商务英语电子邮件写作六大原则

外贸英语丨英文商务邮件格式和礼仪在现代商业环境中，电子邮件被广泛应用于商务沟通和交流。

特别是在国际贸易和外贸行业中，英文商务邮件相对普遍。

良好的邮件格式和礼仪可以帮助保持专业形象、促进良好的商业关系。

以下是一些关于英文商务邮件格式和礼仪的指导原则：1. 主题行 (Subject line)主题行应简洁明确地概括邮件主题。

这对于收件人快速理解邮件内容至关重要。

避免使用模糊的主题行，可以明确指出邮件的目的和重要性。

示例：Re: Order Confirmation / Inquiry about Product Pricing2. 称呼 (Salutation)以礼貌的形式对收件人进行称呼，根据对方的职位和姓名选择适当的称呼。

示例：Dear Mr. Smith / Dear Dr. Johnson3. 引言 (Introduction)在邮件的开头，介绍自己或提到最近的接触。

例如，引用之前的邮件或谈论谈论之前的会议等。

示例：I hope this email finds you well. / It was a pleasure meeting you at the trade show last week.4. 正文 (Body)在邮件的正文中，要清晰、简洁地表达主要信息。

使用段落将不同的主题分开，以提高可读性。

句子应该具有一定的礼貌性和正式性。

示例：I am writing to follow up on our previous discussion regarding the order of 100 units of Product A. / I would like to inquire about the pricing and availability of Product B.5. 请求或提供 (Request or Offer)在邮件中表达清晰的请求或提供。

如果需要对方采取行动，提供具体的要求和截止日期。

商务英语写作
写E
一、要小心写在e－mail里的每一个字，每一句话。

因为现在法律规定e－mail也可以作为法律证据，是合法的。

所以发e-mail时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。

如报价等。

发邮件时一定要慎重。

二、邮件讯息不要太冗长。

这样不会引起别人的注意的，也不喜欢看下去的。

三、不要在邮件未端列出对方的地址。

因为对方知道自已的地址，不用写，写上感觉不太好。

四、发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。

发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上请问一下如果发送压缩格式（或其它格式）的能不能阅读。

如果可以，你就可以发送压缩格式的了。

这样给人感觉你很细心，体贴，而且让人感觉这个文件很重要的。

五、邮件不要太公式化。

你可以在上面加上logo等。

商务英语信函写作原则商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。

因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。

商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。

因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy) 、体谅(consideration) 、完整(pleteness) 、清楚(clarity) 、简洁(concise-ness) 、具体(concreteness)和正确(correctness) 。

礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。

所以，在信函中宜多用“please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that …” , “We regret that …”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。

信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。

首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。

如“You made a very careless mistake.”若改成“Avery careless mistake was made.”会更好。

其次，要善于使用疑问句。

向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。

本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==商务英语信函的7个原则为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。

一般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C原则”：下面是小编为大家整理的商务英语信函的7个原则，我们一起来看看吧~!1.Clearness 清楚原则清楚包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。

这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。

2.Conciseness 简洁原则简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。

简洁使信函更加简明有力。

商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。

这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子商务英语信函的“7C原则”商务英语信函的“7C原则”。

3.Correctness 准确原则商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。

准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。

准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。

因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等4.Concreteness 具体原则具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。

商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。

例如：I will send the samples toyou soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.5.Courtesy 礼貌原则为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。

英文函电书写的6C原则一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：“You earn 2 percent discount when you pa y cash. We will send you the brochure next month. ”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

三、Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（二）注意词语所放的位置：例如：1. We shall be able to supply 10 cases of the item only. 2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。

怎样写好商务英语邮件1、太过热情在写邮件时，你可能会由于团队达成了季度销售目标而太过激动，或是因打印机大排长队而感到沮丧，但这并不意味着你就可以乱用感叹号或问号。

一个句子使用一次感叹号或问号就足够了。

2、逗号太多或太少有效使用逗号是一种艺术。

你可以用逗号把一个句子中不重要的从句、短语或单独的部分分隔开来。

不过你应该慎重使用逗号，避免不必要的停顿，坚持信息简短扼要。

3、乱用撇号"'撇号(用于s之前表示所有格)也是英文写作中常常被乱用和误用的符号。

英文中的撇号一般表示所有关系或单词的缩写形式。

如果你只是想让单词浮现复数形式，你就不必须要使用撇号。

2商务英语邮件的写作技巧1.问候这个和我们中国一样，我们中国一般的开头也会这样写先生/女士好之类的，英语邮件也是一样。

一般的这样写比较好，你可以去借鉴一下：问候greeting不知收件人：Dear Sir or Madam,知道对方的状况下： Dear Mr/Mrs/Ms + 姓名+头衔/职位： Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓。

2.目的问候完了以后，接下来就是自己写这封邮件的目的，在写的时候做到目的明确，不要写的太复杂和繁琐，不要让别人产生误导，不过一般的是回信和写信，你可以这样写：写信;I am writing to confirm/ enquire/ inform you我写信时要确认/询问/通知你回信;Thank you for reaching out to us regarding Thank you for your email感谢你的来信3.结尾结尾的话比较简单，他是说完目的之后，一般的通常会表示感谢或解释下一步是什么。

比较简单。

常用的表达有：I hope this information is helpful.希望这些信息有用。

Please call me if you have any question.如果你有任何问题，请给我等等，基本上就是这样的。

商务英语电子邮件写作六大原那么商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。

商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。

所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email 地址、密送收信人Email地址。

②标题。

③称呼、开头、正文、结尾句。

④礼貌完毕语。

⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、号码、等。

其中邮件主题应表达邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，那么用DearAll 作为邮件称呼;正文应构造清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。

很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」，于是把本来有感情根底的e-mail写得官样。

把每次e-mail往来当成是跟对方进展了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。

用我/我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。

官样e-mail：Your mail has been received.亲切e-mail：I have received your mail.官样e-mail：Your plaint is being looked into.亲切e-mail：We are looking into your plaint.写email最忌讳文绉绉，要打给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

模糊字：contact清楚字：call/write/visit模糊字：soon清楚字：by March 15大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。

在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。

第一条原则：准确(correctness)从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：阅读人能理解、接受的英语水平使用精确措词，传达准确信息正确地使用语法和标点符号拼写正确(1)恰当的语言风格我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。

请比较下面两组例词：FormalInformalapproximatelyinquireascertainobtainassistparticipateconstructpurchasecontributesufficientdifficultutilizeAboutAskfind outreceivehelpsharebuildbuygiveenoughharduse(2)准确的措词和信息商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。

商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。

(3)正确的语法和标点符号常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。

常见的语法错误一般出现在以下几个方面：①主谓之间的一致关系②代词与先行词之间的一致关系③悬垂句④修饰语与被修饰语之间的一致关系⑤状语的位置(4)正确的拼写第二条原则：清楚(Clarity)写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。

(1)逻辑布局(Logical Organization)常用的逻辑布局方法包括：①因果关系(Cause & Effect)②时间顺序(Chronological Development)③序列顺序(Sequential Development)④比较(Comparison)⑤一般到特殊(From General to Specific)⑥特殊到一般(From Specific to General)(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。

英文电子商务邮件随着全球化和互联网的发展，越来越多的企业向着电子商务的方向发展，而英文电子商务邮件作为企业之间沟通的主要方式，已经成为现代商务的必备技能。

因此，本文将从英文电子商务邮件的写作规范、常用语言表达、邮件格式等方面进行介绍。

一、写作规范1.主题清晰：邮件的主题应当清晰明了，能准确地表达邮件内容的要点。

同时可以使对方更容易理解，加强沟通。

2.语言表达正确：邮件语言应使用简洁、准确、具体的语言表达，语法正确，避免使用那些晦涩而又不易理解的条理。

3.格式规范：邮件的格式需要规范，建议使用较为正式的邮件格式，即首行写收件人姓名和职位，第二行写公司名称和地址等信息，到第三行再写主题。

4.字体样式：字体样式需要具有可读性，建议使用Arial或times new roman 等字体，字号不宜过大或过小。

二、常用语言表达在写英文电子商务邮件的过程中，有一些常用的语言表达通常用在问候语、表示感谢、请求等场合，这些词句的使用会减少交流时的尴尬和误解。

1.问候语：Dear Sandra,Hi, Sandra,Hello, Sandra,2.表示感谢：Thank you very much for your kind help.Thank you for your time and consideration.3.请求：I would be grateful if you could ……Would it be possible to…?Could you please…?三、邮件格式下面是一份英文电子商务邮件格式范例：Subject: Request for a QuotationDear Mr. Zhang,We are writing to inquire about your product, specifically your smartphone accessories. We are interested in purchasing your products and would appreciate a quotation for the following items:Product 1: Smartphone caseQuantity : 5000 unitsProduct 2: Smartphone screen protectorQuantity : 3000 unitsWe would appreciate receiving your quotation at your earliest convenience as we need to make a purchasing decision within the next two weeks. If you have any questions or concerns, please feel free to contact us.Thank you for your prompt attention to this matter.Best regards,John Smith以上邮件格式简单明了，涵盖了英文电子商务邮件的常用形式。

商务英语信函的写作原则及写作技巧商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式同样重要。

商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则（一）礼貌原则1.使用you-attitude。

对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，建立和谐的关系；其次，you-attitude 体现一种写作风格，用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。

包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。

作者使用we时，实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。

在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。

这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。

这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

使用原因状语从句。

提问或解释原因是表达礼貌的方式，4.表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。

主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此达到礼貌的目的。

（二）体谅原则商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。

首先着重强调对方利益。

在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。

其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。

（三）完整原则信息完整对于商务英语信函的写作很重要。

一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。

商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则引言随着全球经济的发展，商务英语在业务沟通中变得日益重要。

电子邮件成为商务沟通的主要方式之一，因此了解合作和礼貌原则至关重要。

本文将介绍在商务英语电子邮件中应遵守的合作和礼貌原则，以帮助您更好地进行业务沟通和建立良好的合作关系。

1. 写邮件前的准备工作在开始撰写商务英语电子邮件之前，有几个准备工作是必要的：•确定邮件的目的：在写邮件之前明确自己想要实现的目标是非常重要的。

这有助于您在邮件中更加清晰地表达自己的意图并使对方理解您的需求。

•了解受众：在写邮件之前了解受众的背景信息非常重要。

这有助于您在邮件中使用适当的语言和术语，并确保信息能够准确传达到对方。

•确定邮件的重点：在邮件中确定重点是非常重要的。

您可以通过使用标题、亮点或强调关键信息的方式，使对方更容易理解邮件的核心内容。

2. 使用正式语气在商务英语电子邮件中，使用正式的语气是必不可少的。

遵循以下几点可以帮助您确保邮件的正式性：•使用尊称：在称呼对方时，使用尊称可以表达对对方的尊重和礼貌。

例如，使用“尊敬的先生/女士”或“亲爱的先生/女士”作为称呼。

•避免使用俚语和口语：商务英语电子邮件应使用正式和专业的语言。

避免使用俚语、口头禅或不适当的用语，以确保邮件的专业性。

•使用正式的句式和词汇：在商务英语电子邮件中，使用正式的句式和词汇可以增加邮件的正式性和专业性。

避免使用口语化的表达方式，尽量使用正式的句子结构和术语。

3. 注意邮件格式正确的邮件格式对于传达信息非常重要。

以下是一些注意事项：•使用明确的主题：在邮件主题中使用明确的词汇可以让对方更容易理解邮件的主题和重要性。

避免使用模糊或不相关的主题，确保主题与邮件内容一致。

•分段和标题：将邮件内容分为几个段落，每个段落都有一个明确的标题或亮点。

这可以帮助读者更轻松地浏览邮件，并提高信息的易读性。

•使用适当的空格和格式：在邮件中使用适当的空格和格式可以提高邮件的可读性。

商务英语邮件5C原则
其次是Concise（简明）原则。

商务英语邮件应该用最少的词语传达
最多的信息。

为了做到这一点，邮件应该删除所有不必要的细节和重复的
内容。

句子应该精炼有力，没有冗余的修饰语或副词。

段落应该简洁明了，每个段落只传达一个主要观点。

此外，邮件应该避免使用复杂的句子结构
或艰深的词汇，而应该使用简单易懂的语言。

第三个原则是Courteous（礼貌）原则。

一封好的商务英语邮件应该
在语气上表现出对读者的尊重和关注。

邮件应该以礼貌的语气开头，并使
用适当的称呼。

邮件的语气应该友好和善意，避免使用侮辱或冒犯性的语言。

除此之外，邮件还应该感谢读者的时间和关注，以及表达希望能继续
合作的愿望。

总之，礼貌的语气能够增强邮件的亲和力，建立良好的商业
关系。

第四个原则是Correct（正确）原则。

商务英语邮件应该准确无误地
传达信息，避免语法错误、拼写错误和标点符号错误。

为了保证邮件的正
确性，写信人应该仔细检查邮件中的每个单词和句子，确保使用正确的语
法和拼写。

此外，邮件还应遵循邮件写作的规范，如适当使用大写字母、
标点符号和缩写。

商务英语信函写作的简洁原则（一） 3W式结构。

一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。

我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。

收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment. 这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。

这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。

不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。

在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。

例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago. 这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。

因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。

会显出你郑重其事、思想缜密。

把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。

商务英语信函的写作原则与技巧商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式，它撰写的好与坏对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。

下面是小编分享的商务英语信函的写作原则与技巧，欢迎大家阅读！商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。

商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个GS 或机构的商务形象。

因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。

商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。

因此，在商务英语信函写作中，应遵循7Cs 原则，即礼貌（courtesy）、体谅（consider2ation）、完整（completeness）、清楚（clarity）、简洁（concise—ness）、具体（concreteness）和正确（correctness）。

1。

礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。

所以，在信函中宜多用“please”，“I twill be highly appreciated that …”，“I t is our pleasure to…”，“We feel dread fully s orry that …”，“We regret that …”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、摩擦，此时也需要礼貌来作为润滑剂，。

在经济全球化的形势下，商业人士不仅要精通商务，而且要通晓英语。

作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。

据调查，88%的英特网用户使用电子邮件，而在商务场合中约有90%的员工是利用电子邮件来联系公务。

提高商务电子邮件的质量，亦即意味着减少误解，成功沟通。

但许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则、格式及相关技巧，因此，笔者在此就如何写好一封商务英语电子邮件做一个详尽的介绍。

一般写作原则在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了(Clear)、内容完整(Complete)、准确无误(Correct)、简明扼要(Concise)、礼貌周到(Courteous)，简称5C原则。

具体内容如下：1、信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人的意图。

尽量做到开门见山，直入正题。

2、内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收件人提供所需的信息。

若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。

3、准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过头，也不宜漏说略述。

避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority,ASAP 等，以免引起不必要的纠纷。

4、简明扼要：简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，甚至会看不懂。

故撰写商业信件时要避免罗嗦，用尽可能简洁的文字完整、清楚地表达需要表达的意思。

5、礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意、考虑周全，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude,impatience,we deny your claim等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please”,“your kind inquiry”,“I would appreciate it if you would...”等词语和句式。

一、商务英语信函的写作原则写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。

您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：1、礼貌原则(courtesy)礼貌不仅仅是指有礼而已,为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则(consideration)体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则(completeness)在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则(clarity)清楚是商务英语信函写作最重要的原则.必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

5、洁原则(conciseness)要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。

应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦。

6、具体原则(concreteness)使所表达的内容准确而又生动。

当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。

6、正确原则(correctness)正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。

二、商务英语信函中的礼貌表现（一）、商业信函中的积极礼貌表现按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。

积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。

为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略。

在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。

1、赞美赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。

在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。

即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。

商务英语邮件信函写作知识
商务英语邮件信函写作需要注意以下几个方面：
1. 明确目的和主题：邮件的开头应明确表达你的目的和主题，以便让读信人快速了解你的意图。

2. 简洁明了：商务英语邮件应力求简洁明了，避免使用过长的句子或复杂的词汇，以便让读信人能够快速阅读和理解你的邮件内容。

3. 使用恰当的称呼和礼貌用语：在邮件的开头和结尾，使用适当的称呼如“Dear Mr. Smith”、“Dear Professor Johnson”等，并
在结束时使用礼貌的用语如“Sincerely”、“Best regards”等。

4. 适当使用段落和空行：使用段落将不同的主题分开，并使用适量的空行使邮件更加清晰易读。

5. 注意语法和拼写：商务英语邮件中应注意语法和拼写的正确性，可以使用拼写检查工具来帮助你检查邮件中的错误。

6. 注意邮件的格式：商务英语邮件的格式通常包括主题、称呼、引言、正文、结尾等部分，清晰明了的格式能够让读信人更好地理解邮件内容。

7. 询问和回复邮件：在询问邮件中，需要清晰地表达你的问题，并在结尾处询问对方是否有任何疑问。

在回复邮件中，应清晰地回答对方的问题，并提供必要的信息。

8. 适当使用附件和链接：如果邮件内容需要提供更多的信息或文件，可以使用附件或链接的方式将其提供给对方，并在邮件中明确说明。

9. 保持专业和礼貌：商务英语邮件需要保持专业和礼貌，尽量避免使用口语化的表达或过多的感情色彩，以保持邮件的正式性。

10. 仔细检查和编辑：在发送邮件前，仔细检查和编辑邮件内容，确保语法、拼写、格式等方面的准确性，避免疏漏和错误。