湖南城市学院档案管理办法

学校档案管理制度一、总则1. 为规范学校档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。

2. 本制度适用于学校各部门及个人在档案的收集、整理、保管、使用和销毁等环节的管理活动。

3. 学校档案是指在教育教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

二、档案分类与归档1. 档案分类应按照内容、形式和用途进行，包括但不限于教育教学档案、科研档案、行政管理档案、财务档案等。

2. 归档工作应遵循“谁产生、谁负责”的原则，各部门应在每年规定时间内完成档案的整理和归档工作。

三、档案保管1. 学校应设立专门的档案室，配备必要的设施和设备，确保档案的安全保管。

2. 档案室应实施防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期检查档案的保存状态，并做好档案的维护工作。

四、档案使用1. 档案使用应遵循合法、合规、有序的原则，确保档案的保密性和知识产权得到尊重。

2. 档案的查阅、借阅和复制应按照学校的相关规定办理，并做好登记记录。

五、档案保密与安全1. 档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案中的敏感信息。

2. 对于涉及个人隐私、商业秘密等特殊档案，应采取加密、访问控制等措施进行保护。

六、档案电子化1. 鼓励对档案进行电子化处理，提高档案管理的效率和便捷性。

2. 电子档案的存储、备份和安全保护应符合国家和学校的相关规定。

七、档案销毁1. 对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序和方法进行销毁，确保不泄露任何信息。

2. 销毁档案前应进行彻底审查，并做好销毁记录。

八、监督与考核1. 学校应定期对档案管理工作进行检查和评估，确保管理制度的有效实施。

2. 对于违反档案管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的处理。

九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由学校档案管理部门负责解释。

2. 如遇国家法律法规变更或学校实际情况变化，本制度应及时修订。

学校档案室管理制度一、概述学校档案室是负责管理学校各项业务档案的重要部门，对于学校的日常运行和决策提供了重要的支持和参考。

为了确保档案室工作的有序进行，提高档案管理的效率和质量，制定一套完善的管理制度是必要的。

二、档案室管理制度的目的1. 统一规范学校档案管理工作，保证档案室工作的有序进行；2. 提高档案管理工作的效率和质量，便于学校各部门查阅和利用学校档案；3. 加强档案的保密工作，对涉密档案进行科学合理的管理和控制。

三、档案室管理制度的具体内容1. 档案管理人员1.1 档案室设立一支专业的档案管理团队，人员专业素质和档案管理知识要求较高；1.2 档案管理人员要严格遵守涉密档案的保密规定，保证档案的机密性和安全性；1.3 档案管理人员要经常接受培训，不断提高自身的档案管理能力。

2. 档案室的安全管理2.1 档案室要配备相应的安全设施，如闭路电视监控、报警系统等；2.2 档案室工作人员进出要进行身份认证，不得私自带外人进入档案室；2.3 重要档案要加密存储，限制访问权限，确保档案的机密性；2.4 档案室要定期进行安全隐患排查，及时消除安全隐患。

3. 档案的分类和整理3.1 档案室要建立明确的档案分类体系，将档案按照类别、年度和文件形式进行分类；3.2 档案室要编制档案管理手册，明确各类档案的整理、归档和销毁的规程；3.3 档案室要定期对档案进行整理和修复，确保档案的完整性和可读性；3.4 档案室要对重要档案进行备份，防止档案丢失或损坏。

4. 档案的借阅管理4.1 档案室要建立档案借阅登记制度，确保档案的借阅有记录可查；4.2 借阅档案的人员要提供相关的证明材料，如借阅申请书、身份证明等；4.3 档案借阅期限根据具体情况确定，并在借阅档案上做明确记录；4.4 借阅档案归还后，档案管理人员要进行档案的核对和检查，确保档案完好无损。

五、档案的归档周期和销毁5.1 学校档案按照档案管理规定的归档周期进行归档；5.2 档案室要建立档案销毁制度，对于归档周期已满的档案进行销毁；5.3 档案销毁要按照相关规定进行，确保档案的安全和防止信息泄露。

2024学院各部门档案立卷归档管理办法第一条：为了规范2024学院各部门的档案立卷归档管理工作，提高档案管理效率，保护档案安全，制定本办法。

第二条：2024学院各部门的档案包括纸质档案和电子档案两种形式。

第三条：各部门应设立档案管理岗位，负责档案的立卷、归档、查阅和审核工作。

第四条：档案立卷应按照文件的形式进行，包括文件编号、标题、起草单位、起草日期、文件正文和签字等内容。

第五条：档案归档应按照文件的年份进行，每年建立一个归档文件夹。

归档文件夹应按照部门和文件编号进行命名，并在档案管理系统中进行登记。

第六条：归档文件夹内的文件应按照文件编号、标题、起草单位、起草日期等顺序进行排列，并在文件夹内进行清点和登记，确保文件的完整性和准确性。

第七条：每个部门应设立专门的档案库房，存放归档文件夹。

档案库房应具备防火、防水、防潮、防病虫害的设施和措施，并设有专门的档案管理员进行管理。

第八条：归档文件夹的查阅应符合相关规定，需要经过部门领导批准，并在档案管理系统中进行登记。

查阅时应注意保密和防护措施，禁止私自复制、删除和篡改文件内容。

第九条：归档文件夹的保存期限为校内规定的期限。

过期的归档文件夹可以进行档案销毁，销毁时应经过相关程序和审核，并在档案管理系统中进行记录。

第十条：若出现档案丢失、损毁或泄露的情况，相关责任人应负责进行调查和追究责任，并采取相应措施进行补救和防止再次发生。

第十一条：本办法自颁布之日起生效。

学院档案管理规章制度第一章总则第一条规章制度目的为了规范学院档案管理工作，保障学院档案的安全、完整和合规，提高档案管理效率，树立学院档案管理的重要性，特制定本规章制度。

第二条适用范围本规章制度适用于学院内所有涉及档案管理工作的单位和个人，包括但不限于档案管理部门、教学科研单位、行政机构等。

第三条基本原则学院档案管理工作应遵循以下基本原则：1. 法律遵从原则：遵循国家档案管理法律法规，确保档案管理工作合法合规；2. 安全保密原则：加强档案信息安全管理，确保档案材料不受损坏或泄露；3. 真实完整原则：确保档案资料真实、完整、准确，反映实际情况；4. 便捷公开原则：便利师生和公众查阅和利用档案信息，保证信息公开透明。

第二章档案管理部门规定第四条档案管理部门设置学院设立档案管理部门，负责学院档案的管理工作，并向学院领导负责。

第五条档案管理部门职责档案管理部门的主要职责包括但不限于：1. 制定学院档案管理制度，监督实施；2. 组织学院档案的鉴定、整理和保管工作；3. 组织学院档案的数字化管理和电子档案建设；4. 协助学院领导处理涉及档案管理的事务。

第六条档案管理员要求档案管理部门的档案管理员应当具有相关档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理法规，具有较强的责任心和团队合作精神。

第七条档案管理部门工作制度档案管理部门应制定详细的工作制度，包括但不限于档案借阅管理、档案销毁管理、档案数字化管理等，确保档案管理工作规范有序。

第三章档案管理制度规定第八条档案文件的存储学院档案应按照规定的分类标准和目录体系进行存储，确保档案资料的整齐有序。

第九条档案借阅管理1. 学院内部人员如需借阅档案，应提出书面申请，由档案管理部门审批后方可借阅；2. 借阅的档案应及时归还，不得擅自带离学院范围，避免档案遗失或损坏。

第十条档案销毁管理1. 学院档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，鉴定出需要销毁的资料后，应依照《档案鉴定销毁办法》的规定进行销毁；2. 销毁的档案应按照规定的程序、方式和标准进行销毁，并填写销毁记录，确保销毁工作合规。

学校档案室管理规章制度第一章总则第一条为加强学校档案室管理，规范档案管理工作，落实档案保管责任，提高学校档案保管工作效率。

第二条本规章制度适用于学校所有档案室管理工作，管理人员和档案使用人员应严格遵守。

第三条学校档案室应当建立档案管理工作制度，明确工作职责、管理流程、档案管理要求等内容。

第二章档案室管理机构第四条学校档案室设置档案管理部门，专门负责档案管理工作。

第五条档案管理部门应当配备专职人员，具备相关档案管理专业知识和经验。

第六条档案管理部门应当及时了解学校各部门的档案情况，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第三章档案管理工作规范第七条学校档案室应当建立档案管理工作制度，明确档案管理的各项规定。

第八条档案管理工作应当按照档案的保密等级和保管期限进行分类管理。

第九条学校档案室应当严格遵守档案管理法规，不得私自销毁、篡改、迁移或外借档案资料。

第十条档案管理部门应当制定档案查阅和借阅制度，严格审核档案使用人员的资格，并监督档案的使用情况。

第四章档案保管第十一条学校档案室应当建立完备的档案保管设施，保证档案的安全保管。

第十二条档案保管设施应当具备防火防盗等安全性能，保障档案完整性和保密性。

第十三条档案管理部门应当定期对档案保管设施进行检查、维护和保养，确保档案的长期保存。

第五章档案利用第十四条学校档案室应当建立档案利用制度，明确档案的利用范围和流程。

第十五条档案利用应当遵守相关法规，保证档案资料的真实性和完整性，不得用于非法目的。

第十六条档案管理部门应当及时为需要查阅、借阅档案的人员提供帮助和支持，确保档案的及时利用。

第六章档案传递第十七条学校档案室应当建立档案传递机制，明确档案的传递流程和责任人。

第十八条档案传递应当及时、准确、安全，避免档案丢失或损坏。

第十九条档案管理部门应当建立档案传递记录，记录传递的档案和相关信息，以便于查证和监督。

第七章档案处置第二十条学校档案室应当建立档案处置制度，明确档案的保管期限和处置标准。

2024年学院档案管理实施细则第一章总则第一条为了规范学院档案管理工作，加强学院档案数字化建设，提高档案管理效率，确保档案安全，制定本细则。

第二条本细则适用于学院范围内的所有档案管理工作。

第三条学院档案管理工作的目标是确保档案安全、完整、准确、便于检索和使用。

第四条学院应建设统一的档案管理系统，推行档案数字化管理。

第五条学院档案管理工作应遵循法律法规的规定，严格保护档案信息的安全和隐私。

第六条学院应加强档案管理人员的培训，提高其档案管理水平和业务素质。

第二章档案的分类和归档第七条学院档案应按照档案的种类、性质和用途进行分类。

第八条学院档案的分类主要包括学员档案、教师档案、教学档案、科研档案、行政档案等。

第九条学院应制定详细的档案目录，对所有档案进行编号和归档。

第十条档案应按照一定的流程进行归档，包括登记、整理、盖章、归档等环节。

第三章档案的数字化管理第十一条学院应建设统一的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和电子化存储。

第十二条学院档案管理信息系统应具备档案扫描、OCR识别、文档检索、权限管理等功能。

第十三条学院档案管理信息系统应与其他教务系统、行政系统等进行数据共享和对接。

第十四条学院档案管理信息系统应定期备份档案数据，保证档案数据的安全和可靠性。

第四章档案的查阅和利用第十五条学院档案管理工作应支持用户在线查阅档案信息，提供便捷的查询服务。

第十六条学院档案管理工作人员应根据用户的申请，提供相应的档案复制和提取服务。

第十七条学院档案管理工作应开展档案利用培训，提高用户对档案利用的能力。

第十八条学院档案管理工作应严格保护档案隐私，防止未经授权的档案利用。

第五章档案的保管和销毁第十九条学院应建立档案保管室或专门的档案库房，确保档案的安全和保密。

第二十条档案保管室或档案库房应符合防火、防潮、防尘、防盗的条件。

第二十一条学院档案管理工作人员应定期检查档案保管室或档案库房，保障档案的完好。

第二十二条学院档案管理工作人员应按照国家相关规定，对已经到期或者无法归入档案系统的档案进行销毁。

**第一章总则**第一条为加强高校学院档案管理工作，确保档案的完整、准确与安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局相关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我院各部门、各单位及全体教职工，旨在规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案信息资源的有效利用。

**第二章档案管理职责**第三条学院设立档案管理部门，负责全院档案工作的规划、组织、协调和监督。

第四条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定学院档案管理制度，并组织实施；2. 负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用工作；3. 负责档案信息化建设，提高档案管理水平；4. 负责档案的鉴定、销毁和统计工作；5. 负责档案安全保卫工作。

第五条各部门、各单位负责人为本部门、本单位档案工作的第一责任人，负责组织、协调本部门、本单位的档案工作。

**第三章档案收集与整理**第六条档案收集范围：1. 学院党政机关、教学、科研、行政、后勤等部门形成的各类文件、资料；2. 学院举办的各类会议、活动、培训等形成的文件、资料；3. 学院与外单位签订的各类合同、协议等；4. 学院教职工、学生及其他相关人员形成的各类文件、资料。

第七条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规范要求进行整理；2. 档案资料应齐全、完整、准确，不得有遗漏、伪造、篡改等情况；3. 档案资料应分类归档，便于查找和利用。

**第四章档案保管与利用**第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防尘；2. 档案资料应按照规定进行分类、装订、存放；3. 档案资料应定期进行清理、检查、修复；4. 档案资料不得擅自借出，确需借出的，需经档案管理部门批准。

第九条档案利用要求：1. 档案利用者应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容；2. 档案利用者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、乱扔；3. 档案利用者应按照规定办理借阅手续，按时归还档案资料。

规章制度档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强档案工作，提高管理水平，更好的发挥档案作用，努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化和现代化，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等规定，结合本校实际，制定本管理办法。

第二条本办法所称的档案是指学校各部门和师生员工在从事招生、教学、教研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学院档案工作是学院重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是评估学院教学水平的重要内容，是学院教学、教研、党政管理的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业。

第四条学院档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。

学院各部门应将档案工作纳入日常规划，将各门类、不同载体的档案必须实行集中统一定期交于信息档案中心管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。

第二章管理体制和人员配备第五条学校综合档案室在院长领导下，由一名副院级领导分管，由信息档案管理中心主管，设立综合档案室统一管理全校档案工作。

档案室的管理职责是：一、贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和政策，制定全校档案工作计划和规章制度，并组织实施；二、负责全校档案的收集、整理、保管、利用和统计工作；三、指导、监督和检查学校各部门的档案工作，对违反档案工作规定的行为提出处理意见；四、组织档案人员的业务培训和考核工作；五、完成院长交办的其他工作任务。

第六条学院各部门应设立档案管理员，负责本部门的档案工作。

档案管理员应具备一定的档案管理知识和业务能力，定期向综合档案室汇报工作，并接受综合档案室的业务指导和监督。

第三章档案的收集与管理第七条学院各部门形成的档案，应按照规定的程序和标准进行收集、整理、归档。

各部门应当在活动结束后三个月内，将形成的档案提交给综合档案室。

一、总则为加强学校档案馆的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、档案收集与整理1. 档案收集范围：包括学校党政、教学、科研、行政、后勤等各部门形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 档案整理要求：档案整理应遵循真实性、完整性、连续性、有序性的原则，按年度、类别、专题等进行分类整理。

3. 档案归档：各部门形成的档案，应在规定的时间内向档案馆归档。

归档时，应填写《档案归档登记表》，经档案管理人员审核后，办理归档手续。

三、档案保管与利用1. 档案保管：档案馆应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整。

档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施。

2. 档案查阅：查阅档案需填写《档案查阅登记表》，经档案馆负责人批准后方可查阅。

查阅档案时，应遵守下列规定：（1）查阅档案时，应保持档案的整洁、完整，不得涂改、折叠、撕毁档案。

（2）查阅档案时，应爱护档案，不得擅自将档案带出档案馆。

（3）查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

3. 档案复制：需复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经档案馆负责人批准后方可复制。

复制档案时，应遵守下列规定：（1）复制档案时，应保证档案的准确性。

（2）复制档案时，不得擅自改变档案内容。

（3）复制档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

四、档案销毁1. 档案销毁应遵循下列原则：（1）销毁档案前，应进行严格审查，确需销毁的，应办理销毁手续。

（2）销毁档案时，应指定专人监督，确保档案安全销毁。

2. 档案销毁程序：（1）档案馆负责人审核需销毁的档案，提出销毁意见。

（2）报请学校领导批准。

（3）销毁档案时，应做好记录，并妥善保管销毁档案的凭证。

五、档案管理人员职责1. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理制度。

2. 档案管理人员应负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

高校档案管理规规章制度第一章总则第一条为规范高校档案管理工作，保护档案信息安全，充分利用档案资源，提高档案管理效率，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于本校所有档案管理工作。

第三条对档案的保管、利用、借阅、整理、销毁等工作，均应遵守国家有关法律法规和规章制度的规定。

第四条本规章制度由档案管理部门负责执行，学校全体师生均应遵守。

第五条学校档案管理部门应建立健全档案管理制度，配备专业的档案管理人员，加强对档案管理工作的监督和指导。

第六条档案管理部门应定期进行档案管理工作的评估和检查，发现问题及时整改。

第七条学校档案管理工作应依托现代化信息技术手段，提高档案管理工作的效率和质量。

第二章档案保管第八条学校档案管理部门对学校各类档案负有保管责任，应妥善保管各类档案，并定期进行检查和整理。

第九条学校档案管理部门应建立健全档案保管制度，规定档案保管的具体措施和责任人。

第十条学校档案管理部门应建立档案保管区域，统一管理学校各类档案，并做好安全防护措施。

第十一条学校档案管理部门应建立档案借阅登记制度，规定借阅档案的权限和程序。

第十二条学校档案管理部门应建立档案调阅制度，规定调阅档案的权限和程序。

第三章档案利用第十三条学校档案管理部门应建立档案利用制度，鼓励教职员工和学生充分利用档案资源，促进学校各项工作的开展。

第十四条学校档案管理部门应建立档案查询服务制度，为教职员工和学生提供档案查询服务。

第十五条学校档案管理部门应建立档案展览制度，定期举办档案展览，展示学校的历史文化和成就。

第十六条学校档案管理部门应建立档案数字化制度，推动档案数字化工作的开展。

第四章档案整理和归档第十七条学校档案管理部门应定期对档案进行整理和归档，对档案进行分类、鉴定、鉴定，并建立档案目录。

第十八条学校档案管理部门应建立档案销毁制度，规定档案销毁的权限和程序。

第十九条学校档案管理部门应建立档案移交制度，规定档案移交的权限和程序。

第二十条学校档案管理部门应建立档案保存期限制度，规定各类档案保存的期限。

一、总则为了加强学校院系档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我院系实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 学院教学、科研、行政管理、党团工作、学生工作等活动中形成的各类档案。

2. 学院教职工、学生、校友等个人档案。

3. 学院与其他单位、个人之间的往来文件、合同、协议等档案。

4. 学院购置、捐赠、交换的各类档案。

三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责全院系档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，负责组织、指导、监督本部门档案管理工作。

3. 档案管理员负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在文件形成过程中，应按照档案收集范围，及时、全面地收集档案材料。

2. 档案整理：档案材料收集齐全后，由档案管理员按照档案分类、编号、编目、装订等要求进行整理。

3. 档案归档：档案整理完毕后，由档案管理员将档案材料按照规定期限报送档案管理部门归档。

五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案安全、完整、可靠。

2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查询、复制、借阅等服务，满足学院师生和有关部门的档案利用需求。

3. 档案保密：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关法律法规和保密规定进行管理。

六、档案销毁1. 档案销毁应当依照国家档案管理法规和学院档案管理规定进行。

2. 档案销毁前，应当进行鉴定，经鉴定确属无保存价值的档案，方可销毁。

3. 档案销毁应当由档案管理部门负责，并做好销毁记录。

七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理规定的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、通报批评或者纪律处分。

八、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由学院档案管理部门负责解释。

一、总则第一条为加强学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学院教育教学、科研、管理和服务等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合学院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学院各部门、各单位和全体教职工的档案管理工作。

第三条学院档案管理工作遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得损毁、丢失、篡改和伪造档案。

2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，不得随意篡改。

3. 系统性原则：档案管理要系统、有序，便于查询和利用。

4. 安全性原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损毁和泄密。

二、档案的分类与归档第四条学院档案分为以下类别：1. 机关档案：包括学院党委、行政、工会、共青团等部门的文件、资料、报表等。

2. 教学档案：包括教学计划、课程大纲、教学日志、试卷、成绩册、学生学籍档案等。

3. 科研档案：包括科研项目申请、立项、结题报告、科研成果、专利等。

4. 人力资源档案：包括教职工人事档案、职称评审材料、考核材料等。

5. 设备档案：包括设备购置、验收、维修、报废等资料。

6. 财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等。

7. 其他档案：包括学院举办的各种活动、会议、奖励、荣誉等资料。

第五条档案归档工作按照以下程序进行：1. 归档单位应按照档案分类和归档范围，对档案进行整理、编目。

2. 归档单位应将整理好的档案报送学院档案管理部门。

3. 学院档案管理部门对报送的档案进行审核、验收，符合要求的予以归档。

4. 归档后的档案，由学院档案管理部门统一编号、登记、保管。

三、档案的保管与利用第六条学院档案实行集中统一保管，设立专门的档案室，配备专职档案管理人员。

第七条档案保管工作应遵守以下规定：1. 档案室应保持整洁、干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀、火灾等灾害。

2. 档案柜应按档案类别和年代顺序排列，便于查找和利用。

3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

一、总则第一条为加强院系档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我院系实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于院系各部门、各单位及全体教职工。

第三条院系档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁、篡改、伪造档案。

2. 安全性原则：加强档案的保密和安全防护，确保档案安全。

3. 规范性原则：按照档案管理规范，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。

4. 服务性原则：为院系教育教学、科研、管理等工作提供优质档案服务。

二、职责分工第四条院系档案管理工作由院系档案室负责，具体职责如下：1. 负责院系档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

3. 负责档案的鉴定、销毁工作。

4. 为院系教育教学、科研、管理等工作提供档案服务。

第五条院系各部门、各单位应积极配合档案室开展档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门、本单位的档案收集、整理、归档工作。

2. 负责档案的鉴定、销毁工作。

3. 负责档案的保管、保密工作。

4. 积极配合档案室开展档案利用工作。

三、档案收集与整理第六条院系档案收集范围：1. 教学档案：包括课程计划、教学大纲、教案、考试试卷、学生成绩等。

2. 科研档案：包括科研项目、科研成果、论文、专利等。

3. 管理档案：包括行政管理、财务管理、人事管理、设备管理、资产管理等。

4. 其他档案：包括学术交流、培训、国际合作、表彰奖励等。

第七条档案收集要求：1. 档案收集应确保档案的完整性、准确性、及时性。

2. 档案收集应按照档案分类、编号、编目等要求进行。

3. 档案收集应做好档案的鉴定、整理、归档工作。

第八条档案整理要求：1. 档案整理应遵循档案管理规范，按照档案类别、时间、编号等进行分类。

2. 档案整理应确保档案的整洁、规范、美观。

3. 档案整理应做好档案的鉴定、归档工作。

四、档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案保管应确保档案的完整、安全、保密。

2024学院档案管理实施细则一、档案管理的目标和原则1. 目标：确保学院档案的安全、完整和规范管理，提供高效的档案服务支持学院各项工作。

2. 原则：遵循国家、地方和学校的有关法律法规和规章制度，确保档案管理工作的合法性、规范性和可靠性。

二、档案管理的责任和权限1. 学院领导负责档案管理工作的组织和领导。

2. 档案管理部门负责学院档案的整理、归档、借阅和销毁等工作。

3. 各学院部门负责本部门档案的管理和使用，并配合档案管理部门的工作。

三、档案的整理和归档1. 档案的整理和归档工作由档案管理部门负责。

2. 档案应按照分类、编号、目录等方式进行整理和归档，确保档案的顺利检索和使用。

四、档案的借阅和使用1. 借阅人员应提供有效的借阅证明，并按照规定的程序进行档案借阅。

2. 借阅档案应填写借阅登记表，借阅期限一般不超过一个月。

3. 档案在借阅期限内需要延期的，借阅人员应提前向档案管理部门申请。

4. 借阅档案不得在未经许可的情况下外借或复印。

五、档案的销毁和转移1. 档案管理部门应定期组织档案的清理和销毁工作。

销毁的档案应进行记录，并经相关部门核准。

2. 档案转移应按照规定的程序进行，记录档案的转移情况，并保证档案的安全和完整性。

六、档案的保密1. 档案管理部门和使用人员应严格遵守档案的保密制度。

2. 涉及个人隐私和商业机密的档案，应采取相应的措施进行保密。

七、档案管理的监督和考核1. 监督机构应对档案管理工作进行监督，并及时提出改进意见。

2. 档案管理部门应定期进行绩效考核，并根据考核结果采取相应的措施进行改进。

八、附则1. 本细则的解释权归学院领导层所有，如有需要，可进行适当的修改和补充。

2. 本细则自颁布之日起生效。

学院档案管理实施细则范文第一章总则第一条为规范学院档案管理工作，保障学院档案资料的完整性、真实性、安全性，制定本实施细则。

第二条学院档案管理实施细则适用于学院内各类档案的管理工作。

第三条学院档案管理实施细则的执行遵循科学、规范、便捷、高效的原则。

第四条学院档案管理工作由学院档案管理委员会具体负责，相关部门和人员配合执行。

第二章学院档案管理的基本原则第五条学院档案管理遵循以下基本原则：（一）法律法规原则：遵守国家法律、法规和学院相关规定，确保学院档案管理合法合规。

（二）真实性原则：学院档案应当真实反映学院内部各项活动和信息的源实情况，不得随意篡造或粉饰。

（三）完整性原则：学院档案资料应当保存齐全，防止随意删除或遗漏。

（四）安全性原则：学院档案资料应当妥善管理，防止丢失、损毁和泄露。

（五）便捷性原则：学院档案管理应当方便查询、使用和咨询，提高工作效率。

第三章学院档案管理的责任与义务第六条学院档案管理委员会是学院档案管理的组织机构，承担学院档案管理的总体规划、协调和监督等职责。

第七条学院档案管理委员会的主要职责包括：（一）制定和完善学院档案管理制度和规范，确保档案管理工作符合相关标准和要求；（二）组织学院档案的鉴定、整理和归档工作，确保学院档案的完整性和科学性；（三）组织档案管理人员的培训和考核工作，提高档案工作人员的专业素养和能力；（四）按照规定，对学院档案资料进行备份和存储，确保档案安全可靠；（五）定期组织学院档案的审查和审计工作，确保档案管理的规范性和透明度；（六）协调解决学院档案管理过程中的相关问题，保障档案管理工作的顺利进行。

第八条学院各相关部门在档案管理中的责任和义务包括：（一）按照学院档案管理委员会的要求，主动配合进行档案管理工作；（二）按照规定，及时归档和整理本部门的档案，确保档案资料的完整性和准确性；（三）对本部门档案的使用、借阅和调取等行为进行管理和统计，确保档案的安全性和保密性；（四）协助学院档案管理委员会完成档案的鉴定、审查和审计工作；（五）严禁私自销毁档案资料或泄露档案信息，保护档案资料的安全性和保密性。

学院档案规章制度内容有哪些一、学院档案管理的基本原则1. 法律性原则：学院档案管理必须遵守国家有关档案管理法律法规，严格执行相关规定。

2. 完整性原则：学院档案管理应当保证档案的完整性，确保档案的完整性和真实性。

3. 可控性原则：学院档案管理应当具有可控性，确保档案的查阅、调阅、借阅等行为受到有效控制。

4. 保密性原则：学院档案管理应当遵守国家有关保密法律法规，确保档案的保密安全。

5. 规范性原则：学院档案管理应当遵守国家有关档案管理的规范和标准，确保档案管理工作的规范进行。

二、学院档案管理的内容1. 学院档案的分类管理：学院档案应当按照其性质、用途和保存期限进行分类管理，分为公文文件档案、学生档案、教职员工档案等。

2. 学院档案的收集工作：学院应当建立健全档案收集制度，确保对各类档案资料的及时、准确收集。

3. 学院档案的整理工作：学院应当建立定期整理档案的制度，确保档案的整理工作得到有序展开。

4. 学院档案的保管工作：学院应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管，防止档案资料的遗失和损毁。

5. 学院档案的利用工作：学院应当建立档案利用制度，推动档案资源的利用和开发，并提高档案的利用价值。

6. 学院档案的销毁工作：学院应当建立档案销毁制度，对已经无用或者已经到期的档案进行安全销毁。

三、学院档案管理的制度1. 学院档案管理委员会：学院应当成立档案管理委员会，负责研究学院档案管理的重大问题，制定档案管理政策、规章和制度。

2. 学院档案管理部门：学院应当设立专门的档案管理部门，负责学院档案管理的具体工作。

3. 学院档案管理人员：学院应当招聘具有档案管理专业知识和经验的人员，进行档案管理工作。

4. 学院档案管理制度文件：学院应当制定学院档案管理制度文件，明确档案管理流程和责任分工。

5. 学院档案管理培训：学院应当开展档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。

四、学院档案管理的流程1. 学院档案的建立：学院档案应当及时建立，并按照规定分类整理和编目。

湖南城市学院档案管理办法辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源.六、开展档案宣传和利用的教育活动.七、参加档案工作学术研究和交流活动.八、负责对全院专（兼）职档案工作人员的业务培训.第三章文件材料的归档、移交和接收工作第九条学院建立和完善归档制度,做到“三纳入”,即纳入学院各二级院、系、部、处（室）、所、中心、馆的计划和规划,纳入学院管理制度,纳入各单位领导和有关人员的职责范围.第十条学院和各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作.第十一条学院实行档案材料“四把关”收集制.一、鉴定验收关.单价在五万元以上的设备开箱验收和房屋竣工（含主要构筑物、隐蔽工程等）验收,必须事先通知院综合档案室派人参加核对验收技术文件材料,对文件材料不全的不能组织竣工验收.二、上报成果关.学院对科研成果上报、中期检查、鉴定验收等,必须有院综合档案室的人员参加,科研处会同院综合档案室对应归档的文件材料加以审查、验收,并在成果登记本上签署意见.三、考核晋级关.凡学院各种考核材料,本校人员晋升专业技术职务所送审的论文、著作、科研成果等,在考核或评审后半月内直接由被考核部门或人事职改部门移交院综合档案室.四、报帐结算关.凡本院人员外出（包括出国）参加各种会议、学术活动、考察等,回校后必须先将会议文件材料交给派遣管理部门的专（兼）职档案员验收登记后,各部门才能同意准予报帐结算.第十二条我院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度,各单位应把文件材料的归档制度纳入岗位职责范围.一般由立卷单位按文件材料的自然形成规律,按案卷质量规范要求进行系统整理立卷,编排页号或件号,填写卷内目录,装订组卷.经本单位负责同志检查并签署意见后,按期向综合档案室移交.各单位不得以任何借口不交,或将档案资料据为己有,院综合档案室应派人指导立卷工作.第十三条科技文件材料归档时,应有项目的负责人签名,有关业务主管部门和档案部门加以审查、签署意见.党政管理文件材料归档时,除立卷人签字外,还需部门主管领导审签.第十四条根据档案工作现代化管理的要求,各单位在纸质文件材料收集过程中,应尽量收齐配套的电子材料,与案卷、档案目录打印稿、录入档案目录的磁盘、光盘,一并上交综合档案室.第十五条归档范围一、学院现行各单位、师生员工个人在教学、科研和党政管理及其它各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录.二、《高等学校档案管理办法》规定的党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、教师业务类、实物类、声像类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类等十一种.第十六条归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰,符合国家有关标准要求.第十七条归档时间和手续一、各单位执行按自然年度归档制度.文书、教学类档案原则上必须在第二年六月底以前将上一年度（即每年1月1日起至12月31日止）的案卷归入综合档案室.财务档案,必须在第三年的六月底前交综合档案室.二、科技、基建档案在项目完成并通过鉴定验收后,两个月内归档,并移交综合档案室.三、接收档案必须履行手续,填写清册,一式两份,交接双方可签名或盖章.第十八条学院教职工中,对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,院综合档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理.对个人向院综合档案室捐赠档案的,学院给予奖励.第十九条建立健全统计制度,对档案的接收、整理、利用、销毁等各种数据,准确地进行统计,按要求及时报送各种报表,进行定期综合或专题统计分析.第二十条档案保管期限一、保管期限分为永久、长期、短期.二、各类档案保管期限参照以下原则划分1、永久:凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对学院和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管.保管期限为五十年以上.2、长期:凡反映学院一般工作活动,在较长时间内对学院和社会有查考利用价值的档案,列为长期保管.保管期限为十六年至五十年.3、短期:凡是在较短时间内对学院有查考利用价值的档案,列为短期保管.保管期限为十五年以下.第四章档案的管理第二十一条院综合档案室负责制订科学合理的档案分类方案,对档案进行分类、编号和排列.第二十二条院综合档案室对保管期限已满的档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并造册报经院领导批准后,予以销毁.未经鉴定和批准,不得销毁任何档案.第二十三条建立健全统计制度,掌握档案的接收、整理、利用、销毁等各种数据,准确地进行统计,按要求及时报送各种报表,进行定期综合或专题统计分析.第二十五条学院将为院综合档案室提供符合档案管理要求的库房.存放声像等特殊载体的档案库房,配置恒温、恒湿设施.档案库房建设将符合《档案建筑设计规范》的要求.第二十六条库房按要求逐步配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光等设施,使库房标准温度保持在14—24℃,标准相对湿度为45—60%,各柜、库有档案材料存放的示意图.第二十七条根据档案现代化管理的需要.院主管职能部门将有计划地为综合档案室配备计算机、照像机、空调、去湿机、吸尘器及缩微机等,并配备档案装具.第二十八条档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案.发现问题、及时解决,对破损、褪变档案要及时修补复制.第五章档案的开放利用第二十九条综合档案室应积极、主动地开展档案利用工作,制订档案借阅和复制制度.按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全院以至社会开放属于开放范围的档案.第三十条综合档案室所保存的档案,主要供本院利用.外单位人员利用档案应持有介绍信,经院办公室主任同意或综合档案室主任同意后,方可查阅利用档案.查阅复制档案须由档案室负责人办理,并按规定合理收费.第三十一条馆藏档案凡涉及党和国家秘密的,涉及专利或技术秘密的,涉及个人隐私或档案形成部门规定限期利用的,不宜开放.第三十二条对于重要的、珍贵的档案,一般不提供原件使用.如特殊需要,须经院办公室主任批准.第三十三条凡利用档案者,均应按规定办理利用手续,填写《档案借阅登记薄》.利用结束后,应如实填写《档案利用效果登记表》,以便查存.第三十四条积极开展档案的编研工作,以适应管理工作和研究工作的需要,编写或配合有关部门编写重要参考资料.第六章档案工作岗位职责第三十五条分管档案工作的院领导职责:一、加强对学院档案工作的领导,把档案工作纳入学院的整体发展规划,并列入学院议事日程.二、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策.三、关心档案工作和院综合档案室的建设和发展,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与学院的各项工作协调发展.第三十六条各单位档案工作分管领导职责:一、组织本单位人员学习、宣传、贯彻档案法规,执行档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每季度或每学期研究一次档案工作.二、加强与院综合档案室的联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证本单位归档材料的完整、准确、系统、案卷质量符合要求,归档及时.三、制定本单位档案工作的管理制度,对本单位专（兼）职档案员的工作提出具体要求,并帮助他们解决工作中的实际困难.第三十七条院综合档案室主任职责:一、认真贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规.二、负责制定学院档案工作计划、规划,进行学期、年度的工作总结,拟制（修订）业务工作的各项规章制度,并认真地组织实施.三、对本室人员进行合理分工、随时掌握工作情况,按计划完成任务.四、组织本室人员参加政治和业务学习,组织专（兼）职档案员的业务培训.五、负责接待、处理有关单位和群众来信来访及有关档案业务工作的对外联系.六、调查了解学院档案工作情况,并向有关领导提出意见和建议.第三十八条院综合档案室档案干部职责:一、认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规.二、负责归档材料的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索,提供利用和编辑研究.三、积极参加业务学习,不断提高档案工作管理水平.四、指导院属各部门档案收集、积累、立卷、归档工作,按期做好档案的移交工作,办好交接手续.五、服从工作安排,完成领导交办的事宜.第三十九条各立卷部门专（兼）职档案员职责:一、做好平时立卷工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,设置立卷类目,合理分类存放,便于利用和归档.二、负责本单位形成的文件材料收集、保管、整理立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,案卷质量符合要求.三、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查,按时向综合档案室移交档案.四、努力钻研业务,积极参加院综合档案室组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作水平.第七章考核、奖励与处罚第四十条单位考核与评比以二级院、系（部）、中心、处（室）等立卷部门为单位,个人以专、兼职档案员为对象,进行检查评比.评出先进单位和个人授予档案工作先进单位和先进个人称号,并予以奖励,作为专兼职档案员职称评定的重要依据.没有从事档案工作或档案工作任务未能切实履行的,不能评聘当年档案系列职称.第四十一条先进单位条件:一、领导重视.各单位有领导分管档案工作,组织学习、宣传、档案法规及学院档案工作的有关规定.档案工作实行了“三纳入”、“四同步”管理,及时解决档案工作中的问题.二、组织落实.院属各单位及所属科室（课题组）有专（兼）职档案员,并认真协调地开展工作.档案员工作有变动时,能及时办理交接手续.三、任务完成好.本单位应归档的文件材料完整、系统；应归学院统一保管的档案能按要求移交给综合档案室.第四十二条先进个人条件:一、热爱档案工作,努力钻研业务,不断改进工作方法并取得成效.二、积极协助单位领导宣传档案法规及学院档案工作的有关规定,积极参加院综合档案室组织开展的各种活动,成绩显著.三、承担的档案工作任务完成出色；归档的文件材料完整、准确、系统；案卷质量好,符合规范要求；归档及时.第四十三条对不按时整理、上交本部门档案材料的,或该入档的材料因人为原因收集不齐,造成重要文件丢失的,经学院档案领导小组调查落实后,给予通报批评,该兼职档案员本年度不能评聘相应职称.对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,由学院报请上级有关部门对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的,报请司法机关依法追究刑事责任.第八章附则第四十四条本规定由院综合档案室负责解释.第四十五条本规定自发布之日起施行.二〇〇五年四月五日。

第一章总则第一条为加强学院档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学院实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于学院各部门、各单位及全体教职工，旨在规范学院档案管理工作，提高档案管理水平。

第三条学院档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理合法合规。

（二）科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和质量。

（三）集中管理：实行统一领导、分级负责的档案管理体制。

（四）保密管理：加强档案保密工作，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构及职责第四条学院成立档案工作领导小组，负责学院档案工作的组织、协调和监督。

第五条档案工作领导小组下设档案室，负责学院档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第六条档案室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

（二）负责档案的收集、整理、归档和保管工作。

（三）负责档案的检索、借阅、复制和咨询服务工作。

（四）负责档案的销毁和鉴定工作。

（五）负责档案的保密工作。

第三章档案分类及归档第七条学院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括学院各部门、各单位形成的各类文件、函件、报告、会议记录等。

（二）会计档案：包括会计凭证、账簿、报表等。

（三）教学档案：包括教学计划、教案、学生成绩、毕业论文等。

（四）科研档案：包括科研项目申报、立项、结题、成果等。

（五）设备档案：包括设备购置、验收、维修、报废等。

（六）人事档案：包括教职工履历、考核、培训、奖惩等。

第八条学院档案的归档应遵循以下原则：（一）按照档案类别和保管期限进行分类。

（二）按照档案形成的时间顺序进行排列。

（三）按照档案的重要程度进行鉴定。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗。

（二）档案柜架应保持整洁、有序，档案摆放整齐。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

院系档案管理规章制度第一章总则第一条为了加强院系档案管理工作，做到规范、高效、便捷，维护院系档案资料的完整性和保密性，保障教学科研和管理工作的顺利开展，制定本规章。

第二条本规章适用于院系内所有工作人员，包括教师、行政人员、实验室人员等，具体负责院系档案管理工作的人员应严格遵守本规章。

第三条院系档案管理工作应按照法律法规和校内相关规定进行，严格遵守保密制度，确保档案资料的安全性。

第四条院系档案管理工作包括档案的建立、整理、归档、借阅、销毁等内容，具体工作细则由院系档案管理员或专职档案管理人员负责执行。

第五条院系档案管理工作应遵循便民、公开、廉洁的原则，做到信息共享、助力决策，服务师生。

第二章档案管理的建立和整理第六条院系档案的建立应根据教学、科研、管理及其他工作需要，按照规定的程序和内容建立相应的档案。

第七条院系档案的整理应按照规定的格式和方法进行，确保档案资料的完整性和准确性。

第八条院系档案的分类应根据内容和属性进行划分，分门别类进行整理存放，保持档案的清晰和便捷。

第九条院系档案的装订、编号、标签等工作应规范进行，保证档案的整洁和易查性。

第十条院系档案的保管应安全可靠，严格按照规定的存放地点和环境要求进行存档。

第三章档案管理的归档和借阅第十一条院系档案的归档应定期进行，按照规定的程序和要求进行归档工作，确保档案的及时整理存放。

第十二条院系档案的借阅应遵循申请、审批、记录的程序，保证档案的安全性和准确性。

第十三条院系档案的借阅应谨慎审批，防止泄露档案信息，保证档案的保密性。

第十四条院系档案的借阅应规范进行，及时归还档案材料，保证档案的完整性。

第十五条未经批准，擅自借阅档案资料或私自复制、传递档案资料的行为，将受到相应的处罚。

第四章档案管理的销毁和转移第十六条院系档案的销毁应按照规定的程序和条件进行，确保档案资料的安全性和合法性。

第十七条院系档案的转移应严格按照规定的程序和要求进行，保证档案的完整性和准确性。