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文件管理系统培训PPT课件( 54页)

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《文件管理》课件

《文件管理》课件

03
保持文件名的格式统一，如全部使用小写字母或数字，方便识
别和管理。
06
文件管理工具与软件
Windows资源管理器
01
文件和文件夹的创建、 重命名、移动、复制和 删除等基本操作。
02
文件搜索功能，可以快 速找到需要的文件。
03
文件属性查看，如只读 、隐藏和系统等。
04
磁盘管理功能，可以对 磁盘进行格式化、清理 等操作。
数据加密
使用加密软件
使用专业的加密软件对重要文件进行加密，确保 即使文件被非法获取也无法轻易解密。
加密传输
在传输敏感文件时，应使用加密协议进行传输， 以确保数据在传输过程中的安全。
加密存储
对于存储在云端或其他远程位置的文件，应使用 加密技术进行存储，防止未经授权的访问。
05
文件查找与整理
文件搜索技巧
关键字搜索
使用关键字进行搜索，如文件名、内容、日期等，能够快速定位 到目标文件。
高级搜索
通过设置搜索条件，如文件类型、大小、修改时间等，缩小搜索范 围，提高搜索效率。
文件属性搜索
利用文件属性，如文件名长度、创建日期、修改日期等进行搜索， 满足特定需求。
文件分类整理
文件夹分类
将文件按照类别放入不同的文件夹中，方便管理和查找。
03
文件存储与备份
本地存储
优点
速度快，安全性较高，可靠性强 。
缺点
存储容量有限，无法实现数据共 享和远程访问。
网络存储
优点
可实现数据共享，容量大，便于远程 访问。
缺点
速度较慢，安全性较低，需要稳定的 网络连接。
云存储
要点一
优点
容量大，可实现数据共享和远程访问，方便备份和恢复数 据。

文件管理-完整版PPT课件

文件管理-完整版PPT课件

重命名文件或文件夹
删除文件或文件夹
操作方法： 1、使用“文件”
菜单“删除” 命令 2、鼠标右键 3、Delete键 4、直接拖放至
查找文件或文件夹
小结：
☺ 管理文件和文件夹 ☺ 选定文件或文件夹 ☺ 建立文件夹 ☺ 复制文件或文件夹 ☺ 移动文件或文件夹 ☺ 重命名文件或文件夹 ☺ 删除文件或文件夹 ☺ 恢复被删除的对象 ☺ 查找文件或文件夹
选定文件或文件夹 建立文件夹 复制文件或文件夹 移动文件或文件夹 重命名文件或文件夹 删除文件或文件夹 恢复被删除的对象 查找文件或文件夹
选定文件或文件夹
选定相邻的多个文件
选定不相邻的多个文件
单击第一个文件，按住shift键， 再单击最后一个文件
单击第一个文件，按住ctrl键， 再依次单击要选定的文件
建立文件夹
创建方法一： 1、确定创建的目标 位置 2、使用鼠标右键菜 创单建方法二： 13、、确选定择创“建新的建目标”位－ 置“文件夹”
2、单击“文件”－ “新建”－“文件夹” 命令
文件（夹）复制（移动）
复制（移动）步骤 1、选中对象 2、复制（剪切）
3、目标位置 4、粘贴命令 操作方法 1、使用菜单 2、鼠标右键 3、配合使用ctrl （shift）键
课后作业：
P38 2.7习题1、2、 3
文件管理
☺启动“资源管理器” ☺查看文件夹 ☺管理文件和文件夹
“资源管理器”窗 口 标题栏 菜单栏 工具栏
文件夹窗格 滚动条
文件夹内 容窗格
查看文件夹
“＋”号标识： 表示包含子文件夹
“－”号标识： 表示当前已经显示出该 文件夹中的内容
改变文件图标的显示方式
单击“查看”菜 单

文件管理培训-PPT

文件管理培训-PPT

受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册
• Level2 程序文件
• Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写
c. 4-digit number:
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
我们如何做？ 标尺-标准、统一、 无差异
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
• 各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集

文件管理培训ppt课件

文件管理培训ppt课件

4.13 文件的借阅
＊文件的保密等级:自定义. A. 绝密:核心技术资料. B.机密:重要的文件资料. C.秘密:转为重要的文件资料. D.公开:一般性文件,可以向大众公开的.
＊借阅申请:需求人员申请. ＊ 借阅批准:必须获得批准人员批准才可借阅. ＊ 借阅登记:借出人员需进行登记. ＊ 归还:按借出的时间及时归还.
♂外来文件的类型 A.国际/国家/地方等法律法规. B.国际/国家/行业/企业等标准. C.客户提供文件. D.其它文件.
♂ 外来的获取渠道 A. 法规类公司自行获取. B.客户提供.
提问:我部门有哪些外来文件呢?
♂外来文件的接收 各部门负责接收本部门直接相关的外来文件.
♂外来文件的识别
接收部门负责识别出适用于本公司的内容.
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
提问:作废文件需要保存多久呢?

文件管理培训课程PPT课件

文件管理培训课程PPT课件
目标
实现文件的规范化管理：通过制定统一的文件命名、存储等规范，使文件管理更加 有序。
提高文件使用效率：优化文件查找、访问等操作，提高文件使用效率。
文件管理的目标与原则
• 保障文件安全：通过加密、备份等措施，确保文件的安全 性和完整性。
文件管理的目标与原则
原则 简洁明了：文件命名应简洁明了，易于理解和记忆。
防止数据泄露措施推荐
数据分类与标识
对数据进行分类和标识，明确 数据的敏感度和重要性，以便
采取相应的保护措施。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定相 应的数据恢复计划，确保在数 据泄露等意外情况下能够及时 恢复数据。
数据传输安全
在数据传输过程中采用加密技 术，如SSL/TLS等，确保数据传 输过程中的安全性。
员工培训与意识提升
加强员工的数据安全意识培训 ，提高员工对数据安全的重视
程度和防范能力。
06
现代化文件管理技术应用
云计算在文件管理中的应用
云存储服务
通过云计算技术，文件 可以存储在远程服务器 上，用户可以随时随地 访问和管理文件，实现 文件共享和协作。
云计算安全性
云计算服务提供商通常 具有强大的安全防护措 施，包括数据加密、备 份和恢复等，确保用户 文件的安全。
文件标识规则
统一标识
采用统一的文件标识符号 或代码，以便于识别和管 理。
标识清晰
标识应清晰、醒目，方便 快速找到所需文件。
标识与内容一致
确保标识与文件内容相符 ，避免出现误导或混淆的 情况。
文件命名规范
简明扼要
文件名应简短明了，准确反映文件主 题或内容。
避免使用特殊字符
统一格式
采用统一的文件名格式，包括日期、 文件类型、主题等要素，方便管理和 查找。

文件管理培训 PPT

文件管理培训 PPT

QP-0209-CN-GEN
特殊特性管理程序
Guidelines for Specification sheets for
QP-0211-CN-GEN
fixtures
Guidelines on reception of raw
materials (chemicals and non-
chemicals) and NoC's (Notes of
的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的
缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的
我们要做什么？
镜子-查漏补 缺！
Complaint) to suppliers原材料（化工
及非化工）入库管理程序以及供应商
QP-0300-CN-GEN 投诉（NOC）管理程序
发起人
Y 文件管
理员
各部门 经理审
核 Y
文件发布
审批流程 文件编号&版本修订：对于编号系统，， 请参看这个程序的§ 2b 部分；版本修订 的编号由系统自动生成。
Solutions
QP-0205-INT-IS Tooling and Substrate Development QP-0206-CN-GEN FMEA-失效模式和后果分析管理程序
采购
运输 设计/生产 销售 经销商
MSA - Measurement System
QP-0207-CN-GEN

文件管理PPT课件

文件管理PPT课件
元数据检索
利用文件的元数据（如作者、创建时间、修改时 间等）进行检索，缩小检索范围。
全文检索
对文件内容进行全文扫描，找出包含特定词汇或 短语的文件。
文件利用技巧
批量操作
对多个文件进行批量处理，如批量重命名、批量转换格式等，提 高工作效率。
文件预览
在不打开文件的情况下，预览文件内容，快速了解文件信息。
文件管理的目标与原则
目标 实现文件的高效、有序存储和访问
保障文件的安全性和完整性
文件管理的目标与原则
• 提高用户对文件的操作便捷性
文件管理的目标与原则
分类存储
根据文件的性质、内容和使用者等因素进行分类存储，便于 查找和使用。
标准化命名
采用统一的命名规则和标准，使文件名具有描述性和辨识度 。
文件管理的目标与原则
防止数据泄露措施
数据脱敏
对敏感数据进行变形、修改或删 除，以减少数据泄露风险。
数据备份与恢复
定期备份重要数据，并制定详细的 数据恢复计划，确保数据安全。
监控与审计
实时监控文件访问行为，并对异常 操作进行记录和报警。
05 文件检索与利用
文件检索方法
关键词检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速定位到 目标文件。
持续改进方向和目标
监控与评估
建立流程监控机制，定期评估流程执行情况和改进效果。
持续改进
根据评估结果和反馈，不断优化流程，提高文件管理效率和质量。
目标设定
设定明确的改进目标，如缩短文件处理周期、降低文件丢失率等， 以量化指标衡量改进成果。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
完全备份
对所有文件进行完整备份，提 供最全面的数据保护，但备份

文件系统管理PPT课件

文件系统管理PPT课件
步骤二，在窗口的右边显示出了计算机中所有共享文件夹 的信息。
如果要建立新的共享文件夹，可通过选择主菜单“操作” 中的“新文件共享”子菜单，或者在右侧窗口单击鼠标右键选 择“共享”菜单，打开如图5-5所示对话框。输入要共享的文件 夹、共享名、共享描述，在共享描述中可输入一些该资源的描 述性信息，以方便用户了解其内容。
10
江西交通职业技术学院精品课程
Windows服务器维护与管理
权利与权限
文件夹具有下列基本权限： 完全控制：用户可以执行下列全部职责。 修改：用户可以写入新的文件，新建子目录和删除文件及文件夹。 用户也可以查看哪些其他用户在该文件夹上有权限。 读取及运行：用户可以阅读和执行文件。 列出文件夹目录：用户可以查看在目录中的文件名。 读取：用户可以查看目录中的文件和查看还有谁在这里有权限。 写入：用户可以写入新文件并查看还有谁在这里有权限。
+ 概况1
您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后。
概况2
+ 您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后。
概况3
+ 您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后。
2
江西交通职业技术学院精品课程
Windows服务器维护与管理
Windows 2003支持的文件系统
➢ FAT文件系统 ➢ NTFS文件系统
3
江西交通职业技术学院精品课程
5
江西交通职业技术学院精品课程
Windows服务器维护与管理
NTFS文件系统
NTFS是New Technology File System（NT文件系统）是缩 写，它是Windows 2003 server 支持的第三种文件系统。 Windows 2003 server所推荐使用的NTFS文件系统提供了FAT 和FAT32文件系统所没有的、全面的性能，可靠性和兼容性。 NTFS文件系统的设计目标就是用来在很大的硬盘上能够很快地 执行诸如：读、写和搜索这样的标准文件操作，甚至包括像文 件系统恢复这样的高级操作。

计算机操作系统之文件管理PPT课件

计算机操作系统之文件管理PPT课件
计算机操作系统之文件管理PPT课 件
目录
• 文件管理概述 • 文件存储与访问方法 • 文件目录管理 • 文件共享与保护机制 • 文件系统性能优化策略 • 典型文件系统案例分析 • 总结与展望
01
文件管理概述
文件概念及作用
文件定义
文件是计算机中存储数据的基本单 位，具有名称、内容和属性等特征。
文件作用
链接分配方式
01
02
03
原理
采用离散分配方式，通过 链接指针将文件的所有盘 块链接在一起。
优点
消除了外部碎片，提高了 磁盘空间利用率；易于文 件扩展。
缺点
只支持顺序访问，不支持 直接访问，数据块的链接 指针会占用一定的存储空 间。
索引分配方式
01 02
原理
系统为每个文件分配一个索引块（表），再把分配给该文件的所有盘块 号都记录在该索引块（表）中，用户要访问文件的第i个盘块时只要根 据索引表找到第i个盘块的盘块号即可。
Ext4在性能和稳定性方面进 行了优化，提供了更高的文 件读写速度和更好的数据一 致性保证。
Ext4能够处理超大文件和超 大容量磁盘，满足了现代存 储需求。
Ext4支持权限控制、加密、 压缩等高级功能，提供了全 面的数据管理解决方案。
Ext4可以在多种Linux发行 版和其他类Unix系统上使用， 具有良好的跨平台兼容性。
07
总结与展望
课程总结回顾
文件系统基本概念
介绍了文件、目录、路径等基本概念，以及文件系统的层次结构和 基本功能。
文件操作与管理
详细讲解了文件的创建、打开、读写、关闭等操作，以及文件的备 份、恢复、加密等管理方法。
文件系统实现技术
深入探讨了文件系统的数据结构、存储管理、并发控制等实现技术， 以及不同文件系统类型的特点和适用场景。

《文件管理》PPT课件

《文件管理》PPT课件
<3>当按上述方式把文件存放到磁带上后,用户要求 每次读一个逻辑记录存放到他的工作区.
当对该记录处理后,又要求把下一个逻辑记录读入 他的工作区,直至10个逻辑记录处理结束.系统应如何为用 户服务?
例2
假定有一个简单的文件系统,某文件以顺序结构存放在 磁盘上.该文件有10个等长的逻辑记录组成,每个逻辑记录的 长度为512个字节.文件存放在磁盘上的起始块号为28,每个
FCB的组织----目录 目录：FCB的有效集合. 注意：目录与目录项、目录文件和文件目录
的区别.
目录组织-一级目录
一级目录：
FCB1
文件
FCB2
文件
若不同的用户为文件起了相同的名字,怎么 办？文件重名问题！
文件目录—二级目录
MFD 用户名 目录地址
UFD FCB1
U1
U2
文件
UFD
解决文件重名问题；实现共享和保护.
文件系统的组成
I/O系统 管理I/O请求队列 调用和启动I/O操作 处理I/O错误. I/O结束处理 与设备管理密切联系.
文件系统的组成
外存管理 外存空间的管理：记住哪些已经
分配,哪些空闲. 根据请求分配磁盘空间. 回收外存块. 多级文件系统中传送文件信息的
功能. 系统故障与恢复：当发生故障时,
第 5 章 文件管理
文件系统的引入 文件系统的功能 文件组织；逻辑组织和物理组织. 文件控制快〔FCB〕
文件目录 磁盘空间的管理 文件共享和保护
文件的使用
文件系统的引入
早期的计算机系统：用户自己管理程序 和数据.
大容量的存储设备的出现〔磁带,磁盘〕 如何区分存储设备上的不同数据？ 如何存取设备上的数据？ 如何保护设备上的数据不被非法使用？ 如何实现不同用户共享文件？ 引入了一个逻辑概念：文件.

文件管理培训课件

文件管理培训课件

文件管理的重要性
01
02
03
遵守法规要求
许多法规和标准要求组织 对文件进行严格管理，以 确保证明的义务得到履行 。
提高组织效率
通过对文件的合理规划和 管理，可以提高组织的整 体效率。
保护组织记忆
文件是组织记忆和知识库 的重要组成部分，良好的 文件管理有助于保护和传 承这些知识。
文件管理的原则和最佳实践
文件管理培训课件
目 录
• 文件管理概述 • 文件类型和存储方式 • 文件管理工具和技术 • 文件安全和隐私保护 • 高效文件管理的技巧和方法 • 案例分析与实践操作
01
文件管理概述
什么是文件管理
文件管理定义
文件管理是对电子文件和纸质文 件进行规划、控制和提供支持的 过程。
文件管理意义
有效的文件管理对于组织的成功 至关重要，它能够确保文件的完 整性、准确性和可访问性，降低 风险，提高工作效率。
XYplorer
一个高级的文件管理工具 ，具有多标签页、批量重 命名、文件比较等功能， 适合高级用户使用。
文件同步和备份技术
实时同步
通过使用同步软件，如FreeFileSync，可以在多个文件夹之间进行实时同步， 确保文件的一致性。
定期备份
定期对重要文件进行备份，可以使用第三方备份软件，如Acronis True Image ，进行定时备份。
音频文件
包括MP3、WAV等，用于记录和 播放声音。
安装文件
包括EXE、MSI等，用于安装软件 。
压缩文件
包括ZIP、RAR等，用于将多个文 件压缩为一个文件。
视频文件
包括MP4、AVI等，用于记录和 播放动态影像。
文件存储方式的选择

文件管理培训ppt课件

文件管理培训ppt课件
: 文件是否可以借给外面的人呢?
4.14 文件的补发
◆ 补发时机 A.文件遗失. B.增加需求. C.文件损坏.
◆ 补发申请:需求者向文控中心申请. ◆ 补发批准:需求部门负责人或批准人. ◆ 登记发放:文件进行登记发放.
提问:文件补发与发行有什么区别呢 ?
4.15 外来文件管理
♂ 定义:是指由第三方制订的, 但公司必须参照执行 的文件.
文件管理基础知识培训
目录
1、文件的定义 2、质量管理体系文件简介 3、质量管理体系文件类型 4、文件的控制 5、文件编写基础知识 6、文件的5S管理 7、文控的职责
讲演：龙景庭
2012-10-12
1.1 文件:信息及其承载的媒体 1) 信息可以是文字,符号,图片,声音等 2) 媒体可以是纸张,磁盘,光盘, 其它电子媒 介,实物或其组合体等.
我如何知道文件需要修改呢?
4.12 文件的作废
★ 作废的时机 A. 新版文件发行时,旧版文件自动作废. B. 文件取消时,申请作废.
★ 文件的取消由文件编写部门申请. ★ 文件作废时作废版必须全部门收回. ★ 作废文件需进行标识 ,如盖作废章. ★ 作废版之副本可以销毁,但正本需保存.
作废文件需要保存多久呢 ? ?
◎ 保持文件干净/完整/可辩识。 6.4 文件清洁
㊣ 经常进行整理/整顿/清扫,并进行到底 ㊣ 保持其成果,并养成习惯.
提问:文件的清扫要注意哪些事项?
7.1 文控员的职责:
▲ 参与文件控制程序的制订. ▲ 公司文件的分类及文件格式标准化. ▲ 文件受控/更改申请的受理. ▲ 文件格式的确定. ▲ 文件编号与登记. ▲ 文件复印/分发/旧版回收/作废/销毁. ▲ 文件原稿的保存. ▲ 文件使用情况的定期审查.

文件管理专题培训 PPT

文件管理专题培训 PPT
文件管理专题培训
目录
• 一、文件控制程序 • 二、记录控制程序 • 三、文件发布系统
一、文件控制程序
术语和定义
质量&职业健康安全&环境管理体系：简称QHSE管理体系。 QHSE体系文件：保障QHSE管理体系有效运行的需要控制和保持的依据、制度、准
则、记录等信息及其载体(如纸质文件、光盘、磁带、照片、胶片等)。 程序：程序是为进行某活动或过程所规定的途径。本公司将较大过程的控制文件 称为"程序"，而将较小过程或活动的控制文件称为"作业指导书"、"操作规程"“流 程”等。 制度：制度是针对整个企业的基础性文件，是对所有人的行为规范。本公司将各 部门需共同遵守或通用的控制文件称为“制度”，如“考勤管理制度”、“绩效管 理制度”、“薪酬管理制度”“安全责任制度”等； 将其它各类制度称“办法”、 “规定”“实施细则”“规范”等，对约定俗成的制度类文件可按惯例编制，如部 门职责、职位说明书、应急预案等。 公文：是公司、各部门实施领导、履行职能、处理业务的具有特定效力和规范体 式的文书，是传达政府职能部门、公司方针政策，公布规章制度，指导、布置和商 洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。本公司将关于公 司经营管理活动中通用的、具有强制约束力或倡导性的，而且具有一次性特点的文 件称为“行政公文”。
部门通过协同系统发布。 QHSE管理部负责组织通过协同系统建立最新有效体系文件专区（包括最新体系文
件目录及文档内容），由第5.5.1条的归口管理部门指定专人对该专区进行管理，在 最新文件审批通过后一个工作日内进行更新发布，确保通过信息化平台共享的所有体 系文件齐全、完整、有效，公司员工可随时进入专区学习、阅读。

《文件管理》PPT课件_OK

《文件管理》PPT课件_OK
3) 文件系统的接口
为方便用户使用文件系统，文件系统通常向用 户提供两种类型的接口:
(1) 命令接口。 这是指作为用户与文件系统交互 的接口。 用户可通过键盘终端键入命令，取得文件 系统的服务。
(2) 程序接口。这是指作为用户程序与文件系统 的接口。用户程序可通过系统调用来取得文件系统 的服务。
21
第六章 文 件 管 理
文件系统的定义: 文件系统是操作系统中以文件方式管理计算机软件
资源的软件和被管理的文件和数据结构（如目录和 索引表等）的集合。从系统角度来看，文件系统是 对文件存储器的存储空间进行组织、分配和回收， 负责文件的存储、检索、共享和保护。从用户角度 来看，文件系统主要是实现“按名取存”，文件系 统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文 件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么 地方。
(1) 系统文件。这是指由系统软件构成的文件。 大多数的系统文件只允许用户调用，但不允许用户 去读，更不允许修改；有的系统文件不直接对用户 开放。
(2) 用户文件。指由用户的源代码、目标文件、 可执行文件或数据等所构成的文件。用户将这些文 件委托给系统保管。
(3) 库文件。这是由标准子例程及常用的例程等 所构成的文件。这类文件允许用户调用，但不允许 修改。
• 掌握文件的逻辑结构，熟悉五种记录文件。 • 掌握文件控制块和多级目录结构，掌握UNIX树型带
勾连的目录结构和可装卸文件系统，了解Windows98 VFAT目录结构。熟悉目录查询技术，掌握内存的目 录管理表，掌握文件操作与目录管理关系。 • 掌握基于索引节点的共享方式和利用符号连接的文 件共享。 • 掌握文件的存取控制，熟悉分级安全管理，了解文 件的转储和恢复，了解WindowsNT安全性。

文件管理培训课程PPT课件

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受控编号与版本号。
10
受控文件编号
一、公司文件代码 质量环境手册：QEM 程序文件：QEP 管理类作业指导书：RA\WI 技术类作业指导书：SOP\SIP
二、部门代码:
MKC（业务部） DCC（文控中心） PUR（采购课） PMC（计划物控课）WAH（资材课） ADM（管理部） PRD（生产部 ）ENG（工程部） COQ（品质部） MGR（总经办） FID(财务部)
C. 外来人员、非本部门人员、本部门非授权相 关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资 料，若工作需要可按本程序要求向文控中心 申请；文件管理人员应做好防盗、防晒、防 雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁； 文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内 作业。
D.各部门文员针对文控中心发放的受控文件, 在 本部门内部进行二级发放时应建立相应的 《文件发放/回收表》和《受控文件目录》及 《受控文件发放一览表》。
2、各文件接收人员在发放记录上签收。 3、文件遗失10元/份。
14
受控文件的使用
1、各文件使用部门必须确保在使用处获得有效 版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时 可组织培训。
2、任何部门或个人不得私自复印受控文件。 3、如各文件使用部门在文件使用过程中发现与
现行操作不符,应立即向主管单位以书面形式 提出并传递给文控中心,以便于对文件及时进 行修改。 4、各文件使用单位必须确保所使用的文件只能 是文控中心发行的受控版本, 受控文件应保持 清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行 涂改。
指导书。 四级文件： 指各种表单和记录。
6
文件分类
一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分 为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、 通用的管理性作业指导书等。

文件质量管理体系培训课件

文件质量管理体系培训课件
数据安全与隐私保护
随着数据的不断增加，数据安全和隐私保护成为文件质量管理体 系的重要挑战，需要加强数据保护措施。
多元化的文件格式
随着信息技术的不断发展，文件格式越来越多样化，需要文件质 量管理体系具备跨格式的兼容管理能力。
对未来文件质量管理体系发展的建议与展望
加强培训和教育
加强员工对文件质量管理体系的认知和技能培训，提高员 工的文件制作和管理能力。
规定文件的格式，包括文字、 图片、表格等。
文件内容规范
制定文件内容规范，包括文字 表达、数据呈现等。
文件安全性规范
制定文件安全性规范，包括文 件加密、防病毒等措施。
文件质量审核与评估
01
02
03
文件质量审核
按照文件质量标准对文件 进行审核，确保文件质量 符合要求。
文件质量评估
定期对文件质量进行评估 ，分析文件的优劣和改进 方向。
跟踪与验证
对改进措施进行跟踪和验证， 确保问题得到有效解决。
文件质量管理体系评估的方法与工具
定量评估方法
采用统计技术对文件质量管理体 系进行客观评价，如：合格率、
不合格率等。
定性评估方法
通过专家评审、自我评估等方式 对文件质量管理体系进行评价。
评估工具
运用相关软件、模型等工具辅助 评估，提高评估效率和准确性。
。
文件质量策划
制定文件质量计划，明确文件 制作、审核、发布等流程。
文件制作与审核
按照计划进行文件制作，并由 专业人员进行审核。
文件发布与控制
发布文件，并对文件的控制进 行管理，确保文件的更新和修
改符合规范。
文件质量标准与规范
制定文件质量标准
根据行业规范和公司实际情况 ，制定文件质量标准。
  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

系统性原则
可操作性原则
可检查性原则
9
五、质量体系文件的基本要求
系统性
文件基本 要求
适应性
协调性
唯一性
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六、质量管理体系文件是质量管理体系最关 键要素之一
质量管理体系 关键要素
• 组织机构 • 人员 • 设施设备 • 质量管理体系文件 • 计算机系统
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七、质量管理体系文件的策划
第一层 第二层 第三层
规定发放范围、制定清单、编 号记录、收回处理。
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6、组织（及所属部门）制订、发放的文件流程图
文件草拟 （编制）
开始
文件制订提出
不合格（修改完善） 文件审
文件修订提出
核
文件批准
合格
文件发放
文件作废提出
文件签收、使用
结束
文件管理 文件归档
文件
执行性文件 操作性文件
本条是本节内容概括性条款，其他条款内容都围绕此条款进行。
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第三十二条 文件的起草、修订、审核、批准、分发、保 管，以及修改、撤销、替换、销毁等应当按照文件管理操 作规程进行，并保存相关记录。
【释义】:文件管理的具体要求。
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2、文件管理制度和操作规程的培训 • 2.1、文件编写要求的培训： • 由企业文件管理部门（行政部门）来进行 • 对文件的通用性要求：文件的格式、规范性、编号、具体
• 3、内容的策划：文件的内容，具体编什么，应该是根据 企业质量方针和企业质量目标把文件、内容策划好，然后 分解到各部门去进行编制。
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质量管理文件体系需做到
人人有职责 事事有程序 作业有标准 事事有记录
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八、新旧版GSP对文件的要求大相径庭
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九、新修订GSP文件系统的有关内容——批发
起草
按计划起草
评审与修改 对完成的初稿组织评审、讨论及修改。
审定颁发
由企业质量负责人审定，文件一般按 其重要程度、保密级别划分为不同控 制类别，分别由企业负责人、质量负 责人和质量管理部门负责人签发。
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4、归口管理 5、发放使用
质量管理文件一般应由质量管理 部门统一归口管理。包括组织编 制、审核、修订、换版、解释、 培训、指导、检查及分发、回收 与保管等；
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part2 批发企业文件管理系统
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第一节 质量管理体系
第五条 企业应当依据有关法律法规及本规范的要求建立质量管 理体系，确定质量方针，制定质量管理体系文件，开展质量策划、 质量控制、质量保证、质量改进和质量风险管理等活动。
第六条 企业制定的质量方针文件应当明确企业总的质量目标和 要求，并贯彻到药品经营活动的全过程。
形式等 • 文件内容文字准确、清晰易懂 • 2.2、质量管理部有关质量内容和要求的培训： • 不允许游离于质量管理文件之外的任何文件 • 所有写入的内容能理解，具可操作性、符合企业经营实际
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3、 文 件 编 制 与 颁 发
编制计划
提出编制（修订）计划，确定数量、内 容、格式、要求，并确定编制人员，明 确进度。
质量手册 （质量方针、质量目标）
质量管理制度、程 序、部门及岗位职 责
记录、表格、档案、 报告等
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七、质量管理体系文件的策划
• 1、文件结构的策划：根据这种质量体系文件的金字塔结 构形态，文件编制人员的安排也是不一样的
• 2、格式的策划质量手册、制度、程序、职责都有相应的 格式和要求。文件的格式，策划的开始就应该做好。
• “质量管理体系文件”是指：用于保证药品经营质量的文件 管理系统。是由一切涉及药品经营质量管理的书面标准和实 施过程中的记录结果组成的，贯穿药品质量管理全过程的连 贯有序的系列文件。
• GSP认证中文件资料是标准，现场是基础，工作是实质。
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二、质量管理体系文件目的
保证有效地 实施GSP
• 1、理顺关系 • 2、明确职责与权限 • 3、协调各部门间的关系 • 4、质量活动能够顺利、有效地实施 • 5、质量体系实现经济、高效地运行 • 6、满足顾客和消费者的需要 • 7、促进企业更好地发展。
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三、质量体系文件的作用
• 1、确定了职责的分配和活动的程序，是企业内 部经营活动的“法规”，是全体员工都应遵守 的工作规范
• 2、是质量体系审核和认证的主要依据 • 3、开展内部培训的依据 • 4、质量体系改进的基础
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四、质量管理体系文件编制基本原则
合法性原则
基本原则
实用性原则 先进性原则 指令性原则
文件 管 理 系统
湖南省食品药品监督管理局药品市场监管处
2013年10月
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软件与硬件
何为软件更软？
就是管理制度及执行更加严格！
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学习内容
part1 文件管理系统概述
part2 批发企业质量管理体系文件
part3 零售企业质量管理体系文件
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part1 文件系统概述
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• 第二章 药品批发的质量管理 • 第一节 质量管理体系 • 第5-7条（共3条）：明确纳入质量管理体系重要内容 • 第四节 质量管理体系文件 • 第31-42条（共12条） • 第31条：企业质量管理体系文件包括哪些内容 • 第32、33条：文件管理的有关要求 • 第34条：文件的定期审核和修订 • 第35条：保证各岗位质量文件的获得 • 第36-39条：质量管理制度的内容、部门及岗位职责、操作规程、质量记录 • 第40条：计算机数据记录要求 • 第41、42条：记录及凭证的管理要求
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十、新修订GSP的有关内容——零售
• 第三章 药品零售的质量管理 • 第一节 质量管理与职责 • 第123、124条（共2条）：明确纳入经营条件的重要内容 • 第三节 文件 • 第136-145条（共10条） • 第136条：企业质量管理文件包括哪些内容，怎样管理 • 第137条：要求各岗位人员理解并执行质量管理文件 • 第138-140条：质量管理制度的内容、各岗位职责、不得代岗的规定 • 第141条：药品零售操作规程 • 第142-145条：质量记录及相关凭证、电子记录管理要求
第七条 企业质量管理体系应当与其经营范围和规模相适应，包 括组织机构、人员、设施设备、质量管理体系文件及相应的计算机 系统等。
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如何建立质量管理体系文件？！
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第三十一条 企业制定质量管理体系文件应当符合企业实 际。文件包括质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、 档案、报告、记录和凭证等。
质量管 理体系