秘书常识：日本的秘书-概说

秘书工作的起源及各国秘书的定义秘书工作的起源及各国秘书的定义秘书是领导人的事务与信息助手，包括公务秘书、私人秘书，以下是YJBYS店铺搜索整理的关于秘书工作的起源及各国秘书的定义，供参考阅读，希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!秘书工作的起源一、转说中的秘书工作二、有文字记载的秘书工作三、产生秘书工作的条件我国秘书工作的发展1、西周至春秋战国时期2、秦汉时期3、魏晋南北朝时期4、隋唐时期5、宋元时期6、明清时期7、辛亥革命时期8、国民到政府时期9、中国共产党建党初期及抗日战争时期10、解放战争时期国外秘书概况美国一、美国对秘书的定义1、全面处理公司行政工作，以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办公室工作2、能够运用速记记录口供3、能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字4、安排上司的约见并就此提醒上司5、接待办公室的来访客人6、接打电话7、处理是上司的重要私人邮件，撰写日常信函8、对办公室奇特工作人员进行监督9、整理公司人事档案。

二、美国秘书分类1、行政秘书2、信函秘书。

日本一、日本对秘书的定义1、指“帮助上司处理各种事务的公务员”，即私人秘书2、指政府机关和社会团体中日常事务的负责人。

二、日本秘书的分类1、见习秘书2、初级秘书3、中级秘书4、高级秘书英国一、英国秘书定义1、公司、企业、办事处、营业厅中的雇员，其职责为处理通信、整理记录、安排会见，往往是有地位、有财富人士的助手2、非赢利团体的负责人3、政府官员。

二、英国秘书的分类1、国家秘书2、高级秘书3、私人秘书。

俄罗斯一、俄罗斯秘书的职责1、做好速记工作2、接受和整理来文，并在适当的时候整理发文3、接打电话，组织接待，其中包括对访问者的接待和服务工作4、做好领导人的活动日记，帮助领导人安排工作日程和活动计划，提醒领导人主义计划中等待解决的问题5、安排领导人的公务旅行，并制定路线和计划6、签收和登记公文，包括领导人的往来函件，装订文件及立卷7、组织并参加会议服务工作，包括制定日程表和做好会议记录8、即使处理领导办公室事务，使领导人摆脱大量繁杂的日常工作，保存好办公室内的文件和案卷9、准确提供信息，即提供书本知识、参考资料以及载有所需情报和资料的其它文献，在领导可能感兴趣之处作出醒目标志10、组织和领导属于秘书管辖下的全体业务员的工作11、提供领导人和工作人员使用的问句与办公用品12、制定一般性的规章制度。

国外秘书工作概况国外秘书工作概况导言：随着全球化的迅速发展和各行各业的国际化趋势，国外秘书工作变得越来越重要。

秘书作为一项职业，不再仅仅是为上级提供办公支持，而是成为了组织机构中的重要一环。

本文将介绍国外秘书工作的概况，包括工作内容、技能要求、薪资待遇等方面。

一、工作内容：国外秘书的工作内容主要包括以下几个方面：1. 文件处理：秘书负责收集、整理和保管文件，按照指示制作、编辑和发送各种文件和报告。

这包括处理邮件和传真、准备会议材料、起草和编辑文件等。

2. 日程安排：秘书需要管理上司的日程安排，协助确定会议时间、预约和安排会议室，以及为出差准备行程。

3. 接待访客：秘书常常扮演接待访客的角色，负责迎接、安排住宿和交通，以及提供所需信息和协助。

4. 会议组织：秘书负责组织会议，包括预定会议室、发送邀请函、准备会议文件和记录会议纪要等。

5. 通讯联络：秘书需要与外部合作伙伴、客户和公司内部的其他部门保持良好的沟通和联系。

6. 助理管理：秘书还可能承担一些助理管理的职责，如协调项目、跟进任务进展等。

二、技能要求：1. 语言能力：国外秘书需要具备流利的英语沟通能力，掌握英语文书写作和口语表达能力。

其他外语能力也是加分项，如法语、德语、西班牙语等。

2. 沟通能力：秘书需要良好的沟通和表达能力，能够与各种人群进行交流和合作。

3. 组织能力：秘书工作需要一定的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作和处理多个任务。

4. 多任务处理能力：秘书常常需要同时处理多个任务，需要具备优先级管理和灵活应变的能力。

5. 机密性：秘书需要保守秘密和处理机密信息的能力，保护公司和上司的利益。

6. 技术能力：现代化的秘书工作需要基本的计算机技能，如使用办公软件、电子邮件和在线日历等。

三、薪资待遇：国外秘书的薪资待遇因国家和地区的不同而有所差异。

根据数据统计，美国国内秘书的平均年薪约为4万美元，英国约为2.5万英镑。

薪资水平受到多个因素的影响，包括工作经验、所在行业、地区和公司规模等。

外国秘书概况外国秘书工作概况试题一、单项选择题（本大年夜题共20小题，每小题1分，共20分）在每小题列出的四个备选项中只有一个是相符标题要求的，请将其代码填写在题后的括号内。

错选、多选或未选均无分。

1．从事打字、速记、接待、应对德律风等工作的秘书大年夜多是（）A．初级秘书B．中级秘书C．高等秘书D．官员秘书2．原始人类把实践体会记录下来留传给后代的重要方法是（）A．结绳记事B．石刻文书C．贝叶文书D．泥板文书3．东方奴隶制国度交际文书（）A．已有国王的签名B．已有文书人员的签C不具备法定威望D不必经由过程国王签订4．古希腊奴隶平易近主制走向崩溃时，平平易近与贵族神庙文书档案（）A．获得成长B．未受阻碍C．受到冲击D．从此产生5．古罗马国库文书档案治理官吏直截了当属于（）A．在朝官B．财务官C．宗教首级D．元老院6．欧洲封建领主的文书档案治理具有（）A．集中性B．分散性C．体系性D．层次性7．14世纪20年代英国文书档案（）A．尚无分类B．分24大年夜类C．分类不明白D．分13大年夜类8．美国白宫办公厅的直截了当办事对象是（）A．内阁B．国务院C．总统D．国务卿9．在美国，对来函不予答复或不周全答复是（）A．常见的事B．掉职行动C．犯法行动D．不予穷究的10．沙俄时代查阅国度隐秘文书档案的审批者是（）A．沙皇B．主管大年夜臣C．宫庭主管D．秘书官吏11．前苏联规定，对机关公函的履行进行检查，从（）A．发文之日起B．阅文之日起C．收文之日起D．下颁之日起12．1958年英国将公共档案馆的上级引导者改为（）A．管卷大年夜臣B．大年夜法官C．上院D．下院13．由日本内阁官房长官主持的各省厅次长会议的重要感化是（）A．评论辩论内阁会议题B．决定内阁会议题C．落实内阁会议题D．传达内阁会议题14．法国公事手札末尾，假如代替别人签名，须在签名前（）A．说明代签缘故B．写明代签者职务C．注明受权代签D．写上缩写“P”15．德国国务秘书委员会的全然义务是对内阁立即评论辩论的问题作（）A．材料预备B．信息预备C．事务预备D．预备性协商16．瑞士咨询机构在当局部分和社会上（）A．评判专门差B．不受尊敬C．威望较高D．得不到支撑17．公元1802年越南阮王朝的侍书院、侍翰院属于（）A．黉舍B．文化单位C．秘书机构D．宗教机构18．墨西哥国度总档案馆馆长的录用权在（）A．总统B．总理C．秘书长D．议会19．国际职业秘书协会的总部设在（）A．英国B．法国C．日本D．美国20．亚洲秘书协会的首倡国事（）A．日本B．韩国C．中国D．菲律宾二、多项选择题（本大年夜题共5小题，每小题2分，共10分）21．现代秘书与本能机能治理人员比拟，其特点有（）A．全能关心B．近身关心C．综合关心D．跟踪关心E．时期关心22．英国的备忘录标题中常包含（）A．收件人姓名B．收件人地址C．敬语D．日期E．存档号23．奥地利总统办公厅下设机构有（）A．政务处B．秘书处C．消息处D．副官处E．人事处24．尼日利亚为了加强秘书工作采取的方法有（）A．派人到蓬勃国度进修B．在大年夜学开设文书档案课程C．设立文件档案培训中间D．举办短训班培训新上岗秘书E．社会各界配备秘书或秘书机构25．护照用以证实持证者的（）A．权力B．国籍C．职责D．身份E．地位三、名词说明题（本大年夜题共5小题，每小题3分，共15分）26．修道院文书档案27．日本内阁官房28．法国专利说明书是一种司法文书，由索引标头和正文两部分构成。

【（⼀）秘书⼈员的称谓】
社会上对秘书⼈员的各种称谓
打字员、⽂秘、内勤、⽂书、⽂员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（⼈事助理、执⾏助理）
初级秘书、⾼级秘书等等
对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统⼀给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书⼈员进⾏科学的管理
2.容易造成秘书⾓⾊认知的差异，⼀个单位中同时存在秘书、⽂书等称谓，使得⾮秘书称谓的⼈员不能以秘书的⾓⾊规范来要求⾃⼰
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。

【（⼆）秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的⾓度，可分公务秘书和私⼈秘书两类
以秘书在组织内部的⼯作分⼯来分，可以分为：⾏政秘书、机要秘书、⽣活秘书、会议秘书、⽂字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事⼯作的⾏业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
【（三）秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和⾼级秘书。

包含4层含义：
体现了不同级别的秘书从低到⾼的不同辅助层次
体现了不同层次秘书⼯作量及相应的秘书结构⽐例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能⼒上的级差
体现了不同层次的秘书⼈员在级别和⼯资待遇上的差别。

据⽇本维基百科介绍，所谓秘书，是指服务于公司董事、学者、艺术家、议员等社会⾓⾊，为他们的⼯作开展发挥辅助性作⽤的职务和职业，以及担任这种职务或者从事这种职业的⼈。

他们的⼯作范围相当⼴泛，但也有共同之处，那就是他们都要负责照料上司⾝边的琐事、处理邮件和电话、接待来访客⼈、⽇程安排、⽂字材料的起草等⼯作。

秘书⼯作范围⾮常之⼴，从抄写复印等简单的事务性⼯作，到代表众议院议员拟定政策、募集资⾦等业务性⼯作，都属于秘书的⼯作范围。

根据秘书的⼯作与其服务对象的业务⼯作的关系紧密程度，我们可以把秘书分成以下两种类型，但处于这两种类型中间的秘书类型也有很多。

⼀种是直接辅助型秘书。

这种类型的秘书直接参与上司的业务⼯作，帮助上司进⾏策划、拟定、调查、协调等⼯作。

⽐如议员秘书、总经理办公室主任就属于这种类型的秘书。

另⼀种是间接辅助型秘书。

这种类型的秘书不直接参与上司的业务⼯作，只是独⽴地处理⼀些⽂件的起草和⽇程的安排等⼯作。

从⾪属关系来看，秘书⼜可以分为专属于特定上司的私⼈秘书、⾪属于秘书部门以团队的形式服务于上司的公务秘书、既承担本职的业务⼯作⼜承担秘书业务的兼职秘书、从属于团队、项⽬、研究室、部门的团队秘书等多种类型。

实际上，秘书最初的时候仅仅是指学者、政治家⾝边的关系⾮常密切的助⼿，他们负责保密、起草⽂件、协助实验、帮助撰写论⽂等⼯作。

后来，这种社会⾓⾊逐渐扩展到了企业，甚⾄⼀般的社会组织。

日本培养高级秘书人才的素质要求日本人认为，秘书的知识面要宽，为人处世的经验要丰富；秘书最好熟悉官场，能处理大世面，因为秘书是为上司服务的，而上司，不管是官场上司或是商界大亨，都是要经历大场面的，都得熟悉官场应酬。

所以他们对秘书的要求是知识面广，技能实务熟练，处理问题的经验丰富，只有这样才能说得上是高级秘书。

本文根据日本著名秘书教授菊地史子给笔者的资料和其他方面的了解，简述日本短期大学(相当于我国江汉大学、成都大学，是培训秘书的最高学校)秘书学科的教育课程的设置，从中可以看出他们对秘书素质的要求，以及日本秘书可能承担的任务的大略。

高等院校秘书课程可分为三大门类：一、教养教育科目。

这类似我们的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括了文艺、体育等在内。

1、向上分野表现力。

具体包括体育与书法两科。

也就是说，做一个秘书必须有健康的体格，否则就不能胜任繁重的秘书工作。

一个秘书还必须掌握一手好书法，日本人是很讲究书道的，字都写不好谁还聘你当秘书?这有点象我国清代官员聘请幕僚师爷，当师爷的都是会写一手好字，能做八股文的高手。

体育与书法在我们看来二者风马牛不相关，应属于秘书专业的次要课程，日本人却认为文与武本属一家，把它们联系到一起了，颇有些对立统一的辩证法。

由于国情的不同，特别是思维方式与民族习惯的不同，有些科目的分类与设置也许是我们难以完全理解的。

2、人文教养。

这一科目包括了文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化等5个方面。

按我们的认识，戏剧是文学，儿童文化也与文学有关，日本人这样划分，突出了私人秘书为主及女秘书为主的特点，所以要求高级秘书必须具备较高的文化素质，这也是值得研究借鉴的。

我们现在有些做秘书培训生意的商人，创造出武打秘书、驾驶秘书、旅游(导游)秘书、公关秘书小姐等等称号，就差没有提出“三陪秘书”的了，十天半月可以发出无数的秘书文凭，却根本不太注意秘书的基本素质特别是文化素质的培养。

涉外秘书常识：什么是涉外秘书涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。

涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。

在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，. 他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。

在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。

我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释“涉外秘书”的。

1 one who is entrusted with private or secret matters；2 one who se office it is to write for another；esp. one who is employed to conduct correspondence， to keep records，and usually to transact various other business，for another person or for a society， corporation， or public body.涉外礼仪知识：参加涉外宴请的礼仪(1)掌握出席宴请的时间。

根据活动的性质和当地的习惯掌握时间，迟到、早退、逗留时间过短则被视为失礼或有意冷落。

身份高者可略晚到达;普通客人宜略为早些到达，待主宾退席后再陆续告辞。

出席宴会，根据各地习惯，正点或晚一两分钟抵达;在我国则正点或提前两三分钟或按主人的要求到达。

出席酒会，可按请柬上注明的时间到达。

确实有事需提前退席，向主人说明后悄悄离去;也可事前打招呼，届时离席。

国外秘书工作发展的概况一、国外秘书工作的职业特点和发展趋势(一)国外秘书工作的职业特点1.社会化、行业化2.专业化、知识化3.自动化、高科技化既然技术能解决一切问题,能保证秘书的高效率工作,是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义,秘书也将为机器所取代呢?4.科学化、制度化以马里兰州初级大学为例,公共课有:速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。

行政秘书的专业课程有:商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。

法律秘书的专业课程有:美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。

医药秘书的专业课程有:生物学、生理学、人体解剖学,心理学、医药学、医药专门术语、美国 "秘书专业证书"(CPS)考试,行政管理协会(AMS)还举办了CAM考试,英国有"特许秘书和行政人员工会"(ICSA)法国有秘书的职业培训和考试制度,还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。

德国专门开办了"欧洲秘书培训班",并由"欧洲秘书协会"和"国际贸易协会"联合主持考试,合格者成为驻外机构的秘书。

日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。

(二)国外秘书工作的发展趋势1.秘书工作日益向智能型转化。

2.秘书人员的学历日益提高,秘书工作也日趋终身化。

3.对秘书理论的研究日益加强。

二、各国秘书工作的发展简况(一)美国的秘书工作1.美国秘书工作概况2.美国秘书的分类和分级(二)英国的秘书工作1.英国秘书工作概况2.英国国家秘书的分类(三)德国的秘书工作1.德国秘书工作概况2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要(四)法国的秘书工作1.法国秘书工作概况2.法国的政府秘书机构及其主要工作(五)日本的秘书工作1.日本的秘书与秘书工作概况2.日本秘书的类别及其工作的主要内容三、"国际行政管理者协会会"和秘书节INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP,即"国际行政管理者协会会",是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。