采购培训--采购作业流程及注意事项
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采购流程注意事项采购流程注意事项企业规模越大,采购金额越高,管理者对程序的设计越为重视。
这里将一般采购作业流程设计应注意的要点阐述如下:1.控制关键点企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统,使各项在处理的采购作业在各阶段均能被追踪管制。
譬如在国外采购时,从询价、报价、申请输入许可证、开信用证、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。
2.注意划分权责或任务(1)货物的采购人同时不能担任货物的验收工作。
(2)货物审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。
(3)货物的采购、储存和使用人不能担任账目的记录工作。
(4)货物审核人应同付款人职务分离。
(5)接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同账务记录人分离。
(6)记录应付账款的人不能同时担任付款任务。
3.注意流程的先后顺序及时效控制应当注意作业流程的流畅性与一致性,并考虑作业流程所需时限。
譬如,避免同一主管对同一采购案件作多次签核;避免同一采购案件在不同部门有不同的作业方式;避免同一采购案件会签部门过多,影响实效。
4.价值与程序繁简相适应程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。
凡涉及数量比较大,价值比较高或者易发生舞弊的作业,应有比较严密的处理监督;反之,则可略微予以放宽,以求提高工作效率。
5.避免作业过程发生混乱要注意变化性或弹性范围,以及偶发事件的因应法则。
譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时,应有权宜的办法或流程来特别处理。
6.流程设计应适应现实环境应当注意流程的及时改进,早期设计的处理流程,经过若干时间段后,应加以审视,不断加以改进,以适应组织变更或作业上的实际需要。
7.配合作业方式的改善譬如当手工的作业方式改变为信息化的作业方式时,流程就需要做相当程度的调整或重新设计。
设备备件采购流程的注意事项2017-03-17 18:05 | #2楼设备是企业生产的工具,随着企业生产规模的不断扩大,设备的采购也就越来越多,企业总是在追求最小的投入带来最大的产出。
采购操作流程规范目的为优化采购流程,提高各部门工作协同力,最大限度地降低采购成本,特制定本采购流程规范。
适用范围适用于所有办公用品、办公物资、辅销产品的采购。
采购流程规范一、采购实施归口管理。
公司除产品以外的所有物资采购由行政中心统一管理,由采购主管按照《采购管理制度》的要求,依本采购流程规范(附图二)实施采购,财务中心负责监督。
凡不按照采购流程规范自行实施采购者,财务有权拒绝报销。
二、采购物资分类1、办公用品零星办公用品直接到前台签字领取使用,因库存不足不能当天领取的物品,由行政中心负责即时采购补充库存,并在2天内送达到申领人处。
每月25日,行政中心负责对办公用品库存进行盘点、补充,确保其安全库存量。
新员工入职按标准配置发放。
零星办公用品指:笔、笔心、报事帖、笔记本、胶水、墨粉、复印纸和日常事物消耗的纸杯、盒纸、卷纸、垃圾袋、清洁剂、杀虫剂、空气清新剂等。
2、办公物资1)一般办公物资在申请批准后的3个工作日内完成采购并送达申请人处。
2)贵重、大件办公物资在申请批准后的7个工作日内完成采购并送达申请人处。
一般办公物资指:IT办公用设备,如电话机、打印机、传真机、移动硬盘、电脑等。
贵重、大件办公物资指:活动、会议类的布展用品、办公家俬、办公电器等。
3、辅销材料辅销材料在申请批准后的7-15个工作日内完成采购并送达到仓库,办理入库手续。
辅销材料包括:市场推广的印刷品、手提胶袋、手提纸袋、宣传光碟、礼品包装盒、纸箱等。
三、采购审批流程采购申请审批流程图备注:1、办公用品采购由前台负责通过OA办公系统申请,并逐级进行审批。
办公物资、辅销材料必须填写<物资申购>签呈表,按审批流程分类进行逐级审批。
2、<物资申购>签呈表由申请人办理手续,在1个工作日内完成,并及时转达给采购主管。
3、办公物资、辅销材料采购业务申请人必须提前办理申请审批手续,以便采购业务的实施有充分的市场询价与性价比对比时间,一般在OA上提前1周至1个月的时间进行申请。
采购作业的基本流程综述采购作业的起点是拟定采购订单说明书,详细描述企业的要求,接着是按订单说明书的要求来选择供货商,与供货商就采购合同进行谈判,达成协议后,发出订购单,一项采购作业基本完成。
一、拟定订单说明书⑴功能规格说明功能规格说明即物料必须满足企业需求。
使用功能规格说明的优点如下:*潜在的供应商不会被埋没;*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。
*最主要的是可以以此创建一个标准,所有的概念都将以它为标准进行评价。
⑵详尽的技术规范指物料的技术性能与特征。
通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。
为避免规范过细导致说明太多,操作起来困难而效率低下,我建议你采用有如下内容的订单说明书:①质量标准:描述物料如何交付(是否有质量证书)和物料要满足什么技术规范和标准。
②物流标准:说明需要的数量和交货时间。
③维修要求:描述物料如何由供应商进行维修和服务,将来是否需要供应备件。
④法律和环境要求:决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。
⑤目标预算:说明了在什么样的财务限制内,可能发现由未来的供应商提出的解决方案。
总之,通过拟定订单说明书,目的在于:*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。
*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。
*将被核准的规格的改变,用明确的程序记录在案。
*确定一个明确的样品检查程序。
*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。
*(如果可能)确定一个总成本分析或计算方法,用于评估。
二、选择供应商步骤如下:*决定外购的方法。
*供应商资格认定和确定投标人名单。
*为报价申请和收到的标书分析做准备。
*评价供应商。
以订单说明书为基础,总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。
将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。
确认三~五个向其询价。
收到报价单后,采购部门应该出具供应商选择建议书,它包括:A 选择某一供应商的决定;B 优先的评级方案;C 优先被考虑的报价单等。
采购工作中需要注意的事项详解
2023年了,采购工作已经成为企业发展中不可或缺的一环。
要做好采购工作,需要注意以下几点:
一、市场调研
采购人员在购买商品或服务之前,需要进行市场调研,了解同类商品或服务的价格、质量、规格和供应商等信息,以便选择最优质、最具性价比的商品或服务。
此外,还需要关注市场变化,及时调整采购计划。
二、供应商的选择
供应商是采购工作中不可或缺的一部分。
选择供应商应该从信用、服务、质量、价格等多个方面进行考虑,不能仅以价格为唯一标准。
同时,定期对供应商进行评估,保证供应商的信誉和服务满意度。
三、合同管理
采购人员需要先制定合同,规定产品或服务标准、交货时间、付款方式等关键条款,确保合同的合法性和有效性。
并且,在合同执行的过程中,监督供应商履约,保证采购过程的顺利进行。
四、库存管理
对于采购而言,库存管理是一个非常重要的环节。
采购人员需要通过合理的库存控制,确保企业的库存水平处于正常范围内,避免资金占用过多,同时也应避免库存不足,因未能及时补货而影响企业的生产运营和销售业绩。
五、资金管理
资金管理是企业生存和发展的关键之一。
因此,采购工作中资金管理的重要性不言而喻。
采购人员应合理规划采购预算,注意监控采购成本并及时进行记录和报告,确保采购过程的资金使用安全和合规。
综上所述,采购工作在企业管理中起着至关重要的作用。
在执行采购工作的过程中,采购人员需认真履行职责,严格遵守采购流程,注重风险控制,并着力提高采购效率和效益。
只有这样,才能在采购方面取得良好的业绩,确保企业的发展和壮大。
商品采购流程各部门的职责及注意事项4 商品采购流程及各部门的职责及注意事项一、门店经理:1,认真做好要货计划,不要盲目的要货,平时多关注一下市场,要货前多与员工进行沟通。
遵循以销定进原则,销多少,进多少,根据季节、节假日、淡旺季、市场流行适当进行调整。
2,货品到店后,看看货品是否按照要货计划来挑选的,如果实销不对路,及时与营运部经理沟通。
3,新货到店后,不要放在保险柜里,直接调整上柜销售。
可以把柜台现有的重复款及滞销款暂时下柜,把位置腾出来留给新到的款式。
上柜是需与当班主任交接清楚,当班主任按照公司陈列标准上柜。
4,新货上柜前需要复称,如发现问题及时与商品部和财务部联系。
5,做好总结,什么样的款式适合当地市场。
6,标签及标签线按照公司的规定来串,线不要留的太长。
二、采购部1,认真审核店面传来的要货计划,不符合要求的及时让店面进行整改。
2,听取门店反馈,如计划要的内容与实际不符,需负责和采购部进行沟通。
3,新货到店后监督店面进行货品调整。
4,严格按照门店要货计划进行挑选货品,若找不到个别款式需与店面进行沟通。
5,注意展厅什么时候有新货,可以根据展厅到货时间适当调整要货时间。
6,不同门店分开挑选货品,不可混为一起。
7,展厅挑选的货品注意称毛重(珠宝类清点件数)。
8,和总部财务部和商品部做好交接工作,一定要签字确认。
三、商品部:1,和采购部做好交接工作(复称毛重或清点数量),如有问题可以拒收。
如无问题交接后进行下一步工作。
2,足金、916金、18K金一定要清点件数和重量,无误后交接给标签部,双方签字确认。
如果实际重量错误毛重又对的上的情况先返还给采购部,由采购部进行沟通跟进原因,需有书面交接签字。
四、标签部:1,克重类的先分称把重量注明在自封袋上,全部分称完和出货单核对一下,如果重量上有走趱,需要先把单件货品重量微调一下,以和出库单总重量相吻合方可入库。
2,条戒一类的必须标注圈口号,以方便店里销售。
3,放标签时一定要注意条码对着自封袋透明的一面,并且条码朝下。
采购新手一定要了解的三个流程新手采购人员,刚进公司最主要的是要了解三个流程:一、公司生产经营活动的流程任何涉及到采购的公司,其部门相对来说都比较完善,如果贵公司有iso质量体系,那么公司生产经营活动流程基本上可以在iso的程序体系里进行系统学习和了解,这就比较全面了。
随着物流成本及市场竞争的加剧,对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来越高。
要求采购人员不仅仅要了解自己的采购业务知识,更要了解生产工艺及经营活动的相关知识。
我们按普通的生产经营活动:即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部等几个部门的简单流程,基本上是这样运作的。
首先业务部接单(或公司下单),生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料,如生产部要确定上线期及交货期,技术部要确定相关的样品、工艺制单及材耗,采购部要确定物料到公司的时间。
以上几个部门确认好了后,还要反馈至业务或公司,由相关人员进行审核成本及相关的时间,并与客户取得联系(或公司相关负责人员),获得确认后,迅速将相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。
各部门按原定确认资料进行计划安排并执行。
二、采购作业流程在物料采购活动中,采购部门要按部门内采购操作流程,进行合格供应商刷选、采购资料内容传递告知给相关合格供应商并要求其反馈相关物料质量及报价信息,然后采购人员进行比价和议价,并最终确定物料供应商,传递采购订单合同。
采购人员根据即定的合同要求对供应商进行跟踪,保证保质保量按时将物料供应到位。
供应商按指定仓位将物料运送至物料部后,物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验(小公司由采购人员进行检验),或由物料部向质检部或相关采购人员发出进料检验通知。
质检部对进料检验后要迅速将相关质量信息反馈至采购人员,采购人员根据物料质量情况对物料进行进仓、退货或特采等处理决定。
每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交期及相关合作事项进行评价并在各供应商档案留档,以备后查及对供应商的定期评审筛选。
采购流程注意事项(2)采购流程注意事项进入采购阶段,各个企业对此都重视起来,但往往很多风险不被认识,看似采购很有竞争力,其实浪费早已隐藏其中。
1.招标的风险一般企业都在搞货比三家,需要注意的是尽可能避免某个领域长期使用固定的供应商,而且参与的厂家资质、能力要相当。
有的业务经理为了流程“凑”三家,不在一个档次的东西本来就不能比价格。
结果是,要么开标后明显的低价根本不敢用,但不选他他还会投诉你;要么就是把实力强的厂家拉来作陪衬,时间一久谁还会继续给你当“托”?所以,供应商网络更新一定是动态的,适时的,参与的厂家基本要处于同一个水平而且都有能力承担项目。
现在行业发展非常迅猛,有的甚至几个月都有大的变化,及时掌握这些变化,就会使我们的网络具有竞争力。
现在各个企业基本上都有了自己的招标管理流程,也都很注意检查这些流程的遵守情况,甚至专门成立了内控部门。
值得一提的是,监控不能只停留在表面,不要使这些流程成为违规行为的保护伞。
有这么一则案例:某机加工领域的一位供应商反映我们的一位项目经理吃拿卡要问题,说他人为操作现象严重。
调查时发现,用户反映的领域很长一段时间大部分业务都给了甲供应商,查招标过程记录并未发现违规,都是密封标书,都在纪委监督下打开。
进一步调查发现,他恰恰利用了这个程序保护,采取的办法有两个,一个是他多找厂家参与,开标后他偷偷筛掉一部分,另一个办法是给其他厂家错误的误导,如把精度、要求等过分夸大等,在他的误导下,他希望的`结果就产生了。
这时,监督流程反而成了他的保护伞。
所以,对采购的控制不能仅仅采取表面的、流程的、特别是外行的“监控”,关键还是要把项目经理们培养成德才兼备才行(首先就要把好选人关)。
2.选设备的风险:设备采购要遵循四个原则(1.)母本参照原则:所有的设备一定要有成熟的母本参照,特别要注意进口设备的国产化和新产品、新工艺方面。
(2.)锁定输出原则:不要单纯按供应商提供的专业数据签约,要把使用的最终需求写进去。
采购流程及-采购流程管理采购流程一,下单:1.一般情况下,采购人员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。
【免费发布供求信息,百度收录快,权重高,排名前】2.分析缺料信息是否合理,再将订单下给供应商,订单必须含有以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。
3.采购审核员按照具体情况进行订单审核4.订单FAX给客户以后,采购人员需要与客户核对采购信息,同时要求签字回传。
采购流程二,跟催:采购订单完毕以后,采购人员按照采购订单上要求的供货日期,采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。
采购流程三,入库:一).实物入库:2 、递交报价函。
被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函,工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
3 、询价准备会。
在询价之前召集询价小组召开询价预备会,确定询价组长,宣布询价步骤,强调询价工作纪律,介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
4 、询价。
询价小组所有成员集中开启供应商的报价函,作报价记录同时签名核对,按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准,确定一至二名成交候选人同时排列顺序。
5 、询价报告。
询价小组必须写出完整的询价报告,经所有询价小组成员及监督员签字后,方为有效。
询价采购流程三、确定成交商1 、采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。
当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同,采购人可以依序确定其他候选人为成交人。
采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
2 、成交通知。
成交人确定后,由采购人向成交人发出《成交通知书》,同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
3 、编写采购报告。
询价小组应于询价活动结束后二十日内,就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况,编写采购报告。
采购流程知识1、尽量收集多一点产品信息:我不熟悉这个产品,但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人,从别人那去学到自己本来不知道的东西。
采购作业流程范文
首先,采购作业流程开始于需求的产生。
各个部门的需求通常通过申请采购物资、设备或服务的方式反映出来。
这些需求申请应包括详细的物品描述、数量、质量要求和交付时间等信息。
其次,采购部门或相关人员需要对需求进行评估和审批。
他们会考虑到公司的需求、预算、质量要求、供应商的选择和合作等因素,来确定最终的采购计划。
然后,采购部门会根据采购计划来筛选合适的供应商。
这一步骤通常包括发出询价信函或公告,邀请供应商参与竞争性报价。
供应商会根据需求提供报价,采购部门会对这些报价进行比较和评估。
在比较报价之后,采购部门可以与供应商进行谈判,以获取更好的价格、优惠条件和服务。
谈判结束后,双方会签订合同,并明确定购物品的具体要求、价格、交付方式和期限等细节。
最后,采购部门会对采购作业进行评估和反馈。
他们会通过与供应商和其他相关部门的沟通来了解采购过程中的问题和改进的机会。
这些反馈可以帮助企业改进采购流程,提高效率和质量,降低成本。
总之,采购作业流程是企业采购管理的基本步骤和程序。
有效的采购作业流程可以帮助企业更好地控制成本,提供质量保证,确保供应链的稳定性和持续性。
因此,企业应该根据自身的需求和目标来建立和优化适合自己的采购作业流程。
材料采购流程和注意事项下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成,希望大家下载以后,能够帮助大家解决实际的问题。
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采购市场进行采购的主要流程和注意事项下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成,希望大家下载以后,能够帮助大家解决实际的问题。
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采购流程和注意事项
1. 哎呀呀,采购流程可太重要啦!就像你要出门旅行得先规划好路线一样。
你想想看,要是没搞清楚流程,那不就像无头苍蝇到处乱撞嘛!比如说去买办公用品,你不得先想好需要哪些东西呀,不然怎么买呢!注意事项也不能小瞧,可别粗心大意哦!
2. 嘿,采购可不能随随便便!这就好比建房子得先打好地基。
你不按流程来,能行吗?就像上次我们采购食材,没注意保存条件,结果全坏了,那多心疼啊!所以啊,每个环节都得重视起来呀!
3. 哇塞,采购流程得好好捋一捋呢!就如同要走一条陌生的路得知道方向。
你知道吗,有一次我们采购设备,就是因为没搞清楚规格,后来麻烦死了!这能不注意吗?
4. 哎呀,采购可不是闹着玩的事儿啊!这和治病一样,得对症下药啊!你想想,要是搞错了采购的数量或者质量,那不就像吃错药一样糟糕嘛!例子嘛,就像那次买服装,颜色都搞错了,真让人哭笑不得!
5. 嘿哟,采购流程可不简单呢!就像一场比赛,每个环节都是关键。
记得有一次采购原材料,居然忘记和供应商谈价格了,那可真是傻呀!注意事项绝对得牢记心间呀!
6. 哇,采购流程这么重要,你还敢马虎吗?这简直就是一场没有硝烟的战斗啊!比如说去采购宣传用品,尺寸要是不对,那不就白忙活啦!可得长点心呀!
7. 哎呀呀,采购的门道可多啦!这和学一门手艺似的。
你要是不认真对待采购流程和注意事项,就像学手艺不认真,能学好吗?看看之前采购的那些失败案例,还不吸取教训吗?
我觉得采购流程和注意事项真的是太关键啦!只有认真对待,才能做好采购工作呀!。
采购流程及注意事项《采购流程:轻松搞定每一步》朋友们,采购这件事儿听起来好像挺复杂,其实只要咱们弄清楚流程,那就是小菜一碟!比如说咱开个小超市,要采购一批零食。
第一步,得先明确咱需要啥。
是薯片卖得快得补货啦,还是巧克力得进点新口味?这就叫确定采购需求。
谈妥了,就该下订单啦。
把要的东西、数量、价钱啥的都写清楚,可别马虎。
等货送到了,得仔细检查检查。
看看数量对不对,质量好不好。
要是有问题,赶紧跟供应商联系解决。
你看,采购流程就是这么几步,是不是挺简单?只要咱们用心,就能把采购做得顺顺利利!《采购流程那些事儿》咱今天来聊聊采购流程,这对做生意的朋友可重要啦!就拿我朋友小李开的水果店来说吧。
有一天,他发现店里的苹果快卖光了,这时候他就得开始采购啦。
第一步,他先想想店里顾客喜欢啥样的苹果,是红富士还是国光。
然后算算大概要进多少,这就是明确采购需求。
接着,他到处打听,找到了几家水果批发商。
还亲自去人家仓库看了看,挑了一家水果新鲜、价格公道的,这就是找供应商。
找到供应商后,小李就和人家商量价格。
他可聪明啦,说自己以后会经常进货,能不能便宜点。
批发商给了他一个不错的折扣,这步谈价格可关键啦!谈好价格,小李马上就下了订单,把要的苹果品种、数量写得清清楚楚。
所以说,采购流程走好,生意才能顺风顺水!《采购流程:让您不再迷茫》亲人们,采购是不是有时候让您觉得头疼?别担心,我来给您讲讲采购流程。
比如说您开了一家小餐馆,发现酱油快用完了。
这时候,您不能随便就去买,得先有个计划。
想想这段时间大概能用多少酱油,要什么牌子的,这就是确定需求。
找到供应商后,您得和人家聊聊价格。
您可以说:“老板,我以后经常在您这买,能不能给我便宜点呀?”也许老板一高兴,就给您便宜了不少呢!等酱油送来,您得打开看看,有没有漏的,或者是不是过期的。
要是有问题,赶紧找供应商解决。
您看,采购流程其实不难,只要您一步一步来,就能轻松搞定!《轻松掌握采购流程》朋友们,采购流程其实没那么复杂,听我给您慢慢道来。
采购工作流程操作规范1. 引言本文档旨在规范公司的采购工作流程。
采购工作涉及到企业的成本控制和供应链管理,严格遵守操作规范能够确保采购工作的高效性和合规性。
本文档将详细介绍采购工作的各个环节和操作规范,以供相关人员参考和执行。
2. 采购需求确认2.1 确定采购需求方在开始采购工作前,需明确确定采购需求方。
采购需求方可能是项目经理、部门经理或者其他相关部门的负责人。
采购需求方应明确提供以下信息:•采购物品或服务的明确名称和规格要求。
•采购物品或服务的数量。
•预期的交付时间和地点。
•预算限制和支付方式。
•其他相关要求。
2.2 编写采购需求确认文档采购需求确认文档是进行采购工作的重要依据。
在采购需求确认文档中,需明确提供以下信息:•采购物品或服务的名称和规格要求。
•采购物品或服务的数量。
•预期的交付时间和地点。
•预算限制和支付方式。
采购需求确认文档应由采购需求方填写,并提交给采购部门或相关人员审核。
3. 供应商选择和评估3.1 寻找潜在供应商在开始寻找潜在供应商前,需明确采购物品或服务的需求和要求。
采购部门可以通过以下方式寻找潜在供应商:•通过市场调研和网络搜索。
•参考已有的供应商数据库或联系人。
•参加相关行业的展会或研讨会。
3.2 评估供应商能力和信誉在选择潜在供应商前,需对其进行能力和信誉的评估。
评估供应商时可考虑以下因素:•供应商的生产能力和技术水平。
•供应商的供货能力和交货准时性。
•供应商的质量控制体系和认证情况。
•供应商的经济实力和信誉度。
评估结果应记录在采购评估报告中,以供参考和决策。
4. 采购合同签订4.1 编写采购合同草案采购合同是采购工作的法律依据,需明确约定采购物品或服务的细节和条件。
在编写采购合同草案时,需包含以下内容:•双方当事人的名称和联系方式。
•采购物品或服务的明确描述和规格要求。
•采购物品或服务的数量和交付时间。
•采购物品或服务的价格和支付方式。
•违约责任和争议解决方式。