档案业务外包服务合同
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档案业务外包服务合同
甲方：
法定代表人：
地址：
乙方：
法定代表人：
地址：
为切实做好公司的档案管理工作，现将甲方及甲方全国各地关联公司的档案整理、数字化、存储工作外包给乙方，并经双方协商达成如下协定:
1.服务内容
1.1.外包档案类别
本次外包的主要范围是 （ ）的管理类文件、合同文件、工程档案、会计档案、房产档案等类别（具体以交接清单及文件箱编号为准）。
1.2.服务内容
乙方对1.1.所述档案提供前端整理、目录建库、数字化加工、存储及日常调阅等服务内容。
1.3.服务时间
1.3.1.整理建库服务时间
本次外包的档案文件分类归纳、排序、打码、文件信息著录、条形码打印及粘贴等整理建库工作自合同签订之日起 年 个月）内完成。
1.3.2.数字化扫描加工服务时间
本次发包的档案数字化扫描挂接工作自合同签订之日起分 （年/月）完成，每 （年/月）的扫描挂接量约为 万页，共 万页（含竣工图）。
1.3.3.存储时间
本合同期的存储时间由 年 月 日起至 年 月 日止，为期 年。
1.4.服务费用
1.4.1.本合同期内，乙方为甲方减免所有档案文件入库存储的材料费，即减免存储箱、条码等材料提供的费用。
1.4.2.乙方为甲方减免本合同首批档案文件的搬运费用、入库运输费、档案登记人工费以及档案文件装箱费用。
1.4.3.档案文件分类归纳、排序、打码、文件信息著录、档案条码粘贴等整理建库服务按含税价 元人民币/卷（件）收取，其中不含税价为 元人民币/卷（件），增值税税率为 %，增值税金额为 元人民币。
1.4.4.数字化加工费用按含税价 元人民币/页收取，其中不含税价为 元人民币/页，增值税税率为 %，增值税金额为 元人民币；档案存储费按含税价 元人民币/箱/月收取，其中不含税价为 元人民币/箱/月，增值税税率为 %，增值税金额为 元人民币。
1.4.5.非标类的档案箱按含税价 元人民币/个计收，其中不含税价为 元人民币/个，增值税税率为 %，增值税金额为 元人民币；，非标类的存储收费标准按含税价 元/箱/月计收，其中不含税价为 元人民币/箱/月，增值税税率为 %，增值税金额为 元人民币。
1.4.6.乙方为甲方免费提供 次/年的广东省内档案调阅的运输费用，包含本合同约定的档案文件及此前签订的《档案业务外包合同》，合同编号为：【 】，下同）的档案文件，即本合同存储的档案文件调阅工作与此前签订的上述合同的档案文件调阅工作合并，从第
次开始计算运输费。
1.4.7.省外公司的档案调阅快递（优先选择空运）费用按快递行业收费标准收取。
1.4.8.档案永久调出收费按含税价 元/箱收取，其中不含税价为 元人民币/箱，增值税税率为 %，增值税金额为 元人民币。如因合同期满或乙方管理过失原因造成双方无法继续合作导致甲方解除本合同的，甲方不需要支付档案永久调出费。
1.4.9.各项费用的收费明细具体见附件2。
1.4.10.如甲方因内部审批流程导致未能及时付款且甲方已向乙方书面通知的，乙方同意接受甲方延迟付款且不得向甲方追究违约责任。
2.前期整理要求
2.1.档案交接
档案进出库交接严格执行进出库管理制度，双方联系人当场清点案卷数量，填写“档案交接登记本”，有缺少、破损等情况需注明，完成交接，此项工作由项目实施负责人完成。
2.2.档案整理
根据甲方要求对不规范的档案案卷包括对案卷内情况进行登记、拆卷、分件、排序；对档案案卷级和文件级条目进行著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库，档案盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订,具体整理质量要求详见附件3。
3.目录建库
3.1.根据《档案著录规则》及甲方要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬件盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。未整理部分档案需全部重新拟定，部分是需要补录和进行修正、补充、完善，要求条目著录合格率达到95%以上。
3.2.为保证著录数据的准确率，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照甲方的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段由甲方确定。
3.3.目录数据在图像文件夹外单独存储，符合甲方档案管理系统的导入要求。
4.数字化技术要求
4.1.档案扫描
4.1.1.扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3）和纸张情况，选择相应规格的扫描仪或专业的扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件的，需分别标页码和扫描。
4.1.2.扫描模式，需要扫描的纸质档案均要求采用彩色模式扫描。
4.1.3.扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差的，可适当提高分辨率。
4.2.图像处理
对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、去装订孔、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，不许去除页面上所有字迹，包括数字和文字；确保扫描件页面内容居中，大小与原件一致，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整，正确、无拼接痕迹，拼接后原图像应予保留；所有数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。
4.3.图像存储 4.3.1.存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页PDF彩色格式存储，采用无损压缩模式。
4.3.2.图像文件命名。每一份PDF文件以相应的档号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况。
4.4.后期整理装订
4.4.1.在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不倒页、不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要求详备记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。
4.4.2.对不符合规范的档案卷盒，在甲方确认的情况下进行更换，并按甲方要求在档案卷盒封面上填写相应内容。对档案中所有不合格的案卷卷进行重新打印和更换。
4.5.数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为合格后，按照甲方所采用的档案管理系统的技术要求，通过专业批量挂接功能，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索。
5.验收
5.1.乙方完成档案前端整理、档案条目信息著录及数字化扫描等服务后，须向甲方提出验收申请，甲方须在10个工作日内安排组织验收，并在30个工作日内完成验收，超过30个工作日未完成验收的，视为验收通过。
5.2.以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括条目目录、图像文件及数据挂接的总体质量。
5.3.条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上(含99.9%)时，给予验收“通过”。
5.4.抽检合格率低于验收标准的，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定的时间内完成及达到验收要求。
5.5.验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。
6.档案寄存
6.1.寄存期内甲方因特殊情况须收回寄存档案的，乙方可不退还已收的寄存费。
6.2.因不可抗力事件的发生乙方应在24小时内通知甲方并采取紧急措施避免造成寄存档案受损，不可抗力应有相关政府部门的有效证明文件乙方方可免责，因乙方自身失误而导致的不能免责。
6.3.乙方负责寄存档案的保管，确保档案安全，乙方应购买提供保管的区域相关的公共责任险，并将该保险合同送甲方备案。
6.4.为甲方提供所需要的档案资料查询，并做好利用调阅服务。
6.5.乙方对寄存的档案只有管理权，有权查验利用者的身份证明。
6.6.未经甲方同意，不得向其他人提供寄存档案的查询利用。
6.7.甲方对寄存档案拥有所有权，寄存期满如不继续寄存，须提前一个月通知乙方，并在期满时取走档案且甲方无需支付档案永久调出费。
6.8.如因乙方管理造成虫蛀、霉变或者火灾或者乙方人为原因造成档案损毁或灭失的，甲方有权追究乙方违约责任及根据损失大小决定乙方的赔偿金额。
6.9.档案寄存期间，甲方有权定期对乙方的档案库房和档案箱（盒）的密封情况进行检查，一旦发现安全或泄密隐患，责成乙方限期整改，整改不到位的，甲方将撤回所托管的档案且无需支付档案永久调出费。
7.双方的权利义务
7.1.甲方按合同规定的条款按时付款。
7.2.甲乙双方均不得向第三方泄露有关本合同的事宜及细节，否则追究相关责任。
7.3.甲乙双方应保证任何情况下都不会侵犯任何第三方的知识产权。
7.4.本次外包作业过程中提供的或涉及的所有数据属甲方拥有，乙方无权在技术要求规定之外自行处置数据，不得自行删除、复制、修改、转移数据，不得以任何形式向第三方提供数据或信息。
7.5.乙方加工人员在加工项目完成后不得下载、留存、持有任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。
7.6.甲方对乙方工作人员进行身份审查和登记备案，并签订保密协议。
7.7.乙方应按照甲方要求提供档案调阅服务，严格审查调阅者的授权和身份文件，广东省内的应在接到调阅需求的24小时（紧急的8小时）内将所需的档案文件送达到甲方及甲方关联公司指定的地点，若遇国家特殊情况（如战争、暴乱、宵禁）或不可抗力因素（暴雨、洪水、地震、国家气象台发布禁止外出预警等各类自然灾害）的情况，双方应予以协调，乙方按协调结果尽快递送文件。
7.8.乙方应按照甲方要求提供档案调阅服务，严格审查调阅者的授权和身份文件，广东省外档案文件原件调阅以快递（优先选择空运）方式送达，乙方在接到甲方广东省外的关联公司的调阅需求时，应当在接到调阅指令的当天完成档案文件的投递工作，并监督快递公司派送的及时性。
