1.0目的
将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。
2.0适用范围
适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。
3.0职责
3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。
3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。
3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。
4.1工作程序
4.1文件的制订及审批
4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。
4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。
4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。
4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。
4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。
4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。
4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。
4.2文件的编号
4.2.1管理手册文件编号HD—RM
II
公司代号管理手册
4.2.2程序文件编号HD-RP-XX
III
公司代号程序文件文件序
4.2.3作业文件编号RW—XX--XX
III
作业文件部门代号文件序号
（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）
4.2.4记录表单编号RF—XX—XX
III
表单RP序号表单序号
4.3格式和字体：
4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;
5.（）参考文件;
6.（）相关记录.
4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有
字体均用^TimesNewRoman w o
4.4文件的发行与使用
441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。
4.4.2人力资源部根据与文件有关的部门应有至少一份受控文件的原则复印多份，并在复印件上盖
妥“受控文件”章后才能予以发放。
4.4.3由人力资源部填写《文件发放/回收登记表》按4.2.2规定范围统一发放，并由文件领用人员
签收。
4.4.4外来文件一般为国家法律法规、行业标准及客户要求，由接受部门收集，交相关部门评估，并决定是否转化为内部文件，如果不转化，则直接交品管部，人力资源部登记于《外来文件登记表》后按4.2.2、4.2.3的要求处理。对于宜家提供的文件资料，由业务部负责接受，并决定发放的范围，并保留文件的正本。宜家文件的发放和作废按4.4；4.5执行。
4.4.5文件使用范围扩大，需增补文件时，严禁自行复印受控文件，应由人力资源部统一复印，加盖
“受控文件”印章，按4.2.3要求发放。
4.4.6文件破损、丢失、要经常务副总同意后方能由品管部补发，并在《文件发行/更改审批表》上
注明。
447使用部门要充分发挥文件的作用，保证文件可随时获得并能指导相关工作，部门经理应监督文件的执行。
4.4.8使用部门在使用过程中如发现文件有任何的不适用，可提出要求更改。
4.5文件的更改与作废
4.5.1文件更改应遵循以下原则：
a、由相关部门和人员向文件审批人口头提出；
b、得到口头同意后由人力资源部修改、打印，并更新版本（见4.4）；
c、文件更改后人力资源部重新填写《文件发行/更改审批表》，注明此次更改的项号和简述，
由原审批岗位人员重新在《文件发行/更改审批表》上签名审批（参考4.1）；
d、人力资源部更新《文件清单一览表》，并按4.2.2、4.2.3重新发放，并收回所有发出的受
控文件，人力资源部人员同时在旧版文件的《文件发放/回收登记表》的“回收”栏签名。
e、回收的受控文件作废销毁，原件加盖“作废文件”章后另外保存，保存期5年（特殊要求
的除外）。
4.5.2对不再需要使用的文件可作废处理，除不再需要更改外，处理方法按4.3.1要求处理，其编号
可一年后再使用。
4.6文件的版本
4.6.1受控文件版本即文件发行及更改现行状况的代号，一般以字母和数字表示。
4.6.2初版为A/0,每更改一次加1（如1、2、3……）更改5次以上换版（如：A、B、
C….…）,原则上文件更改版本时每页均要改版本，对于一些页数较多的文件一次可仅改一页或多页，每次更改《文件发行/更改审批表》的版本均需加1,并需注明此次更改的页号、项号和内容。
4.7定期审核
每年管理体系第三方监督审核前，由常务副总召集相关人员对管理体系文件的有效性、适
用性进行评审，对需更改的记录于《文件评审报告》，更改、作废按4.3执行。
4.8通知的管理
4.8.1凡是与管理有关的通知经审批后，各部门将其复印发放相关部门，发出部门保留原件并要求
接受文件人员在原件上签收。
482通知更改后，各部门将相应的旧文件回收或要求接受部门销毁作废文件。
483对与管理有关的长期要求，应纳入正式文件管理。
5.0参考文件
6.0相关记录
6.1《文件清单一览表》RF-Ol-Ol
6.2《文件发放/回收登记表》RF-01-02
6.3《文件发行/更改审批表》RF-01-03
6.4《外来文件登记表》RF-01-04
6.5《文件评审报告》RFO1-05
台山市恒达家居工艺制品有限公司
2013年1月1日
精品文档精心整理
东莞市智力胶袋有限公司
文件与资料管制控制程序
文件编号:ZL-QP-Ol
修订记录
□总经理□管理者代表口制造部口品管部□工程部□资材部□行政部口业务部
―精品文档可编辑的将品文档―
f、目的
1.1规范本公司文件及资料的编写、审核、分发、回收、作废及更改等运作，保证体系文件有效性、
适宜性及充分性，确保文件的使用现场得到有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。
g、范围
a)本公司各类程序文件、作业指导书、品质表格及外来文件的编写、审核、分发、回收、作废过程。
h、职责
3.1文控中心：负责受控文件及外来文件的保存、分发、作废、回收、且留下记录。
3.2各部11:编写、更新相关体系文件，及时签收受控文件、将失效的文件退回文控中心，妥善保管
各类受控文件。
i、定义
4.1程序文件：系统要项所含之各程序，如管理责任、品质系统等。
4.2指导文件：凡工作上使用之文件资料及支援程序之文件皆属之，如作业指导书、检验计划、规
范、标准、工程图纸及管理规定等。
5.3表单：与体系有关的一些记录。如检验记录、测量记录、培训记录等。
6.4外来文件资料：如国际标准、国家标准、客户标准等。
j、程序
6.1所有受控文件在发行前，各部门需对文件内容的适用性进行评审。各类文件的编写、审查、核准
需按以下权限要求执行：
制作日期：2008/12/20
文件与资料管制控制程序---------
6.2文件分阶代号及编号规则:
6.3文件编号规则：
例如本文编号为：ZL-QP-Ol
代表智力胶袋代表文件代表流水号
6.4文件版本/版次规定
6.4.1各类文件版本编号为：AN循环，例如第一版为：A,第二版为：B,如此类推，直至Z版后
再循环（禁止使用I、0、Q、X等四个字母作为版本编号）。
7.4.2版次：为避免修订次数太多，影响文件真实内容，标准时为A版本0版次，第一次修订
时为A/1,内容经过十次变更，整份文件需重新发出，更新为B版。各版本中之版次可以
不同，但须能看出各修订页之核准.
5.5文件的分发与回收
5.5.1各文件接收部门需于文件分发/回收记录表匕签名确认。
6.5.2除文控人员外，任何部门人员不得私自复印受控文件。
7.5.3当外间机构或客户需要我司提供受控文件时，必须经过管理代表核准，由文控员在副本
上印上“此文件为受控文件不可复印仅供参考”字样。并在文件分发/回收记录表上记录。
东莞市智力胶袋有限公司\十件媪号.寸粹昉
文件的更改
5.6.1 受控文件一旦发出，任何人不得在文件中随意更改，如客户要求改变或体
系优化的需要对文件进行更改时，先由提出部门填写文件更改通知单,写出更改的原因及描述更改、新增、删减之内容，页码、段落。交制订部门签核后，按5.5执行。
5.7文件的作废
5.7.1文件若有不符现状需作废，得由提议部门以联络型方式，提出作废原因，经5.1权责人员
审核后，交文控中心办理。
6.7.2文控中心依文件分发/回收记录表回收废止之文件并作好记录。
7.7.3作废文件编号应列管，不可再重复使用。
5.8文件的遗失、增补
5.8.1 受控文件严禁私自复印，如部门认为某文件的发放数量不够，或是遗失需
增补时，由需要部门填写文件遗失/增补单,由部门部长确认，管理代表批核后，由文控统一补增。
5.9外来文件的管理
5.9.1用于制造或检验使用的外来文件，由各相关部门收集。有关政府法令法规的外来文件，由
管理部每半年向有关单位索取一次。各类外来文件须经5.1权责人员核准后，由文控中心
统一管制，并记录于文件总目录表中。外来文件如需发行时，由文控中心加盖文件发行章，
发行回收依5.4作业
6.9.2客户资料更新时，应按5.5项要求将旧版本回收，发放新版本。
5.9.3外来文件编号方式：
5.9.3.1外来文件本身有编号及版本的，依其本身的编号和版本。
5.9.3.2外来文件没有编号及版本的，则依据接收日期为编号。
5.10文件保存与借阅
5.10.1 现场使用之文件，须置于作业现场附近。非现场使用之文件，须由各单位
指派专人管理。
5.10.2 到文控中心借阅文件，需办理借阅登记手续并于规定日期内归还。
5.11文件的作废
5.1.1己作废的受控文件正本，由文控员盖上“作废”章后，分开存放，将回收
之作废副本由文控员进行统一销毁。
6相关文件
6.1《品质记录管理控制程序》7相关记录
7.1文件总目录表
7.2文件分发/回收记录表
7.3文件遗失/增补单
7.4文件更改通知单
8流程图（无）
公司文件管理制度 公司文件管理制度 公司文件管理制度（精选15篇） 在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的公司文件管理制度（精选15篇），希望能够帮助到大家。 公司文件管理制度1 1目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2适用范围 适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。 3定义 3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。 3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。 4职责 4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制
度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。 4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 4.3文件编制、审批、发布的权责 4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。 4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。 4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。 5文件分级分类 5.1文件分级 5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。 5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。 5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。 5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。 6文件编号、标识与控制 6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间 注：各部门代号 部门代码部门代码部门代码部门代码 6.2文件的标识与控制 文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的
公司文件管理方法9篇 公司文件管理方法1 为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。 第一条公文的种类 一、决定、决议类 1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。 2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 二、通知、通报类 1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。 2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。 三、报告、请示类 凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。 四、公函类
对外商洽工作、询问和答复，用“函”。 五、会议纪要 记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。 第二条公文的格式 一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。 一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司××部关于××××的通知。 二、发文字号。 (一)发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。 (二)公司级文件。 1、使用“上发”字的，仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。 2、使用“上(*)发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。 3、使用“上(*)发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主
文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件形成、收、发工作，制定本法。 1 管理原则 1.1文控中心是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、规章制度、流程文件、产品工艺文件、购/销政策、合同、证照等管理工作。 1.2公司上报下发正式文件由文控中心负责，各部门一律不得自行向上、向下、对外发送正式文件。 1.3所有经文控中心管理的文件必须建立“文件清单”（附件1）。 2 发文基本要求 2.1部门或个人需要正式文件发文应向文控中心提出发文申请，并将文件底稿（电子档）交文控中心，根据按本办法办理相关程序处理。 2.2 送件部门（个人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号（新编文件由文控中心编号）、接收人等事项在收发文件登记表中填写清楚。 3 发文管理 3.1文件管理业务流程分为收文和发文。 3.1.1 收文一般包括签收、登记、分发、归档、销毁等程序； 3.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的全过程。 3.2发文程序与要求 拟稿→主办部门负责人审核→审核/复核→相关部门会签→领导签发→复核→印制→盖章→分发→归档。 3.2.1拟稿（附带“文件处理单”附件2） ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 3.2.2 审核/复核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②文控中心复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否与现行的共它文件相冲突、是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。 3.2.3会签 需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。 3.2.4签批 文稿经审核、会签后,经相关领导签批。 ①涉及战略规划、销售政策、品牌定位、员工福利、员工手册等关键文件由董事长签批；
公司文件管理规定 为了实现公司文件处理工作的规范化、制度化、科学化，提高文件处理的质量和效率，规范企业文件管理，走规范化道路。根据公司实际，特制定本规定。 一、公司文件的管理范围、方针、目标和管理方案、《质量、环境、职业健康安全管理手册》、程序文件、工程技术类文件、会计类文件、公司各类合同、各类管理性记录文件、外来文件(上级文件及通知、国家及地方技术标准、行业标准、石油公司提供的文件、法律法规规定的标准等)等。 二、公司办是公司文件处理的管理部门，所有公司文件由办公室统一管理:统一印发、分办、传递、用印、归档、保存和销毁。 三、各部室第一负责人对各部室的文件有审核、控制行文的职责，各部室直管经理对分管部室文件处理有检查指导，督促整改的职责。 四、公司的方针、目标和管理方案，由经理批准颁布执行。管理的所有事宜归各部室第一负责人管理。 五、随着公司管理不断的完善，管理性文件应及时修订，保持文件的适用性、有效性和持续性。 六、本规定所称的文件包括所有文字材料、图片、录音、录像、计算机磁盘和光盘等。 七、管理文件要做到收发有登记、取送有专人、存放有专柜、借阅有手续。 八、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得私自将文件带走或全文拷贝，不允许拆卷和在文件上乱写乱划。 九、公司密级文件和注明不得翻印的文件，不得复印，若需要复印一般文件时，必须填写《文件复制审批单》，并经相关领导批准，方可复印，但要做好复印登记工作，注意在复印过程中不得损坏文件。
十、保管文件，要严格按照《程序文件汇编》对不同种类文件，分别进行登记、编号、存档。 十一、公司办要经常检查文件的阅读和保管情况，及时解决存在的问题。 十二、对多余、重复、超过保存期限和无保存价值的文件，公司办要定期清理登记，经领导确认销毁时，方可办理销毁手续，公司办不得擅自销毁文件。 十三、文件的发放、递送，保管、借阅要进行编号登记，严格履行签字手续。 十四、公司办要对所管理的文件内容进行保密，不得将受控文件(受控文件是公司文件发行部门正式发行配付下来到各个部门的文件，文件上必须盖有醒目的受控版本的章。)内容任意泄露。 十五、本规定自发布之日起执行。公司的其他规定与本规定冲突的，以本规定为准。 十六、本规定由公司办负责解释。
管理文件控制程序 1目的和适用范围 1.1目的 为规范管理文件的制（修）订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序，提高管理文件处理工作的质量和效率，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，特制定本控制程序。 1.2适用范围 本控制程序适用于公司各部门及分公司，子公司参考制定。 2引用标准 1术语和缩略语 管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称，以统一的格式要求编制形成的书面载体，是实施一定管理行为的依据和规范。本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时，特指管理制度、管理办法和控制程序。 1.1管理文件：是基本的管理原则、管理职责、管理流程（涉及公司领导审批的流程）、体系框架等，包括管理制度和管理办法，文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。制度是与公司运营相关的基础管理原则；办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。 1.22支持文件：是管理文件的补充和扩展，以及流程和方法上的细化，包括细则和规范，文件名称统一冠以“细则”或“规范”。细则是工作事项的具体操作步骤和方法；规范是工作产品的标准和要求。 1.3范例：为指导和规范具体工作产品，用来参照的样例。文件名称统一冠以“范例”。 1.4作业指导书：描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南，文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。
4.管理职责 4.11公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件，审批公司管理文 件作废会签意见。 4.2科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门，负责制（修）订本控制 程序；组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审；负责管理文件 的发布管理。 4.3各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制 （修）订、组织会签、送审等工作，负责管理文件的导入、培训、执 行、检查、评审，根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。 4.4各部门配合做好公司相关管理文件的会签，负责文件的接收、发放、执 行及问题整改等工作。 4.5各类文件编制、审核、批准和发布职责对照表 5.业务流程图见附件 6,管理文件的管理 6.1科技创新部策划管理文件管理的运作流程及职责权限，制订本控制程 序。 6.2各责任部门根据公司组织机构所确定管理职责范围，以“有序、高效、简洁、规范”为原则，梳理完善公司相关职能或业务的运作流程、管理职责分工。
1.0目的 将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。 2.0适用范围 适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。 3.0职责 3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。 3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。 3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。 4.1工作程序 4.1文件的制订及审批 4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。 4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。 4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。 4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。 4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。 4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。 4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。 4.2文件的编号 4.2.1管理手册文件编号HD—RM II 公司代号管理手册 4.2.2程序文件编号HD-RP-XX III 公司代号程序文件文件序 4.2.3作业文件编号RW—XX--XX III 作业文件部门代号文件序号 （部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH） 4.2.4记录表单编号RF—XX—XX III 表单RP序号表单序号 4.3格式和字体： 4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序; 5.（）参考文件; 6.（）相关记录. 4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有
制定规范性文件管理制度 标题：规范性文件管理制度 第一章总则 第一条目的和依据 本规范性文件管理制度旨在规范文件管理工作，提高文件管理效率和规范性，确保信息安全，并依据相关法律法规和公司内部管理要求制定。 第二条适用范围 本制度适用于所有公司员工，在公司内部进行文件管理的所有环节，包括文件的创建、存储、传递、使用和销毁等。 第二章文件创建与编号 第三条文件创建 （一）文件创建应符合文件管理的需要，必须真实、准确、完整和合法。 （二）文件的纸质版和电子版应同步创建，且电子版应存储在公司指定的系统中。 （三）文件应根据内容和形式进行分类，并按照一定的编制规则和层级关系进行编号。 第四条文件编号 （一）文件编号应由制定部门或负责文件管理的部门负责制定，编号应规范、唯一且具有连续性。
（二）对于纸质文件，编号应在文件右上角或封面的固定位置进行标注。 （三）对于电子文件，编号应在文件名中进行标注，并需注明版本号和日期。 第三章文件存储和传递 第五条文件存储 （一）文件存储应遵循“分类存储、专人管理、定期检查、安全保密”的原则。 （二）文件应按照分类要求存放在专门的文件柜、书架或指定的电子存储介质中。 （三）纸质文件应存放在防火、防水、防潮的条件下，电子文件应存放在备份、加密和安全权限控制的系统中。 （四）文件柜、书架和电子存储系统的使用应有明确的管理权限和操作规程。 第六条文件传递 （一）文件传递应需要正式的流转单或传达单，并由相关人员按照规定进行签收。 （二）传递过程中的文件应尽量采用加密、密码保护和签名等方式来保障信息安全。 （三）离职员工离职前应交接个人档案和相关工作文件，并由接收人进行签收。 第四章文件使用和查阅
文控工作流程 文件管理 1.受控文件：是指文件的制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必须经权责部门审批，按照 ISO9001标准要求执行。保证使用的是有效版本。受控文件在本公司质量活动中具有法 规性和强制性，不得随意违背其规定或要求。受控文件必须加盖蓝色“文件管制章”，不 得影印。 注：对于修改文件，一定要先将修改前的文件回收，才可发行修改后的文件；回收文件要记录于“文件分发，回收记录表”表中的回收栏里，并将回收的文件盖上作废章。 2．
3.外来文件经签署后，由文件管制中心统一控制（登录、发行、回收、保存、销毁等）。 3.2外来文件不可随便更改，如有更改，必须经权责人员签名认可 4．程序文件分一、二、三、四阶，文件编号原则 4．1 5.5.1质量/环境手册编号原则（一阶文件）： - - 流水号 文件阶别（环境手册为EM） 公司名称缩写 例如：环竟手册（IC-EM-01） 质量手册（IC-QM-01） 5．程序文件编号原则（二阶文件）： 程序文件流水号（01～99） 文件阶别（环境体系为EP） 公司名称缩写 例如：环竟体系（IC-EP-01） 质量体系（IC-QP-01） 3.1外来文件需经审核才发出，外来文件发出时要签收。 外来文件可用目录式管理。 备注：（1）一，二，三阶文件若有禁版时，版本：以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、……A5、B0、B1……B5，C0……） （2）页码格式为P/N。P为页次；N为文件内容总页数。 （3）文件改版时，所有页次须重编。
（4）文件标题：即为该手册或程序文件的名称。 6．作业指导书/检验标准书/管理规定编号原则（三阶文件）： 流水号(001～999) 文件阶别 （附件三）部门别（部门代码一览表） 详细见《文件管理程》9/9页。 6.1作业指导书/检验标准书若单页，编写项目包括：文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版 本、页码、制订、审核、批准；若多页,须每页加盖文件受控章。 部 门 代 码 及 表 单 编 号 一 览 表 7．受控表单的编码原则（四阶文件）： FORM- 版本 表单流水号（部门代码一览表） 表单英文 公司英文名称缩写 备注：表单版本若有变更时，表单的版本从“A ”开始，修订则更换为“B ”，依次类推（但I 、O 、X 字母则不予引用）。 8．外来文件编号原则： □-□□□-□□□□-□□ 流水号 接收年月（如：0901=2009年1 月）
公司文件管理制度流程 第一章绪论 为了规范公司文件的管理流程，促进公司文件的有效利用和保护，提高办公效率，特制定 本文件管理制度流程。本制度是公司文件管理的基本规范，适用于公司内所有部门和员工。 第二章文件管理的基本原则 1. 文件保密性原则：公司文件属于公司财产，保密性要求高。未经授权人员，不得擅自查看、复制或外传文件。 2. 文件及时性原则：公司文件应当及时整理、分类、归档，并保持更新状态，以便员工能 够及时查阅和使用。 3. 文件规范性原则：公司文件的起草、审批、归档等流程需按照规定的流程和格式进行， 确保文件的准确性和规范性。 4. 文件权责明确原则：公司文件的责任人和使用范围应当明确，以便责任追究和管理监督。 第三章文件管理的流程 1. 文件的起草 （1）对于公司重要文件，需指定专人负责起草。 （2）起草文件前，应收集必要的信息和数据，确保文件的准确性和完整性。 （3）起草文件时，需遵循公司文件格式和标准，使用统一的模板和样式。 2. 文件的审批 （1）起草完成后，需提交给主管领导或相关部门负责人进行审批。 （2）审批人应对文件内容进行仔细审核，并提出修改意见和建议。 （3）审批完成后，需由审批人签字盖章，确认文件的通过。 3. 文件的归档 （1）经过审批的文件，应当按照文件分类标准进行归档。 （2）文件归档时，需使用统一的档案袋和编号，以便于查阅和管理。 （3）归档过程中，需记录文件的档案位置和借阅情况，确保档案的完整性和安全性。 4. 文件的传递
（1）员工需要查阅文件时，需填写借阅申请表并提交给相应的部门负责人。 （2）借阅文件应当在指定位置进行，并在借阅期限内归还。 （3）文件传递过程中，需保证文件的安全性和完整性，避免文件遗失或泄露。 5. 文件的销毁 （1）公司文件归档满一定期限后，需依据文件管理规定进行销毁。 （2）销毁文件前，需向部门负责人报备，并按照规定的销毁程序进行操作。 （3）销毁后，需填写销毁记录表，确保文件的合规销毁。 第四章文件管理的监督与评估 1. 监督制度 （1）公司领导应当建立文件管理监督制度，定期对各部门文件管理情况进行检查核实。（2）对于涉密文件和重要文件，需加强监督和管理，确保文件的安全性和保密性。 2. 评估机制 （1）公司应当建立文件管理的评估机制，对文件管理流程和效果进行评估和考核。（2）根据评估结果，制定改进措施和提升计划，持续提高文件管理水平和效率。 第五章附则 1. 本制度流程自颁布之日起生效，对公司所有员工均具有约束力。 2. 部门负责人应当对公司文件管理制度进行宣传和培训，确保员工了解并遵守制度规定。 3. 如对本制度流程有任何疑问或建议，可向公司领导或文件管理部门提出。 本文件管理制度流程遵循公司文件管理的基本原则和流程，以规范和促进公司文件管理工作的顺利进行。希望全体员工认真执行，并不断提高文件管理水平，为公司的发展和运营贡献力量。
对与管理体系有关的所有依据性文件 (即除记录以外的所有文件) 实施有效控制，确保其充分性、适宜性以及所有相关部门、使用场所可获得合用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，保证管理体系的正常运行。 合用于与管理体系有关的各职能部门、项目经理部对内部文件和外来文件(如标准和业主提供的图样等)的控制。 注:本程序不合用于集团行政管理文件(文件编号为HY/GLZD-□□-□□□),该文件单列发放与登记。 3.1 办公室负责管理体系文件的接收、登记、更改、更新、发放和归档管理，负责外来文件的接收和分发。 3.2 各职能部门负责管理体系活动文件和资料的保管正确使用，负责编制第三层次相关质量、健康安全活动文件,负责职能范围内外来文件的识别、采集。 3.3 工程项目经理部负责编制本项目的施工方案、技术措施等质量文件，以及对工程设计变更洽商记录的管理。 3.4 各部门的专/兼职资料员负责该部门文件资料的收发登记、编目、保管，按规定办理复印和作废文件的处理。 3.5 管理者代表负责定期对体系文件进行评审.
4.1 文件资料分类 4.1.1 管理体系文件: 《管理手册》、《程叙文件》和第三层次支持性文件。 4.1.2 标准类文件：国家和地方政府颁发的有关建造工程的法规、规范、标准、规程等。4.1.3 图纸类文件：各类建造安装工程的标准图册和施工图纸。 4.1.4 施工专用文件：指施工组织设计、施工方案、工程合同、分包合同、采购合同等。 4.1.5 与质量、职业健康安全活动有关的行政文件：指公司制定的与质量、职业健康安全有关的各类制度办法，以及年度质量、安全目标和指标等 4.1.6 文件和资料可以是文字的，也可以是硬拷贝或者电子信息软件等。 4.2 文件和资料的编制、审批与发布。 4.2.1 管理体系文件：《管理手册》、《程叙文件》和其它文件由管理者代表主持，质安部组织各要素主要负责部门或者有关业务骨干人员分工编写。由办公室统一发放。图纸类由工程部进行接收、发放与管理，发放情况报一份办公室备案。 4.2.2 各类文件的编制、会签、审核、批准、发放的规定见下表： 4.2.3 外来文件的识别、批准、分发
XXX食品集团有限公司 管理文件控制程序 文件编号：1 目的和适用范围 1.1 目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识 别，并控制其分发，防止使用作废的文件。 1.2 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法律、法规文件等。 2 相关文件 《一体化管理手册》Q/21YJ01 《产品实现的策划程序》Q/21YJ02-10 《工作环境控制程序》Q/21YJ02-09 《职工健康管理程序》Q/21YJ02-40 3 职责 本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司 3.1 公司办公室 3.1.1 控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序； 3.1.2 归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发； 3.1.3 评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单"和“作废文件通知单”； 3.1.4 作为本程序和文件的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。 3.2 项目经理部、分公司 3.2.1 控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序； 3.2.2 搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件； 3.2.3 控制承包项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件； 注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制 3.2.4 评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。 3.3 各配合部门 3.3.1 控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序； 3.3.2 搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发； 3.3.3 适时对上述文件进行评审，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。 4 工作程序 4.1 文件的审核、批准和界定 文件拟稿后应加附“文件印发审批单”（附录A），由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签，
管理程叙文件 规范本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销毁以 及修订等一系列过程，保证文件的规范性、科学性和可操作性。 合用于本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销售 等一系列过程，同时也合用于电子文件和外来文件的管理。 1.1 制定人 1.1.1 确保使用正确规范的文件名称，按照本规程规定的格式和要求编写文件。 1.1.2 确保内容正确，具有可操作性，并符合相关法律法规的规定。 1.2 审核人 1.2.1 确保文件内容完整，实事求是，条理清晰，不产生歧义并具有可操作性，且格式 要符合本规程的规定。 1.2.2 确保文件中与其专业领域相关的内容正确无误，合理，并符合相关法律法规和标 准的规定。 1.3 批准人 1.3.1 确保文件内容符合相关法律法规的规定，并符合企业实际情况。 1.3.2 确保文件内容符合生产的管理要求、技术要求和质量要求。 1.4 文件管理员 1.4.1 负责文件的管理和控制，包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等。 1.4.2 负责对文件进行统一分类、统一编号。 1.4.3 负责按规定发放和收回文件，保证每一个部门均有与该部门相关的文件。 4.1 文件设计 4.1.1 文件的表头统一用以下格式 管理程叙文件 文件编号 取代编号 SMP-ZL-01-00 文件名称 起草签字 审核签字 批准签字 分发部门 取代编号 起草部门 审核部门 批准部门 起草日期 审核日期 批准日期 文件编号 质量部
4.1.2 文件正文字体统一采用宋体小四字体，数字用“Times New Roman”小四号字体。 4.1.3 文件每页均设页眉和页脚，页眉左边设置为“公司 LOGO ”；右边为文件编号，字 体为宋体， 5 号，加粗。页脚下方设置为页码，用“Times New Roman”小四号字体。 4.1.4 文件的正文分为： 4.1.4.1 目的： (简明扼要地说明制定该文件的目的是什么) 4.1.4.2 适应范围： (该文件合用于哪些范围，必要时还应说明不合用于哪些范围) 4.1.4.3 责任者： (哪些部门、岗位或者人员对该文件负责任) 4.1.4.4 内容：内容下的章、条、目分 4.1 4.1.1 4.1.1.1 叙述，章、条、目号的最后一个数 码不加点，章、条、目之间不空行。 4.2 文件制定 4.2.1 任何人均有权提出制定文件的建议，经部门领导审核确定文件题目。文件的起草 应由主要使用部门起草。经过认真准备、精心设计，应能保证文件的内容全面而准确。 4.2.2 将文件的草稿交部门领导初审，部门初审完毕后，经质量部审核，最后文件由相 关领导进行批准。 4.3 文件审核与批准 4.3.1 审核人普通是起草部门的部门负责人。审核人应对文件的内容、制订程序和可操 作性进行审核。审核后的文件再交由质量部进行审阅。 4.3.2 经质量部审阅后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门，进行改正，直至 符合要求。 4.3.3 文字应简炼、切当、易懂，不能有二种以上的解释。 4.4 文件批准和生效 4.4.1 公司质量手册及程叙文件由总经理进行批准，其它文件由管理者代表进行批准。 文件批准人应对文件的内容、编号、格式、制定程序、与其他文件统一性、文件内容合理性 进行把关。 4.4.2 文件在批准和生效日期之间留一周摆布时间进行培训。 4.5 文件的归档与保存 4.5.1 文件经签发批准后立即将原文件交由质量部归档管理，质量部作为文件管理部门， 由专人负责文件的归档管理工作。 4.5.2 文件管理人员必须对文件的修订、分发、销毁等进行及时记录。 4.5.3 文件管理人员应妥善保管文件，不得丢失，并应保持原文件的整洁、完整。 4.5.4 若需保密的文件，需经质量部批准后方可复印或者借阅。 4.5.5.相关部门收到外来文件，应先送至文件管理员处登记。 4.6 文件的发放与销毁 4.6.1 文件批准后，应在批准后生效前对文件进行发放，分发工作由文件管理人员进行， 原文件保留质量部，复印件下发各相关部门。下发复印件加盖受控章。新文件生效后旧文件 进行收回做作废处理。 4.6.2 文件销毁，对于到期需要销毁文件，由质量部批准后方指定专人进行销毁，并指 定监督人进行监督，同时填写文件销毁记录。 4.7 文件及记录的编号原则 文件名称 起草部门 审核部门 批准部门 分发部门 起草日期 审核日期 批准日期 起草签字 审核签字 批准签字
文件资料控制程序 1.目的 明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序，使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。 2.范围 适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。 3.权责 3.1品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件 等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。 3.2各相关部门应有文件管理员，负责本部门内的文件管理工作。 3.3品质管理部负责质量手册的制订。 3.4各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。 3.5管理代表负责审核质量手册和批准程序文件，监督工作指导书的实施状况，提出 改进意见。 3.6总经理负责批准质量手册。 4.定义 4.1质量手册：是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定了公司质量系统的构成内 容及实施要求，是公司实施质量管理的基本规章。 4.2程序文件：根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。 4.3工作指导性文件：即三阶文件，包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作（作业） 指导书、机器（仪器）操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。凡在制程上须使用之文件均属之。 4.4受控文件：和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品 图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件。受控文件始终反映现行要求。 4.5不受控文件：在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。不 受控文件不能保证其完全反映现行要求。 4.6外来文件：指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文 件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。其它外来文件不受控。 4.7以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围,具体控制办法如下： A.建立磁盘或光盘文件清单。 B.以磁盘或光盘方式存储的文件须进行定时备份，以防资料损坏或丢失，造成不 必要的损失。 C.对于与质量有关的电子邮件须进行下载备份,必要时以书面打印留存。 4.8表单记录：凡记录作业结果所用之文件均属之。 5.作业内容
公司体系文件管理制度 公司体系文件管理制度1 1.目的 防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。 2.适用范围 适用于公司各部门的日常工作。 3.职责 3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。 3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。 4.方法和过程控制 4.1公用设施的标识 4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识,标识牌挂(贴)在设备显眼部位。 4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。 4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。 4.1.4所有设备间出入门上应有'机房重地,非请勿进'的标识。 4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。 4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上,并在库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。 4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。 4.1.8在进天台的通道上应有'天台重地,非请勿进'的标识。 4.1.9变压器和高压环网柜上挂'高压危险,请勿靠近'告示牌。 4.1.10游泳池必须标明水的深度。 4.1.11天台显眼部位应挂贴'高空抛物,手下留人'等字样的警示牌。 4.2服务过程的标识
4.2.1高空作业时,在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域,对区域内的财产要做好防护措施,并放置有'危险勿进','高空作业,注意安全'等字样的告示牌。 4.2.2配电设备维修时,必须在开关上挂'有人工作,禁止合闸'的告示牌。 4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时,应在显眼部位放置'小心地滑'的告示牌。 4.2.4在公共场所刷油漆时,如果油漆未干而现场又无工作人员时,应在显眼位置放置'油漆未干'告示牌。 4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间,在显眼部位挂放'暂停使用'告示牌,清洁时挂放'清洁中'字样的标识。 4.2.6维修公共卫生间设施时,应放置'维修中'或'停用'字样的告示牌。 4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时,应在单元防盗门或明显位置悬挂'此区域在清洁中'字样的标识。 4.2.8对于其他有追溯性要求的.服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识,应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。 4.3标识的管理 4.3.1各部门自行制作的标识,必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式,所有ci手册所规范的标识,部门必须严格执行。 4.3.2各部门如需设置中英文对照标识,需将中文及译文内容报品质主管审批。 4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义,应及时更换、替补或撤消。 4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时,必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。 5.相关文件 《ci标识手册》 公司体系文件管理制度2 1.目的
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序; 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等; 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等; 一级文件A：公司章程、体系手册等公司纲领性文件; 二级文件B：管理控制程序、业务流程性文件; 三级文件C：管理规章制度、操作规程、作业指导书; D：检验标准、产品规范; 四级文件管理表单：用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具; 临时性文件E：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等; 外来文件F：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等; 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签;包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等;
非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用; 4.工作职责 文件的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责; 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性; 5.工作程序图： 文件和资料制定及管理实施图 6.程序说明 流程图责任部门相关记录 文件编写/识别编写人
公司文件管理制度 1目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3职责 3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4文件编制、审批、发布的权责
3.4.1XXX行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 3.4.2财务部负责制定公司财务办理制度文件。 3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4生产部负责制定公司生产办理制度文件。 3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核存案，并获得文件号。 3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的划定执行。 4.定义
******有限公司程叙文件编号： 版次：A/0 批准日期：2022-06- 10 第 1 页，共13 页 文件管理控制程序 编制：审批： 实施 1
修改记录 版本号 描 述 修订日期 修订人 生效日期 2022 年 06 月 10 日 页 码 第 2 页 共 12 页 程叙文件 文件管理控制程序 文件类别 文件名称
1 目的 建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各 个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。 2 合用范围 本程序合用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。 3 定义 3.1 文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手 册；第二层次：程叙文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件； 第四层次：形成文件的记录。外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。主要 包括：国际标准、国标、行标、相关方(客户或者供应商)提供的文件与资料、相关法 律法规、地方政策法规等。 3.2 文件要素：指文件必须具备的基本信息,如: 文件编号、文件名称、生效日期、版本 号、编制、 审核、批准人、内容组成、版面格式等。 3.3 受控文件： 与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。 3.4 非受控文件：指受控范围之外的文件。 3.6 合用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。 如:确实性、 可理解、可操作、 可指 导、 可检查、可协调、可保证性。 3.6 标准化审核：对文件的版本、 格式、内容组成标准化的审核。如:版面的符合性、标 题的正确性、文件编码的规则性、 正文内容组成部份的规范性,以及版本标识、生效 日期、编制、 会签、审批人员的正确性。 3.7 其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。 4 职责 4.1 质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、 回收、作废和销 毁处理及控制工作； 监督检查各场所受控文件的有效使用情况。 4.2 公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及 管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分 性； 必要时参预相关部门的文件评审工作。 负责组织本部门人员对相关文件进行内部 培训和宣贯。负责按本程序过程要求执行， 负责本部门文件与资料的管理。 4.3 项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、 登记、 更改控制和监督管理。 文件管理控制程序 页 码 第 3 页 共 12 页 文件名称
文件控制管理制度 一、目的 通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性,特制定本制度。 二、适用范围 本规定适用于公司内部所有文件的管理。 三、职责 1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况. 2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技术部统一管控），每个季度的前三个工作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。 3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。 4、外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。 5、各类文件管控职责和权限参见下表：（表一） 四、相关文件的术语和定义: （一）公司内部文件包含： 1、告示类文件：
告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。 （1）通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。 （2）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门或机构不适当的决定事项。 （3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。 （4）公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。 2、内控类文件： 内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。各内控类文件分为四个级别,分别为:一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。 （1）一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。如员工手册、质量环境管理手册等。 （2）二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。 （3）三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检测报告等。 （4）四级内控文件：如相关记录表单。 （二）内部文件实行保密管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机密、绝密。 五、程序说明 （一）文件拟定和审核 1、质量环境管理手册由经管办负责编制；员工手册由人力资源部负责编制，副总审核，总裁批准。 2、二级和三级文件由各职能部门组织人员编写，内控管理类文件须本部门经理和经管办审核，文件关联部门审核会签，分管副总批准；内控体系类文件须本部门经理和管理服务部文控室审核，文件关联部门审核会签，副总及副总以上批准。 3、公司范围内的告示类文件，由发文部门拟文后，经部门经理审核发放，送至管理服务部备份。 （二）文件格式和类型 1、内控文件正文组成一般由八个部门组成：一、目的；二、适用范围；三、职责；四、相关文件； 五、程序流程；六、程序说明；七、相关记录表单；八、附录。具体可视内容而定。 2、文件格式：公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字,文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。 3、公司各部门简称：