的安全管理制度，保护档案的安全和完整。
第十七条事业单位档案管理部门应当建立档案检索和利用的规范，推进档案信息化建设，提高档案利用的效率和质量。
第十八条事业单位档案管理部门应当建立档案销毁和保管期限的规定，严格执行档案销毁的程序和规定。
事业单位档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
(一)档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及____、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤____人员相关资料以及____单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的____正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案②常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务____(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、____实施、总结等专题项目资料。
事业单位档案管理制度范文1. 引言本制度旨在规范事业单位档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高事业单位档案管理的效率和水平。
2. 适用范围本制度适用于本事业单位档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
3. 档案收集与整理3.1 档案的收集应根据事业单位的工作需要，明确收集的范围和内容，并建立相应的档案目录。
3.2 收集档案应按照统一的文件编号规则和时间顺序进行，确保档案的准确性和可查阅性。
3.3 档案的整理应按照规定的文件分类和目录结构进行，确保档案的结构清晰和易于管理。
4. 档案保管与管理4.1 档案保管室应设立专门的档案保管人员，负责档案的保管、检索和借阅工作。
4.2 档案应存放在专门的档案柜或架上，按照一定的顺序和分类进行归档，防止档案的混乱和丢失。
4.3 档案保管室应定期进行档案的清点和检查，确保档案的完整性和安全性。
4.4 档案的借阅应按照规定的手续和权限进行，记录借阅人员的个人信息和借阅事由，并限定借阅时间。
5. 档案利用与公开5.1 档案的利用应根据事业单位的工作需要进行，但不得用于非相关的工作和私人利益。
5.2 档案的利用应按照规定的程序和权限进行，确保档案的安全和保密。
5.3 档案的公开应按照国家有关法律和政策进行，保护公民的合法权益和个人信息的隐私。
5.4 档案的公开应公正、公平、公开，遵循透明原则，并及时提供给需要的单位和个人。
6. 档案销毁与移交6.1 档案的销毁应按照事业单位的规定和文件管理制度进行，确保档案的安全和合法性。
6.2 销毁档案应经过严格的程序和审批，记录销毁的时间、数量和原因，并存档备查。
6.3 档案的移交应按照统一的移交程序和格式进行，确保档案的完整性和可追溯性。
6.4 移交档案时应编制档案移交清单，详细记录档案的名称、数量和移交人员的个人信息。
7. 档案安全管理7.1 档案保管室应保证档案的安全，加强门禁制度和监控设备的管理。
事业单位档案室规章制度（精选7篇）事业单位档案室规章制度11、认真贯彻执行《保密法》，自觉维护党和国家机密，严防档案失踪、泄密事件发生。
2、珍贵档案和有密级档案须领导批准后，限于在阅览室内查阅。
3、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄漏档案内容。
4、档案人员要做到知密不泄，不与无关人员谈论档案机密。
事业单位档案室规章制度21、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。
2、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。
3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号，分别上架入柜，柜架排列科学、合理。
4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。
5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。
6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析，库内温度应经常保持在l4—24摄氏度，相对湿度保持在45%-60%。
7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损和字迹模糊及时修补、复制。
8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。
事业单位档案室规章制度3一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。
二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。
三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。
四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。
对借出的档案要按期限及时归还。
五、室藏档案、资料要每半年清点一次。
六、要加强对档案的安全工作，制定”八防”，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。
七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。
八、对应该立卷归档的’材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。
事业单位档案管理制度第一章总则第一条为了规范和完善事业单位档案管理工作，保障档案资料的安全性、完整性和可追溯性，提高档案管理的效率和质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有事业单位的档案管理工作。
第三条档案部门是事业单位档案管理工作的执行机构，负责档案的收集、整理、保管与利用。
第四条档案管理部门负责制定档案管理工作的年度计划，组织实施，监督检查，以确保档案管理工作的正常运行。
第二章档案收集与整理第五条事业单位应建立档案收集工作制度，明确档案收集的范围、方式、时间和责任人，并配备相应的人员和设备。
第六条事业单位应建立档案整理工作制度，对收集到的档案资料进行整理和分类。
所有档案资料应按照一定的分类原则，如时间、地点、部门等进行整理分类。
第七条事业单位应定期检查档案资料的存放状态，包括档案的数量、质量和安全性等，及时发现问题并采取相应的措施加以处理。
第三章档案保管与利用第八条事业单位应建立档案保管工作制度，明确档案保管的责任人和具体的工作流程。
档案保管人应经过专业培训，具备相关的档案保管知识和技能。
第九条档案保管人应严格遵守档案保密制度，确保档案资料不泄露。
对于特定的敏感信息如个人隐私等，应设置相应的权限和访问控制，对外部人员进行限制。
第十条事业单位应建立档案利用工作制度，明确档案的开放范围和方式。
档案利用应满足用户的合法需求，提供准确、完整和及时的档案信息。
第四章档案安全管理第十一条事业单位应建立档案安全管理制度，确保档案资料的安全性和可追溯性。
包括安全存储、备份、防火、防水、防盗等措施。
第十二条档案保管人应定期检查档案资料的安全状况，如发现问题应及时上报并采取相应的措施进行修复或处理。
第十三条事业单位应定期组织档案资料的备份工作，将重要档案资料保存在多个地点以确保数据的安全性和可恢复性。
第五章档案处置与销毁第十四条事业单位应建立档案处置与销毁工作制度，对已经不再具有业务或法律保管价值的档案予以及时处置和销毁。
事业单位档案管理制度一、总则本制度的目的在于规范事业单位的档案管理工作，保障档案安全和合规性，建立健全档案的电子化管理制度，促进事业单位信息化和科学化管理。
二、档案管理职责1.各级对下属事业单位的档案管理工作负有指导和监督责任。
2.事业单位应当按照国家有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件要求，建立档案管理制度和档案管理机构，实行档案保管、归档、利用、鉴定和销毁的全过程管理。
3.事业单位应当在规定时间内对档案进行归档，做到立档、留证。
4.除法律、行政法规规定的内容在规定的期限内不得公开或者限制公开外，档案应当及时受理、借阅、通报、复制、查询。
5.事业单位应当重视现代化技术手段在档案管理中的应用，逐步普及电子档案管理系统，以提高档案管理规范化、科学化和信息技术化水平。
三、档案保存期限1.档案保存期自该文件成文之日起计算，到规定的期限止。
2.档案保存期限另有规定的，按照有关规定执行。
3.事业单位的经济合同、内部管理制度、保密资料等档案应当永久保存。
4.行政执法记录、人事档案、代管企业、事业单位及其他单位档案保存期限，参照国家档案法的相关规定执行。
四、档案管理机构1.档案管理机构是指事业单位的档案工作领导机构和专职档案管理机构。
档案工作领导机构负责统筹规划和指导，专职档案管理机构负责具体实施。
2.事业单位应当根据业务需要和档案数量、类型、重要性等因素，在机构设置中明确档案工作的责任和职能。
3.档案管理机构应当制定规范的档案管理制度和规程，负责档案的收集、整理、归档、管理、借阅、利用和鉴定工作，对档案进行鉴别、质量评估、修整和维护，按规定定期组织归档、存取、销毁和档案流转。
五、档案管理制度1.档案管理制度是指事业单位根据档案管理规定制定的文件，明确各级档案管理职责、档案工作程序和档案管理规则，具有规范和指导作用。
2.档案管理制度的内容应当包括制度的性质、适用范围、档案管理目标、档案管理职责、档案工作程序、档案管理规则等方面。
事业档案管理制度范本第一章总则第一条为规范和完善企业人事管理工作，保护员工合法权益，加强事业档案管理工作，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内所有与员工相关的事业档案管理工作，包括档案的建立、整理、保管、查询和利用等各个环节。
第三条企业人力资源部门是事业档案管理的主要负责部门，负责企业内所有事业档案的管理工作。
第四条事业档案应当按照法律法规的规定和企业相关规章制度的要求进行管理，不得随意篡改、损毁和泄露。
第五条企业应当建立完善的事业档案管理制度，在事业档案管理工作中严格执行各项规定，确保事业档案的安全、可靠和完整。
第六条企业应当为员工提供便捷、安全的档案查询服务，保障员工的合法权益。
第七条企业应当进行统一、规范的事业档案管理培训，提高相关人员的管理水平和意识，确保事业档案管理工作的顺利进行。
第二章事业档案的建立第八条员工的事业档案应当从入职之日起建立，包括个人基本信息、学习和工作经历等。
第九条企业应当建立健全的事业档案建立流程，明确各类档案的建立标准和要求，确保档案的准确、完整和及时建立。
第十条企业应当对员工的事业档案进行统一编号，并建立档案管理系统，便于档案的管理和查询。
第十一条员工的事业档案应当及时归档，并在归档后进行备份，确保档案的安全和完整性。
第三章事业档案的整理第十二条企业应当定期对员工的事业档案进行整理和归类，清理过期和无效的档案，确保档案的有效性。
第十三条企业应当建立完善的事业档案整理流程和标准，明确整理的周期和要求，确保档案的准确、完整和及时整理。
第十四条企业应当对档案整理过程进行记录和备份，确保整理的准确性和完整性。
第十五条企业应当对档案整理的过程进行监督和审核，确保整理的合规性和规范性。
第四章事业档案的保管第十六条企业应当建立安全、稳定的事业档案保管环境，确保档案的安全和完整。
第十七条企业应当对事业档案进行分类、编号和标注，建立档案管理索引，确保档案的易于查阅和利用。
第十八条企业应当建立事业档案借阅和利用制度，规定相关权限和流程，确保档案利用的安全和合理性。
档案综合管理实施办法第一条为加强中心站档案的科学管理，保护和利用档案信息资源，为中心站各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合中心站档案工作的实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指中心站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容的文件材料，它是中心站在各项工作活动中形成的历史记录，反映中心站不同时期的历史面貌，是中心站工作查考、制定决策的重要依据。
第三条中心站档案工作是中心站相关工作的组成部分，是提高中心站工作效率和工作质量的必要条件，是维护中心站历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入中心站的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。
第五条中心站档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
第六条中心站在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、资料、业务等档案，均由中心站综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。
第七条中心站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交；业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。
归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。
第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。
第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。
第十一条中心站的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。
要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
第十二条综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。
第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。
档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。
第十四条综合档案室应按时向上级机关移交由本单位制发的、或由本单位收到的省级以上（含省级）政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件；在本单位保管已超过10年的永久、长期文书档案，连同档案目录和有关的检索工具一并向上级机关移交。
各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是本站党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按《文书档案保管期限表》（附件）所列条款执行。
（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
2、按照归档原则和制定的档案分类编号方案进行科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本站历史面貌，便于查找利用。
3、从2011年开始归档。
所有文件材料按年度归档，并根据《文书档案保管期限表》（附录）的规定，准确划分档案材料的保管期限。
4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。
每份文件单独装订，编页号。
永久、长期保存的档案在装订时应用不锈钢钉装订。
5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。
（三）归档份数发文一式两份，收文一式一份。
（四）归档时间每年的3月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。
二、会计档案归档制度（一）归档范围本站在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按《会计档案保管期限表》（附录）所列条款执行。
（二）归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整。
2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。
3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。
（三）归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份。
（四）归档时间当年的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由财务部门保存一年。
期满后，向综合档案室移交。
（五）归档手续会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。
三、实物档案归档制度（一）归档范围1、本站获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；2、本站已停止使用的印章；3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。
（二）归档要求1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。
2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。
（三）归档时间实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。
（四）归档手续实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。
如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。
四、资料档案归档制度（一）归档范围本站所有工作中形成的相关记录、说明书、报告及储存相关资料、说明书、报告的磁盘、软盘、声像文带等载体。
（二）归档要求1、接收、整理、保存、移交、借阅、销毁相关记录、说明书、报告等。
2、分类归档相关记录、说明书、报告等。
（三）归档时间1、质量体系运行质量记录保存期五年。
2、相关科室留存保管的质量记录保存期为二年，但在实际工作中具有经验借鉴或指导意义的质量记录，可长期保存。
（四）归档手续1、接收质量记录应填写《质量记录移交/接收记录表》。
（附录）2、整理、归档质量记录需填写《质量记录一览表》。
（附录）五、业务档案归档制度（一）归档范围1、建（迁）站（点）有关文件、资料、规范、海洋环境监测站工作大事记、海洋环境监测站业务工作档案、业务规章制度、查算图表、技术问题解决解答、技术文件、仪器使用说明书和检定证、各种系统程序版本、观测记录簿、值班日记、预审单、反馈单、以及对外服务合同（协议）书、观测（监测）资料、成果报告及其他上级部门要求记录和归档的资料。
（二）归档要求1、中心站业务科负责海洋环境监测站业务工作档案的汇总。
2、业务科负责海洋环境监测站业务技术档案的管理。
3、技术负责人组织中心站业务科共同审核海洋环境监测站上报的工作大事记和业务工作档案，审核意见以书面形式下发给各海洋环境监测站，确定业务工作档案内容及大事记。
（三）归档时间1、业务工作档案大事记每年填写一本，各项目的填写内容按要求填写，每年1月20日前将上年度大事记上报中心站业务科，同时以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站，海洋环境监测站按照要求填入海洋环境监测站业务工作档案大事记。
2、海洋环境监测站须建立业务工作档案。
业务工作档案内容须于每年1月20日前将上年度业务档案内容报中心，中心站审批后以书面形式于3月20日前下发给各海洋环境监测站。
业务工作档案内容要填写完整，必要时应附以图表和照片。
（四）归档手续建立本站技术档案文件清单，将上述资料一一造册登记，并指定专人负责收集、整理、归档等工作。
凡停止使用的技术文件和规定等都要归档保存。
六、电子文件档案归档制度（一）归档范围1、在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
2、党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
（二）归档要求1、文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
2、归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。
归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
3、逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
4、物理归档（1）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
（2）本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（3）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
（4）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
（5）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（附录、附录），归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（附录），以件为单位填写续页（附录）。
（6）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
（三）归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
（四）归档手续1、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附录）。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2、每份电子文件均应在《电子文件登记表》（附录、附录）中登记。
七、基建档案归档制度（一）归档范围本站各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围，具体范围按《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》(附录G)所列条款执行。
（二）归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。
基建文件材料按工程项目组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。
（三）归档份数比较重要的一式二份，一般的一份，并编制基建档案目录一式二份。
（四）归档时间工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交。
（五）归档手续基建材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。
八、设备档案归档制度（一）归档范围主要包括仪器设备购置文件材料、随机文件材料，设备仪器安装、使用、维修形成的材料。
（二）归档要求1、归档的文件材料要求齐全、完整；2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字手续，保证文件材料完整、准确、系统；3、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内，由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。
