第 1 页 共 5 页 高效会议管理技巧
高效会议管理技巧
五、会议成本的计算
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
会议的意义
1．会议是一个集思广益的渠道
图1-1集思广益图
如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2组织或部门与会议
3．会议是一种群体沟通的方式
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过第 2 页 共 5 页 ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
会议的目的
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
第1页共14页 高效会议管理制度范本
无效率的会议不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。为此，必须____实施高效会议制度，提高会议效率。
一、凡是开会，必有准备
“永远不开没有准备的会议，会议的最大成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于是一场谋杀。”重大的会议应有事前检查制度，“没有准备好的会议必须取消”；与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。
二、凡是会议，必有主题
“开会必须有明确的会议目的，在会议准备期间就必须明确会议主题。”没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。
三、凡是会议，必有纪律
对会议纪律应进行宣传，对于会前准备不足导致会议中断；对于会中迟到、接打手机、玩电脑、开小会私下讨论的等行为要认捐，通过这些纪律规定与处分，严格保证每一次会议都有良好的纪律。
四，凡是会议，必有议程
英国前首相丘吉尔曾说。“给我五分钟时间来发言，我要提前一个星期准备；给我十分钟发言，我要提前两天准备。”因为，在会议之前，一定要明确会议议程，会议____人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能海阔天空，泛泛而谈。 第2页共14页 五、凡是会议，必有结果
开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。所以，每一位与会人员都要参与到议程中来，会议主持人有权打断那些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在____小时以内，太长的会议会超过人的疲劳限度。起不到良好的开会效果。对于没有确认结论的会议，未解决问题的会议，会议主持人应在会议结束前做出检讨，分析会前准备、会中讨论的不足。会议确认的结论，马上进入执行程序。
六、凡是开会，必须守时
设定时间，准时开会，准时结束。这样其实也是尊重大家的时间。开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题。避免开长会，开无效率的会，造成疲劳。
课后测试
测试成绩：93.33分。 恭喜您顺利通过考试！
单选题
1. 哪种情况不需要开会？ ×
A
有些事情需要当众表扬或批评
B
给小组分派任务
C
会议成本太大
D 听取部门汇报工作
正确答案： C
2. 全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？
√
A
少数服从多数决策
B
权威决策
C
共识决策
D 无异议决策
正确答案： C
3. 对沟通金三角理解错误的是：
√
A
沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式
B 沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势
C
在三角形的底端， “自己”和“对方”在两边说话
D 在金三角的顶端，设身处地的为对方考虑
正确答案： B
4. 面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是： √ A
转移说话对象
B
尽量缩短其发言的时间
C
让其最后发言
D
采用一带而过的方法
正确答案： C
5. 当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？ √
A
权威决策
B
共识决策
C
少数服从多数决策
D
无异议决策
正确答案： C
6. 能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？ √
A
权威决策
B
少数服从多数决策
C
共识决策
D
无异议决策
正确答案： C
7. 至少每月召开一次会议的是： √
A
固定的部门会议
B
一对一会议
C
处理突发事件的会议
D 全体会议 正确答案： A
8. 哪一项不属于建设性反馈的特征？ √
A
表达后果
B
征求意见
C
着眼未来
D
判断行为
正确答案： D
9. 会议设施租用费、场地费等费用，属于哪种会议成本？ √
A
会议的时间成本
B
会议的金钱成本
C
直接的会议成本
D
效率损失成本
正确答案： C
10. 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意，属于会议的哪种成本： √
高效会议管理技巧之一：新时代的开会技巧
你会开会吗？你会会议管理吗？笑话！谁不会开会？
那你如何开会，如何管理会议呢？是老三部曲：宣读文件--表态发言--举手表决？还是新三部曲：听取汇报--集体讨论--拍板定夺？都对又都不对，这样做诚然没有什么不妥，但是效果呢？
俗话说得好“识时务者为俊杰”，现在是移动互联网的时代。移动互联网和传统互联网相比，具有“小巧轻便”和“通讯便捷”两大优势。那么，身处移动互联网时代，你真的顺应潮流投身其中，还是一位outman？你知道怎么在移动互联网时代高效的组织会议吗？下来，小编就来分享几点新的会议方式：
1. 首先要有一款合适的会议设备/软件。
移动办公，不可能随身带着笨重的会议设备， 所以最好的方法是在手机上安装一款会议软件，如“会议微站”，可以利用小小的会议轻应用就能管理起重大繁琐的会议任务。
2. 会议主持人在提升会议效率方面起着重要的作用。
开会时要有明确的会议主题，第一、第二、第三，要有条不紊控制会议节奏。发现有延伸话题的，要及时打断，回归会议主题。如个别参会者身处嘈杂环境而暂时无法避免的，可以用“会议微站”的禁言功能，过滤掉影响会议的杂音。轻松管理会议整理秩序。
3. 会议纪要数字化
会议结束后，会议主持人或者指定的记录人员，可以在“会议微站”软件的通话记录上创建会议纪要，把会议结论一二三明示，让所有参会人员都能收到看到，并定期将和会议结论有关的工作进展添加进会议纪要，形成一个完整的闭环。
4. 提供良好的开会氛围
开会需要一个良好的会议氛围，当大家都能尽快进入你设定的会议氛围时，会议的进行会非常顺利的。“会议微站”的会议互动功能，能提供多种互动场景，如：在线提问、互动游戏、微信上墙等，不仅能活跃现场气氛，更能加深参会者之间的交流沟通，促进会议高效进行。
以上就是小编今天为大家分享的高效会议管理技巧系列之一。希望小编的分享能激发大家更多的会议灵感。更多会议管理方法和会议方案，欢迎关注我们的官网微信公众号，尽享更多干货。
