采购部操作流程图

采购管理制度与工作流程一、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。

二、适用范围：适用于本医院采购管理。

三、内容：1 、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2 、采购基本流程采购需求--- 采购计划--- 寻找供货商 ---- 询价、比价、议价----- 采购洽谈 ---- 合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）---- 交货验收（仓管）--- 质检（不合格退货）--- 入库--- 计划对账--- 财务结算采购流程图如下图所示：1) 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。

需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7）财务结算：货物入库后，财务结算3、申请商品采购流程图1）各部门提出采购需求，2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报院长、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。

4、申请付款流程图根据供应商帐期限1)采购商品入仓后，做应付款计划2)计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；3)采购部审批到期应付款4)院长批准付款5、商品到货验收流程1)仓库根据供应商送货单验收产品2)验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复6、退货流程1)退货部门填写退货申请单，写明原因2)采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3)审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单4)不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过 0.5%四、采购管理制度：1) 建立供应商资料管理(表)册，售后服务管理表。

超市采购一般业务管理总流程采购部与供应商洽谈新商品引进否是否新供应商是《新供应商商品引进流程》《订货管理作业流程》《收货工作流程》商场进行商品销售、管理采购部与卖场共同分析是否有滞销或质量问题采购部分析经营是否有问题否否信息部：新商品试销是否已经到期是《新商品转正流程》《供应商分析淘汰流》需是否新供应商不需《旧供应商新商品引进流程》是采购部处理解决是《退货管理流程》超市新供应商商品引进流程采购员洽谈新供应商及新商品商品是否已有经营无填写《新商品录入资料表》和《供应商录入表》将供应商详细资料列表，上报采购经理审已有经营批。

并注明更换供应商原因：如供货价较低、不是生产厂家等同意将供应商详细情况资料列表申报采购经理/审批采购部录入组录入：1、新供应商资料2、新商品资料3、设定商品状态采购员下新品订单，并通知卖场超市旧供应商新商品引进流程供应商带新商品样品及资料与采购部采购员洽谈不同意采购文员填写《新品录入资料表》采购部主管 /经理签名同意并由采购总监签字确认同意采购部录入组录入新品资料单转交卖场负责经理新商品资料并确认采购员下新品订单，并通知各卖场超市联营及代销供应商引进流程不同意采购部与供应商协商代销或扣点条件采购主管与供应商草签联营或代销合同供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和采购经理审核同意总经理签名是否同意不同意同意采购员与供应商合同签署备案供应商留底（一式三份）采购部留底财务部留底采购文员填写《新品录入资料表》和《供应商资料表》整理费用收取清单超市购销（自采）流程采购部与卖场协商商品订货数量不同意上报总经理并征求意见同意采购经理在《现金使用申请单》上签名财务经理签名确认采购员下订单财务部出纳员与采购员提货并且付款超市新商品转正流程信息部每周一次检查，试销已到期新商品信息部出《需淘汰到期新商品明细表》采购部、卖场考评给出书面意见通知采购部保留及信息中心采购经理审阅签字商品转正采购部将商品基础资料属性改为：不可订、不可进退货流程财务部结清余款及费用类别、品名、规格、进价、售价、毛利率、单品平均日销、类别平均日销、名次、进货总量、销售总量、现库存第一次第二次淘汰通知信息部淘汰及退货期限信息部检查到期是否已退货已退货未退货通知。

采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。

PMC部是采购过程的归口管理部门。

1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。

2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。

2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。

2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。

2.4 按要求保存有关的记录和资料。

3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。

3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。

3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。

还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。

一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。

采购流程图一、需求提交四、采购跟踪五、入库保管采购工作流程一、需求提交阶段第一步：需求部门领取并填写请购单第二步：需求部门负责人审批二、申请认可阶段第一步：采购部经办人认可第二步：上报采购部审批第三步：上报董事长审批需求部门上交请购单经采购部经办人审批确认，通过电子邮件（除特殊情况可手机短信或电话）报营销采购部审批；最后要经董事长审批同意后，进入询价阶段；三、询价搜索阶段第一步：找供应商、询价第二步：有权人审批第三步：签订合同采购部经办收到请购单后，寻找不少于3家供应商询价，对比供应商报价并制作对比表。

报有权人审批后，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；四、采购跟踪阶段第一步：财务部核算第二步：采购、跟踪第三步：进货1、财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算2、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。

3、采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知；五、入库保管阶段第一步：验收第二步：入库第三步：保管1、验收要有相应负责人签名；2、凭入库单与发票到财务部报账。

入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部；3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致；附件一：请购单请购部门： 2012年 09月05日经办人：审批人：制表人：附件二：采购单附件三：询价单供应商名称：联系人：供应商电话：供应商传真: 供应商地址______________________付款方式：月结____天其它交货方式：送货上门其它交货日期______________________询价人：_______________年月日（需盖章签名确认）附件三：询价结果对比单需求单位: 产品名称：规格：联系电话：传真：地址：供应商名称联系人电话传真地址所出单价备注询价人：时间：。

采购部工作流程图
采购部工作流程图
采购基本流程：
采购需求→ 采购计划→ 寻找供货商→ 询价、比价、议价→ 采购洽谈→ 合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→ 交货验收（仓管）→ 质检（不合格退货）→ 入库→ 计划对账→ 财务结算
申请商品采购流程图：
提出需求→ 采购部审批（有合同）→ 采购订购→ 采购部审批（无合同）→ 总经理审批→ 销售部
申请付款流程图：
根据供应商账期限→ 采购→ 财务对账→ 采购总监审批→ 总经理审批
商品到货验收流程：
门店打入库单→ 门店凭入库单确认型号、数量、包装等→ 成本会计审核入库单→ 合格进仓，不合格退回供应商
采购管理制度：
1.建立供应商资料管理。

2.建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3.每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

4.签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5.所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6.验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

7.采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。

文件制修订记录1.0目的：对采购作业过程进行控制，确保采购作业能做到适时、适量、适质以配合生产所需，降低库存，提高产品竞争能力。

2.0范围：2.1.本公司对外采购与产品生产有关的直接、非直接原材（物）料、零组件及包装材料等。

2.2.相关原材（物）料、零组件供方的确定。

3.0定义：3.1.采购方针3.1.1.选择优秀厂商，确保料源，积极开发新厂商。

3.1.2.确保物品质量，做好检验工作。

3.1.3.适时控制采购作业，做到适时、适量。

3.1.4.提高采购作业效率和人员的作业品质。

3.1.5.防止作业异常发生，针对异常与问题点能迅速妥善处理。

3.2.供方：提供本厂所需之直接原材（物）料、零组件、包装材料的供应厂家。

3.3.资料：包括图面、检验规范。

3.4.直接生产用材料：是指生产用、组成最终产品的材料、外构件、辅助材料。

3.5.非直接生产用材料：是指对最终产品生产有间接影响的材料、辅助材料、设备、工装及非生产用办公用品、劳保用品等。

4.0流程：4.1新开发件采购流程图：见附件。

4.2量产品采购流程：见附件。

5.0作业内容：5.1.供方选择：5.1.1.技术中心根据产品生产需要提出采购项目。

和依《供方控制办法》（WI-7.4-001）执行。

5.1.2.产品工程师根据采购项目提供图纸、材料标准、产品试验标准等技术要求。

5.1.3.财务依据材料成本、制造成本、管理成本等提出内部价格。

5.1.4.采购根据采购项目技术、生产要求，收集整理推荐潜在供方。

5.1.5.由采购、技术中心负责对潜在供方的质量体系，技术生产能力进行评审。

5.1.6.经评审，把符合要求的对象正式列入潜在合格供方名单。

5.2报价5.2.1.采购向已获得本公司评估为合格潜在供方发出报价单。

5.2.2.如果顾客已提供一份核准的潜在供方名单时，应从这份名单中所列的供方选择报价、采购各项相关的物料。

如需变更，则需经客户核准后才可变更。

5.2.3.凡采购品涉及特殊特性、危险性及有毒性的物料，须取得符合当地政府安全环保法规证明文件。

新供应商
协议条件申报及签订流程
注: 正式文本一式二份留存, 一份供应商, 一份行政部立案。

商品订货流程
注: 确认旳审批订单（现采和现款）一式四份, 一份交财务审核留存, 一份交现金会计留存（原稿）, 一份交采购总监留存, 一份由采购留存。

确认旳审批订单（其他类）一式两份, 一份交采购总监留存, 一
份由采购留存。

付款流程
注: 确认旳审批订单（现采和现款）一式四份, 一份交财务审核留存, 一份交现金会计留存（原稿）, 一份交采购总监留存, 一份由采购经理留存。

确认旳审批订单（其他类）一式两份, 一份交采购总监留存, 一份由采购经理留存。

到货后出现问题旳处理流程
商品定价、变价流程
对门店调拨单制作流程
商品批发变价流程
与供应商退换货流程
采购部每周业务工作会议
每周新品与店长交流流程
每月促销商品档期计划流程
对应收款和应付款旳管理流程
对临期商品旳管理流程
对商品库存管理流程
每周市调流程
新品开发和滞销商品旳工作流程
每周巡店流程。

政府采购工作流程图
政府采购工作流程图说明
一、各部系每年上报采购计划要求详细, 减少无计划的临时采购。

二、急需的随机采购任务, 需经部系领导同意, 报学院首长批准, 资金落实到位后, 再向学院政府采购中心填报计划表。

三、各使用单位向学院政府采购中心申报采购计划时一定要详细填报技术标准和要求, 品牌和供应商不能由使用单位指定。

如果采用招标进行采购, 标书的技术部分由使用单位提供, 商务部分由学院政府采购中心提供, 技术指标不明确导致的采购失误由使用单位自行负责。

四、各使用单位呈报的采购申请预算金额只能作为参考, 在实际操作过程中可能有上下浮动, 如果因使用单位申报的预算金额过低而造成流标或无法完成采购, 后果由使用单位自负。

五、学院政府采购中心确定采购方式后, 在采购过程中, 使用单位应派专人协助学院政府采购中心进行调研和完成采购。

六、对大宗或针对某一使用单位长期供应的物资, 招标合同的起草, 由学院政府采购中心组织有关单位专家共同起草, 合同由供应商直接和使用单位签署。

七、使用单位负责对货物进行验收, 验收工作要认真负责, 学院政府采购中心负责监督。

八、供应商按合同凭学院政府采购中心采购验收结算单及发票到财务结算中心结算。