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红头文件使用的管理规定红头文件是指用来凝练政策、决策、通知、指示等重要政府文件的一种格式。
为了规范和管理红头文件的使用，各级政府机关和事业单位都制定了相应的管理规定。
下面是一份关于红头文件使用的管理规定，以便更好的管理和运用红头文件：一、适用范围红头文件适用于政府机关、事业单位和其他组织制定的具有普遍性和长期性的重要文件，包括政策文件、决策文件、通知文件、指示文件等。
二、红头文件的编制和审核1.红头文件的编制应当确保准确、明确和简洁，避免使用复杂的词汇和过长的句子。
2.红头文件应当经过层级审核，确保内容符合法律法规要求，并经过上级领导审批后才能发布。
3.在编制红头文件时，应注意字体、字号和排版的规范性，确保文件的整体美观和专业性。
三、红头文件的内容1.红头文件应当明确阐述政策、决策、通知或指示的目的、背景和依据。
2.红头文件应当详细说明政策、决策、通知或指示的具体内容和实施方法。
3.红头文件应当明确相关部门的责任和义务，以及实施的时限和进度。
4.红头文件应当明确相关政策的政策效果和实施效果的评估方法。
四、红头文件的发布和传达1.红头文件应当通过正式的渠道发布，确保获得广泛的传达和深入理解。
2.红头文件应当向相关部门和人员进行传达，并指定专人负责文件的传达和落实。
3.红头文件应当在政府网站和其他媒体上进行公开，方便社会公众了解政府的政策和决策。
五、红头文件的归档和保管1.红头文件应当严格按照机构编制的文件归档和保管规定进行处理。
2.红头文件应当按照机构编制的文件保管期限进行归档，确保文件的完整性和可追溯性。
3.红头文件应当定期进行检查和整理，以及根据需要进行更新和废止。
六、红头文件的使用限制1.红头文件应当根据实际需要进行使用，不得滥用、乱用或随意更改。
2.红头文件不得用于个人目的或非法目的，严禁私自篡改或伪造红头文件。
3.红头文件应当按照规定的权限和程序进行使用和转发，不得超越权限进行决策或约束其他机构。
公司规章制度红头文件模板公司名称：XXX公司文件编号：XXX-GZRZ-01生效日期：XXXX年XX月XX日一、文件目的：本文件旨在规范公司内部员工的行为准则与工作纪律，维护公司正常运营秩序，促进员工的职业素养和团队合作精神。
二、适用范围：本文件适用于公司全体员工，包括但不限于正式员工、临时员工、实习生等。
三、行为准则：1. 诚信守信：员工应以诚实守信为基本原则，遵守公司内部与外部的法律法规，并按照公司规定履行职责。
2. 保守机密：员工应保护公司和客户的商业机密，严守保密协议，不得泄露涉及公司核心业务的信息。
3. 禁止酗酒与吸烟：公司严禁员工在工作场所内饮酒和吸烟，保持良好的工作环境。
4. 文明礼貌：员工应保持良好的工作态度，尊重他人，遵守礼仪规范，不得使用粗俗语言或进行暴力行为。
5. 禁止骚扰与歧视：公司禁止任何形式的骚扰、歧视行为，包括但不限于性别、种族、年龄、宗教等方面。
四、工作纪律：1. 出勤与迟到：员工应按时出勤，不得擅自缺勤，若因特殊情况无法准时到达，应提前向上级汇报。
2. 工作时间与加班：员工应按规定的工作时间完成工作任务，如遇工作需要，可能需要加班，在保证身体健康的前提下，应积极配合。
3. 请假与出差：如有请假或出差需求，员工应提前向上级提交请假申请，并按照公司规定的流程进行办理。
4. 设备使用：员工应妥善使用公司的办公设备、工具和资料，不得私自擅用或私自拷贝公司资料。
五、违纪与处罚：1. 违纪行为：违反本文件规定的员工行为将被视为违纪行为，包括但不限于违反工作纪律、违反行为准则等。
2. 处罚措施：一经查证，对违纪行为员工将给予相应的处罚，包括口头警告、书面警告、扣减奖金、取消晋升等，并可根据情况进行纪律处分和法律追究。
六、文件修订：1. 本文件由公司人力资源部负责修订与管理，修订后的文件将在公司内部通知全体员工。
2. 如对本文件有任何疑问或建议，员工可向人力资源部提出，并将予以认真考虑和及时回复。
第一章总则第一条为加强公司红头文件的管理，确保文件质量，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有红头文件的起草、审核、签发、传递、归档等环节。
第三条公司红头文件质量管理工作应遵循以下原则：（一）依法合规原则：红头文件的内容必须符合国家法律法规、政策规定和公司规章制度。
（二）严谨细致原则：红头文件的语言表达、格式规范、内容准确无误。
（三）高效快捷原则：红头文件的办理应高效、快捷，确保公司工作顺利开展。
第二章文件起草第四条红头文件的起草应遵循以下程序：（一）由各部门根据工作需要提出起草红头文件的申请，经部门负责人同意后报公司办公室。
（二）公司办公室对申请进行初步审核，确定文件起草人。
（三）文件起草人应充分了解文件内容，确保文件质量。
第五条文件起草人应遵守以下要求：（一）文件内容应清晰、简洁、准确，避免使用模糊不清、易引起歧义的表述。
（二）文件格式应符合国家及公司相关规定，包括标题、正文、落款等。
（三）文件涉及的数据、指标等应真实可靠，有依据可查。
第三章文件审核第六条文件起草完成后，由公司办公室组织审核。
（一）审核部门负责人对文件内容进行审核，确保文件符合国家法律法规、政策规定和公司规章制度。
（二）审核部门负责人对文件格式、语言表达等进行审核，确保文件质量。
（三）审核过程中，如有疑问，应及时与起草人沟通，确保文件准确无误。
第七条文件审核通过后，由公司办公室汇总审核意见，形成审核报告。
第四章文件签发第八条文件审核通过后，由公司办公室报公司领导签发。
（一）公司领导对文件进行签发，签署意见。
（二）公司办公室将签发后的文件归档。
第五章文件传递第九条文件签发后，由公司办公室负责文件传递。
（一）根据文件性质和内容，选择合适的传递方式，确保文件及时送达。
（二）传递过程中，应确保文件安全，防止遗失、损坏。
第六章文件归档第十条文件传递完毕后，由公司办公室负责文件归档。
管理制度如何发布红头一、发布原则1. 法律合规原则：管理制度及其相关红头文件的发布，必须遵守国家法律法规的规定，不得违反法律法规或干涉国家行政机关、司法机关的行使职权。
2. 透明公开原则：发布管理制度和红头文件应当做到公开透明，员工可以清楚地了解组织的管理规定和制度要求，避免信息不对称。
3. 稳定性原则：管理制度和红头文件的发布应当保持稳定，不得频繁变更，以确保员工了解并遵守规定。
4. 可操作性原则：管理制度和红头文件应当具有可行性和操作性，便于员工理解和执行，避免出现模糊不清的情况。
二、内容要求1. 标题：红头文件应当明确标题，突出重点，简洁明了。
2. 主体部分：包括发布机构、发布对象、发布时间、背景、目的、内容要点等，内容要求清晰明了，不得存在歧义。
3. 附件部分：如有必要，可在红头文件中附上相关资料、表格等，以方便员工了解和执行。
4. 签署：管理制度和红头文件应当由相关负责人签署，确保权威性和有效性。
三、发布程序1. 制订：组织相关部门或工作组拟订管理制度及红头文件内容，并经过内部审批。
2. 审核：经过审核部门或领导审查，确保内容合规、准确、完整。
3. 发布：红头文件应当经过相应的形式发布，比如公示、内部通知、电子邮件等，确保全员知晓。
4. 实施：相关部门负责组织红头文件的实施和执行，确保员工按照规定执行。
5. 监督：管理制度和红头文件发布后，应当进行监督检查，发现问题及时纠正。
综上所述，管理制度及其相关红头文件的发布是组织管理工作中的一项重要环节，必须严格按照法律法规和相关规定执行，确保管理制度的权威性和有效性。
只有做好管理制度的发布工作，才能更好地推动组织的健康发展和持续改善。
红头文件文号：[公司名称]发〔〔年份〕〕〔号〕一、总则为了加强公司内部管理，提高工作效率，保障公司各项工作的正常进行，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
二、管理制度范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于办公室、生产部门、销售部门、财务部门、人力资源部门等。
三、工作纪律1. 上下班制度（1）员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。
（2）工作时间不得擅离岗位，如需离岗，应办理请假手续。
（3）工作时间不得进行与工作无关的活动。
2. 着装规范（1）员工应按照公司规定的着装要求着装，保持仪容整洁。
（2）工作期间，不得穿着拖鞋、背心等不符合工作要求的服装。
3. 通讯纪律（1）工作时间，员工应保持手机静音，不得在工作时间拨打或接听私人电话。
（2）不得在工作时间内使用公司通讯工具进行与工作无关的通讯。
四、会议制度1. 定期召开公司会议，传达上级指示，部署工作任务。
2. 各部门应定期召开部门会议，总结工作，研究解决工作中遇到的问题。
3. 会议应做好记录，并及时上报。
五、请假制度1. 员工因事、因病需请假，应提前向部门负责人提出申请，经批准后方可离岗。
2. 请假期间，员工应主动与部门负责人保持联系，了解工作动态。
3. 请假手续办理完毕后，员工应及时返回工作岗位。
六、保密制度1. 公司内部资料属于公司保密范畴，员工应严格遵守保密规定。
2. 未经公司授权，不得对外泄露公司商业秘密。
3. 对违反保密规定的行为，公司将依法进行处理。
七、奖惩制度1. 公司对表现突出的员工给予奖励，对违反公司制度的员工给予处罚。
2. 奖励和处罚的具体办法由公司另行制定。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司人力资源部负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司董事会决定。
特此通知。
[公司名称][年月日]。
公司红头文件管理制度一、前言红头文件作为公司内部文档的一种形式，扮演着重要的角色。
它不仅代表公司的形象和权威，同时也记录了公司的重要决策和管理规定。
为了规范公司红头文件的管理，提高文件管理效率，特制定本《公司红头文件管理制度》。
二、适用范围本制度适用于公司的所有部门和员工，包括但不限于行政、财务、人力资源等部门。
三、定义1. 红头文件：指公司内部使用的正式文档，以公司的名称、图标和格式为特征，并用于传达公司决策、指示或规定的文件。
2. 红头文件管理员：指被公司授权负责管理红头文件的专门人员。
四、红头文件的管理流程1. 红头文件的起草（1）红头文件的起草应由相关部门负责人或被授权人员进行，确保文件内容准确、清晰。
起草人应与各相关部门沟通，了解业务需求和管理规定。
（2）起草人应使用公司规定的文档格式和模板，并严格按照公司品牌形象标准进行编辑和排版。
2. 红头文件的审核（1）起草完成后，应将红头文件提交给相关部门的管理人员或审批人员进行审核。
（2）审批人员应仔细审查文件内容、格式和排版，确保文件符合法律法规和公司的政策要求。
如有需要，审批人员可以对文件进行修改或提出修改建议。
3. 红头文件的发布（1）经过审核后的红头文件应由红头文件管理员进行编号和归档，并保存在公司内部文档管理系统中。
（2）红头文件的发布可以通过公司内部网站、电子邮件或公司内部通知的形式进行。
发布人应确保文件送达到相关部门和员工，并确认阅读回执。
4. 红头文件的变更和废止（1）若有需要对红头文件进行变更或废止，相关部门负责人应提交变更或废止申请，并经红头文件管理员审批后执行。
（2）变更或废止的红头文件必须明确通知相关部门和员工，并在公司内部文档管理系统中进行相应操作。
五、红头文件的保密和权限管理1. 红头文件的保密（1）红头文件属于公司的重要资产，未经授权不得向外部人员泄露。
起草人、审核人员和发布人员应对红头文件内容保密，并采取必要的措施防止信息泄露。
红头文件文件编号：XX公司制〔2023〕1号颁布单位：XX公司颁布日期：2023年4月1日执行日期：2023年4月15日一、总则为了加强公司内部管理，规范员工行为，提高工作效率，确保公司各项业务健康、有序、高效地开展，特制定本管理制度。
二、组织架构1. 公司设立董事会、监事会、总经理、各部门及岗位。
2. 各部门负责人对总经理负责，各部门内部实行岗位责任制。
3. 各岗位应严格按照岗位说明书要求履行职责。
三、员工管理1. 招聘与录用：公司按照岗位需求，通过招聘渠道选拔合适人才。
录用员工需经过面试、体检等程序，签订劳动合同。
2. 培训与发展：公司定期组织员工培训，提高员工专业技能和综合素质。
员工有权利也有义务参加公司组织的培训。
3. 绩效考核：公司实行绩效考核制度，根据员工岗位职责和工作表现，定期进行绩效考核，作为薪酬调整、晋升、奖惩的依据。
4. 奖惩制度：公司对表现优秀的员工给予奖励，对违反公司规定的员工给予相应处罚。
四、财务管理1. 公司财务活动必须遵守国家有关法律法规，严格执行财务制度。
2. 公司财务部门负责公司财务核算、资金管理、成本控制等工作。
3. 各部门应严格按照预算执行，不得超预算支出。
五、生产与质量管理1. 公司严格执行产品质量标准，确保产品质量。
2. 生产部门负责生产计划、物料采购、生产过程管理等工作。
3. 质量管理部门负责产品质量检验、不合格品处理等工作。
六、安全管理1. 公司高度重视安全工作，严格执行国家安全生产法律法规。
2. 各部门应建立健全安全管理制度，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。
3. 员工应遵守安全操作规程，提高安全意识。
七、保密管理1. 公司对涉及商业秘密的信息进行严格保密。
2. 员工应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密。
八、附则1. 本制度由公司行政部门负责解释。
2. 本制度自颁布之日起执行。
特此颁布。
XX公司（公司印章）2023年4月1日。
红头文件管理制度体系一、总则为规范和加强红头文件的管理，提高行政效率，保障国家行政决策的科学性和合法性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于各级行政机关及其直属单位、事业单位和企业单位，管理红头文件的起草、审批、颁发、保存和运用等活动。
三、红头文件的范围红头文件是指政府机关或者其工作部门用以发布或者传达重要决定、命令、批复、通知、通告等的书面文件，包括纪要、函电等。
四、红头文件管理的原则1. 依法依规。
红头文件的制定和管理应当依据国家法律法规、政策和制度规定进行。
2. 科学决策。
红头文件的内容必须符合事实，具有科学性和合理性。
3. 严格程序。
红头文件的起草、审批、颁发等程序要求严格执行，确保合法、程序规范。
4. 着重实效。
红头文件的内容要能够有效解决当前问题，具有实际指导意义。
5. 透明公开。
红头文件的颁发和使用应当透明，遵循公开、公平、公正的原则。
五、红头文件的分类根据内容和性质，红头文件可分为政策性文件、决策性文件和其他文件等。
1. 政策性文件：包括国务院规章、行政法规、部门规章等，针对具体行政管理领域的规定。
2. 决策性文件：包括各级政府行政机关的重要决定、批复、通知、领导讲话等。
3. 其他文件：包括通知、通告、函电等日常性文件。
六、红头文件的起草1. 起草单位应当严格按照法定权限和程序起草红头文件，制定起草方案、草案，明确主管领导批示意见。
2. 起草文件应当遵循言简意赅、规范用语、无错别字的原则，清晰明了，具有统一的格式。
3. 起草文件应当经过科学论证、合法审核，确保内容真实、合理、有效。
4. 起草文件应当充分调研，充分听取意见，确保代表广泛民意。
七、红头文件的审批1. 红头文件的审批应当严格按照规定的权限和程序进行，确保程序合法、权限清晰。
2. 审批文件时，应当根据文件的性质、重要性和复杂性确定审批程序和相应的审核机构。
3. 审批文件的相关单位应当在规定的时间内完成审批程序，对文件的内容进行认真审查，提出合理建议。
第一章总则第一条为加强公司红头文件的管理，确保红头文件的质量、安全和使用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有红头文件的起草、审核、签发、收发、归档、保管和销毁等环节。
第三条公司红头文件是指公司以公司名义发布的具有规范性、指导性、命令性和权威性的正式文件。
第二章文件分类与编号第四条红头文件分为以下类别：（一）公司章程、规章制度；（二）会议纪要、决议；（三）工作计划、报告；（四）通知、通报；（五）命令、决定；（六）其他具有公司行政命令性质的文件。
第五条红头文件应按照类别和发布顺序编号，编号格式为“年份+类别代码+序号”。
第三章文件起草与审核第六条红头文件由各部门根据工作需要起草，起草人应熟悉业务，确保文件内容准确、规范。
第七条起草的红头文件需经起草部门负责人审核，审核内容包括文件内容、格式、编号等。
第八条审核通过的红头文件报公司办公室进行正式审核，审核内容包括政策法规的符合性、行文规范等。
第四章文件签发与印发第九条经审核通过的红头文件由公司法定代表人或授权的负责人签发。
第十条签发后的红头文件由公司办公室负责印发，印发前应进行排版、校对。
第十一条红头文件的印发范围和方式由公司办公室根据文件性质和内容确定。
第五章文件收发与管理第十二条公司办公室负责红头文件的收发工作，确保文件及时、准确地送达相关部门。
第十三条收到的红头文件需登记在册，并由接收部门负责人签字确认。
第十四条红头文件应按照类别和编号进行分类存放，便于查阅和管理。
第六章文件归档与保管第十五条红头文件执行完毕后，由公司办公室负责归档。
第十六条归档的红头文件应按照档案管理要求进行分类、编目、上架。
第十七条红头文件的保管期限按照国家档案管理有关规定执行。
第七章文件销毁第十八条红头文件达到保管期限或因其他原因需要销毁的，由公司办公室提出销毁意见，经公司领导批准后销毁。
第十九条销毁红头文件应进行登记，并由监销人监督销毁过程。
第八章附则第二十条本制度由公司办公室负责解释。
公司内部红头文件什么是红头文件红头文件通常指的是公司内部文件，通常使用红色的封面或标题栏，表明该文件的紧要性与机密等级。
红头文件通常包括公司内部规章制度、内部管理制度、重点决策、公司通知、紧要报告等文件。
它是公司内部沟通与管理的紧要工具，对公司的效率、公正、透亮等方面起到了紧要的作用。
红头文件的作用促进信息沟通与管理红头文件作为公司内部最紧要的文档，它起到了信息沟通与管理的紧要作用。
它可以传达公司订立的各种规章制度、流程规范、工作要求、业绩分析、紧要决策等内容，让全部员工能够清楚地了解公司的工作目标与要求，从而更好地搭配公司的目标实现。
维护公司纪律与规范红头文件通常包含公司的纪律、规范、权责分明等要素，它在确定程度上能够维护公司内部的纪律第1级伸缩带，规范员工的工作行为，从而使公司内部的管理更加规范、公正、公正。
加强公司形象，提升公司信誉红头文件是公司内部的一种文化，也是公司形象的一种载体。
通过编写高质量、紧要性质的红头文件，不仅提高了公司的形象与声誉，还将对公司品牌的建设、市场形象和用户心理产生积极的影响，从而提高了公司竞争力。
保护公司机密与利益红头文件通常对公司的机密性和保密性都有严格的要求。
通过订立“公司机密”“公司保密申请表”等文件，构筑起一道坚固的屏障，保护公司利益安全和商业隐秘。
这也是红头文件的紧要作用之一、如何编写公司内部红头文件标题红头文件的标题应当简明、明确、精准，一般接受粗体、大字体的形式呈现。
标题中应当包含文档的主旨，以便读者可以清楚地了解文档的内容。
正文红头文件的正文应当规范、平实、公正。
应当避开用过多的修辞手法，同时避开使用口语化太强的表述方式。
同时，为了便于后续的管理、修改，建议使用正文数字编号，以便于读者阅读和理解。
篇幅对于公司内部的红头文件，篇幅不能太长，必需精炼、到位。
应当尽量精简文本，同时确保内容齐全、精准、简明。
版式红头文件在版式上应当统一规范，避开使用过于花俏的图案或激烈的颜色，以便于读者阅读和理解。
居尚·中国软装配饰机构文件居尚·中国［2012］第001号签发人：关于文件管理制度（试行）布告第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件，实行统一管理。
文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
2.文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。
第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。
2.反映情况要客观，实事求是。
3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第九条收文由行政人事部统一负责。
行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由行政人事部收回归档。
第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2.公司总经办文，用总经办字(××年)××号；3.财务部发文，用财字(××年)××号；4.工程部发文，用工字(××年)××号；5.技术部发文，用技字(××年)××号；6.营运部发文，用营字(××年)××号；7.人事行政部发文，用人行字(××年)××号；第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
第二节文件起草收发规定第十三条公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。
第十四条文件签发后，送行政人事部（签发的原件和电子版本件）统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。
第十五条文件和原稿，由行政人事部分类归档，保存备查。
第十六条属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。
保密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第十七条文件统一由行政人事部负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
保密文件由专人按核定的范围报送。
第十八条外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。
由行政人事总监提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
第十九条传阅文件由行政人事部专人负责收回，对领导指示的文件，行政人事部及时组织传达和落实。
第三节收文的管理第二十条文件的签收1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司行政人事部登记签收。
在签收和拆封时，行政人事部人员均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，并登记差错文件的文号。
第二十一条文件的编号保管1.行政人事部对上级来文拆封后应及时附上《文件处理传阅单》，并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人事部办理正常手续。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
第二十二条文件的阅批与分转1.凡正式文件均需由行政人事总监根据文件内容和性质阅签后，由行政人事部分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，由行政人事部直接分转处理。
如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，行政人事部应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第二十三条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，应尽量当天阅完，阅批文件一般不得超过一天，阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”，发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
4.行政人事部有权督促发文部门催办文件要求和领导指示办理的相关事宜，在经发文部门催办无效的情况下，行政人事部有权直接催促承办部门完成相关文件要求、规定、指示、通知等第四节发文的管理第二十四条发文的规定1.全公司上报下发正式文件的权力集中在行政人事部，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向行政人事部提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。
3.对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围文件，须由总经理批准签发。
第二十五条发文的范围1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.公司下发文件主要用于：（1）公布公司规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项。
3.公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定；（2）同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、经营管理等事宜。
4.在公司日常技术、经营管理工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司领导批准后，由主管业务部门书面（工作联系函）或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5.凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查，同时交由行政人事部做项目资料备档）不用公司名义发文。
第五节文件种类与分类及特性第二十六条文件种类及作用：1.请示：请上级部门指示和批准，用“请示”。
2.报告：向上级部门汇报工作，反映情况，用“报告”。
3.指示：对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4.布告、公告、通告：对全公司公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5.批复：答复请示事项，用“批复”。
6.通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件，用“通知”。
7.通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8.决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9.函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”第二十七条文件的分类：1、文件分类及特性：（1）文件按传递对象分类，可分为：部门内部文件、公司内部文件及公司对外往来文件；（2）文件按性质分类，可分为：协调性文件、指令性文件、回复性文件及通知性文件；（3）文件按阅读权限分类，可分为：全体员工阅读文件、部门内部员工阅读文件、经理级阅读文件及总监、副总经理、总经理级阅读文件；（4）文件按回复时效分类，可分为：紧急、急件及普通件；2、文件回复时效：对于紧急文件，收件人应于12小时内给予回复，未见回复每次处罚100元；急件，收件人应于24小时内给予回复，未见回复每次处罚50元；普通件，收件人应于48小时内给予回复，未见回复每次处罚30元；且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间；3、文件传递机制：指令性文件，全体收件人应签字确认，并认真学习，贯彻落实，所有下发的文件，部门要以最快的时间（12小时内）组织进行有效学习（特殊情况除外），并且要求参与人在下发学习文件上签字确认已经学习；如经行政人事部检查没有组织学习的部门负责人每次处罚100元；4、文件存档办法：所有文件原件应统一交由行政人事部保管，对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅；5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供应商名单、财务报表、材料采购价格、预算报价等相关文件，全部列为公司保密文件，可盖加密章，严格设定阅读权限，落实公司保密文件的相应存档制度。
第六节文件的借阅和清退第二十八条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件，需填写文件查阅申请单，并经部门负责人签字确认，经行政人事总监同意后方可借阅。
第二十九条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第三十条行政人事部部对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。
