第5章文件管理

公司内部文件存档管理制度第一章总则为加强公司内部文件的存档管理工作，规范文件的归档、保管和利用，提高工作效率和信息安全性，特订立本《公司内部文件存档管理制度》（以下简称本制度）。

第二章文件归档1.公司内部全部紧要文件和合同文件均需进行归档存储，包含但不限于公司章程、组织架构、管理制度、财务报表、营销方案、合作协议等。

2.归档文件必需为电子文件形式，并统一采用公司指定的文件格式进行保管。

3.文件归档应依照文件类型和时间次序进行分类，同时每个文件应有明确的标识，包含文件名称、编码、归档日期和归档人等。

4.归档文件应认真记录文件的要点、关键内容和归档目的，并由文件编制人进行签字确认。

5.文件归档后，应将文件原件进行密封并标明归档信息，然后将其存放在专用的文件柜或保险柜中，确保其完好无损。

第三章文件保管和利用1.归档文件保管人负责对文件进行保管和管理，严禁随便向他人传阅、复印或外带归档文件，同时对外供应文件时应记录相关信息，包含供应人、供应时间和用途等，并经过批准后方可供应。

2.文件保管人应定期检查文件的完整性和存储环境，如发现问题应及时进行修复或调整，确保文件的安全和可用性。

3.归档文件的利用应遵从以下原则：–内部员工可向文件保管人提出查阅申请，并在规定的时间范围内进行查阅，查阅时应填写查阅登记表，包含查阅人、查阅时间和查阅目的等信息。

–针对某些敏感文件或限制性文件，查阅需经过相关部门或上级领导的审批，而且查阅操作须在特定区域或指定设备下进行。

–对于涉及商业机密或个人隐私的文件，查阅时应确保信息安全和保密，并限制相关人员的查阅权限和操作范围。

4.公司应建立高效的文件检索和查找机制，方便员工快速地查找到需要的文件信息，减少工作时间和本钱。

第四章文件管理责任1.院企业管理负责人有责任贯彻执行本制度，并组织相关部门负责人对文件的归档、保管和利用工作进行监督和检查，确保制度的有效实施。

2.文件编制人应依据公司规定的文件编制流程和模板进行文件的编写和归档，对文件内容的准确性和完整性负责。

规范性文件管理规定第一章总则第一条为加强深圳市人民政府(以下简称市政府)及其工作部门、各区人民政府(以下简称区政府)规范性文件的管理，规范行政机关规范性文件的制定、审查和发布，促进依法行政，根据国家有关法律规定，结合深圳市实际，制定本规定。

第二条本规定所称规范性文件是指市政府及其工作部门、各区政府根据法律、法规、规章和上级行政机关的命令、决定，在其法定权限内制定，规范行政管理事务，具有普遍约束力，且生效时间超过六个月的文件。

市政府工作部门和区政府制定的内部事务管理制度、向上级行政机关____请示和报告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力，或者虽具有普遍约束力但生效时间不超过六个月的文件，不适用本规定。

第三条本规定所称“市政府工作部门”包括下列机构：(一)市政府组成部门;(二)市政府办事机构和直属机构;(三)法律、法规或者规章授权制定规范性文件的其他市政府工作机构。

市政府为完成某个专项任务而设立的临时机构、归口市政府职能部门管理的办事机构、前款各单位内设机构，不得以本机构的名义对外发布规范性文件。

第四条规范性文件的名称可以使用“规定”、“决定”、“办法”、“通知”、“公告”和“通告”。

第五条市政府工作部门制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之前报市政府审查。

区政府制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之后报市政府备案。

市政府法制部门(以下简称市法制部门)具体负责规范性文件的法律和文字技术审查工作。

第六条市政府工作部门和区政府的规范性文件必须符合下列要求：(一)为执行法律、法规、规章和国家政策，履行法定职责所必需;(二)有法律、法规、规章或者上级行政机关的明确授权;(三)内容符合法律、法规、规章和国家政策;(四)不简单重复法律、法规、规章、国家政策的规定和上级行政机关的命令、决定;(五)与其他行政主管机关的管理职能不相冲突;(六)语言准确、简明和通俗，符合国家行政机关公文行文格式。

文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高____管理工作的效率，特制定本制度。

第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。

第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。

其他部门的文书管理，也应参照本制度。

第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。

凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。

第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。

为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。

第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。

第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。

如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天(特殊情况除外)。

如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。

第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。

第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。

第三章文件的借阅和清退第十条各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。

第十一条借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。

日常文件保密管理制度第一章总则为确保单位重要文件的保密安全，规范文件的处理、传递和存储，保护单位的机密信息，提高单位的信息安全管理水平，制定本制度。

第二章保密文件管理1. 单位应根据文件的密级和重要性制定相应的保密措施，并进行分类管理。

2. 各部门应明确文件的保密范围，划定管理权限，严格限制查阅、复印和传递。

3. 机密文件应用密码或加密方式进行存储和传递，密级较高的文件需定期更换密码。

4. 严禁私自带离开单位的文件，必要时需填写备忘录，经有关部门批准后方可带离。

5. 文件传递时需使用专用密封袋，标明密级和收发单位，由双方负责人签字确认。

6. 文件存放需有专门的保密柜或保险箱，定期进行巡查和清点，确保文件的完整性和安全性。

第三章文件处理流程1. 文件的起草、审批和签发需经过相关岗位人员层层审核，确保文件内容准确无误。

2. 文件传递时需填写传阅单，标明传递人和接收人的姓名、签字和日期，并及时归档。

3. 机密文件的传递需由专门的保密管理员负责，做好记录和监督。

4. 文件的归档需按照文件的密级和重要性规定存放在相应的档案柜中，定期进行整理和清点。

5. 文件的销毁需按照规定的程序进行，将文件全面损毁后确认销毁，并填写销毁记录。

第四章文件保密责任1. 各部门应设立专门的保密管理人员，负责文件的保密工作和管理。

2. 文件的起草人需对文件的内容负责，确保文件的保密性和准确性。

3. 文件的审批人需对文件的合规性和合法性负责，不得私自篡改文件内容。

4. 文件的传递人需按照规定的程序和要求进行，不得私自泄露文件内容。

5. 文件的接收人需严格按照规定的流程和权限查阅文件，不得私自传阅或复制文件内容。

第五章文件保密培训1. 单位应定期组织文件保密培训，提高员工的保密意识和保密管理水平。

2. 员工需要经过保密培训并签订保密承诺书后方可涉密工作。

3. 新员工入职需接受保密培训，熟悉保密制度和规定。

4. 厂内人员对文件保密制度的理解和执行情况进行考核，确保员工的保密责任落实到位。

文件管理制度(范本5篇)文件管理制度(范本5篇) 文件管理制度（一）：第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。

第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。

本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。

档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。

现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。

第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。

第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。

第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。

第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。

第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。

第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。

第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。

第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。

第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。

第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。

第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。

公司文件管理制度第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理第三条、公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

风险提示：实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。

由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。

企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。

第五条、文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。

第五章文件系统习题一、填空题1．文件系统主要管理计算机系统的软件资源，即对于各种的管理。

2．从用户的角度看，文件系统的功能是要实现①。

为了达到这一目的，一般要建立②3．UNIX系统中，一般把文件分为①、②和③三种类型。

4．串联文件是文件①组织的方式之一，其特点是用②来存放文件信息。

5．文件存储器一般都被分成若干大小相等的①，并以它为单位进行②。

6．文件存储空间管理的基本方法有①、②。

7．目录文件是由①组成的，文件系统利用②完成“按名存取”和对文件信息的共享和保护。

8．单级（一级）文件目录不能解决的问题。

多用户系统所用的文件目录结构至少应是二级文件目录。

9．大多数文件系统为了进行有效的管理，为用户提供了两种特殊操作，即在使用文件前应先①，文件使用完应②。

10．对于索引结构的文件，其索引表中主要应包含①和②两项内容。

11．对磁盘上一个物理块的访问要提供三个参数，分别是①，②和③。

12．文件的物理存储结构有三种方式，即①，②和③。

二、单项选择题1．在文件系统中，用户以方式直接使用外存。

（A）逻辑地址（B）物理地址（C）名字空间（D）虚拟地址【解析】用户给出文件名，文件系统根据文件名找到在外存的地址。

2．根据文件的逻辑结构，文件可以分为和两类。

（A）字符串文件/页面文件（B）记录式文件/流式文件（C）索引文件/串联文件（D）顺序文件/索引文件3．文件信息的逻辑块号到物理块号的变换是由决定的。

（A）逻辑结构（B）页表（C）物理结构（D）分配算法【解析】文件的物理结构是指文件在存储设备上的存放方法。

它决定了文件信息在存储设备上的存储位置，从而也决定了逻辑地址到物理地址的变换。

4．文件由 a 组成，磁带上的文件一般只能 b ，磁盘上的文件以 c 为单位读写，使用文件前必须 d 文件，使用完毕后应该 e 文件。

则a、c可能是。

①数组②块③记录④磁盘⑤柱面b可能是①顺序存取②随机存取③以字节为单位存取④直接存取d、e可能是①命名②删除③打开④关闭⑤复制⑥卸下【解析】文件是一组赋名的相关的字符流的集合，或是相关联记录的集合。

文件管理规定 Prepared on 22 November 2020文件管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。

第二条本制度管理的范围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、计划、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子邮件。

第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。

2、外来文件必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。

第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上《文件处理签》，然后分类处理：（1）一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅范围，然后送给相关人员传阅；（2）重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。

综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。

2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时内阅读完毕，并在《文件处理签》上签署阅文者姓名和阅文日期。

需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。

综合办公室文员负责督促文件传阅人尽快阅读文件。

3、机密级文件在副总经理、（含）以上人员间传阅。

4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。

5、文件不得横向传阅。

综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署姓名、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。

第五条收文的办理和结果反馈1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和《文件处理签》一并复印一份交给承办人员。

承办人员在接受文件复印件时，必须在《收文传递单》上签字。

2、综合办公室文员负责督促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限内办理完毕。

安全生产文件及档案管理制度范本第一章总则第一条为确保企业生产经营活动的安全和员工身体健康，维护社会公共安全，根据国家有关法律、法规和标准，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本企业各个单位、部门和员工，包括安全生产文件和档案的管理、归档和保管等事项。

第二章安全生产文件管理第三条本企业应根据安全生产需要，制定相应的安全生产文件，并明确文件的种类、编目和编号规范。

第四条安全生产文件应当具备真实、完整、准确、合法的特点，不得虚假、篡改、伪造。

第五条安全生产文件的编制、修改和废止，应当按照程序和权限进行，并保留相应的修改和废止记录。

第六条安全生产文件应当保存在指定的文件柜或电子存储设备中，确保文件的安全和易查阅。

第七条安全生产文件的查阅和借阅应当按照规定进行，并登记相关记录。

第八条安全生产文件的期限和保管情况应当根据国家有关法规和标准进行管理。

第三章安全生产档案管理第九条本企业应当建立安全生产档案的归档和保管制度，确保档案的完整和可用性。

第十条安全生产档案应当按照归档规范进行整理、分类和编目，确保档案的有序、完整和易查阅。

第十一条安全生产档案的编排应当按照事项、部门和时间顺序进行，方便档案的检索和利用。

第十二条安全生产档案的保管应当采取相应的保管措施，确保档案的安全和防火。

第十三条安全生产档案的查阅和复制应当按照规定进行，并登记相关记录。

第十四条安全生产档案的转递和销毁应当按照程序进行，并记录相关信息。

第十五条安全生产档案的保管期限应当根据国家有关法规和标准进行管理。

第四章监督和评估第十六条本企业应当建立安全生产文件和档案的监督和评估制度，对相关工作进行定期检查和评估。

第十七条监督和评估工作应当由具备相应资质和经验的人员进行，并定期向管理层报告。

第十八条监督和评估工作结果应当及时整理和归档，并记录相关信息。

第十九条对发现的问题和隐患，应当及时提出改进意见，督促相关部门和人员进行整改。

第二十条监督和评估工作的结果应当作为改进安全生产工作的参考依据，不断提高安全生产管理水平。