秘书的社会常识

秘书常识：秘书工作的原则原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件．是外界（对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等）希望行为主体做到的。

秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。

1、准确原则准确原则，是对秘书工作的质量要求。

秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。

衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。

遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。

坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策；要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料；要准确地判断和贯彻领导意图；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项；要准确地进行文字表达和口头表达。

2、及时原则及时原则，是对秘书工作的效率要求。

坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。

3、严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。

秘书工作属于事务性工作。

由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。

坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏；要周详地运作，尽量做到万无一失；要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。

4、同步原则同步原则，是对秘书工作的态势要求。

秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。

保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。

秘书的基础知识和能力秘书必备的基础知识和能力随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统,适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。

下面是店铺为大家整理的秘书必备的基础知识和能力，欢迎参考~秘书职业的现状(一)社会对秘书人员的需求状况。

当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：1. 服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。

指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。

2. 事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。

做好各种会议的记录及会务工作。

3. 文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。

撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。

负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4. 管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。

办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的.具体事宜并进行管理。

目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。

打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

(二)秘书人员自身素质状况分析。

1. 业务水平欠缺，专业技能薄弱。

这是目前秘书表现最弱的一点。

伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作, 比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。

虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。

1 秘书沟通常识：沟通中应注意的问题一、选择合适的方式 1、直接沟通 在一般情况下，秘书应选择直接的方式与对方沟通，只有在不得已的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。

一般来说，如果双方关系密切，有一定的交情，交流的内容又不希望被另外的人所知道的话，那就采用直接沟通的方式进行交流。

如果你与对方关系不太密切，你又认为对方不太好打交道的话，那就请朋友帮忙，用间接的方式迂回沟通。

秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。

比如总经理直接让你调查某件人事纠纷，虽然你上面还有办公室主任，但由于事属机密，所以，你调查的结果还是应该直接向总经理汇报，不适合由主任转给总经理。

你越级向总经理报告，一般来说，即使主任知道了，他也不会介意。

但是，你也不能大肆张扬，否则就有可能让主任感到没面子。

但是，如果只是一般性的工作，你就不应越级汇报，这样可以避免不必要的误会。

如果一般性的工作也越级汇报，那就会被人当作打小报告，不仅办公室主任会疏远你，其他的同事也会讨厌你这种小人行径。

2 如果出现紧急情况需要立即请示，那你首先要向自己的直属上司请示，如果找不着，你才能越级请示。

不过，事情处理完毕之后，你要立即将事情的来龙去脉完整地向直接上司汇报，以免造成误会。

2、迂回沟通 迂回沟通就是透过第三方把你想说的话转告对方。

比如，秘书因误会而遭到总经理的批评，如果不及时说明情况，自己背黑锅在其次，最后还会影响工作。

怎么办？如果直接找总经理说明真相，总经理怒气未尽，现在去找他只能再挨批评。

于是，秘书向自己的顶头上司办公室主任说明情况，请主任代自己向总经理说明自己的苦衷。

主任了解了事情的经过之后，可能会马上找个机会向总经理说明了情况，这样，笼罩在秘书头上的乌云马上散开了。

这就是迂回沟通的效果。

二、学会“铺垫” 秘书在沟通过程中，特别是在你在不赞成对方观点的时候，你一定要注意先肯定对方，比如“您说的这些我非常理解，不过，我们是不是也可以这么来看问题……”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫；铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会陷入紧张关系，你既说明了自己的观点，对方也不会认为你反驳了他。

办公室行政文秘必备知识（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。

秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。

以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。

一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。

2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。

3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。

4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。

5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。

6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。

二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。

2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。

3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。

4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。

三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。

2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。

3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。

4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。

5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。

四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。

2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。

3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。

秘书⼯作的综合性，要求秘书⼈员横向具有较宽⼴的知识⾯；秘书⼯作⼜有⾃⼰的专业特点，这⼜要求秘书⼈员纵向具有较深厚的专业知识。

秘书应有四⽅⾯知识的纵横结合。

1、基础知识
秘书应具有的基础知识分为两个⽅⾯：⼀⽅⾯是社会科学基础知识，即相当于⾼中⽔平的语⽂、政治、历史、地理、外语知识；另⼀⽅⾯是⾃然科学知识，即物理、化学、数学、⽣物等知识。

⾼中⽂化程度，是国家对政府机关⼲部的最低要求，也是秘书⼈员应有知识的基本层次。

2、专业知识
专业知识是指所有秘书⼈员都应具有的秘书业务知识，包括：公⽂和应⽤⽂写作知识，⽂书制作和⽂书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访⼯作知识，信息科学知识，⾏为科学知识和公共关系知识等等。

3、⾏业知识
⾏业知识是秘书⼈员所在⾏业、系统的专业知识，如在政府机关⼯作的必须具有⾏政管理知识，在⼯商企业⼯作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。

其他处在教育、军事、外事、科学、⽂艺、体育、医疗等⾏业系统的秘书⼈员，也应分别具有各⾃的⾏业基础知识。

4、相关知识
这⼀部分是秘书⼈员为适应时代需要，做好⼯作，应加以进修提⾼的知识，是秘书⼈员知识结构中的较⾼层次，有经济学、法学、社会学、⼼理学、传播学、领导科学、统计学等。

学习这些知识，可以使秘书⼈员从更⼴阔的领域去从事秘书⼯作。

有些知识可以使秘书⼈员从更深的⾓度去认识秘书⼯作和秘书活动。

还有些知识可以帮助秘书⼈员从更好更先进的⾓度去考虑和从事秘书⼯作。

据日本维基百科介绍，所谓秘书，是指服务于公司董事、学者、艺术家、议员等社会角色，为他们的工作开展发挥辅助性作用的职务和职业，以及担任这种职务或者从事这种职业的人。

他们的工作范围相当广泛，但也有共同之处，那就是他们都要负责照料上司身边的琐事、处理邮件和电话、接待来访客人、日程安排、文字材料的起草等工作。

秘书工作范围非常之广，从抄写复印等简单的事务性工作，到代表众议院议员拟定政策、募集资金等业务性工作，都属于秘书的工作范围。

根据秘书的工作与其服务对象的业务工作的关系紧密程度，我们可以把秘书分成以下两种类型，但处于这两种类型中间的秘书类型也有很多。

一种是直接辅助型秘书。

这种类型的秘书直接参与上司的业务工作，帮助上司进行策划、拟定、调查、协调等工作。

比如议员秘书、总经理办公室主任就属于这种类型的秘书。

另一种是间接辅助型秘书。

这种类型的秘书不直接参与上司的业务工作，只是独立地处理一些文件的起草和日程的安排等工作。

从隶属关系来看，秘书又可以分为专属于特定上司的私人秘书、隶属于秘书部门以团队的形式服务于上司的公务秘书、既承担本职的业务工作又承担秘书业务的兼职秘书、从属于团队、项目、研究室、部门的团队秘书等多种类型。

实际上，秘书最初的时候仅仅是指学者、政治家身边的关系非常密切的助手，他们负责保密、起草文件、协助实验、帮助撰写论文等工作。

后来，这种社会角色逐渐扩展到了企业，甚至一般的社会组织。

秘书实务与案例分析习题答案析秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1:上司办公桌上的机密文件琳达是费希德(上海)公司销售部经理的秘书,不过她当秘书还不到一个月。

这天上午,琳达的上司被公司市场总监叫去了,他俩站在办公室门口聊天。

上司办公桌上的电话铃响了,琳达过去接电话时,发现上司的桌子有份印有“公司机密不得外传”的文件翻开在那里。

面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项:a、因为是在上司的办公室,公司外部的人也看不见这份文件,所以,这么放着没什么事。

b、给正在与市场总监聊天的上司发短信,请示他如何处置办公桌上的机密文件。

c、将文件放进保险柜里,上司回来后,马上向他报告。

d、给老同事艾玛打电话,问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。

e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到,所以用其它资料将文件盖上。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。

答案e公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦,所以,作为助手,秘书有责任帮上司保管好文件。

但是,上司毕竟没有走多远,也许一会儿就回来了,所以,只要简单把它盖好就行了。

案例2:秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器(北京)公司财务总监的秘书。

她上个月才大学毕业,人力资源部请一位老同事对她进行培训。

这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。

下面有5个选项:a、在处理上司交办的工作时,如果遇到不明白的地方,不要自作主张,而是在请上司确认之后再处理。

b、在上司身边工作,肯定会比一般员工多知道一些公司机密,所以,即使知道了也要装作不知道。

c、秘书不能只等上司给自己交办工作,应该学会自己找事做。

d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事,你同样要处理好。

这事到底与上司的工作有没有关系,可以在处理完之后再去确认。

e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务,所以,秘书应仔细观察上司,了解他现在想做什么,从而提前主动为他提供帮助。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。