这几个简单的工作习惯,使你变得更优秀和高效
- 格式:docx
- 大小:22.84 KB
- 文档页数:10
9个真正有用的简单技巧在我们的日常生活中,有许多简单而又有用的技巧可以使我们的生活更加轻松和高效。
下面是9个真正有用的简单技巧,帮助你提高生活质量。
1.制定计划:为了更好地管理时间和任务,请养成制定计划的习惯。
每天早上花几分钟,列出当天需要完成的任务和目标。
这样可以帮助你更好地组织时间,避免忘记重要事项。
2.使用番茄工作法:番茄工作法是一种时间管理方法,把工作划分为25分钟的工作块,每个工作块之间休息5分钟。
这种方法可以提高注意力和专注力,并减少拖延症。
3.学会放松:放松是保持身心健康的重要一环。
通过做一些放松的活动,如冥想、阅读、听音乐或运动,可以减轻压力,提高心情。
4.使用记事本:在现代科技的发展下,电子设备成为了我们日常生活的一部分。
然而,使用纸笔记事本仍然是一个非常有效的方法,帮助我们记录和整理思维,提高记忆力。
5.健康饮食:饮食对我们身体健康和精神状态至关重要。
养成健康饮食习惯,包括吃均衡的膳食,多摄取水果、蔬菜和蛋白质,避免食用过多的糖和咖啡因。
6.每天锻炼:锻炼是保持身体健康的重要一环。
每天至少进行30分钟的身体运动,如散步、慢跑或健身操。
这不仅有助于保持体重,还可以提高心脏健康和免疫系统。
7.简化清单:为了避免不必要的压力和焦虑,尝试简化你的任务清单。
将任务分为重要和紧急的,优先处理重要但不紧急的事项,并学会拒绝一些不必要的请求。
8.管理电子邮件:电子邮件管理是保持工作效率和组织能力的关键。
设置邮件过滤器和文件夹,将重要的邮件放入特定的文件夹中,这样可以更容易地找到和处理重要信息。
9.保持积极态度:积极的心态是面对生活中的困难和挑战的关键。
学会转变消极思维,培养乐观和感激的心态,这将使你更加能够应对压力和困难。
这些简单而又实用的技巧可以应用于各个方面,帮助你提高生活质量。
尽管它们可能看起来很简单,但是只要你保持坚持和积极的态度,它们将为你带来积极的影响。
开始尝试并将它们应用于你的日常生活中,相信你会看到明显的改善。
更高效地工作的5种方法在许多人的生活中,工作是他们不可或缺的一部分。
不过,随着技术的不断更新与日新月异的工作环境,我们经常会感到力不从心,无法处理工作上的压力。
如何更高效地工作已成为许多人士摆在面前的一道难题。
以下5种方法可以帮助你更好地处理工作,从而提高工作效率。
一、制定计划事先规划自己的日程表可以使你在处理任务时更加高效,避免时间的浪费。
在开始一天的工作前,制定一个计划表并按照重要性和紧急程度排列任务的优先级。
这可以使你在处理任务时更加清晰,不至于淹没在琐碎的细节中。
此外,当任务被完成时,请勾选它们从而有助于你跟踪已经完成的工作和明确下一步的工作。
二、准确定位自己的时间要更高效地工作,必须充分了解自己的工作习惯,并在每个工作阶段合理的安排时间。
有些人可能会在早上更加专注于工作,而另一些人可能会对夜晚工作产生更大的热情。
为了掌握自己的工作效率,你可以使用时间管理工具来跟踪并记录你的工作。
例如,你可以使用工作日志来记录每天工作的时间和细节,以便在处理相似任务时可以花更少的时间。
三、坚持休息虽然尽可能地工作可以使你完成更多的任务,但长时间的工作可能会使你的大脑疲惫。
事实上,在紧接着完成任务的短暂休息时间中,你的大脑可以充分恢复。
所以,让自己得到充足的休息,以便在下一个任务前能够更好的处理问题。
如果没有足够的时间,你可以进行一些简单的伸展和深呼吸等放松工作来缓解身体压力。
四、学会使用科技科技是提高工作效率的一个关键。
如果你想更高效地工作,那么你必须学会使用一些科技工具来帮助你管理任务、跟踪工作进度和协调人们之间的合作。
例如,项目管理工具可以帮助你更好的跟踪任务的进展情况,而时区转换工具则可以帮助你更好的协调国际市场之间的合作。
五、扩展自己的技能在劳动力市场中,拥有更广泛的技能和知识可以让你在工作中更具竞争力。
因此,你需要扩展自己的技能来适应不断变化的工作环境。
在你的相关领域中参与培训和学习课程,阅读业内文章和书籍会对你的工作能力有很大的提升。
职场人应该养成的职场好习惯职场人应该养成的职场好习惯社会中的政治和经济密不可分,在职场中职场政治和个人能力同样密不可分,职场中的精英们个个有能力,懂政治,这一点官场最为尤甚。
下面是店铺整理的职场人应该养成的职场好习惯,欢迎大家分享。
职场人应该养成的职场好习惯1每天坚持写作只有不断练习才能够真正提供写作水平,速度不一定快,但要坚持每天都写。
学会把关注焦点从“如何写好一篇文章”变成“这篇文章是否表达清楚我的想法”。
每天坚持阅读尽可能扩大自己的阅读面,多涉猎不同领域的书籍。
缺乏理性思维,就多看看科学著作。
每天坚持运动没有时间运动,迟早要腾出时间生病,不管是对着app跳操还是跑步,坚持下去就会看到成效。
坚持独立思考独立思考最大的好处是,不会再因为外界的信息戳到痛点而感到焦虑浮躁,也不会因为别人随便的一些话就全盘否定自己。
独立思考使人沉下心来,做自己想做的事。
随手记下脑海的东西好记性不如烂笔头,不管是工作中随时出现的事项,还是生活中稍瞬即逝的灵感,都把它一一记下来。
集中时间看手机消息除了上班时间的工作交流外,不在社交软件上闲聊,找集中的时间浏览信息,会大大提高效率。
利用碎片时间看电影将碎片时间利用起来,两天就可以看完一部电影。
不要再找借口说忙碌的工作影响了生活。
同时做两件事情尝试一边做有意义的事情,一边做比较机械的事情,比如跑步的时候听书等。
不要再找借口说自己没有时间学习了。
学会自己探索不必等别人的答案,想要知道什么自己去探索,搜集提取的过程也能增强印象,提升自己分类总结的能力。
对批评高度重视受到批评后,思考的重点应该是“对于这点,我应该从哪里开始解决问题?”而不是将焦点放在“TA批评得对不对”上。
注重细节没有人必须通过你邋遢的外表窥探到你优秀的内心,穿衣打扮不求精致完美,但求大方得体。
做工作笔记坚持做工作笔记,能让你更好地盘算工作,潜移默化中调整工作思路,做起事情来就会事半功倍。
职场人应该养成的职场好习惯21、学会高效沟通、理解任务目的工作中的高效沟通往往决定你对任务需求的快速理解,与同事、领导之间不要做不必要的沟通。
建立良好的工作习惯养成高效工作的八个习惯在现代社会中,高效工作是每个人都追求的目标。
然而,要实现高效工作,需要建立良好的工作习惯。
良好的工作习惯不仅提升了工作效率,还帮助我们保持专注和积极的心态。
本文将介绍养成高效工作的八个习惯,并给出相应的建议。
1. 制定明确的目标和计划一个良好的工作习惯是制定明确的目标和计划。
在开始一项任务之前,我们应该明确自己的目标是什么,并制定相应的计划。
这包括确定任务的优先级、时间安排和所需资源。
一个明确的目标和计划可以帮助我们更好地组织和管理时间,提高工作效率。
2. 建立日常规律建立日常规律是养成高效工作习惯的关键。
我们应该尽量遵循固定的作息时间,并将工作和休息合理地安排在日程表中。
每天的固定工作时间可以帮助我们集中精力,减少分心和拖延的可能性。
3. 减少干扰和娱乐另一个重要的工作习惯是减少干扰和娱乐。
我们应该尽量远离手机、社交媒体和其他会分散注意力的因素。
将手机静音或置于远离视线的地方,并设定专门的工作时间,避免杂念的干扰。
此外,避免在工作中频繁的进行娱乐活动,如在电脑上浏览非工作相关的网站。
4. 学会设置优先级在快节奏的工作环境中,学会设置优先级是至关重要的。
我们应该将任务按其重要性和紧急性进行分类,并优先处理重要且紧急的任务。
这可以帮助我们集中精力解决最紧迫的问题,提高工作效率。
5. 保持专注与集中保持专注和集中精力是高效工作的关键。
我们需要学会抵御诱惑,集中注意力在当前的任务上。
可以通过锻炼专注力、使用时间管理工具和创设一个专注的工作环境来帮助我们提高专注力。
6. 建立合理的工作习惯建立合理的工作习惯有助于提高工作效率。
例如,在处理电子邮件时,我们可以设定专门的时间段进行处理,避免频繁查看并回复邮件。
此外,学会合理地安排工作流程和使用工具,可以提高工作效率并减少重复劳动。
7. 学会团队合作团队合作是在工作中养成良好习惯的重要方面。
我们应该学会与团队成员沟通和协作,共同解决问题。
建立良好的工作习惯工作习惯对于个人的职业发展和工作效率起着至关重要的作用。
良好的工作习惯可以帮助我们更加高效地完成任务,提高工作质量,增进个人能力和发展。
然而,建立良好的工作习惯并不是一件简单的事情,需要付出努力和持之以恒的坚持。
本文将从时间管理、目标设定、信息整理和团队合作等方面探讨如何建立良好的工作习惯。
一、时间管理良好的时间管理是建立良好的工作习惯的首要步骤。
合理地安排时间可以帮助我们充分利用每一天,避免拖延和时间浪费。
有效的时间管理需要我们学会设定优先级并合理安排任务。
首先,我们可以采用番茄工作法等时间管理技巧,将工作时间分为固定的时间块,并在每个时间块内集中精力完成一项任务。
避免过多干扰,保持专注。
其次,我们可以将任务按照紧急程度和重要性分类,将关键任务放在优先处理的位置,确保时间的合理利用。
在时间管理的过程中,我们也要注意合理安排休息和娱乐时间,保持身心健康的状态,提升工作效率。
二、目标设定设定明确的目标是建立良好的工作习惯的关键之一。
明确的目标能够帮助我们在工作中保持清晰的方向感和动力,不至于迷失在琐碎的事务中。
在设定目标的过程中,我们应该确保目标具体、可衡量、可行动和明确时间。
具体的目标意味着我们要明确我们想要达到的结果是什么,如完成一个项目,达到一个销售额等。
可衡量的目标可以通过指标或者结果来评估是否达到。
可行动的目标意味着我们要设定切实可行的步骤和计划,确保能够付诸实施。
最后,明确时间表意味着给每一个目标设定一个截止时间,从而增加我们的紧迫感和效率。
三、信息整理现代工作环境中,信息爆炸的问题日益突出,如何有效地整理和管理信息成为了工作中必不可缺的一项技能。
良好的信息整理习惯可以帮助我们快速找到所需信息,避免遗漏和混乱。
为了有效地整理信息,我们可以运用一些工具和方法。
例如,我们可以使用云盘或者文件夹来存储和分类文件,便于查找和共享。
我们也可以利用笔记软件或者To-Do List来记录和整理任务和灵感,保证不会遗漏。
如何养成良好的工作习惯在现代社会中,成功和自律紧密相连。
而养成良好的工作习惯,正是自律的关键。
良好的工作习惯能够让你更有效率地完成工作,提高工作质量,并在职场中获得更大的成功。
那么,如何养成良好的工作习惯呢?下面是一些实用的方法。
一、制定合理的计划计划是管理自己时间的关键。
合理的计划能够帮助你更好地控制自己的时间,更高效地完成工作。
在制定计划时,要先确定自己的目标,并制定清晰可行的步骤来实现它。
在制定计划时,还要充分利用现代工具,例如工作代办清单或日历应用程序。
二、追求完美的细节细节决定成败。
在工作中,要注重细节并努力追求完美。
例如,在书写邮件或文件时,要特别注意语法和拼写错误。
精细的细节会给人留下精益求精的印象,这是良好的工作习惯的典范。
三、坚持不懈的执行力坚持不懈的执行力是养成良好工作习惯的必要条件。
在执行中,你可能会遇到很多困难和挑战。
不要气馁,要坚持不懈地追求目标。
无论成功或失败,都要总结经验教训,找到可以改进的地方并加以改善。
这些努力都是养成良好的工作习惯必不可少的途径。
四、增加学习曲线人生学无止境。
尤其在工作中,不断地学习和更新知识,将帮助您不断进步并养成良好的工作习惯。
学习可以使你了解新技术,新方法和新思想,并提高自己的思考能力。
这些能力都是提高工作效率,更好地完成任务的重要方法。
五、合理安排自己的时间要合理分配时间,让自己有更多的时间思考和学习。
在时间管理中,最重要的是让自己的时间变得有序,合理地分配自己的时间。
在制定自己的计划时,不要让“紧急但不重要”的事件阻碍了你更重要的目标。
要养成一种方法,能够使你实现目标的优先级最高。
总结养成良好的工作习惯不是一件容易的事情,也不是一朝一夕能够完成的。
它需要不断地探索实践和调整。
同时,你要学会自我管理,提高自己的职业素养,提高自己的完美主义精神和技巧,不断更新自己的知识和经验。
以上建议,希望能够帮助你养成良好的工作习惯,让你在职场中一展自己的风采,迈向成功的道路。
办公室生活小技巧,让你更高效工作办公室是我们花费大部分时间的地方,我们可以在这里与同事交流合作,完成各种任务和项目。
然而,办公室环境可能会造成诸多不便和干扰,降低我们的工作效率。
在这篇文章中,我将分享一些办公室生活的小技巧,让你能够更高效地工作。
1. 保持整洁有序办公桌的整洁程度直接影响到我们的工作效率。
保持整洁有序的工作环境可以帮助我们更容易找到需要的文件和资料,减少在琐碎事务中浪费的时间。
适量地装饰办公桌也可以提升心情,激发工作动力。
2. 利用时间管理工具时间管理工具是提高工作效率的重要辅助工具。
例如,使用提醒事项或待办事项清单来记录任务和截止日期,帮助我们更好地安排和管理时间。
另外,借助番茄工作法(Pomodoro Technique),将工作时间分段,每段时间专注于工作,可以提高工作效率和专注度。
3. 合理规划工作流程在开始一项任务之前,合理规划工作流程是非常重要的。
制定清晰的目标和步骤,帮助我们更好地了解任务的要求和时间安排。
将大任务拆分成小的可管理的子任务,并为每个子任务设定合理的时间表,可以帮助我们更高效地完成任务。
4. 创造自己的工作习惯和规律每个人的生物钟和工作习惯不尽相同,找到适合自己的工作习惯和规律非常重要。
例如,有些人在早晨精力充沛,可以将重要的任务安排在这个时间段进行;而有些人则在下午或晚上更加专注,可以合理规划工作时间。
充分利用自己的高效工作时间段,可以提高工作效率。
5. 达到禅宗境界办公室生活中的压力和繁忙可能会使我们感到焦虑和疲劳。
学会保持冷静和平静,达到一种禅宗境界非常重要。
合理分配工作和休息时间,定期进行放松和冥想,可以缓解内心的压力,提高工作效率和专注力。
6. 与同事保持积极合作办公室是一个合作的场所,与同事之间保持积极的合作关系非常重要。
积极与同事合作不仅可以提高工作效率,还可以增进彼此的交流与学习。
建立良好的团队合作氛围,可以在工作中获得更多的支持和协助。
七个有效的工作习惯提高工作效率在现代社会,高效的工作效率对于每个人来说都是至关重要的。
无论是在工作场所还是在学习中,提高工作效率都可以帮助我们更好地完成任务,并在紧张的时间内取得优秀的成绩。
在这篇文章中,我将介绍七个有效的工作习惯,以帮助您提高工作效率。
一、合理规划时间在进行任何任务之前,首先要明确目标,并制定详细的时间规划。
高效的时间管理可以帮助我们避免拖延和分散注意力,使我们能够更好地集中精力完成任务。
通过制定每日、每周或每月的计划,我们可以合理安排时间,分配任务的优先级,并确保充足的时间用于每项任务。
二、设定清晰目标设定清晰而具体的目标对于提高工作效率至关重要。
明确我们希望在什么时间内完成的任务,并将其细分为更小的子目标,可以帮助我们更好地集中注意力并减少分散注意力的情况。
此外,清晰目标还可以让我们更好地衡量工作的进展,并激励我们达到更高的工作效率。
三、专注于一项任务专注于一项任务是提高工作效率的关键。
避免同时进行多项任务,可以减少分心和失误的机会。
通过集中注意力并全力以赴完成当前的任务,我们可以更快地完成任务,并提高工作的质量。
当一项任务完成后,再开始下一个任务。
四、合理安排休息时间为了提高工作效率,合理安排休息时间同样重要。
疲劳会导致效率下降和注意力不集中,因此我们需要适时地休息和恢复精力。
在紧张的工作中,可以采取番茄钟的方法,每25分钟工作后休息5分钟,以保持注意力的高度集中。
五、避免信息过载随着信息技术的快速发展,我们经常会面临信息过多的问题。
处理信息的能力越来越重要,以便快速找到需要的信息并避免分散注意力。
在处理电子邮件、社交媒体等占用大量时间的任务时,我们可以限制时间,并使用筛选工具来优化信息的获取和处理。
六、建立良好的工作环境优秀的工作效率也需要一个良好的工作环境。
一个整洁、舒适的工作区域可以帮助我们集中注意力和保持专注。
此外,与同事之间的良好沟通和合作可以促进工作效率和团队的成功。
养成良好的工作习惯助你事业有成在竞争激烈的职场中,养成良好的工作习惯对于个人事业的发展至关重要。
良好的工作习惯不仅能够提高工作效率,减少错误率,还能够提升个人形象和职业素养。
本文将探讨养成良好的工作习惯的重要性,并提供一些方法和建议来帮助个人养成良好的工作习惯。
首先,养成良好的工作习惯有助于提高工作效率。
一个有条理、细心、认真负责的员工更容易在工作中保持专注,高效完成任务。
他们会制定合理的工作计划,合理安排工作时间并对任务进行优先级排序。
此外,他们还会利用工具和技巧来提高工作效率,如合理使用电子邮件来减少开会时间,利用项目管理软件来跟踪进展等等。
这些良好的工作习惯使他们能够更好地掌握工作节奏,提高工作效率,从而事半功倍。
其次,养成良好的工作习惯有助于减少错误率。
细心和专注是养成良好的工作习惯的重要方面之一。
一个有良好工作习惯的人在工作中会更加仔细地检查和核对工作内容,避免疏忽和错误的发生。
他们会利用工作日志或备忘录记录重要事项,及时与同事和上级沟通,保持信息的准确性和及时性。
通过养成细致入微的工作习惯,我们可以最大程度地减少工作中的错误,提升工作质量,获得同事和上级的赞赏和认可。
此外,养成良好的工作习惯还有助于提升个人形象和职业素养。
一个有良好工作习惯的人不仅在工作中表现出色,而且在与他人沟通和协作时也能表现出专业、礼貌、积极的态度。
他们会遵守职业道德和规范,保持工作场所的整洁和秩序,严守保密义务和商业机密。
良好的工作习惯能够帮助我们树立良好的个人形象,提升职业素养,增强人际关系的和谐性,为个人事业的发展打下坚实的基础。
那么,如何养成良好的工作习惯呢?首先,我们应该养成良好的时间管理习惯。
合理安排工作时间,合理规划并设定工作目标,制定任务优先级,避免拖延和追赶工作。
可以使用日历、待办事项列表等工具帮助我们管理时间,并尽量避免不必要的会议和打断工作的因素。
其次,我们应该培养细致和专注的工作态度。
在工作中,我们需要细致入微地检查和核对工作内容,遵循工作流程和标准操作规范,避免疏忽和错误的发生。
很多人会把工作中的成长和发展,归结于能力。
其实,对于很多人来说,能力都是差不多的,并没有本质的差别。
真正决定两个人之间差距的,很多时候,是工作习惯。
为什么别人总是做得比我快?为什么别人一年就能升职?为什么优秀员工的称号总是落不到自己身上?
很多时候,你跟他们的差异,也许并不在于能力,而在于细节。
下面是一些简单但是切实有效的细节,希望对你有用。
做工作日志
每次招新人进来,我都会要求他,每天下班后写一份工作日志,第二天发给我。
做这样的要求,不是为了检查他们的工作,而是为了培养起这个习惯。
这份工作日志也不是给我看的,而是给他们自己看的。
为什么要这样做呢?
无论多忙,每一天下班之后,都要抽出时间问问自己:我这一天获得了什么?如果每天都在重复前一天的事情,没有任何变化,那你这一天就是浪费掉了,因为没有获得任何成长。
长此以往,半年,一年,三年,你的能力不会有任何提升,只会一直停留在初级职位上,做着最基础的工作。
一个优秀的人,必然是追求不断成长的。
前一天的工作中犯了什么错误,如何改正?有哪些不够完善的操作,如何优化?学到了什么技能,如何用在新的工作里面?只有不断地逼迫自己去思考这些问题,一步步完善和优化,才能获得长久而坚实的进步。
什么是工作经验?这就是工作经验。
工作经验不是指你做一件事情做了多久,而是指,你用了多久的时间,去思考、优化、改善它。
工作日志,就是将这个过程书面化下来的最好方法。
记在工作日志上的东西,可大可小。
大到一门新技能的习得,小到一个Excel函数、一个表格配色、打电话的常用话术,都可以。
只有将这些细节记录下来,不断翻阅、消化,逼使自己在工作中去应用这些方法和技巧,它们才会真正成为你的技能。
即时记录
很多人都会研究时间管理,也知道做好 Todo List 的重要性,但仍然难以养成的一个习惯,就是「即时」。
要知道,Todo List 也好,工作笔记也罢,最关键的一点,就是要即时。
人的短时记忆是非常短暂的,储存信息的时间最多只有几分钟。
如果一件事情你没有立刻将它记下来,只会有两种结果:一是忘掉;二是它一直留在你的脑海里,干扰你的工作和思维,使你不胜其烦。
解决这个问题的方法,就是建立这么一种本能反应:
无论任何时候,听到任何重要信息、被分配到任何事务,第一直觉不是去执行,也不是去思考,而是记录下来。
记下来之后,你再去考虑,什么时候去做这件事,怎么做。
如果你没有完全数码化的工作习惯,我建议你随身带着纸笔。
用A6的口袋本,听到任何需要去做的事情,第一时间快速记下要点。
等不忙的时候,再拿出来,好整以暇地补充、完善、思考。
甚至,你可以发展出自己的一套速记法,用记号表达特定含义。
比如,用叹号表示优先级,用DL 表示截止时间,用箭头表示对接人,等等。
这一块就不展开了,你可以根据自己的习惯去设计。
管理时间开销
我们往往容易高估一点,就是对自己的自律能力。
很多时候,你是不是会感到诧异:明明一整天都在干活,为什么仍然没什么进展?明明没干什么,为什么总觉得很快就天黑了?
其实,如果你严格记录自己的时间开销,你会惊讶地发现,你浪费时间的情况,远远比自己想象的严重得多。
很有可能,你以为自己辛辛苦苦写了三个小时的稿子,但实际上,你是发了20分钟的呆,上网找资料时逛了半小时,构思文章时思维发散又走神了半小时……诸如此类。
真正用在正事上的时间,也许连一半都不到。
怎么发现这一点呢?也很简单。
当你从工作状态切换出去的时候,瞥一眼系统时间;当你重新进入工作的时候,再瞥一眼时间。
将这两个时间点记下来。
一天结束后,你会记下非常多的时间点。
将它们两个两个连接起来,加起来的总和,就是你浪费的时间。
通过这个方法,每一天重复、检查、对比,你可以知道,自己的控制能力有多薄弱。
从而更加有意识地、主动地管理自己的注意力。
下一次,当你在网上闲逛的时候,也许你会怵然一惊,告诉自己:我正在浪费时间,赶紧回来干正事。
你会有意识地控制自己休闲和放松的时间。
比如,对自己说:只能刷5分钟的朋友圈,时间到了就要把手机放下。
进一步,你会发现,自己做某些工作的时间远远超出预计,为什么?是能力不足,经验不足,还是被哪些不好的习惯影响了?如何在质量不变的情况下缩短时间?
这个时候,你才有可能实现真正的高效。
整理文档
我们在日常工作中,不可避免地会产生大量文档:报告,方案,报表,资料……这些文档,如果是杂乱无章地堆放在一起,要查点什么东西时,就会非常麻烦。
很多时候,明明记得下载了的资料,却忘了放在哪里;发给好几个人的文件,几经修改,不知道谁的才是最终版;想查点自己以前做过的东西,却哪里都找不到……
这些问题的症结,都在于没有遵循良好的文档撰写和整理规范。
这一点,很多大公司都有明确规定,但很多小团队往往意识不到其重要性。
然而,小团队固然小,文档和资料的量却未必少。
处理不当,同样会造成大量的时间浪费。
具体来说,有这么几个原则:
1)文档的首页,要有版本记录。
任何正式文档,封面和正文之间,需要留出一页,记录该文档的版本历史。
无论谁对其作出任何修改,都要在这里登记:修改人,修改时间,版本号。
如:Nicky,2017-5-13,v21.0
2)文档的命名,要确立明确的格式。
这一点可以由团队自己确立,但需要保证所有人都按这个规范执行。
可以参考这样的方式:修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号
这种情况下,当文档的量极其庞大时,就不必打开来一个个查看了。
3)文档的存放,要建立良好的习惯。
很多人喜欢把文档全部放在桌面,等实在多到放不下了才去整理。
这种习惯好不好呢?其实没关系。
但关键是要统一。
如果你存放文档的位置不统一,有时在文件夹里面,有时在桌面,那就非常混乱,查找的时候往往要花大量时间。
一旦统一起来,即使全部放在桌面,也没事,因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。
我采取的方式是这样:
在自的办公用云下,按照不同项目建立文件夹;
每一个项目文件夹里面,又分为管理文件和执行文件;
执行文件再进一步按照阶段1、阶段2、阶段3划分;
每一个阶段点进去,又按照会议记录、周报、资料等类型划分;
任何时候,都不会把文档丢到桌面上,而是多点几下鼠标,为其找到准确的位置。
多花这几秒钟,很多时候,也许就能节省几小时的时间耗费。
做 Checklist
在工作中,犯错并不可怕,可怕的是一直犯同样的错误,反复多次仍然会在同一个地方出错。
这个问题最好的解决方式,就是做好Checklist。
在笔记软件里面,为每一项任务写好Checklist,执行时,把它调出来,一项一项对照,看自己有没有任何一项疏漏了。
这个 Checklist 可以常常优化。
自己犯过的错误,上级的指示,或者从各种渠道获得的信息,都可以写上去。
比如,跟供应商对接时,物料的尺寸、要求、细节,需要满足几道工序,验收的规格和方式是什么,现场需要具备什么条件,需要哪些人的签名,诸如此类。
这就是一个Checklist。
这些都需要按照Checklist一条条予以确认。
尤其是没有明文规定但是会对结果产生影响的因素,都要写在Checklist里面,跟对方确认。
理论上来说,只要Checklist做得足够严密,执行时严格确认每一条,任务的完成就不会出问题。
如果能将这些Checklist内化,无需对照也能逐条执行,乃至能用来指导新人、或是发现工作中不合理的地方,那可以说,你在这些领域,就已经具备了专业水平。