档案馆业务外包问题

档案馆业务外包问题作者：沧海一粟整理来源：《档案管理》2010年第01期longzhengyi：随着档案信息化工作的开展，越来越多的档案馆将一些业务，如档案整理、档案归档、档案数字化，甚至上架都委托给档案中介机构来做，即我们常说的档案外包。

那么，档案馆不做或者很少做业务上的事情了，还做些什么呢?是否有必要将所有业务部外包?我认为档案馆将业务外包是大势所趋，一方而，档案信息化建设需要大量人力，单凭档案馆的人员是做不了的；另一方面，档案中介机构更专业、效率高，让他们做更划算；再一方面，档案馆将业务，也就是体力活外包出去，就能抽出更多的精力来做规划、管理方面的事情，这对整个档案事业的发展很有好处。

Zifycn：首先是要重申一个现状：基层档案局、馆是一套班子两块牌子。

这就是说馆内人员同时也是本地区档案行政工作的执行者，因此，馆内工作减少必然可以腾出手来加强馆外业务工作的开展，如本地区的档案监督指导工作，包括执法检查、业务规范建设、基层档案室建设、中介机构管理，等等。

在馆内也可将工作重点转移到如档案编研、档案专用、专题档案筹划等业务上。

另外，在档案外包业务方面，我认为在目前档案工作人、财、物都不富裕的情况下，开展一些例如数字化加工、珍贵档案维护等是可以的，但将档案上架这样的工作都委托外人去做，好像不妥。

就像抚养一个孩子，以前我们是一手把孩子拉扯大，感情深；现在是让别人把孩子养大了再领回家，这种感情就浅多了。

档案馆工作就是点点滴滴的基础性工作，想要管好用好档案，必须付出感情和心血。

甘肃老姜：外包是一种需求，这个需求意味着某项业务工作量大、自身技术不精湛，非借助外力不可；同时，也意味着本单位人员素质适应不了某项业务，因此，外包确有一定道理。

但毫无疑问，外包助长了吃财政饭的档案馆人员更加坐吃财政饭。

从当前一些情况看，外包是一种无奈的选择。

dingiianxiong：业务外包，不意味着档案工作人员就能做“甩手掌柜”，在业务外包工作过程中，以下儿个方而是值得重视的：一是前期准备工作。

要制定详细的、具体的、具有可操作性的工作服务范倒。

二是合作者的选择。

合作者最终决定着业务外包质量的高低，必须予以重视。

优秀的合作者将提供专业的技术人员、专业的设备、专业的管理，能够给合作双方带来效益。

三是成本控制问题。

合理的成本，确保合作方能接受，也确保单位内部讨论和审核外包方案时顺利通过并予以实施。

四是质量监督问题。

加强质量监督管理，工作方式可以自行开展，也可聘用第三方机构进行。

五是档案安全问题。

开展档案业务外包时应该注意档案的实体安全问题和信息安全问题。

六是后续服务问题。

很多单位把所有的业务外包工作都当成一锤子买卖，容易忽略后续服务工作问题，实际上后续服务工作不容忽视。

L0ngzhengyi：目前档案馆还有几个现状，使得档案馆不得不将业务外包出去。

其一，档案馆工作人员有的是军转干部、有的是干部家属或亲戚，可以说，很多档案馆没有从正规渠道引进专业人才，有也是很少，这就导致了部分馆内工作人员的业务素质不高。

其二，随着城市建设的评优创先工作的开展，对档案馆的建设也提出要求，比如城市“创卫”就要求市档案馆达到国家二级标准，由于前期工作做得很少，或者人力有限，这就要求必须将业务进行外包。

这也是迫不得已。

其三，档案信息化建设是一个需要大量人力、物力、财力的事情，一个市级档案馆，馆藏至少几十万卷，这些数据的录入是一个浩大的工程，仅靠档案馆的几个工作人员，要做到何年何月?像城建档案馆有着很多大型图纸，扫描需要大型专业设备，上百万元的设备对档案馆来说是很大的问题，考虑外包也是出于经济、高效的考虑。

小刀：档案馆(局)(因现在大部分还是局馆合一的)主要的职能还是在业务的指导、监督上。

档案馆每年接收的档案、资料很多，在政府职能转变、细化，人员编制的限制情况下，对馆内的操作型业务进行外包也是为了有更多精力和人力来做好监督、指导工作。

档案业务外包不仅仅是档案馆(局)行政职能分割所需要的，各地方行政单位都存在这种现象。

各行政机关的档案业务也会逐步分离，以外包的形式对外进行招标或其他采购方式，由第三方专业机构单位负责，其实从基础上减少了各单位在人力、财力方面的投入，也解决了各单位专业能力缺乏的问题，还是一个比较正确的决策方向。

大型的企业也是如此(除了大型国企在此方面一般投入较大外)，在档案管理方面的投入相对来说与行政机关相似，人力、财力投入不了，专业也跟不上，但产生的大量有保存价值的档案材料又不能不进行规范的整理，由此第三方专业机构在这里解决了企业档案管理存在的问题。

至于第三方单位的业务内容，完全要根据自身的实力开展，档案管理的各个方面业务都可以由第三方承担开展，业务内容也就是档案管理的各个环节实际操作问题(包括收集、整理、数字化等)、管理体系问题等，即是我们通常说的：有多少米就做多少饭。

曾经做外包：因为我们做档案外包，所以我们不得不日复一日地沉浸在档案之中，而且每天一浸就是八小时……我们用青春换来的是不尽的“重复”劳动和“单一”的技能。

尽管如此，我们从未气馁消极，因为我们认定我们所做的事情是有意义的!我们不算很专业，但是我们会认真研究不同专业底下专门的制度、信息，尽力满足客户的需求；我们会细心呵护每天面对的朋友——“图书、档案、资料”，因为它们是我们生存之本；因为太爱护，所以我们很胆怯，不敢擅自处理任何没有把握的问题。

专业人士从我们这里得到了大量的实例信息反馈，并形成了很多更符合情理的东西。

档案需要有心人。

把档案外包出去吧，明天会更好!白桦：档案馆业务外包即将档案馆内部业务的一部分承包给外部专门机构以达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境迅速应变能力的一种管理模式。

这种管理模式固然有其优点，但也存在着一些问题，归纳起来，主要有两个方面：其一，可能会挫伤档案馆工作人员的工作热情，使其养成眼高手低、坐享其成的工作态度和消极心理；其二，档案馆业务外包的收费问题。

查阅一些相关资料很难找到想要的答案，没有任何相关标准可做参考，那岂不是档案中介服务机构一口价了吗?很难做到让我们“明明白白地消费”，因此制定一套严密的档案馆业务外包制度十分必要。

zzia050406220：档案业务外包是把双刃剑，一方面降低了企业的成本(对于机关、政府单位是否降低成本尚不好界定)；另一方面，剥夺了档案工作人员的学习锻炼机会，不利于档案工作人员的成长。

我们不可能将所有业务进行外包，比如业务指导、档案编研。

业务指导多指实践的指导，并不是理论的指导，如果我们将基础性工作都外包了，那么从哪里获得实践的经验?编研要熟悉馆藏，档案部门的基础性工作实际上扮演着帮助熟悉馆藏的角色，缺乏这一有效途径，对馆藏的熟悉程度不够，编研的质量如何保证?仅仅是因为人力不足，而将档案业务外包是难以说通的。

我认为档案业务外包是不应该的，至少对于档案行政管理部门来说是有点牵强的。

沧海一粟：关于档案馆业务外包问题，我认为不能不加分析地一概否定或肯定，应当视具体情况有的放矢地去分析、去应对。

比如档案馆藏数字化这项新业务，许多档案馆缺乏相应的技术人员与技术设备，而档案馆达标升级又有馆藏数字化方面的要求，为了升级，档案馆不得不花费相当数量的资金将馆藏数字化业务外包，这对许多档案馆尤其是基层档案馆而言，可能是无奈之举。

但这并不是说，在馆藏档案数字化的过程中，档案馆人员可以当甩手掌柜，而应当在力所能及的情况下做一些必要的监督检查工作，以确保馆藏数字化的质量。

至于档案整理、上架以及提供利用等基础工作业务，我认为不宜外包。

尤其是档案编研业务，更不能外包，实在自己单独干不了，不妨和相关单位合作。

这些业务毕竟是档案馆最基本的业务，是看家的东西。

如果连看家的业务都外包，那档案馆还是档案馆吗?清音：我这个假期在承担档案业务外包的公司工作了将近两个月，对这个问题有切身的体会。

首先，我想说档案业务外包公司的优劣问题，并不是像很多人看到的那样：档案业务外包公司的实力很强、人员素质也非常高。

我所在公司在我没去之时仅有几个人是档案专业的学生，其余的都是专科学生，而且还不是档案专业的。

公司能够开展这个项目主要是有几位具有丰富经验已退休的档案管理人员，对这些实习的学生短期培训后直接上岗。

倒不是这就一定意味着档案整理的质量会出现问题，而是说进行档案业务外包单位的检查和监督非常重要，因为我的很多同事都会钻空子没有认真对待其整理的档案；其次，关于业务外包的重点是什么的问题。

我所在的公司承担了很多的项目，大多数内容是进行档案数字化、形成数据库以及档案的著录。

其实，如果本单位的档案整理工作做得很好，将档案数字化的业务外包，我认为是很节省管理成本的，很多的硬软件设备的购置以及人员的配备就不必考虑很多。

但是档案的著录是很重要的一个环节，如果这一步质量没有控制好，势必会影响今后的利用；最后，现在档案业务外包已成为一种趋势，据我所知，仅在北京就有20多家这样的公司做这样的项目。

所以对档案事业领域这一现状进行分析研究是有必要的。

兰台新兵：档案馆业务外包问题，对于一些县、区级档案馆而言，是想包而没有人来包。

更多的时候，县、区级档案馆人员反而在外揽一些档案整理之类的活儿。

以我县档案馆为例，财政一年只预算了工资和少得可怜的工作经费，稍不精打细算，年终盘子就整不圆。

缺钱少粮导致档案馆业务外包这一问题想都别想。

浪花儿：档案业务外包，我认为优点有三：一是让档案部门可以有更多时问、有更多人员搞编研，搞业务建设，让档案业务水平上一个台阶；二是提高了人们的档案意识，让更多的人接触档案、理解档案；三是解决了一部分人生汁问题。

缺点主要有二：一是很难找到合适的整理人才；二是档案局业务经费不足，整理价格高，档案部门拿不出，整理价格低，又无人整理。

解决办法是：可以在档案部门里成立一个临时整理公司，通过业务培洲、考试合格招收部分临时工，专门负责整理该档案部门以及外单位的档案，工资协商斛决。

maovue：业务外包不宜大力提倡。

我以为档案馆业务外包是有前提的，那就是档案馆缺乏开展这方面业务的专门人才，应该是不得已而为之的。

如果档案馆有能力承担某项业务，只是怕麻烦，干脆自己出点钱省事省心，让外单位一包了之，这就值得商榷。

即使有的业务需要外包的话，档案馆也应当对外包业务的质量自始至终予以监督。

savvv：感觉这个事情再思考，还是有些内容可以说的：档案馆业务外包，其实就是以钱来换设备、换人、换时间。

就是档案馆没有足够的设备或人在一定的时间内完成一定的任务量，但是要有钱。

分解一下，人的凶素有两个方面，一个是数量，一个是技术，也就是说有足够整理能力的几个或更多人来工作；设备，包括数量和质量，有足够质量上能够符合整理要求的儿台或更多台专用设备；再增加两个要素：时间和空间。