管理文秘课件 秘书工作概述共59页文档

秘书工作概述秘书工作的概述秘书工作是现代企业中非常重要的一个职位，秘书在公司中充当桥梁和纽带的角色，负责协调不同部门之间的合作，处理公司的日常事务，帮助高层管理者提高工作效率和组织能力。

秘书工作涵盖了很多不同的职责和任务，其中包括安排和组织会议、撰写和处理文件、跟踪项目进展、协助行政事务、处理来访者、管理日程安排、筹划行程和会议、处理电话和邮件、维护电子和纸质档案等。

首先，秘书负责安排和组织会议。

这意味着秘书需要协调不同部门的人员，确定会议时间和地点，并发送邀请函和会议议程。

在会议期间，秘书还需要担任记录员的角色，记录会议讨论的要点和结果，并及时向与会者发送会议纪要。

其次，秘书负责撰写和处理文件。

这包括起草和编辑公司的文档，如报告、备忘录、信函和其他通讯。

秘书还需要处理公司收到的文件和信件，分类和分发给相应的人员，并及时回复和跟进。

此外，秘书还负责维护电子和纸质档案，确保公司的文件和记录得到有效的保存和管理。

第三，秘书跟踪项目进展。

秘书需要与不同部门的员工合作，确保项目按时完成，并及时将进展情况报告给高层管理者。

秘书还需要协调不同的资源，例如预订会议室、采购办公用品等，以确保项目的顺利进行。

除了上述职责外，秘书还负责协助行政事务。

这包括处理来访者，接待客户和供应商，为他们提供必要的支持和服务。

秘书还需要协助高层管理者处理日常事务，如预订机票、安排酒店、定制礼品等。

此外，秘书还需要处理电话和邮件，回答来自内外部的查询和问题。

最后，秘书还负责筹划行程和会议。

这包括安排高层管理者的商务旅行，预订机票和酒店，安排行程和交通，确保高效和便捷的出行。

秘书还需要筹划和组织公司的重要会议和活动，如年会、培训和庆典。

秘书工作的性质要求秘书具备一定的专业技能和个人素质。

首先，秘书需要具备卓越的组织能力和时间管理能力，以便有效地处理和安排日常工作。

其次，秘书需要有良好的沟通和协调能力，能够与不同层次和背景的员工合作，并处理公司内外的关系。

《管理文秘》绪论第一节秘书的含义和职业特征一、秘书的含义秘书是为党政机关、企事业单位、社会团体或个人辅助决策、负责文书处理和日常事务的工作人员。

二、秘书的类别和层次（一）．按服务对象划分1、公务秘书：指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。

公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取薪金，在编制上属于所服务的机关和单位。

我国的秘书人员，多数属于公务秘书。

2、非公务秘书（私人秘书）：是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。

（二）、按从事行业和职能划分1、业务秘书；2、一般秘书；3、法律秘书；4、医学秘书5、教育秘书；6、广告秘书；7、工程秘书；8、演艺秘书（三）、按工作内容划分1、文字秘书：指以撰写、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关和单位的“笔杆子”、“秀才”。

2、机要秘书：指在党政军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。

机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。

3、信访秘书：指办理人民群众来信工作的秘书人员。

信访秘书的职责是通过办信、接待，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。

4、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（的如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。

5、事务秘书：指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。

6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。

生活秘书通常是专为较高级的领导配备的。

（四）、按职责范围和工作任务划分1、高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。

其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。

2、中级秘书：指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。

他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。

3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其他事务工作的人员。