商务英语邮件写作-课件(PPT)

at a cocktail reception to mark the opening of a new branch
on Wednesday, 18 December, 2016 at 6:30 p.m.
in Angel Hotel 11 Zhongshan Road, Guangzhou Suggested dress code: formal R.S.V.P Tel: 020-81376890
“联系电话”
“着装要求” “请回复”
an invitation to a cocktail reception
Mr. William Green the General Manager of AAA Company requests the honor of the presence of
Ms. Anny Lee the H. R. Manager of Bluestone Company
How to Write Letter of Invitation
Categorization of the letter of invitation Format of the letter of invitation Principles of the letter of invitation Useful Expressions for Letter of Invitation
? “Regrets only”--- “Please let us know if you cannot attend”. It requires a reply only if the guest invited cannot attend the gathering.
? telephone number --- the way to contact the host

完整版PPT课件
3
• 缩写：
– 除了少数国际商业界确认的缩写，如CIF、FOB等外， 应尽量避免使用缩写，尤其是机构或组织名称，最好写 出它的全部字母。
• 数字：
– 不同国家的人对某些数字的表达方式不一样，例如：英、 美两国对billion的理解不一样。所以最安全的办法是数字 和文字同时使用，例如：
– In the event that you speak to Mr. Wood in regard to production,ask him to give consideration to the delivery schedule.
– If you speak to Mr. Wood about production,ask him to consider the delivery schedule.
a门牌号码街路名c县州名及邮政编码d国名businessletterattentionline写信人有时希望所发信件能够迅速递交经办人或经办部门办理可在封内地址下一行和称呼上一行加上经办人姓名
unit 1 business letter writing
• Principles of good communication
完整版PPT课件
20
Unit 2 establishing business relations
• Structure of a start letter
Source of information
We learned from the commercial counselor’s office of our embassy in your country that you are interested in Chinese handicraft.

商务英语电子邮件
.
1
Contents
1 商务英语电子邮件的格式 2 商务英语电子邮件的写作要求 3 商务英语电子邮件写作注意事项 4 商务英语电子邮件常用句式
.
2
1 格式
商务英语电子邮件由5部分组成
Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人 Email地址；
Subject--主题； Salutation--称呼、Opening--开头、Body--正文、Ending--结尾句； Complimentary Close--礼貌结束语； Writer`s Full Name--写信人全名、Writer Title and Department--写
多个收信人地址用半角的逗号或者分 号隔开。
.
4
Subject--主题
1.主题框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greeting；长的 可以是一个名词性短语，也可以是完整的句子，但一般不超过35个字母。如 Supplier training
2.主题框内的内容切忌含糊不清。 YES:Tomorrow's meeting canceled NO:News about meeting 3.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information) 4.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为
1. 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加 上姓。
Tom Hanks Dear/Hi Tom, Dear Mr Hanks
Jennifer Aniston Miss/Mrs/Ms Aniston
2.收件人的名字千万不要写错。

The ability to write effectively is a valuable
business asset.
Three reasons: 1) business is transacted in writing; 2) writing effectively helps increase company sales and profit; 3) proficiency in writing gives a personal advantage
BUSINESS WRITING
商务英语写作
Course Outline
2023/11/10
.
1
Text Book
商务英语写作(修订版)
BUSINESS ENGLISH WRITING
胡英坤 车丽娟 主编 外语教学与研究出版社 2013.8
2023/11/10
.
2
Contents
1 An Overview of Business W商务ri写tin作g概述 2 Structure and Style of Bus商in务e信s函s 的Le结t构te与rs格式 3 Sales-related Inquiries and询R盘e与p回li复es 4 Orders and Confirmation L订e单tt与er确s认函 5 Letters about Shipment 装运函
The writer should have an acquaintance with the particular interest and, if possible, the emotions of the reader.
2023/11/10
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这封邮件有无不妥之处？
From: Harry.Lim@presto.co.my To: shirley@
Cc: Subject: HELLO!!!
hi Shirley
Hope things r well with u, its good 2 know that u will be back in malaysia again in nov to hold your seminar on effective biz writing. PLS LET ME HAVE SOME FREE DATE while u r over here. some bookstores r interested in a talk and singing event, I hope u will agree to take part.
abide by rule of local company.
1.1 主题 subject
主题框内容应简单明了，但切忌含糊不清。 例如： • pricing policy meeting（定价政策会议） • letter of application（申请信）
• 练习：判断下列表达是否准确 1. Meeting 2. News about the meeting 3. Tomorrow's meeting canceled 4. Greetings 5. Greetings from DDC Company 6. Please come to pick your card.
英文电子邮件写作规范
EMAIL的基本结构
Email基本结构
To: shirley@ Cc: Bcc: Subject: HELLO!!! Attachments:

1
Greeting and farewell
Greeting and farewell
Dear (first name), Hello (first name),
Hi (first name)
Dear Mr / Ms (+ surname) (British English)
Dear Sir / Madam (British English)
Key phrases for business letters and emails
Editor：艾创 (Archie)
A template
Dear Mr. Seaton,
Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London.
Ladies and gentlemen (American English)
Hello / Hi (+first name) (informal)
Best, Best wishes, (Best) Regards, Yours
Yours sincerely
Yours faithfully
Yours sincerely
Openings
Purpose
I am writing to request / enquire / inform / check /inform/ ask ... Just a quick email to .
Social openings
Sometimes it is appropriate to write a social phrase, similar to an expression that would be used in a face-to-face meeting: How are You? How's life? How're things? What's the weather like? It's awful / terrible /depressing here. It’s great / beautiful / marvelous here It's sunny / really hot I bitterly cold

在整堂课的教学中，刘教师总是让学 生带着 问题来 学习， 而问题 的设置 具有一 定的梯 度，由 浅入深 ，所提 出的问 题也很 明确
称呼 salutation
• Dear Mr. X • Dear Ms. X • Dear Mrs. X • Dear Miss. X
在整堂课的教学中，刘教师总是让学 生带着 问题来 学习， 而问题 的设置 具有一 定的梯 度，由 浅入深 ，所提 出的问 题也很 明确
I’m writing in regard to +n.p. 我来信是因为…
• … the warehouse supervisor position advertised on your website.
• … the problems we’ve been having with the photocopier we rent from you.
在整堂课的教学中，刘教师总是让学 生带着 问题来 学习， 而问题 的设置 具有一 定的梯 度，由 浅入深 ，所提 出的问 题也很 明确
• Please be informed that our warehouse has been experiencing stock control difficulties and that it may be some time before your receive your order.
• Dear Sir • Dear Madam • Dear Sir or Madam
• Dear Customer • Dear Clients • Dear Users
在整堂课的教学中，刘教师总是让学 生带着 问题来 学习， 而问题 的设置 具有一 定的梯 度，由 浅入深 ，所提 出的问 题也很 明确

特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也
都顶格写。
2. 段落之间应使用双倍行距。
5
3.0 主题
空白标 题...
标题太 长…
标题多个 主题…
标题表 意不明…
1.主题框内容太长？
YES: Supplier training NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
抄送和密送 CC & BCC
保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化
4
2.0 格式
称呼
正文
结束语
格式须知：
1. 齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其
怎样写英文邮件
仅供参考，欢迎指导！
1
商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：
Correctness Conciseness Completeness Clearness Courtesy
正确 简明 完整 清晰 谦恭
2
Samples of :-( Email
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.

称呼
商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不 知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为 称呼或Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam；如只知对方姓名不知性 别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则 用Dear All作为邮件称呼。
Regards!
Revised version
Dear Mr.XXX,
I’m sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and we’ll try our best to solve the problem in a week. （此处可 加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question.
Best Regards， XXX
写作技巧
Use the Right Greeting: 使用正确的称呼。 尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场 白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜 在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式 的传统开场白。”Dear Sir” 也已经过时了， 最好写成"Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏。 同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John"。
商务电子邮件写法
36、“不可能”这个字(法语是一个字 )，只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气，不要看破要突 破，不 要嫉妒 要欣赏 ，不要 托延要 积极， 不要心 动要行 动。 38、勤奋，机会，乐观是成功的三要 素。(注 意：传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素，但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出，乐 观是成 功的第 三要素 。

6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加ห้องสมุดไป่ตู้9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿
Thank you
商务英语___信件写作格式PPT资料30 页
1、合法而稳定的权力在使用得当时很 少遇到 抵抗。 ——塞 ·约翰 逊 2、权力会使人渐渐失去温厚善良的美 德。— —伯克
3、最大限度地行使权力总是令人反感 ；权力 不易确 定之处 始终存 在着危 险。— —塞·约翰逊 4、权力会奴化一切。——塔西佗
5、虽然权力是一头固执的熊，可是金 子可以 拉着它 的鼻子 走。— —莎士 比