秘书会议管理容
一、会议管理
1、会议筹备方案的拟订
容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。
作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
（1）组建会议筹备委员会
（2）分成筹备小组
（3）形成筹备方案
（4）领导审核方案
2、会务检查工作程序
容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
（1）开会检查的程序
1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查
2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知
3）召开协调会并在会上现场解决问题
4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实
（2）现场检查的程序
1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点
2）制作检查单，以便记录和汇总
3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录
4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
3、会议文件审核工作程序
容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的容，审核会议容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
（1）起草该文件的秘书就容进行自审
（2）主观秘书进行初审
（3）如容涉及部门较多，要进行会审
（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审
4、拟订会议的应急方案
容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。
（1）预测不可预知的情况
（2）提前准备应对的备选方案
（3）讨论会议紧急情况
（4）确定会议应急方案
5、提示会议按计划进行
是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。
（1）了解议题和议程
（2）准时宣布开会
（3）有效引导议题
6、处理会议突发事件的程序
（1）向领导报告
（2）启动会议应急方案
（3）实施应急方案
（4）必要时向公共应急机构请求支援
（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）
7、会议总结工作程序
容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。
（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿
（2）向领导报告会议结论
（3）总结定稿
（4）印发
（5）归档
（6）组织全体工作人员进行总结
二、事务管理
1、礼宾次序确定步骤
亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。
（1）确定礼宾次序方案
（2）提前通知有关各方
（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
2、安排涉外迎送工作程序
（1）确定迎候人员
（2）准备迎宾的物品
（3）见面讲究礼节
（4）送行前的拜访
（5）安排送行仪式
3、会见会谈工作程序
会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。
（1）约定
（2）通知对方有关事项
（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排
（4）迎接客人
（5）会见、会谈
（6）送别客人
4、西餐礼仪
（1）赴宴前的准备
1）接到邀请后,要看清请柬的各项容
2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变
3）到别人家赴宴需要带礼物
4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装
5）要准时赴宴
（2）西餐的座次安排
主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐
（3）入席、退席礼节
1）客人要在主人的带领下顺序入席
2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖
3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上
4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席（4）餐具的使用方法与席间礼节
1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌
2）吃鸡、虾、鱼的方法
3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中
4）吃意大利面条的方法
5）吃水果的方法
6）喝咖啡或茶的方法
7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘
8）进餐速度应该与大家一致
9）谈话声音一定要轻
（5）西餐的饮酒礼仪
1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡
2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上
5、招待会的礼仪
（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复
（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益
（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗
6、不同办公模式的特点
（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工
（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全。
（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。
（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。
（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。
（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。
7、选择办公模式的工作程序
（1）深入调查现有办公模式所面临的问题
（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式
（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度
（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式
（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失
8、设计办公室的工作程序
（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求
（2）设计平面图
（3）选择办公家具、设施和装饰
（4）采光、温度和通风
9、改进办公事务工作程序
（1）定义一个需要加以分析和改进的流程
（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价
（3）寻找所存在问题和差距的原因
（4）根据以上分析提出可行的改进方案
（5）实施改进方案
10、改进办公事务的流程
（1）确定问题
（2）分析有关资料
（3）确定造成问题的可能的原因
（4）提出可能的解决方案
11、突发事件的预防措施
发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。
（1）以书面形式确定紧急情况处理程序
（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训
（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的
（4）实行紧急情况模拟演练
（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责
（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
（7）保证定期检查和更新设备
12、突发事件的应对措施
（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序
（2）用这些程序培训所有人员
（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序
（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序
（5）明确员工在紧急情况下的职责
（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员
（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
（8）保证定期检查和更新设备
13、处理突发事件的流程
（1）及早发现，马上报告，并保护好现场
（2）查找问题的原因
（3）成立临时指挥中心
（4）控制源头，釜底抽薪
（5）召开新闻发布会
14、上司交办事项督查的程序
直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作（1）上司向有关督查人员授权转承催办
（2）很大一部分转交各有关人员具体承办
（3）有些又上司指导督查人员亲自承办
（4）转交办的事项要及时催办
（5）督办人员要对转交办事项深入的检查
（6）上司交办事项办理完毕
（7）办结回告
（8）对办结回告进行审查评估
（9）立卷和归档
15、制定工作计划的方法
（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务
（2）区别重要的任务和紧急的任务
（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序
（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息
（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求
（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人
（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表
（8）确保计划顺利实施
（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理
16、制定工作计划的程序
（1）估量机会
（2）确定计划工作的目标
（3）确定计划工作的前提条件
（4）拟订可供选择的行动方案
（5）评价各种备选方案
（6）选择方案
（7）拟订分计划
（8）编制预算
17、制定承办期限规定的程序
企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定
（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定（2）时间期限适宜标准
（3）确定同一任务的不同承办周期
（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期
18、办公室工作评估的程序
实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。
（1）建立一套完整的目标体系
（2）制定目标
（3）组织实施
（4）检查和评估
19、办公用品与设备的采购程序
（1）提出购买申请
（2）审批，落实经费
（3）招标，选择供应商
（4）签订供货合同
（5）货物入库
（6）支付货款
20、制定采购预算方案程序
（1）确定预算的核算基数
（2）进行市场调研
（3）确定采购产品的种类及型号价格
（4）编写预算方案
（5）征求意见，完善方案
21、办公资源管理程序
包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。
（1）了解本单位所有办公资源的基本情况
（2）对本单位所有办公资源进行分类管理
（3）对办公资源建档，记录应用情况
（4）定期进行数据分析
22、信息开发的主要形式
对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。
（1）剪报
（2）索引
（3）目录编制
（4）文摘
（5）信息资料册
（6）简讯
（7）调查报告
23、信息开发的程序
（1）确定主题
（2）分析信息材料
（3）选择信息开发方法
（4）选择开发信息的形式
（5）形成信息产品
24、信息利用的工作程序
通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。
（1）熟悉信息的容
（2）确定利用需求
（3）确定信息利用服务的途径
（4）获取信息
（5）提供信息
25、信息反馈的工作程序
将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。
（1）明确目标
（2）选择信息反馈的方法
（3）获取反馈信息
（4）加工分析反馈信息
（5）传递反馈信息
（6）利用反馈信息
三、文书处理与拟写
1、文书审核的工作程序
对文件草稿从容到形式所做的全面检查和修正工作。
（1）明确审核围
（2）确定是否需要行文
（3）审核文书容
（4）检查文字表达
（5）检查文件体式
（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备
2、档案利用的工作程序
是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
（1）熟悉库藏
（2）分析利用需求
（3）选择档案利用方式
浅析秘书的会议管理
【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以 辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、 办会、办事等为主要职能，是领导者、 决策者的参谋和助手；会议是公众议事 的重要社会活动和管理手段，是实施领 导和管理的重要形式，秘书会议管理的 质量和水平，直接影响会议效果，对组 织形象及领导的管理成效也有着不可低 估的影响。 【关键词】秘书会议管理沟通协调效率对策 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。 一会议管理和秘书工作内容 （一）秘书工作内容 秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。 （二）会议管理主要工作内容 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。 会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。 1.对内会议 对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。 （1）会前准备 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。
【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能， 是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理 手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接 影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。 【关键词】秘书会议管理沟通协调效率对策 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。 一会议管理和秘书工作内容 （一）秘书工作内容 秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。 （二）会议管理主要工作内容 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。 会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。 1.对内会议 对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。 （1）会前准备 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。 秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。 秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。
会议管理（中级）复习要点 第一节会议的涵义 是指有组织有领导地商议事情的集会。会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。工作人员等）会议组织、会议主题等。 第二节会议组织工作基本程序 会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。 一、会前工作 充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容： （一）拟订会议计划 （二）制定会议预案 会议预案中应明确下列内容： 1、会议名称 2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想 3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。 （1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。 （2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。 （3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 （4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；
（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高 4．出席人员。这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范 围，既不过宽，也不过严。 5．会议工作班子及其职责分工。在会议秘书长统筹下的会议工作 机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会 议期间交办的事项。2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、 发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3）组织组，负责与会人 员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。4）宣传组，负 责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。（5）后勤 组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供 应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫组，负责重要会议的安 全与保密工作。 6、编制会议预算方案 会议的经费预算主要包括以下内容：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支 7．选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数。内容、 会场容量等情况综合考虑。 8．会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。 （三）准备会议文件 规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开 幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议 手册等。文件材料不宜过多过长，通常应事先印发到与会者手中，重
三级秘书——《会议管理》练习题 1、工作计划表的内容包括（）。 （A）人员分工和物资保障 （B）完成期限和阶段进度 （C）参与人员和负责人员 （D）工作经验和员工爱好 2、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据（）来确 定会议主题。 （A）公司五年规划 （B）总经理的工作报告 （C）公司员工的培训计划 （D）财务总监的预算报告 3、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了 突出（）。 （A）会议的发言人 （B）会议主席团 （C）会议的绝对中心 （D）会议民主平等的气氛 4、如果会议经费有限，与会人员交通往返又需由主办单位 承担，则可通过（）压缩这笔费用。 （A）规定所有与会者只能乘坐火车较便宜的交通工具 （B）严格限制与会人员
（C）尽量将会议安排在偏僻一点的地方，减少外出 （D）尽量使会场与驻地相邻 5、安排会议的议程，应重点确定（）。 （A）大会的发言人和演讲者 （B）会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的顺序 （C）会议的分组 （D）会议结束时做总结报告的人 6、在进行会议综合协调时，要协调好（）。 （A）场地 （B）设备 （C）水电 （D）交通 7、在会议经费有限的情况下，应重点压缩（）的费用。 （A）文件资料 （B）会议设备 （C）场地租用 （D）邮电通讯 8、下面导致会议成效不高的因素有（）。 （A）程度安排不当 （B）少数与会者缺席 （C）会议记录不准确 （D）会议组织不当，讨论跑题
9、天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达一千多人，因人数大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你 应考虑（）。 （A）控制对媒体接待的数量 （B）加派人员协助停车场管理人员疏导车辆 （C）取消签到程序，让与会者直接入场 （D）临时增设另一签到处 10、确定会场的整体格局要根据（）。 （A）会议的规格 （B）会议的规模 （C）会议的性质 （D）会议的形式 11、在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括（）。 （A）住会人员总数 （B）住会人员的食宿标准 （C）会议人员的分组情况 （D）住会人员的性别统计数 12、小型会场一般采用的布局是（）。 （A）方形 （B）方拱形 （C）回字形
三级秘书之《会议管理》模拟试题及答案 1、工作计划表的内容包括（）。 （A）人员分工和物资保障 （B）完成期限和阶段进度 （C）参与人员和负责人员 （D）工作经验和员工爱好 2、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据（）来确定会议主题。 （A）公司五年规划 （B）总经理的工作报告 （C）公司员工的培训计划 （D）财务总监的预算报告 3、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（）。 （A）会议的发言人 （B）会议主席团 （C）会议的绝对中心 （D）会议民主平等的气氛 4、如果会议经费有限，与会人员交通往返乂需由主办单位承担，则可通过（）压缩这笔费用O （A）规定所有与会者只能乘坐火车较便宜的交通工具 （B）严格限制与会人员 （C）尽量将会议安排在偏僻一点的地方，减少外出 （D）尽量使会场与驻地相邻 5、安排会议的议程，应重点确定（）。 （A）大会的发言人和演讲者 （B）会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的顺序 （C）会议的分组 （D）会议结束时做总结报告的人 6、在进行会议综合协调时，要协调好（）。 （A）场地 （B）设备 （C）水电 （D）交通 7、在会议经费有限的情况下，应重点压缩（）的费用。 （A）文件资料 （B）会议设备 （C）场地租用 （D）邮电通讯
8、下面导致会议成效不高的因素有（）。 （A）程度安排不当 （B）少数与会者缺席 （C）会议记录不准确 （D）会议组织不当，讨论跑题 9、天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达一千多人，因人数大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你应考虑（）。 （A）控制对媒体接待的数量 （B）加派人员协助停车场管理人员疏导车辆 （C）取消签到程序，让与会者直接入场 （D）临时增设另一签到处 10、确定会场的整体格局要根据（）。 （A）会议的规格 （B）会议的规模 （C）会议的性质 （D）会议的形式 11、在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括（）。 （A）住会人员总数 （B）住会人员的食宿标准 （C）会议人员的分组情况 （D）住会人员的性别统计数 12、小型会场一般采用的布局是（）。 （A）方形 （B）方拱形 （C）回字形 （D）椭圆形 13、主席台的座次安排一般遵循（）的原则。 （A）职务最高者居中 （B）其余人按姓氏笔画排列 （C）主持人居中 （D）其余人按职务高低先左后排列 14、远程会议对于企业具有（）的优点。 （A）节省时间 （B）节省人力 （C）节省金钱 （D）保密性强 15、秘书在编制工作计划表时，应尽量明确（）o （A）完成的期限要求 （B）完成任务的负责部门或承担人以及负责人 （C）任务的具体目标 （D）任务所需的资源和相关信息 16、在确定重要会议与会人员的范围时需考虑（）。
秘书会议管理容 一、会议管理 1、会议筹备方案的拟订 容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。 （1）组建会议筹备委员会 （2）分成筹备小组 （3）形成筹备方案 （4）领导审核方案 2、会务检查工作程序 容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。 （1）开会检查的程序 1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查 2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3）召开协调会并在会上现场解决问题 4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实 （2）现场检查的程序 1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点 2）制作检查单，以便记录和汇总 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录 4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 3、会议文件审核工作程序 容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的容，审核会议容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。 （1）起草该文件的秘书就容进行自审 （2）主观秘书进行初审 （3）如容涉及部门较多，要进行会审 （4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审 4、拟订会议的应急方案 容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。 （1）预测不可预知的情况
会议管理制度_秘书基础 会议管理制度 (一)总则为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本会议管理制度。(二)会议分类及组织第一条全厂会议归纳为四类： 1.厂级会议：主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。 2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。 3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。 4.班组(小组)会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。第二条上级或外单位在我厂召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。(三)会议安排第三条例会的安排。为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下： 1.行政技术会议(1) 厂长办公会：研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。(2)厂务会：总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。(3)班组长以上干部大会(或全厂职工大会)：总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。(4)经营活动分析会：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。 (5)质量分析会：汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。(6)安全工作会(含治安、消防工作)：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。(7)技术工作会(含生产技术准备会)汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。(8)生产调度会：调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。(9)科务会：检查、总结、布置工作。(10)车间办公会：检查、总结、布置工作。(11)班组会：检查、总结、布置工作。(12)班组(科室)班前会：对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。 2.各类代表大会(1)职工代表大会：(2)车间(部门)职工大会(或职工代表小组会)：(3)党员代表大会：(4)团员代表大会：(5)科协会员代表大会：(6)企协会员代表大会： 3.民主管理会议(1)工厂管理委员会：(2)厂长、党委书记、工会主席联席会：(3)生产管理委员会：(4)生活福利委员会： 4.论文、成果发布会。(1)科协年会：(2)企协年会： (3)政治思想政治工作研究会年会：(4)厂qc成果发布会：共2页，当前第1页12会议管理制度相关内容:会议纪律 为了进一步改进工作作风，提高工作效率，促进政府系统工作科学化、规范化、制度化，特对自治州人民政府公务活动和会议纪律规定如下：一、自治州人民政府日常召开的各类会议，包括全体会议、常务会议、州长办公会议和各类专题会议，各县... 团省委会议纪律范文
第三节会务管理 一、谈论会议准备情况 1.常用词句 The room is ready for the meeting and here is the final agenda. 灰常已布置好了，这是会议的正式议程。 I have given the committee members informal notice of the meeting, either by telephone or by memo. 我已通过电话或便函将此会议非正式地通知了每位委员。 Miss Chen, Are you getting everything ready for the meeting? 陈小姐，有关开会的事情都准备好了吗？ Mr. Kent, would you like to exchange some ideas with Mr. Brent before next week’s meeting? 肯特先生，在下周开会前，你是否想与布伦特先生交换一下意见？ 2.范例 实例 K: Miss Chen, the meeting is scheduled from 2:00 this afternoon. Have you made the necessary arrangement? S: Yes, Mr. Kent. We’ll use the conference room for the meeting. K: That’s fine. The meeting is very important. Where shall the guests be received before the meeting begins. S: In the dining room. It’s spacious there. K: OK, How would you seat our guests, Miss Chen? S: We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by. What time would you like refreshments served, Mr. Kent? K: Well, after my report there’ll be an interval for rest and refreshments. S: All right. I see. 译文： K: 陈小姐，会议计划在今天下午20:00开始。你作好安排了吗？ S: 是的，肯特先生。我们使用会议室开会。 K: 那很好。这个会议很重要。开会前在哪里接待来宾？ S: 在餐厅，那里比较宽敞。 K: 好的。你怎么安排来宾就座呢，陈小姐？ S: 我们已经准备了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。您希望什么时候供应点心，肯特先生？ K: 哦，在我报告后休息时间供应点心。 S: 好吧。我明白了。 二、安排会务活动 1.常用词句 Please put the minute book, draft of the resolutions, agenda of the meeting, paper and pencil on the desks of all the board members. 请将会议记录本、决议草案、会议议程、纸盒铅笔放在
诚信声明 本人郑重声明： 所呈交的毕业项目报告/论文《浅谈涉外秘书的会议管理》是本人在指导老师的指导下，独立研究、写作的成果。论文中所引用是他人的无论以何种方式发布的文字、研究成果，均在论文中以明确方式标明。 本声明的法律结果由本人独自承担。 作者签名： 年月日
摘要：二十一世纪的今天，在市场经济的形式下，特别是我国加入WTO后，我国的秘书职业有了飞速发展。秘书开始走向社会化、职业化。而且秘书职业发展已有千年历史，积累了丰富的经验，这对于现代秘书很有借鉴与指导作用。如今秘书工作已成为遍及社会生活各个领域的社会职业。 论文从会前准备、会中服务和会后工作三个发面分别来论述会议管理。从中来了解秘书在会议中所扮演的角色，在不同场合下秘书所做的工作。怎样才能把会议安排的妥当合理，让领导和上司刮目相看，本文都提出了具体的方法和理论。 关键词：会议，策划，服务，总结
Abstract：Twenty-first century's today，market economy that the form moves downwards ，Our country joins the WTO queen especially .The secretary has had developing at full speed ，and it starts trend socialization , occupation-rization. ，As we know ，Secretary occupation development already has had history in 1000 and , has accumulated a wealth of experience， This has very much drawing lessons with the directive function to modern secretary。 From preparing before the meeting , may work after being hit by service peace conference, three convention who leavens dough coming to comment that respectively manages a thesis，Come to know a secretary out of in job done by middle acted as role, under different occasion secretary of convention ，How ability holds the appropriate reasonableness that convention lays on , let the leader and the boss hold a person in high esteem, the main body of a book have brought forward concrete method and theory. Key words:conference,plan,service,summarize
三级秘书—会议管理强化习题及答案 （一）判断题（下列判断正确的请打“√”，错误的打“×”）1．法定性代表大会主持人必须依据事先拟定的主持词主持会议。（） 2．法定性代表大会就是指由各级组织根据工作需要而召开的 具有代表性的会议。（） 3．一般情况下，法定性代表大会正式召开之前都要先举行预 备会议。（） 4．电视电话会议效果大大优于一般的电话会议，现在一般性 的工作讨论都使用这种方式。（） 5．议案和提案都要采用书面形式，在会前、会中、会后都可 以提出。（） 6．现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。（） 7．现代化远程会议可以使侍统的会议记录方式不复存在。（）8．提案一般不列入会议的议程，也不具有约束力。（）(二)单项选择题(下列每题的选项中。只有1个是正确的，请 将正确选项序号域在括号中) 1．议案和提案的分类方法一般有两种，一种是揸代表团和提 案机构分类，另一种是按( )分类 A．议案和提案书写人的职务 B．案由所涉及的问题 C．议案和提案的字数多少 D．议案和提案的时间
2．法定性代表大会的出席人数直撸关系到会议的有效性，一般规定必须达到应到人数的( )方为有效。 A． 1/2 B． 1/3 C． 2/3 D． 3/4 3．需要提交办公会议仔细研究的文件，要在（）分发给与会者。 A．会议期间 B．会前 C．会后 D．会议开始时 4．电视电话会议的通知形式和要求大致同电话会议通知，但务必说明会议的（）。 A．形式 B．内容 C．时间 D．地点 5．（）的会议坚决不开。 A．条件不成熟 B．目的不明确 C．议题过多 D．准备不充分 6．制定大型会议预案的分工协调原则，要求分工明确，并确保各项组织工作按时、（）、按量到位。 A．按人 B．按质
浅谈秘书在会议工作中的管理 杨晨 摘要 会议是现代管理的重要手段，会议的有效开展更是有着重要的作用和意义，秘书又在会议管理中发挥着重要的桥梁作用。本文试图以秘书学为理论基础，以秘书的会议工作为研究对象，探讨和分析秘书会前准备不充分、会中管理不周到，会后收尾工作无落实这三大常见的问题，并从这三大问题出发，从秘书执行会议工作的基本要求和实现精简会议，改进会风的社会要求这两个方面着手，寻找提高会议质量的途径。 关键词：秘书；会议工作；问题；效率 Abstract Meeting is an important means of modern management, the effectivedevelopment of the meeting has an important role and significance, the Secretary also play an important role in the management of the bridge. This paper attempts toin secretarial science as theoretical basis, to the Secretary of the work of the conference as the object of study, discussion and analysis of secretary of the preparation is not sufficient, in management is not considerate, after finishing work without implementation of the three most common problems, and these problems from the perspective of, from the Secretary of the implementation of the basic requirements of the meeting work and streamlining meetings will improve wind social requirements both hands, find a way to improve the quality of the meeting. Key words：Secretary;Conference work;Problem;Efficiency 一、秘书会议工作的概述 （一）会议的内涵 会议有着广义和狭义之分。从字面上来看，会就是聚集，议就是议论，从此可知，会议可以泛指一切三个或三个以上的人聚集起来进行讨论的活动。据《史记·平津候主父列传》记载“每朝会议，开陈其端，令人主自择，不肯面折廷争”，这里的会议二字就蕴含着聚会议论的意思。从狭义上来说，会议是指党政机关、企事业单位、社会团体有领导、有组织地召集有关的人商议事情的活动。而本文主要分析的是狭义的会议。① （二）会议工作的内容 ①李元授.文秘实训[M].武汉大学出版社,2003:57
浅析秘书的会议管理 [内容摘要]会议是各级各类机关管理的重要手段之一，任何机关要实施领导和管理都离不开会议。加强会议管理工作，提高会议质量，降低会议成本，改进机关工作作风，提高工作绩效，在现代管理活动中具有积极作用。 [关键词]秘书会议管理 现代意义上的会议，就是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。是各级各类机关管理的重要手段之一，任何机关要实施领导和管理，都离不开会议，做好会议工作，对于改进机关工作作风，提高会议效率，发挥它在现代管理活动中的积极作用，具有十分重要的意义。 在现代社会，经济不断增长，交流不断增多，会务需求量加大，这使得会议在数量上日趋增多，在范围上日趋扩大，在内容上日趋丰富，在种类上也千姿百态。根据不完全统计，我国每天召开的各种会议大约有240万个；一个单位的领导人，一年中有40%的时间参加上级各部门召开的会议，40%的时间在本部门开会。这些数据在反映会议发展的同时也反映了目前会议发展中存在的一个主要问题：会议泛滥。“会海”几乎成了各单位的不治之症。究其根本，中国会议管理研究专家葛广智认为：“所谓‘会多’其实只是一种假象，真正问题不是会议的数量太多，而是不少会议的质量太低。是在会议活动中存在很多的不合理。”因此，要想真正做到精简会议，就必须要提高会议的效能。作为秘书而言，要努力做到在会务组织工作中增强科学性，减少盲目性、随意性，遵循会议活动的一些最基本的工作原则，实现对会议的科学管理。 秘书应该从三个方面做好会议的管理工作，即会前筹备工作，会中服务工作和会后总结工作。
一、会前筹备工作 会议有效的重点是计划性要好，会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。 会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，安排会议生活和布置会场。 （一）拟定会议计划 它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。 （二）准备会议材料 会议资料包括来宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。 （三）安排会议生活 凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住房分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的伙食和医疗要有专人负责，并事先做好安排。 （四）布置会场
秘书会议工作 姓名何亚学号10907990705 院系电子学院 【摘要】：秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以 辅助决策，综合协调，沟通信息，办文，办公，办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手，会议是公众议事的重要社会活动和管理手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响 【关键词】：秘书会议管理效率对策协调沟通 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。 会议管理主要工作内容 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。 会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。 1.对内会议 对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。 （1）会前准备 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。 秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。 秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。 因为会上要讨论的问题不止一个，科学地统筹安排会议议程是秘书办会的重要原则。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，在进行全体人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议议程也容易紧凑地控制。 做好以上准备工作，秘书就该通知相关人员按时参加会议了。会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和会议通知。秘书在通知开会时是书面和口头并用，以保证能面面俱到。 会场是在发放会议通知之前就定下的。内部会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设