高校学生档案管理存在的问题及对策

第　１０６　页２０１９／０６ （上） 总第３１６期　

　档案工作Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ高校学生档案管理存在的问题及优化对策研究文/黑龙江工程学院 刘芳【摘要】在高校管理中，学生档案管理工作是一项重要任务，既能保证管理工作的顺利进行，又能提高教学质量，对学生的发展也有重要意义。本文围绕着高校学生档案管理存在的问题进行分析，并积极探索优化高校学生档案管理工作的有效途径。【关键词】高校；学生档案管理；档案转接一、高校学生档案概述高校学生档案记录着一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面情况，是一种文件材料，是由学生在校期间的学习、生活以及社会实践活动产生的，是组成高校档案群的一部分。在高校学生档案中，从简历、成绩表、教师鉴定评语，一直到党团组织材料、奖惩材料、健康体检表等，都是有迹可循的。在高校开展学生管理工作、学生指导就业以及用人单位选拔人才上，都可以将高校学生档案作为参考书，具有一定的价值。高校可以通过学生档案全面地了解学生在校期间的具体表现、素质状况、家庭组成、社会关系、经济状况等。我国传统的教育方式是以培养社会精英为目标，而现在则重视提高国民素质。总的来说，通过深入开展高校学生档案管理工作，有助于大学生科学文化知识的学习以及荣辱观教育，对于学生今后的就业发展起到积极的促进作用。二、高校学生档案管理存在的问题（一）学生对档案管理不重视。在现代教育体制下，高校教育工作者们将学生的教育和管理作为工作重心，重点是人才培养。所以，在这种形势下，学生也意识不到档案的价值，不了解其对自身发展的重要性。一是填写档案材料不规范。很多大学生都忽视了归档档案材料的填写问题，书写不符合规定，内容随便，尽管这些都是小问题，但是直接导致了档案自身不够规范。二是在转递与接收档案时存在问题。高校每年毕业季都安排档案室按照就业处的就业分配方案将学生的档案寄出去，并在校园网上公布出邮寄单号及相关信息，还由各个学院通知学生上网查询档案，以确保档案邮寄正确。然而很多大学生并不重视这些，他们总是认为自己没有正式单位，只有事业单位、公务员才需要档案，还有的学生根本不知道有邮寄档案这回事。󰀃（二）档案管理工作者的问题。一些高校的档案管理工作者缺乏学生档案管理意识，工作责任心不强，积极性不高，没有及时对档案进行整理。在毕业生派遣过程中甚至将档案袋的学生姓名和档案袋里所装的学生档案张冠李戴，致使学生档案管理工作无法有序开展，这些问题已经是屡见不鲜。有的学生档案管理人员工作比较保守，对工作不主动，采取放任的态度，这都是影响档案管理工作的主要因素。另外，信息技术在快速发展，而档案管理和服务技术水平也存在相对落后的现象，再加上档案查询网站有待完善，这就影响到档案查询，也会加大档案管理人员的工作量。（三）不规范的学生档案收集整理体制。目前，我国高校学生档案管理主要模式有三种：一是学生处管理；二是各院󰀃（系）管理；三是学校档案机构管理，其中由学生管理部门来管理档案是当前主要的管理模式，而学生档案的整理工作则由学校院系完成。有很多高校都在使用不健全、不规范的档案管理制度，进而影响了档案整理工作效率，加大了错误出现的频率。与此同时，高校各个院系的评价标准也不统一，所以很难做好归档材料的检查工作，也不能顺利地进行档案移交，如果在移交过程中使材料不慎丢失，将大大降低学生档案管理工作的效率。󰀃 三、高校学生档案管理的优化对策（一）加强学生对档案重要性的认识。档案与学生读研、就业、职称评定、出国深造等都息息相关，关系到每个人的民生大计。因此，应该在毕业时就落实好自己的档案流向，以便在用到档案时方便查找。学生在找工作签就业协议时，并不仅仅是为了就业，还应该保证协议的法律效力，了解对方是否真能保存档案，做好档案接收，以免档案丢失。（二）提高档案管理人员的综合素质。一方面，高校为了做好学生档案管理工作，可以按照工作实际需要扩大专职档案管理人员队伍，可适当地招聘一些档案学专业毕业生，从而保证高校有充足的专职档案人员。另一方面，高校学生档案管理人员要不断提高自身的综合素质及工作能力。档案工作人员还必须要了解档案管理新动态，并不断学习新知识，多与其他高校交流经验，要与兼职档案员加强联系，使其积极参与到学生档案管理工作中去。（三）利用先进技术，研究新管理模式。随着信息化时代的到来，致使传统的实体档案管理模式在网络普及的新形势下无法应对。因此，必须跟着时代的步伐对当前的高校学生档案管理工作模式进行及时更新，建立学生档案数据库，开发有针对性的管理应用软件，实现学生档案管理工作的网络化管理。除此之外，建立学生档案数据库应依托于计算机、扫描仪等现代设备，将学生的基本信息输入到计算机，建立起档案数据库。这样做的目的是能使管理人员对档案的收集和整理更轻松，同时在检索查阅学生档案方面也能更加方便，促进了档案转接与用人单位考察员工工作的开展。【参考文献】[1]赵玲.试论高校大学生档案意识现状分析及解决对策[J].云南档案,2016(3).[2]李媛.浅谈高校大学生档案管理工作应如何开展[J].忻州师范学院学报,2017(1).[3]陆苏榕.我国高校学生档案管理面临的新问题分析[J].九江学院学报,2015(6).[4]王艳玲.当前高校学生档案管理工作存在的主要问题及应对策略分析[J].科技信息(科学教研),2014(16).

学校档案管理存在的问题及其对策探究

随着教育信息化的不断深入，学校档案管理也逐渐成为了学校管理工作中的一个重要环节。由于传统管理模式的限制和教育信息化程度不足，学校档案管理在实际操作中往往存在诸多问题。本文将围绕学校档案管理存在的问题，分析其原因，并提出相应的对策探究。

一、存在的问题

1. 档案丢失、错放：学校文件繁多，管理人员大多依赖手工操作，容易出现档案丢失、错放的现象。

2. 信息不规范：学校档案的信息收集和整理常常缺乏规范标准，导致信息质量不高、难以利用。

3. 安全隐患：传统纸质档案管理容易受到火灾、盗窃等安全隐患，一旦发生则无法挽回损失。

4. 信息共享困难：传统的档案管理模式使得档案信息难以共享，限制了信息的流通和利用。

二、问题原因

1. 传统管理模式：多数学校档案管理仍停留在纸质文件管理阶段，缺乏数字化、网络化的管理手段。

2. 管理人员素质不高：学校管理人员大多来自师范院校，缺乏档案管理方面的专业知识和技能培训。

3. 缺乏规范标准：学校档案管理没有统一的规范标准，导致信息混乱，难以进行合理的整理和管理。

4. 资金投入不足：学校对档案管理的重视程度不高，导致对档案管理的投入不足，难以建立完善的管理体系。

三、对策探究

1. 推行数字化管理：学校应加快推进档案管理的数字化转型，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理。

2. 加强人员培训：学校应加强档案管理人员的专业培训，提升其档案管理的专业水平，增强档案管理的规范性和科学性。 3. 健全规范标准：学校应建立健全档案管理的规范标准，明确档案的收集、整理和利用流程，提高档案信息的准确性和有效性。

4. 加大投入力度：学校应加大对档案管理的投入力度，增加档案管理的预算和人力资源，建立完善的档案管理体系。

２０１５年４月　第１８卷第８期　中国管理信息化　Ｃｈｉｎａ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｌｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　Ａｐｒ．，２０１５　Ｖｏ１．１　８．Ｎｏ．８　高校学生档案管理存在的问题及对策　陈志艳　（内蒙古师范大学，呼和浩特０１００２２）　［摘要］高等院校学生档案管理是众多学校管理工作中的一部分。学生档案管理看起来非常简单，只是收集资料装入档案　袋。但如果档案管理不善，仍会造成很大隐患。学生可以凭借优秀的档案得到优秀的工作，高等院校学生档案管理工作中，出现　了许多问题。本文探讨了学生档案管Ｘ－ｙ－作中的不足，进一步提出应对策略，通过规范学生档案的设计、填写和收集，加强管理工　作者的素质，并结合做好教学工作，来提高档案管理工作水平。　［关键词］高校；学生；档案管理　ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７３—０１９４．２０１５．０８．１５８　［中图分类号］Ｇ６４７．２４　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１６７３—０１９４（２０１　５）０８—０２０８—０１　１　高等院校学生档案管理存在的问题　大多数高等院校学生档案管理Ｔ作都会出现一些不可避免的问　题。如今，学生档案已经从纸质逐渐转变为电子，纸质学生档案的邮　寄和发放非常随意，一些学生自己把档案带到学校，也有些学生档案　是由学校寄送出去，或由招生办邮寄发放学生档案。多种学生档案　转移途径，难免会出现问题。高等院校接收学生档案时缺乏规范性　和统一性，学生档案质量参差不齐。这些档案进入高等院校，管理工　作变得非常棘手。因为档案内容的缺乏，高等院校难以获得学生的　完整信息，而档案没有密封或由学生自己携带到高等院校，也影响了　档案的真实性。进入社会以后，工作单位也无法通过学生档案全面　了解学生在学校时期的表现，基于真实信息决定是否聘用。　如今高等院校时期的学生档案管理也比较懈怠，工作开展过于　松散。应该归档到学生档案的资料没有及时处理，分散在老师手里　或办公室中，直到毕业的时候，才归入到档案中。而对于归人档案　的资料的要求又缺乏规范，院系上交资料各有差别，档案室也难以　及时催促各院系上交资料，必要材料的缺乏在所难免。除此之外，　学生档案的管理工作者大多数都不是专业的。许多工作人员要么　不是全职担任管理工作，要么没有经过任何档案管理的培训或学过　相关专业知识。管理Ｔ作者在管理档案时，缺乏规范意识，没有意　识到学生档案的重要性。　２　高等院校学生档案管理应对策略　２．１规范学生档案的设计、填写和收集　高等院校学生档案管理工作需要更加规范。首先，电子档案和　纸质档案都具有重要的地位，不能忽视任何一种。高等院校录取学　生的档案需要由专门机构统一办理，转移到相应高等院校。教育部　门需要对学生档案中需要填写的表格进行规范，统一各中学档案资　料，并统一发放。对高等院校学生档案工作做出严格要求，并且对　梢案所包含的资料进行规范，要求学校和教师及时将所有资料归到　档案中。另外，学生本身也要秉持认真负责的态度，对档案所需表　格内容进行完整而真实的填写，并且按时上交。对于毕业生就业非　常重要的材料，不能在学生毕业时，才集中时问让学生填写，收集归　档，而应在学生就读期间提前完成。学生学期表现要及时收集并归　入档案。　２．２提高学生档案管理工作者素质　管理丁作者是学生档案管理Ｔ作的直接执行者，其作用非常重　［收稿日期】２０１５—０２—０６　瑚，ＣＨＩＮＡ　ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ　要，只有提升管理工作者的素质和能力，才能更好地管理学生档案。　首先，高等院校应该聘用管理丁作者专门负责学生档案管理Ｔ作，　而不是临时找学生兼职，或让教师代办。管理下作者不能经常更　换，保持对学生档案和管理Ｔ作的熟悉，避免频繁交接工作可能出　现的纰漏，方便学生档案管理工作开展。管理Ｔ作者，不应再担任　太多其他无关ｌＪ：作。高等院校和教育部门应对学生档案管理工作　者进行培训，定期组织学生档案管理培训活动，并给管理工作者创　造机会，学习学生档案管理专业知识，提高专业素养。其次，高等院　校的学生档案室需要及时监察学生档案管理工作者的丁作表现，不　断促进其提高专业水平。　２．３结合学生档案和教学Ｔ作实践　学生档案具有非常重要的作用，对学生今后就业至关重要。档　案工作者要重视学生档案，做好相关１二作。学生毕业后对学生档案　进行相应的反馈，高等院校可以通过借鉴反馈信息，提升在校学生　档案管理Ｊ：作。比如学生档案中，什么样的知识和技能适用于什么　样的岗位，个人具有ｆ｛‘么样的品质能够适应什么样的　作。为在校　学生提供发展方向参考，向更契合工作岗位的道路努力。学校还可　以将学习表现优异的学生档案材料汇集起来，在学校内部展示，激　励其他学生更加认真地学习。　３　结语　在高等院校中，每个学生部有自己的档案。学生中学毕业，　带着记录以前在校表现的档案来到大学，并创造新的记录。学生　档案对于学生今后的就业非常重要，科学的学生档案管理还可以　促进高等院校本身的发展。但是目前大多数高等院校学生档案管　理Ｔ作中出现了许多问题，学生档案的质量不一，转移过程容易　发生纰漏，收集和归档不够及时，管理工作者的专业性不高，这　些问题都阻碍了学生档案管理的顺利开展。因此，高等院校需要　通过规范学生档案的设计、填写和收集、提高学生档案管理Ｔ作　者素质、结合学生档案和教学工作实践，寻求有效的应对策略，　提高管理质量。　主要参考文献　［１］倪迎华，刘吴，陈攀峰．高校学生档案管理存在的问题及应对措施　［Ｊ］．河北科技师范学院学报，２００６（２）：ｌ】２一Ｊｌ３．　［２］豆亚飞．浅析高校学生档案管理的问题与对策［Ｊ］．科教文　汇，２００９（２３）：２２９．

高校档案管理工作现状分析及其对策

【摘要】

高校档案管理工作现状分析及其对策是当前高校管理中的重要一环。文章通过深入分析高校档案管理工作的现状，指出存在的问题，包括档案管理体系不完善、档案管理人员培训不足以及档案管理工作的信息化程度低。为应对这些问题，提出了建立完善的档案管理体系、加强档案管理人员培训以及利用信息化技术改进档案管理工作等对策。通过这些对策的实施，可以提高高校档案管理工作的效率和质量，进而推动高校管理水平的提升。总结了现状及对策建议，并展望了未来高校档案管理工作的发展方向。通过这篇文章的分析，可以为高校档案管理工作的改进提供参考。

【关键词】

高校档案管理工作、现状分析、问题、对策、建立档案管理体系、加强培训、信息化技术、总结、对策建议、未来发展。

1. 引言

1.1 背景介绍

高校档案管理工作是高校信息管理的重要组成部分，旨在对高校日常运行中产生的各类文件、数据进行有效管理和保存，以便为学校的管理和决策提供支持。随着高校规模的不断扩大和信息化程度的提高，档案管理工作也面临着越来越大的挑战。 在传统的档案管理模式下，高校档案管理工作通常采用手工操作，存在文件易丢失、难以检索、保密性较差等问题。高校档案管理对人员素质和专业技术要求较高，人才储备不足也是当前面临的困境之一。

为了解决高校档案管理工作现状存在的问题，需要加强档案管理体系建设，提高档案管理工作人员的专业水平，并利用信息化技术改进档案管理工作。只有通过综合措施，才能提升高校档案管理工作的效率和水平，更好地为高校的发展和管理提供支持。

1.2 研究目的

研究目的旨在深入分析当前高校档案管理工作存在的问题，探讨提高档案管理工作效率和质量的对策措施。通过对高校档案管理工作现状的认真调查和研究，发现问题的根源所在，为制定科学合理的改进措施提供依据和参考。通过对比国内外高校档案管理工作的发展现状和特点，借鉴先进经验和做法，不断提升我国高校档案管理水平，推动档案管理工作的现代化发展。通过本研究的开展，旨在为高校档案管理工作的实际需求提供有益的借鉴和启示，促进我国高校档案管理事业的蓬勃发展。