高校档案管理存在的问题及策略

高校学籍档案管理存在的问题及解决策略

对于学生而言，学籍档案无疑是证明其学习阶段的最佳证明。对于高校中众多的档案管理来说，学籍档案是其中最重要又复杂的一种工作。本文作者结合自身工作经历，对高等院校学籍档案管理工作中出现的问题进行分析，并提出切实可靠的意见。

一、现阶段档案管理上出现的各种问题

1.整理不规范 在高校学籍档案中不仅仅有在读学生的档案，更包括已经毕业的学生的部分信息。尤其在近些年来，高校重组和改革的不断进行，导致了这些档案的混杂。其中最严重的问题是时间上的混乱。面对众多的学生信息，稍不注意便会混杂。其次，由于时间的变革和时代的进步，在学校发展的每个时期内，对于档案的规范要求都是不同的。这就导致了学籍档案及相关卷宗的混杂。同时，由于技术的局限，时间较远的学籍档案的装订存在很多问题。

2.管理不严肃 在十年前的时代里，计算机在办公方面的应用还没有大面积普及，这就加大了了管理档案的难度。很多不法分子利用这一漏洞进行大规模的牟利。这就导致了学籍档案中屡次被查出假档案的存在。在这一方面高校必须加大管理力度，在学籍档案的整理方面增加人手，加快这一工作的完成。

3.检索不先进 在时代发展的推动下，高等院校很早就在档案管理方面做了改进，然而面对时隔久远的档案资料，高等院校除了加大力度对档案资料进行整理外，并没有什么好的方法。对于若干年前的杂乱繁琐的纸质档案，在查找和管理方面仍然很困难，极其费时费工。

二、解决措施

针对高校学籍档案目前存在的问题，现提出以下几项解决措施。

1.提高重视程度，健全规章制度

在现代化的信息时代中，信息的交流与沟通无疑是重要的，各个行业之间的竞争无非是信息方面的竞争。对于企业的长期发展而言，挑选优秀的人才无疑能使企业的人力资源配备达到最优。在企业挑选人才的过程中，学籍档案无疑给企业提供了一定的依据。面对这种情况，本着对学生的未来负责的想法，高等院校在学籍档案的管理方面必须足够重视。而学籍档案涉及学校的部门众多，这就要求学校加强在各部门之间的协调，减少不必要的失误的出现。同时，高等学校中对这些管理人员要不断培训，增强他们的专业技能，避免业务技能不强而导致的错误。

高校档案管理存在的问题及策略分析　◆赵坤　（宝鸡职业技术学院陕西省７２１０１３）　【摘要】高校档案ｑ－Ｎｘ－作作为学校重要的基础工作，具有记录学　校每一项工作、活动的作用，是衡量教育质量和管理水平的重要　指标。本文分析了我国高校档案管Ｎ．ｙ－作的特点，指出了其中存　在的问题，并结合实际提出了几点解决对策。　【关键词】高校档案管理特点存在问题解决对策　一、高校档案管理工作的特点　高校所招收的学生来自于社会，叉在毕业后走向社会，高校　档案包括培养学生过程中产生的一系列材料。高校的科研课题、　技术产品设计对象都是选自社会，研究成果最终应用于社会，因　此高校档案管理工作具有社会性。　高校档案材料由很多部门形成，且档案载体种类多、数量大，　成为一个独特的档案管理系统。因此，高校档案管理工作具有综　合性和系统性。　在市场经济体制下，高校各项管理活动逐步与市场接轨，档　案管理是高校管理活动的一部分，高校科研档案信息将逐渐进入　市场竞争领域，因此高校档案管理工作具有竞争性。　二、高校档案管理存在的问题　（一）档案管理工作不受重视　当前，部分高校没有认识到档案管理工作的重要性，认为档　案管理工作不属于经济指标，做得好与不好都是一样的，没有认　识到档案管理工作对学校教学、科研工作的促进作用。由于领导　没有强调档案管理工作，实际档案管理工作中存在着档案归档不　及时、基础材料保管不善、材料残缺不全、统计数据没有及时更新　等现象，严重违背了高校档案管理工作的初衷。　（二）档案管理人员专业素质不高　档案管理工作的特性要求档案管理人员不仅要有良好的思　想道德素养，还要具备较强的专业素质。由于很多高校对档案管　理工作不够重视，基层工作人员都是一些没有经过系统的档案管　理的学习和培训的人员，专业素质不高。随着时代的发展，这些档　案管理人员的文化程度和专业素养已经不适应新时期下档案管　理工作的需要，熟悉档案管理及档案信息深层次研究的专业人才　尤其匮乏，致使当前的档案管理工作仍处在效率低下、手段落后、　服务质量不高的阶段，档案资源被白白浪费。　（三）档案管理手段落后　随着信息技术在高校教学中的普遍使用，很多高校购买了档　案管理软件，配置了其他的现代化管理软件，使档案管理工作实　现了初步的信息化，但还是远远落后于时代的步伐。不少高校只　使用了少部分计算机管理系统的功能，仅限于对档案馆内部案卷　和文件编制目录，系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序　等方面还是比较滞后的。档案数据库不够全面，光盘、录音、微缩、　照片等声像档案比较少，不利于档案处理和有效利用。　（四）档案宣传和开放力度不大　处在当今的信息时代，人们对信息的需求量急剧增加，高校　档案信息的利用率逐渐增大。然而，档案部门非常封闭保守，市场　意识淡薄，极少公开宣传报道馆藏档案的内容、成分以及查阅档　案的途径、方法。与此同时，档案工作者思想观念陈旧，只注重保　守档案的机密，不懂得开发、利用档案信息资源，这在很大程度上　限制了档案管理事业的发展。　三、提升高校档案管理水平的策略　（一）加强组织领导，保障高校档案管理工作的质量　高校档案记录了学校发展的整个过程，客观反映了高校的教学和　管理水平，高校领导应积极认识档案管理工作的重要性，将档案　管理工作纳入高校的整体发展规划中，加强组织和领导，并加大　人力物力财力的投入，为档案管理＿１＝作创造良好的发展环境，让　档案管理工作发挥其不可替代的作用。　（二）加强队伍建设，提高高校档案管理人员的素质　档案管理人员是高校档案管理工作的实际实施者，档案管理　人员的素质严重影响着档案管理工作的质量。各高校应积极招聘　具备档案管理相关专业素养和技能的人员，对现有工作人员进行　职业技能考核，淘汰考核不合格的人员；对考核通过的人员要经　常进行专业培训，及时更新知识体系，使其思想观念跟上时代的　步伐。强化管理人员队伍建设，建设一支高水平的高校档案管理　人员队伍。　（三）提供良好条件，实现高校档案管理手段的现代化　在网络信息技术飞速发展的时代，高校档案管理要摒弃原有　的封闭、手工作业、经验式管理方式，进而转向信息化、智能化和　数字化发展。高校要积极采用现代信息技术管理档案，建立科学　合理的档案数据库信息系统，完善检索系统，加强局域网的建设。　同时，可以采用条码技术简化档案资料的自动检索和查询，运用　光盘技术扩大信息的存储量，减小有形资料的库存，同时运用缩　微及复制技术使档案的使用寿命延长。　（四）完善保障体系，加大宣传与开放力度　建立网络信息档案资源的同时，必须完善信息资源的安全保　障体系，保证相关档案信息资源的安全。高校档案资源的安全体　现在两个方面：信息的存储安全和信息的利用安全。保证信息存　储安全需要做到加强信息及网络安全意识，采取一定的措施认证　身份、管理密钥，同时，加强档案系统的监控管理，并安装相应的　防毒软件，局域网的内部要与外部进行物理隔离，各类数据库都　进行备份。保证信息利用安全需要做到利用资源时注意保密＿Ｔ　作，对于保密的内容要设置访问权限。对于可以公开的档案资料，　要积极向社会公开宣传报道馆藏档案的内容、成分以及查阅档案　的途径、方法。　四、结语　高校档案管理丁作是一项重要的基础工作，具有社会性、综　合性、系统性和竞争性，目前，我国高校档案管理工作中存在着诸　多问题，通过加强组织领导，提高高校档案管理人员的素质，实现　高校档案管理手段的现代化，完善保障体系等手段使档案管理工　作达到高质量、高效率。　参考文献：　…张红旗，冯富生，国内高校档案管理存在问题与对策探讨Ｕ１．　城建档案，２０１３，（１Ｏ）　［２】崔海生．高校档案管理存在问题与创新改革Ｕ１．办公室业务，　２０１３，（１７）．　［３１ｑｏｇ萍．高校档案管Ｎ．ｘ－作中存在的问题以及应对策略Ｕ１．教　育教学论坛，２０１５，（７）．　【４】杨富霞．谈更新观念做好新时期高校档案管理工作【Ｉ１＿华章，　２０１４，（１３）．　

第30卷增刊Vd．30洲广西大学学报(哲学社会科学版)

JoumalofC,mngxlUniversity(PhilosophyandSocialScience)2008年9月

Sept．，2008

谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策

黄锦旺

(广西大学档案馆，广西南宁530005)

【擅要】高校学籍档案是高校重要的信息责源，是教学质量和管理水平的明证、教学研究的重要资料，它在毕业分配中起着业务档案的作用。在对学生的综合考查中也能发挥重要作用。但是因为自身的繁杂、管理渠道过多造成管理的松弛，以及由于学校

领导对学藉档案重要性的认识不到住，造成学籍档案的开发利用不够。鉴于此，通过提高档案管理人员的素质；加强完善学籍档

案的管理制度。理顺管理思路；扩大收集对象，确保档案信息的完整性；关注档案信息的开发、利用，做好档案信息的社套化服

务；利用计算机技术，建立学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动等措施，可以改进高校学籍档案的管理和开发利用。

[关键词】高校学籍档案管理；存在问题；对策

【中圈分类号】G642文献标识码：A文章编号：1001-8182(2008)增-0097-02

1998年。全国高校招生人数为180万。1999年开始扩招，当

年扩招比例高达47％。到了2007年，高校招生人数已达到567万人。高等教育已经由精英向大众化过渡。高校招生规模扩大给高校

各方面工作都带来压力，高校学籍管理工作也不例外。高校学籍档

案以数量多、涉及广、利用率高得到社会广泛重视。但目前大部分

高校对学籍档案管理还不是十分科学。开发出的档案信息资源远远

不能满足社会发展的要求．不能满足高等教育发展的需求。因此，如何科学地管理和利用学籍档案，是当前各高校值得探讨的课题。

一、高校学籍档案的含义

学籍档案是高校重要的信息资源，它具有形成的周期性和内容

的广泛性等特点。高校学籍档案是新生从入学到毕业整个培养过程

在德、智、体多方面发展状况的真实记载和反映，是高校学生在学习和社会实践活动中直接形成的，是反映学生在校期间学习过程和

龙源期刊网

高校学籍档案管理中存在的问题及对策探讨

作者：郭明翠 张汝春

来源：《文化产业》2014年第12期

摘 要：学籍档案是学校档案的重要组成部分，有其自身的特点及重要性。本文分析了目前高校学籍档案管理中存在的问题，提出加强管理的有效途径，使学籍档案在维护学生利益，促进学校规范管理，服务社会方面发挥积极作用。

关键词：学籍档案、管理、问题

中图分类号：G647 文献标识码：A

学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育的过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录，是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。高校在学籍档案管理的过程中存在许多普遍性的问题，如何加强和完善学籍档案管理工作，发挥其在规范学校管理、维护学生权益、服务社会方面的积极作用，是值得我们研究和探讨的一个问题。

一、目前高校学籍管理中普遍存在的问题

1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念落后。

学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。

2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。

许多高校没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。