文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。
1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。
1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。
3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。
3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。
3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。
3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。
反之称为非受控本。
3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。
3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。
3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。
3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。
3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。
3.9其它外部产生的相关记录，如监测报告、危险废物转移联单等。
3.10内部知识：是在企业经营过程中产生的、经过归纳整理、符合企业发展方向，有利于企业技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。
内部知识主要包括，但不限于：企业管理知识、专业技术知识、市场营销知识、成功经验总结、失败教训案例、培训心得体会、产品和服务改进结果等。
3.11外部知识：是企业从公司外部（国内/国外、各行/各业）搜集，经过归纳整理，符合企业发展方向，有利于技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。
4.职责权限4.1品质部：负责一、二阶受控文件版面格式的制查和文定、审件编号建档、修订状态标识和分发的控制、管理文件内容培训之需求的提报、作废文件的回收和处理。
负责三阶管理性文件的分发控制、负责公司知识管理的协调工作。
4.2各部门：负责三、四阶文件、与各部门有关的外来文件、技术性资料、非管制文件的制定、文件编号、建档、修订状态标识和分发的控制、作废文件的回收和处理，及各自领域范围内的知识收集、整理、发布和更新。
4.3公司各权责单位负责质量记录的拟制,签核生效。
记录拟制单位负责质量记录的流转分发。
记录相关单位负责记录的流水编号的编制，记录的收集,索引造册,和贮存保管。
4.4管理文件之文字编写及修订的审批权限：文件的编排、审批权限表文件阶层文字编排单位审核会审批准管理手册品质部管理者代表各部门负责人集团总经理程序文件（含记录格式）管理者代表指定编订部门负责人程序相关部门负责人管理者代表三阶文件（准则方法）过程控制主导单位编订部门负责人或主导单位负责人相关部门负责人管理者代表或部门负责人外来文件及其它各部门部门负责人N/A 部门负责人5．文件分类5.1按“文件层级结构”分类：一阶文件：质量手册二阶文件：程序文件三阶文件：管理性文件及作业指导书四阶文件：记录外来文件:来自公司外的文件(如:国际标准、供应商标准、客户标准、法令等)5.2按依ISO规范要求,公司将对管理体系的文件和实施记录,统一划分为以下3大类型范围：a)管理类文件，具体包括:●质量手册●与活动有关的程序文件、试验规范和操作规范b)技术类文件,即产品设计输出资料,包括:●产品物料清单(BOM)；●产品图纸；●产品技术状态规范；●各种形态的标准样品；●商标专利c)工作记录,即管理体实施所要求的、并实际形成的结果记录。
6.管理流程无7.文件管理要求7.1管理文件新编由品质部依质量手册的管理要求在品质、文件体系的构建策划阶段设计出统一的一、二、三、四阶文件的排版格式,对现行文件排版的统一要求规定如下：7.1.1流程图的绘制格式:A流程的起点和终点图示为:椭圆框B流程中操作性管制点图示为:长方框C流程中带判断性的管制点图示为:菱形D流程分页的续接点图示为:圆形框E流程的方向图示为:单向箭头线F流程点的说明文字表述在图框内7.2品质部依遵文号编码原则编制一、二阶文件文号。
使用《文件管制一览表》进行管控。
各部门使用此表单进行三、四阶文件及其它文件的管理。
7.3为方便追溯查对，各部门发行之管控文件原件必须建档永久保存。
7.4对新版文件管制正本(含首版和修订后新版)须统一纳入《文件管制一览表》,以实施档案管理。
按管制发行的份数影映副本,对副本须每页加盖红色的“受控文本”以示为受控文本，方可为作业依据，原版文件品质部及各部门保存。
对于作业指导书，采用扫描的形式，存在电脑中，原件经受控后发放使用部门。
“受控文本”印章格式统一为：XXX有限公司XX部:7.5各类受控文件需要按照规定的编号方法编制文号。
7.5.1公司级受控文件编号方法为:□□□□□□文件流水编号（01--99）各部门代号文件类别代码：QM（质量手册）QP（质量专用程序文件）WI（质量管理性文件和作业指导书）WL（外来文件）7.5.2部门代码:部门代码部门代码决策/幕僚单位GM生产部PD市场营销系统BD人力资源部HR计划部PL 财务部FC采购部PS 品质部QA研发系统RD工程部EN行政部AD PMC MC7.5.3部门级受控文件编号方法为:□□□□□□□(□…)文件流水编号（01.02.03…）各部门代号文件类别代码：WI（质量管理性文件和作业指导书）WL（外来文件）7.5.4部门代码:部门中文部门英文部门代码市场体系MarketingSysytem MAS海外销售部OverseasDistribution OSD大客户部Thekeyclientdepartment KCD国内销售部Domesticsalesdepartment DSD研发体系R&DSystem RDS软件平台部Softwareplatform SPD软件系统部Softwaresystem SSD软件应用部Softwareapplication SAD软件网络部Softwarenetwork SND软件测试部Softwaretesting STD硬件开发部Hardwaredevelopment HDD电子开发Electronicdevelopment EDD结构开发Structuredevelopment SDD平面开发artworkdevelopment ADD技术管理部Technologymanagement TEC生产体系ProductionSystem PDS工程部EngineeringDepartment ENG生产部productionDepartment PROPMC ProductMaterialControl PMC品质部QualityDepartment QUA资材部 MaterialDepartment MAT 财务部 FinancialDepartmentFIN 行政人事部 administrativepersonneldepartmentAPD 计划部 PlanningDepartment PLA 品质管理部 QualityManagementDepartment QMD 售后服务部AfterSalesServiceDepartmentASS7.6各受控文本由接收单位的负责人或其指定人员须在各部门的《文件分发/回收记录表》(QP-QA-01-02)中作签收并保管。
7.7各单位接收新版文件后,若执行权责涉及本单位时,须对本单位人员实施宣贯培训。
7.8各单位接收新版文件后,若文件属修订改版发行,须做出新旧版本的切换作业,同时最迟在新版文件实施后2个工作日内将本单位的旧版受控本收回,记录于《文件分发/回收记录表》。
统一对旧版受控本加盖红色的“作废章”以示作废失效，并统一销毁。
作废章样式如下：7.9外来文件的管理:7.9.1客户或外部供方的资料（技术标准、客户或外部供方的图纸、技术资料等）由技术管理部和工程部建档保存和管理，并登记《外来文件登记一览表》，其它外来文件（如：国家标准、法令等），各部门送到品质部文控中心汇总，由文控中心统一登记编号《外来文件登记一览表》，原本由发出部门保管。
7.9.2外来文件管理部门（技术管理部、工程部、品质部文控中心）对外来文本加盖“受控文本“章，根据需要向其它部门发放，接收方在“文件分发/回收作废章 （XX 部）记录”上签名确认。
7.9.3当外来文件有新版文件产生时，外来文件管理单位在收到最新文件同时在旧文件上盖红色“作废”印章，按本文7.8条款执行。
7.10文件管制发行后,各单位必须自实施日期起严格依条款要求执行作业。
7.11管制文件的例外管理:7.11.1当各单位的“受控文本”遗失或破损后,应填写《文件补发申请单》报由主管审查、经理批准后,并部门经理会签后申请补发,破损性补发需以旧换新.7.11.2公司的质量体系文件原则上不得外发，当因投标、客户及评审机构等需要时，由导入部门填写《文件资料外发申请单》，经本部门主管审查、品质部会签、管理者代表或分管副总经理批准后方可外发。
并加盖“作废章”。
7.12“补发文件”统一登录于《文件例外发行记录表》，由申请人在表中签收，对例外分发状况进行季度性定期发布。
7.13受控文件不得私自影印或打印,同时无红色“受控文本”的文件，在系统运行中均视为无效文件。
由DCC指定的电子文档目录下的文件属“受控文本”。
为环保无纸化办公不再发纸档，各部门如特殊岗位需要使用纸档可要求文控放行。
7.14各部门定期公布《文件管制一览表》,对本单位的文件分类建档管理，以保证与发行资料的完整性，一致性和唯一性。
7.15文件的更改7.15.1文件和资料更改的申请7.15.1.1文件和资料发行实施后，若因不适应实际作业的需要或出于质量改进之需要等，由申请部门填写《文件资料变更审批表》，注明更改的内容、原因、时间等，经本部门主管审查后，会签发行部门，发行部门根据该更改对其他部门和作业的影响情况，会签相关部门进行更改评估，通过后，上报相应的公司主管审批后实施更改。
