某公司文件控制程序
一、目的
为实现公司管理体系规范化、标准化和高效管理，确保公司任何工作场所使用的文件是现行有效的最新版本，防止误用失效或作废的文件，特制定本程序。
二、适用范围
本程序适用于公司质量管理体系文件的编写、审批、标识、颁布、发放、使用、保管、修改和作废等过程。
三、管理职责
质量管理部：负责公司级管理制度文件的编写、修改；负责文件发放和文件编号集中管理，负责体系文件的审核。
各部门：负责本部门主管文件编制、审核和修改。
总经理：负责公司级管理制度、涉及多个部门的协同流程文件、质量管理手册及公共管理程序文件的批准。
四、文件管理标识
（一）文件编号
公司所有质量体系文件编号统一由质量管理部负责。关于文件编号，规则如下：
为方便记忆和便于搜索，文件编号采用以下"文件类别代号+流水号"的编码规则：
文件类别代号如下：人力资源部的文件是HR开头，财务管理的文件是FM 开头等。
流水号：对于文件比较少建议流水为2—3位；对于文件比较多的建议流水为3—4位（可灵活掌握）。
（—）记录号
考虑工作灵活性，建议记录号采取以下原则编制（实际工作中的记录号可以不按照这个原则编写，但是必须确保记录号唯一性）：
记录号编制参考规则：记录号由部门代号、日期和流水号三段组成；日期用六位阿拉伯数字表示，年（YY）、月（MM）、日（DD）分别两位；流水号用两位阿拉伯数字表示，范围为"01—99",该流水号由各部门统一编排。表示如下：
DR+YYMMDD-XX
公司的部门代号由各部门字母简称的规则制定，例如质量部为ZLB o （三）文件版本
公司文件要做好版本标识和控制工作，对于无须审批的"试用版本"可以在有限范围内试用;文件经过审核和审批形成正式版本后要正式进行版本标识和控制。
1•试用版本
文件处于试用状态版本统一为Pn,这里的P是指将要发布试验标志，n表示该版本第几稿。例如，P3表示第3稿。
2.正式版本
版本标识规则如下：当文件通过审批形成正式版本后。对其统一采取"Vx∙y"（X为主版本号，y为副版本号，对于正式版本x≥l）的格式进行版本标识，首次形成的正式版本，其X为"1",y为"0"。
文件变更过程中，版本更改要求：在LO版本基础上，每经过一次重大变更，X递增1;每经一次一般变更，y递增1,每次重大变更后，小版本号y清零，需要注意的是，每次变更后形成新的版本升级前，需要经过变更审批。
例如，新发布某个正式文件版本为V1.0,经过一次一般变更后版本为V1.1,再经过一次一般变更版本为V1.2;依此类推。经过一次重大变更后，版本号变为V2.0,再经过一次重大变更后，版本号变为V3.0;
每次重大变更后小版本号清零，如2.5版本遇重大变更后升级为3.0版本。（四）文件秘级设置
对于保密文件需要在文件页眉的密级栏上标明文件密级，公司文件的密级分
为：
■机密：公司的机密文件是指涉及公司财务、商务、市场体系、核心技术、人力资源的职位和薪酬体系，机密文件仅能在公司领导指定的控制范围内使用。
■秘、密:公司的秘密文件指公司比较重要的但属于机密外的技术、财务、商务和市场等文件；秘密文件仅能由公司内部涉及相关业务的人员使用。
■保密：属于公司机密和秘密文件外的仅限于公司内部使用的文件，如质量管理体系文件和规章制度等。
•公开：表示文件在公司内部可公开使用。
五、文件的编写和批准
公司所有质量管理体系文件由质量管理部统一负责组织安排编写，过程文件（包括流程图）及其相关模板由与各过程文件业务主负责部门负责具体编写，公司其他管理体系文件由各主负责部门负责组织编写，公司质量体系外其他管理体系文件由各相关主负责部门负责组织编写。
对于首次新发布的文件，相关部门人员需要填写《文件发布申请单》并将其提交相关人员审批（不同类型文件权限见下表）：
文件变更审批审核权限：
六、文件发布流程
对于新发布或变更后的文件，由质量管理部按照以下流程完成发布工作:
(一)文件发布之前的工作流程
第1步：文件排版检查：文件正式发布之前，对于文件发布人或变更申请人提交的新发布或修改后的文件，如果排版不整齐或不符合要求，质量管理部有权提出重新排版的详细要求直到排版合格,对于排版存在的小问题，质量管理部可负责修改工作。
第2步：文件编号/版本号：文件正式发布之前，质量管理部把新发布的文件或变更后的文件统一登记在《文件版本管理记录表》中，赋予新的文件编号或者新的版本号，对于变更要编写变更历史记录。
第3步：PDF封装处理：文件正式发布之前，所有非记录性的文件如过程文件等质量管理部要做PDF封装处理后才能发布电子版。
(二)文件发布之后的工作流程
第1步：文件纳入公司配置管理库
文件发布之后，发布文件由配置管理员将源文件和发布后PDF文件统
一放在公司配置管理库中，配置源文件的主要目的是供日后修改使用。
第2步：文件发放
文件发布之后，质量管理部将根据文件访问权限明确文件的发放范围.同时根据发放范围通知相关人员阅览文件。
（三）文件发布之后的培训
人力资源部需要组织相关部门集中做文件使用培训，同时要对培训效果进行跟踪。
七、文件变更管理
文件颁布实施后需要更改时，为防止修改错误的文件，更改人员需从质量管理部配置管理库中提取源文件进行修改，修改后由更改申请人填写
《文件变更申请单》，要区分一般变更和重大变更，并分别进行处理：
［一般变更】包括修改文字错误，根据公司的规定进行组织机构名称调整,文档中前后表述的一致性和格式调整,部分细节内容的补充和完善；模板、表单、指导书的增减、修改等；一般变更对应版本标识规范中的小状态版本号？"修改.
审批流程：一般变更不需要组织评审，按照"体系文件审核和批准"权限直接审批即可。
【重大变更】包括过程和规程的流程变化；规程、管理规范、标准的增减；过程涉及人员或部门角色职责的重新分配等。
审批流程：重大变更需要组织评审，由评审会组织和召集，评审组组长汇总各方面意见最终形成评审意见。
文件发生更改后，由质量管理部同时变更文件版本号，批准时应注明批准日期和生效日期。
八、文件管理其他规定
（一）文件的借阅管理
凡借阅（复制）文件的人员需在《文件借阅登记表》上签字确认并标注借阅时间。
（二）文件的保存和废止
质量管理部负责保管经过批准的所有体系文件,有原始签字和盖章的纸版体系文件一律不得外借，以防丢失或损坏。电子版体系文件的读取和使用权限根据制订的权限要求对各级人员设定阅读和使用权限,并做好电子文件的备份，同时将电子文件刻录成光盘与纸版原件一起归档。
需要废止的文件特别是纸版文件由相关部门填写《文件作废处理登记表》，作废且需留作资料保存的文件需在封面标识"作废文件"并隔离存放，对于被废止的文件原文件编号同时废止不得用于其他文件。文件销毁时至少有2个人现场一起实施。
九、文件管理主要记录
•《文件发布申请单》■《文件变更申请单》
管理体系文件控制程序 1目的 确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。 2适用范围 适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。 3权责 3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。 3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。 3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的 评审、管理工作。 3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。技术性文件由总工程师负责管理。 3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。 4工作程序 4.1 工作流程图
4.2 文件编制的申请与决定 4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性； 4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一： 1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。 4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。 A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。 B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。 C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。 4.4 文件编号 4.4.1 管理文件编号方法 A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。0为版序号。为修订序号。 B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。 C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例： DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。 D 表单—文件号后缀两位数，01，02……依次表示。 4.4.2技术文件编号方法按《技术文件管理规定》执行。 管理体系文件控制程序受控状态：
质量管理体系文件控制程序 1.目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保公司内各相关场所使用的文件充分适宜，防止使用失效或作废文件。 2.范围 适用于本公司与质量管理体系运行有关的所有文件，包括外来文件。 3.职责 3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件及公司级的管理文件。 3.2 管理者代表负责组织相关人员编写和更改质量手册、程序文件，负责审核质量手册、程序文件。 3.3 综合办负责组织编制起草公司级的管理文件，收集、整理、发放和归档保管公司级与质量管理体系有关的文件，包括相关法律法规的收集、评审、归档和管理。 3.4 各部门负责收集相关产品国家标准、行业标准等与体系有关的外来技术文件，并负责本部门各类文件的编写和更改工作。 3.5 各部门负责各自的专用文件及资料的控制。 3.6 管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件的定期评审。 4.程序 4.1文件的分类 4.1.1文件的控制范围包括以下四类： 质量手册、程序文件、质量方针、质量目标等； 技术性文件，包括：产品标准、检验规程、服务规程、操作规程、考核检查标准、作业指导书等； 外来文件，包括：国家和行业相关的法律、法规要求，顾客提供的资料等； d) 其他的管理性文件，包括：各类管理制度、工作标准(岗位责任、服务提供规范、从事影响产品质量有关人员的能力要求等)、质量记录等。 4.2文件的保管 4.2.1质量手册及程序文件原件，由综合部归档保存。
4.2.2 公司级所有文件原件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件；技术类文件，如国家标准等由综合部归档保存。 4.2.3各部门的文件以及行业标准、服务规程、操作规程、考核检查标准、采购技术文件等由各部门自行保管。 4.3 文件的标识、编号 4.3.1质量管理体系文件的标识：质量手册、程序文件以文件编号、版本号及“受控”印章标识，其它文件采用文件编号及分发号标识；国家标准、行业标准及管理条例等以原标准名、实施日期和“受控”印章作为标识；作废文件以“作废”印章标识；资料保留用的作废文件，还需加盖“保留”印章。 4.3.2 质量管理体系的文件编号详见《文件编号规则》。 4.4 文件的编写、审核、批准 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的，为文件的充分性与适宜性，在文件发布前进行批准； 4.4.1质量手册由管理者代表组织相关人员编写，经管理者代表审核，总经理批准发布。程序文件由管理者代表组织归口职能部门编写，相关职能部门会签，管理者代表审核，报总经理批准发布。质量手册、程序文件由管理者代表确定发放范围交综合部发放，填写《收文登记薄》或《发文登记薄》。综合部保存原件（为了便于复制，原件不作认何标识）； 4.4.2各部门管理分册由各部门经理组织相关人员编写,管理者代表审核，分管副总经理批准发布； 4.4.3服务标准规程、操作规程、考核检查标准等技术文件由各相关部门经理负责编制，部门经理批准发布； 4.4.4其它管理性文件由管理者代表协调组织相关部门编写，管理者代表审核,总经理或其授权人批准后交综合部发布。 4.5 文件的发放、回收 新文件下发时，文件领到部门应在《发文登记薄》上签字。文件在使用过程中因破损而需重新领用新文件，该部门或人员应经部门经理、管理者代表批准后到综合部领取，综合部办理发放手续，分发号不变，并收回相应旧文件；因文件丢失
一、文件控制程序 1 目的 对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。 2 范围 适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。 3 定义 3.1 受控文件 是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。 3.2 外来文件 是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。 4 职责 4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。 4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。 4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。 4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。 5 工作程序 5.1 本公司文件按其性质进行分类如下： A、管理手册（含方针和目标） A、程序文件 C、管理文件（如管理制度、管理标准） D、作业文件（如操作规程、检验规范） E、其他文件（如质量计划、产品说明） F、外来文件 G、质量记录 5.2 文件的编号 5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表： 注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序
号依次为01、02、03、……。 5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。 5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。 5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。 5.3 文件的编写与审批 5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。 5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。 5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。 5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。 5.4.2 文件编写部门制定《文件发放清单》，交总经理审批后，由人事财务部依照清单复印相应份数，在受控版本上加盖“受控”印章进行统一发放，并且在发放的文件上注明分发号，文件领用人应在《文件发放/回收记录表》上签收。 5.5 文件的申领与补领 5.5.1 当需使用文件的人员未领到文件时，不得借用他人的文件自行复印，应填写《文件领用申请单》，经其部门负责人和总经理同意后，由人事财务部复印发放。 5.5.2 现场使用的文件，因长期使用导致不清楚或破损而影响正常使用时，使用部门应持该文件要求换新并补领新文件（分发号不变），人事财务部做好相应发放签收记录。 5.5.3 因文件丢失，使用部门要求补领，应填写《文件领用申请单》经履行相关审批手续 后，由人事财务部在《文件发放清单》上做出说明，重新设定文件的分发号，并注明丢失文件分发号作废，将作废的分发号通知各部门，禁止使用。 5.6 文件的更改 5.6.1 已批准发布的文件，在实施中若发现其规定不适宜或不充分，不能确保过程得到有效控制时，应进行文件的更改。 5.6.2 文件需更改时，由文件更改提出部门/人填写《文件更改申请单》，说明更改原因， 对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据说明。文件更改若导致其他文件发生变更，则相关文件的更改应同步进行。 5.6.3 文件更改原则上由原编写部门进行，若指定其他部门修改时，原编写部门应将原起草的审批材料及有关背景材料交修订部门作为修改的依据。 5.6.4 文件更改的审核、批准由原审批人进行，当原审批人不在职时，由接替其岗位的人员进行审批。
1、目的 对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2、范围 适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。 3、职责 3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。 3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。 3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。 3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。 3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。 3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。 4、程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。 4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案； 4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。 4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类： 4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。由各相关部门自行保存并报行政部备案存档； 4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。 4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。 4.2文件的编号
1.0 目的 确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。 2.0 合用范围 与质量相关的所有内外部文件。 3.0 相关文件 无 4.0 定义 内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。 外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。 QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。 CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。 WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。 QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。 DCR:文件更改申请。 5.0 职责 5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准； 5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准； 5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准； 5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准； 5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准； 5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准； 5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准； 版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播
5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准； 5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。 5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准； 5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准； 5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行； 5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部 门能及时得到有效文件的支持。 6.0 程序 6.1 文件的制定、审核、批准。 6.1.1 除 QM 文件外，其他文件的制定由各相关部门制定，涉及到多个部门的文 件，必要时可由管理者代表召集相关部门讨论后安排人员制定。 6.1.2 文件格式： 6.1.2.1 标题：应当准确、简要地概括文件的主要内容并标明文件种类 6.1.2.2 用字：文字从左至右横写、横排。标题用三号宋体字，正文用小 四号宋体字,现场的操作指导书字体可根据篇幅设定字体大小。 6.1.2.3 用纸：普通采用国际标准 A4 型(210m m×297mm)，左侧装订， 张贴的文件用纸大小，根据实际需要确定。 6.1.2.4 成文日期以负责人的签发日期为准，生效日期以最后签发日期为 准，用小写，如"零"写为"0"。 6.1.2.5 文件的行间距为 1.1-1.5倍,所有文件的格式要符合FM-001表格格 式要求. (用 WORD 制定文档，大小条款呈阶梯形；文件的章节：用 阿拉伯序号.例如:6.1.1，车间操作指导可根据实际情况调整。 6.1.2.6 A：质量管理手册：封面及文件内容页。 封面页：公司名称、文件名称及编号、制订人(日期)、审核人 (日期)、批准人 (日期)、版本号、总页数、文控印章。 文件内容：目录、修订版本、质量环境方针和目标、目的、适 用范围，每章都应有目的、范围、职责、相关文件 版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播
修改记录
1目的 建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。 2适用范围 本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。 3定义 3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二 层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。 3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审 核、批准人、内容组成、版面格式等。 3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。 3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。 1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、 可协调、可保证性。 1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。如:版面的符合性、标题的正确性、 文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。 3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。 4职责 4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控 制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。 4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求， 负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。 4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。
管理文件控制程序 1目的和适用范围 1.1目的 为规范管理文件的制（修）订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序，提高管理文件处理工作的质量和效率，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，特制定本控制程序。 1.2适用范围 本控制程序适用于公司各部门及分公司，子公司参考制定。 2引用标准 1术语和缩略语 管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称，以统一的格式要求编制形成的书面载体，是实施一定管理行为的依据和规范。本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时，特指管理制度、管理办法和控制程序。 1.1管理文件：是基本的管理原则、管理职责、管理流程（涉及公司领导审批的流程）、体系框架等，包括管理制度和管理办法，文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。制度是与公司运营相关的基础管理原则；办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。 1.22支持文件：是管理文件的补充和扩展，以及流程和方法上的细化，包括细则和规范，文件名称统一冠以“细则”或“规范”。细则是工作事项的具体操作步骤和方法；规范是工作产品的标准和要求。 1.3范例：为指导和规范具体工作产品，用来参照的样例。文件名称统一冠以“范例”。 1.4作业指导书：描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南，文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。
4.管理职责 4.11公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件，审批公司管理文 件作废会签意见。 4.2科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门，负责制（修）订本控制 程序；组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审；负责管理文件 的发布管理。 4.3各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制 （修）订、组织会签、送审等工作，负责管理文件的导入、培训、执 行、检查、评审，根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。 4.4各部门配合做好公司相关管理文件的会签，负责文件的接收、发放、执 行及问题整改等工作。 4.5各类文件编制、审核、批准和发布职责对照表 5.业务流程图见附件 6,管理文件的管理 6.1科技创新部策划管理文件管理的运作流程及职责权限，制订本控制程 序。 6.2各责任部门根据公司组织机构所确定管理职责范围，以“有序、高效、简洁、规范”为原则，梳理完善公司相关职能或业务的运作流程、管理职责分工。
1 .目的 对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。 2 .耀 合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。 3 .权责 3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作， 并对各部电子文件的受控进行监督。 3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。 3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。 3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。 3.5 总经理：批准质量/环境手册。 4 .定义 4.1 按性质体系文件可分为： 4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。 4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。 4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足 ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。 4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量 所境手册的支持性文件。 4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件 和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流 程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。 4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。 4.2 按储存媒介的不同可分为： 4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o
程序文件 文件编号：QY1S/QP-01~23 版本号：A/O 受控状态：受控 分发号：________________ 持有人：________________ 编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01
文件控制程序 文件编号：QY1S/QP-O1 版本号：A/0 受控状态：受控 分发号：_____________ 持有人：_____________ 编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01
建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。 2.0适用范围 适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。 3.0职责和权限 3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。 3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。 3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。 4.0工作程序： 4.1公司受控文件分类： 4.1.1内部受控文件： a.质量手册 b.程序文件； c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等） d.记录 4.1.2适用的外来受控文件 a.国家、行业标准，国家法律法规；
b.设备资料、顾客提供的文件和资料等； c.外来信息和市场动态等方面资料。 4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。 4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。 4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。 4.3文件发放： 4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。 4.3.2文控中心根据发放数量控制文件复印数量，复印件做为发放文件的副本，盖上“受控文件”章，填写文件发放编号和《受控文件发放表》进行发放。 4.3.3受控文件发放到各使用部门，文件接收人在《受控文件发放表》上签字，若有旧版文件则必须回收。 4.3.4文件使用人应妥善保管相应文件，调离工作岗位或离职时，其使用的文件必须移交给接替其岗位的人员或部门负责人。 4.3.5当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应填写《文件补发、借阅、复制、销毁申请表》，经部门负责人确认，管理者代表批准后方可到文控中心领取。 4.4文件接收和保管 4.4.1文控中心需对文件进行分类、定置存放并定期检查文件资料的状态。 4.4.2文件档案放置于通风良好，避免高温、高湿或灰尘的场所，对于机密文件，应予以隔离或加锁。 4.4.3各部门接收的受控文件，应以文件夹集中分类，有序存放，做好标识；保持文件的清晰，易于识别和检索。 4.4.4文件使用者不得随意涂改、增删文件内容。 4.4.5受控文件严禁擅自对外公开。
1. 目的 为规范本公司文件及资料的管理，并对公司质量记录进行程序化控制，以便提供证实质量管理体 系有效性、产品质量合格率的证据及质量改善和可追溯性的依据。 2. 范围 本程序适用于公司质量管理体系内所有相关文件、资料和质量记录的管理及控制。 3. 职责 3.1文件的制（修）订及质量记录的填写、保存、销毁，由各责任部门负责。 3.2文件的保管 3.2.1管理类文件包括质量手册、程序文件、作业指导书、标准及记录表单等文件正本，由管理 部人事统一管理。 3.2.2各部门负责本部门职责范围内文件、资料及相关质量记录的管理。 4. 内容 4.1文件及资料的控制 4.1.1文件分类，公司的文件及资料分类代码为 一阶文件 质量手册 （代码：QM ） 二阶文件 程序文件 （代码：QP ） 三阶文件 作业指导书、标准类 （代码：WI ） 四阶文件 记录表单 （代码：WF ） 外来文件 （代码：W ） 4.1.2文件编号 4.1.2.1文件资料按以下规定编号 A 一、二阶文件编号方法 公司代码 分类代码 流水号（01-99） B 三、四阶文件编号方法 分类代码 部门代码 流水号（001-999） 注：公司与各部门代码如下 HTW ——海天威公司 GL ——管理部 GC ——工程部 CW ——财务部 SC ——生产部 ZC ——资材部 P Z ——品质部 4.1.2.2 WI 类文件原稿由文控集中编号保管。 4.1.2.3工程技术资料以产品型号或客户原有编号为依据。 4.1.2.4外来文件（含客户图纸）由文控按“W-客户代码（客户名称汉语拼音的简写）-流水号 （001-999）”统一管理。(若外来文件已有编号，可适用其编号。) 4.1.3格式 4.1.3.1除记录表单之外的文字文件页面距规定为:左:3CM,右:2CM,字体为五号宋体。公司名称、 版本、编号和文件名称在页眉里显示，页数在页脚里显示，距离各2CM ，页眉、页脚 中文件名称为三号华文行楷，其余字体为小五号宋体；表单、记录的页面距都为1.5CM ， 字体为五号宋体，标题为三号宋体，公司名称为小四号宋体。 4.1.3.2文件一般都要包括以下要素：1.公司名称 2.文件名称 3.文件编号 4.版本 5.制定、
某公司的3程序文件01认证标志的保管使用 控制程序 一、程序文件目的 本程序文件的目的是确保某公司认证标志的保管和使用得到有效的 控制，以确保其合法性和可靠性，保证标志的安全性和一致性。 二、适用范围 本程序文件适用于某公司的所有部门和岗位，所有人员在处理和使 用认证标志时，必须遵守本程序文件的规定。 三、程序文件简介 1. 认证标志的定义 认证标志是指某公司在经过认证机构审核合格后，所颁发给该公 司的标志，用于证明该公司产品或服务的质量达到国家相关标准和要求。 2. 认证标志的保管 2.1 认证标志应当妥善保管，存放在指定的保管室或保险柜中，并定期进行点查，确保标志的完好无损。 2.2 保管人员应当具备相应的背景和素质，且记录标志的借还情况，确保认证标志不会遗失或被盗用。 3. 认证标志的使用
3.1 认证标志的使用应符合国家相关法律法规的规定，且必须事先获得授权。 3.2 在使用认证标志时，必须确保标志的清晰可见，不得模糊、破损或变形。 4. 标志授权管理 4.1 任何人员在需要使用认证标志时，必须向授权管理人员提交申请，经过审批后方可使用。 4.2 授权管理人员应确保审批程序的严格执行，并保留相关的审批记录。 5. 标志使用监督 5.1 某公司应指定专人负责监督认证标志的使用情况，并对违规行为进行及时的纠正和处理。 5.2 监督人员应定期进行检查和抽查工作，以保证认证标志的合法性和可靠性。 6. 违规处理 6.1 对于未经授权或滥用认证标志的行为，某公司将采取适当的纪律和法律措施进行处理，严肃追究相关责任人的责任。 6.2 对于违规使用认证标志造成的不良后果，某公司将承担相应的法责，同时通过改进程序和加强培训，提高公司人员对认证标志保管和使用的意识和理解。
XXX食品集团有限公司管理文件控制程序 文件编号：1目的和适用范围目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识别，并控制其分发，防止使用作废的文件。 1.1 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法律、 法规文件等。 2相关文件 《一体化管理手册》Q/21YJ01 《产品实现的策划程序》Q/21YJ02-10 《工作环境控制程序》Q/21YJ02-09 《职工健康管理程序》Q/21 YJ02-403职责 本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司公司办公室 3.1.1 控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序；归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发； 3.1.2 评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”；作为本程序和文件的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。 3.2 项目经理部、分公司控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序； 3.2.1 搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件；控制承包项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件； 注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件 清单”和“作废文件通知单”。 3.3 各配合部门控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序； 3.3.1 搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；适时对上述文件进行评审， 发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。 4工作程序文件的审核、批准和界定 文件拟稿后应加附“文件印发审批单"（附录A）,由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签,
文件编号 文件状态 [ ]草稿 [ ] 正式发布 [ ]正在修改当前版本 拟制日期 审核日期 批准日期
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1 目的 (4) 2 合用范围 (4) 3 职责 (4) 3.1 SQA (4) 3.2 总经理办公室 (4) 3.3 各部门 (4) 4 工作程序 (4) 4.1 文件和资料的分类和编号 (4) 4.2 文件和资料的编写 (5) 4.3 文件和资料的审核、批准和保管 (5) 4.4 文件和资料的发放控制 (5) 4.5 文件的标识 (5) 4.6 文件和资料的更改 (6) 4.7 文件和资料的换版与作废 (6) 4.8 文件和资料的管理 (6) 4.9 电子文件的管理 (7) 4.10 外来文件的管理 (7) 5 质量记录 (7)
通过对文件和资料进行控制，确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都能得到并使用相应文件的有效版本，防止使用失效、作废或者过期的文件，以使工作更快捷、更规范，并且使所有文件和资料处于受控状态。 本程序合用于公司质量体系内的所有文件。包括：质量手册、程叙文件、技术文件、管理文件、外来文件和参考资料。 负责技术文件的管理。 负责技术文件的发放工作。 负责与质量体系有关的文件和资料的总体控制。 负责除技术文件以外的所有文件的发放工作。 负责本部门与质量有关的文件和资料的控制。 文件和资料分为以下几类： 质量体系文件及其它质量管理文件； 技术文件：包括开辟过程中产生的文档及生成的相关组织文件；
外来文件：其中包括客户提供资料、引用的国家标准等相关外来文件； SQA 负责制定《文件资料编号规则》，经管理者代表批准后执行。 质量手册、程叙文件、其它质量管理文件均由管理者代表组织相关部门编写。 技术文件由具体实施的项目组负责人组织编写。 质量手册、程叙文件、其它质量管理文件在发布前由管理者代表审核其合用性，总经理批准。由总经理办公室填写《文件和资料登记表》，并进行统一保管。 技术文件由该项目的评审小组进行评审。审核通过后，由项目所属部门经理批准，SQA 部门进行登记。文件由开辟小组自行保管，待项目结束或者经过一个软件生命周期后，统一交由SQA 部门保管。对于纳 入配置管理的技术文档，依据项目的《配置管理计划》管理。 外来文件中由上级主管单位或者国家行政单位下发的与公司管理相关的文件由管理者代表审核，总经理办公室登记、保管和发放。 外来文件中由客户提供的与开辟有关的文件资料由项目负责人审核，开辟组将其列入配置管理中进行保管。 各类技术文档和资料的发放范围由各部门自行确定，部门经理批准，由SQA 负责发放。 文件在发放时，总经理办公室或者SQA 负责根据文件或者资料发放的《文件和资料登记表》中规定 的文件合用人(部门)或者提出发放的申请人进行发放。并填写《文件和资料发放表》，并确认文件领用 人在《文件和资料发放表》上签名领取。 对于纸张形式的每份受控文件都有不同的分发号，以便于追溯。当文件破损严重，影响使用时，应到总经理办公室办理更换手续，收回破损文件，更换新文件。新文件的分发号仍应沿用原文件的分发号。 当文件使用者将文件丢失后，应按相应条例办理申请领用手续，但必须说明丢失原因。总经理办公室在补发文件时应赋予新的分发号，并在《文件和资料发放表》上注明丢失文件的原有分发号作废。 从所有发放或者使用场所及时撤出失效和/或者作废文件，或者以其它方式确保防止误用。 为法律和/或者积累知识的目的有关部门或者人员所保留的任何作废的文件，应经过总经理办公室或 者SQA 允许。对于保留的作废文件都应加盖“作废文件”的标识(电子文件应当在《文件和资料登记表》中标明“作废”)，该文件只可作为知识积累和法律用途，不可再用于质量体系运行。 凡需按第4.4 条进行控制的文件均为受控文件，受控文件应在发放前由总经理办公室或者SQA 标明受 控状态的标识字样。电子文件应当在《文件和资料登记表》中标明“受控”。文件的标识参见《文件和 资料编号规则》。 文件应由领用人员在文件封面的持有人处签名。
文件制修订记录
1 目的 本程序为了规范公司文件管理，确保公司文件得以有效控制，防止使用失效和作废文件。 2 范围 本程序适用于与公司产品质量和质量工作有关的所有文件的管理。 3术语 3.1 文件：信息及其承载媒体。包括《质量手册》、《程序文件》、《质量计划》、记录、报告、规范、图样、标准等。 3.2 体系文件：体系文件分为三类： a) 管理性文件：质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录等。 b) 技术性文件：产品图纸、产品标准、控制计划、作业指导书等。 c) 外来文件：法律法规、国家标准、上级管理文件、顾客提供标准和图纸、供方提供标准和图纸等。 3.3 受控文件：指制定、发放、更改、换版等均按规定程序控制的现行有效的文件。 4 职责 4.1 质量部是公司质量体系管理性文件的归口管理部门；负责公司质量管理体系文件策划与质量管理体系文件编制等工作的组织实施。 4.2 生产技术部负责公司技术文件的归口管理部门；负责工艺技术文件的制定；负责公司军品技术文件管理工作的组织实施。 4.3办公室是行政公文、法律法规、国家标准、上级管理文件的归口管理部门。 4.4 办公室将顾客提供标准和图纸、供方提供标准和图纸等交由生产技术部管理。 4.5各有关部门负责配合完成公司文件管理过程的各项工作。 5 工作程序 5.1 质量文件的编制和管理 5.1.1 质量文件的编制和审批 5.1.1.1质量管理体系文件： a) 质量手册由质量部组织编制，经管理者代表审核、董事长批准后下发执行。 b) 程序文件由质量部组织编制，经质量部部长审核、管理者代表批准后下发执行。 c) 作业文件由公司过程主管部门组织编制，经部门领导审核，公司管理者代表批准后下发执行。
控制章印 制定：审核：批准：日期：日期：日期：
修订履历
1.目的 确保公司文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、作废等处于受控状态。 2.范围 公司文件包括：程序文件、作业文件、外来文件和记录表单。 作业文件包括包装规范、作业指导书、检验作业指导书、检验标准、设计指示（工作联络函）、图纸等。 外来文件指包括与物料有关的公司外部制定的文件，包括国际、国家和行业的法规、标准、行业标准、客户或供应商提供的图纸、合同以及产品规格等资料。 以上文件的控制执行本程序。 3.定义 3.1供应链文件分为受控文件和非受控文件两类。受控文件是指经批准生效的文件， 其控制全部按照本程序执行，必须保证使用文件为最新版。文件原件不分发，虽未加盖受 控章，但也属于受控文件。供应链内部只发放盖有受控文件章的文件 3.2 非受控文件：是指盖有蓝色非受控文件章的文件。非受控文件是经批准生效的文件的副本，分发时是最新版本，但在分发以后，其使用、更改、回收、作废等不受本文件的控制。非受控文件只允许发放给外部，如客户、供应商、认证公司、国家监督部门、相关方等。内部不允许存在非受控文件。 3.3 程序文件：具有可操作性的文件，所规定的过程通常都为跨部门合作的过程；属体系文件中的二级文件。 3.4作业文件：是被程序文件引用的，表述程序文件中某一具体过程的更详细的操作方法，是指导员工执行具体工作任务的文件，所规定的内容大多为单一部门性质的作业。包括：包装规范、作业指导书、工艺流程图、检验规范、物料图纸、设计规格书、工作联络函等。属体系文件中的三级文件。 3.5记录表单：是指二级文件中所引出的各类记录表单，记录表单是阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件。表单一经填写便成为记录，用于为可追溯性提供文件，并提供验证、纠正措施和预防措施的证据。属质量管理体系文件中的四级文件。 3.6 外来文件：是指来自公司外部的文件，如来自国际、国家、和行业的各类标准，客户
文件(wénjiàn)控制程序 1、目的(mùdì) 使环境管理系统所使用之文件迅速、正确，以确保各相关部门都能适时获得适当且有效之最新文件，避免(bìmiǎn)不适用文件与资料之误用。 2、适用范围 适用于全厂或厂区直属部门范围内生效的文件管理(guǎnlǐ)，分厂范围内生效使用的文件，依分厂有关管理规定进行管理，不适用于本程序。 3、定义(dìngyì) 3.1一级文件：指环境管理手册 3.2二级文件：指程序文件 3.3三级文件：指工作指导文件，包括作业标准、技术文件、检验标准等。 3.4四级文件：指包括检验记录、矫正记录、测试记录/报告、熟练记录等。 3.5外来文件：相关法律法规、外来标准、环境投诉等。 3.6受控文件：对环境管理体系运作起指导作用的文件，在公司内，受控文件通常加盖“受控文本”印章。 3.7文件控制：文件的发放、接收、修改、回收、版本更新、保存等管理活动。 4、职责
4.1文件之审批(shěnpī)：环境管理手册―――总经理或共同(gòngtóng)服务委员会。 程序(chéngxù)文件―――总经理或共同(gòngtóng)服务委员会 标准(biāozhǔn)指导书―――厂区直属部门负责人。 各项表单―――部门主管。 4.2 ISO执行小级负责草拟全厂区环境管理手册及环境管理程序，总环境管理委员会负责审查，最高管理层负责审批核准。 4.3文件之分发、回收、销毁及管理：文控中心。 4.4文件制订、修订及废止：原制订部门主管。 4.5文件的分发单位设定：由该文件的最终核准人决定，该分发的 单位。 5、程序 5.1文件控制作业流程：（如附件一） 5.2文件编号系统：各类文件之制订、修订均需由文件控制中心依 文件编码系统编号管理。 5.2.1文件编码原则： （1）E表示环境管理系统之文件。
文件控制程序 1 目的 为了确保公司质量、职业健康安全和环境管理体系在运行过程中使用有效文件，使文件在建立、实施和保持过程中始终处于受控状态。 2 适用范围 本程序适用于公司所有与管理体系有关的文件控制。 3引用标准、术语和定义 GB/T 19000-2008 质量管理体系基础和术语 GB/T 19001-2008 质量管理体系要求 GB/T 28001-2001 职业健康安全管理体系规范 GB/T 24001-2004 环境管理体系规范及使用指南 4 工作程序 4.1 文件控制范围 4.1.1 纸质文件 a) 管理体系文件 管理手册、程序文件、作业指导书；质量、职业健康安全和环境管理体系管理评审报告、内部审核报告、合规性评价报告以及形成的各种记录等。 b)技术性文件 技术标准、规程、规范、工程项目文件、产品实现过程中形成的各种记录。 c)管理性文件 公司的规章制度、公文。 d)外来文件 国家法律法规、条例；国家、行业、地方标准和相关方提出其他要求。 e)其他文件 如：各种记录等。 4.1.2电子文件 a) 上级下发的文件； b) 公司上报的文件； c) 公司下发的各类文件和通知；
d) 其他类型的电子文件 4.2 文件的编制、审核、签发 4.2.1 管理体系文件的编写执行《管理体系文件编写导则》。 4.2.2 对外的文件的编制（拟稿）、审核等均按“协同办公”中的“发文管理”流程进行。 4.2.3 公司形成的所有文件，内容应准确、清晰，与相关文件协调一致，易于理解。并在发布前应得到批准。 a) 管理体系文件由最高管理者、管理者代表批准； b) 管理性文件由最高管理者或相关领导及相关部门审批； c) 技术性文件由总工程师或相关领导批准； d) 对外的文件由相关部门会签，公司主管领导审批签发。 e) 文件在签发前，由部门负责人对草拟的文件在“协同办公网”中进行审核，办公室核稿。 4.2.4 公司形成的重要性文件，必要时应进行评审。 4.2.5 在草拟、修改和签批文件时必须用钢笔、签字笔（蓝黑墨水、碳素墨水），不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸。书写及所用的纸张必须符合归档要求。不得在文稿装订线以外草拟、修改和签批公文。 4.3 文件格式及行文规则 4.3.1 文件格式 a)公文行文格式，采用“协同办公系统”的中的行文格式。 b)公文标题用2号宋体；正文和发文代字号（成文日期、抄送、联系人、联系电话）用3号仿宋GB2312字体。 c) “主题词”三个字统一用3号黑体字，后面的“词目”统一用3号宋体字，“词目”不得超过五个。 d) 主题词下方的横线均采用1磅黑色实线。 e) 文件中的计量单位，应采用国家法定计量单位。如kV（千伏）、kg（千克）、km （千米）等。 f) 文件内使用非规范化简称，应先用全称注明后，在文件材料的下文可应用简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。