浅谈秘书在会议工作中的管理
杨晨
摘要
会议是现代管理的重要手段，会议的有效开展更是有着重要的作用和意义，秘书又在会议管理中发挥着重要的桥梁作用。本文试图以秘书学为理论基础，以秘书的会议工作为研究对象，探讨和分析秘书会前准备不充分、会中管理不周到，会后收尾工作无落实这三大常见的问题，并从这三大问题出发，从秘书执行会议工作的基本要求和实现精简会议，改进会风的社会要求这两个方面着手，寻找提高会议质量的途径。
关键词：秘书；会议工作；问题；效率
Abstract
Meeting is an important means of modern management, the effectivedevelopment of the meeting has an important role and significance, the Secretary also play an important role in the management of the bridge. This paper attempts toin secretarial science as theoretical basis, to the Secretary of the work of the conference as the object of study, discussion and analysis of secretary of the preparation is not sufficient, in management is not considerate, after finishing work without implementation of the three most common problems, and these problems from the perspective of, from the Secretary of the implementation of the basic requirements of the meeting work and streamlining meetings will improve wind social requirements both hands, find a way to improve the quality of the meeting.
Key words：Secretary;Conference work;Problem;Efficiency
一、秘书会议工作的概述
（一）会议的内涵
会议有着广义和狭义之分。从字面上来看，会就是聚集，议就是议论，从此可知，会议可以泛指一切三个或三个以上的人聚集起来进行讨论的活动。据《史记·平津候主父列传》记载“每朝会议，开陈其端，令人主自择，不肯面折廷争”，这里的会议二字就蕴含着聚会议论的意思。从狭义上来说，会议是指党政机关、企事业单位、社会团体有领导、有组织地召集有关的人商议事情的活动。而本文主要分析的是狭义的会议。①
（二）会议工作的内容
①李元授.文秘实训[M].武汉大学出版社,2003:57
一次会议的开展，秘书要做许多事情。从会前准备到会后工作落实都挥洒着秘书辛勤的汗水。如果说领导是会议开展的灵魂，那秘书就是会议组织的基础，没有秘书周到地组织会议，那么会议就不可能有效地开展。一般情况下，规模大、规格高的大型会议工作比较复杂、繁琐，需要一个领导团体和大量的秘书人员共同参与。而小型的会议虽然相对简单一点，但是确定内容、时间、地点、发送通知、准备资料等等工作也需要秘书人员做事谨慎，细致入微，不能马虎行事。秘书会议管理主要分三个阶段，即会前筹备工作、会中服务工作、会议善后工作，而在每一个阶段，秘书都要做好相应的工作。
首先在接到领导通知，会议开展之前，秘书要做好以下8件事情：第一拟定会议的议题、名称和规模；第二拟定会议的议程、日程；第三预算会议的经费；第四确定会议的地点；第五布置会议现场；第六准备会议的文件；第七遴选与会人员并做好通知；第八制作会议证件。
其次在会议过程中，秘书应该服务周到，做好参会人员的签到及资料发放，会议的主持和会议的记录等工作，对会议经费的使用做好监督，在大型会议中还应合理安排好与会人员的接站服务和食宿安排，同时还应维持现场的秩序和保证安全。
最后，会议结束并不代表秘书会议工作的完成。秘书要及时清退文件，整理现场，防止会场凌乱不堪。之后，秘书要对会议文件进行收集和整理，将会议的精神及内容下达到有关人员。
二、秘书在会议工作中存在的问题
2011年4月，中国青年报社会调查中心通过中国民意网和网易新闻中心对广大网友进行了一项会风调查，调查显示，受访者认为当前会风存在以下这些问题，即会议泛滥、会议效率低、内容空洞。为什么广大人民群众会得出这样的结论呢？当然，会风问题的存在一部分原因是领导班子观念还未转变，但从秘书会议工作这一角度来看，会风问题的出现，秘书也要承担很大的责任。我将从以下三个维度细致地寻找秘书有哪里失职了。
（一）秘书会前准备不充足
“凡事预则立，不预则废。”会前筹备是秘书会议管理的首要工作，没有合理的、有计划、有目标会前安排，那会议将无法正常地进展。同时，会前准备又是一件非常繁琐，任务繁重的工作，如果秘书不注重细节，没有谨慎安排会议程序，那么此次会议将会漏洞百出，只能让参会人员不欢而散。在这里，我主要说明这四个方面的问题：
1.秘书安排的会议议题不明确
会议的议题就是这次会议需要讨论的对象。会议的主题是会议的精髓，会议都是按照会议主题进行展开的，是保证会议质量的重要因素之一。会议的议题虽然由领导决定，但秘书可以根据具体情况和要求，提前收集议题和资料辅助领导。会议上讨论的问题很多，并且召开一次会议需要耗费参会人员的时间、精力，还要消耗一定的物力，这个时候，秘书假如不能将同类性质的议题一次性提交会议讨论，那就有可能还需要再次召开会议讨论这次相同的问题，这将会导致多次会议，会议泛滥的不良现象。而这个要求也恰恰是当前秘书很难达到的一个水平。
2.秘书撰写的会议通知不准确
通知工作非常重要，要求明确、清晰，模棱两可，不然会让人摸不着头脑，造成不必要的误会。
举例来说。为了迎接兄弟单位与上级有关部门的卫生检查，某单位领导决定召开一次迎接卫生检查动员大会。局长要王秘书起草一份会议通知，请各部门负责人出席。王秘书拟写并发放了这样一份会议通知：
这份通知明面上看上去什么都不缺，有时间有地点有出席人，但是却没有会
会议通知
经局领导决定。兹定于X月X日X时在局办公楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。
局办公室
X月X日
议的内容。没有告知出席人员会议的内容，那么与会人员就不能提前做好准备，懵懵懂懂地去开会，什么资料也没有准备，这会议能有效率吗？
3.秘书预计会议成本基本偏高
近年来，多数人认为现在开会就像是在旅游，吃喝玩乐，走马观花。这也折射出我国会议的经费管理宽松，秘书预算成本往往过高，在不必要的地方耗费大量的金钱，尤其在公款旅游这一方面所花费的金额在整个预算中所占比较较大。此前，广州市本级部分部门晒出了会议费的预算总额，占到了“三公”经费的近一半。被称为“第四公”的会议费，也易成为吃喝浪费的又一个“隐秘渠道”。①
4.秘书准备的会议文件资料不齐全或者内容空洞
在文件资料的准备方面，大部分秘书人员犯了不周全、，内容不符合实际的错误。
天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。国有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。
还有网上流传着这样一段顺口溜：“上午交流会，时间真浪费；空洞大放辞，谁说无所谓。装模作样讲，听得人憔悴；假装认真记，记得身心碎。”现在开会，很多会议发言人照着秘书给的稿子念，内容苍白无力，没人去关心他们说了什么，开会的重点在哪里，然后大家就形成了开会浪费时间的观念。
（二）秘书会中管理不周到
会议召开期间，秘书应该做好各项会议服务工作。秘书人员的会议服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节。但是秘书人员在会议中往往会出现这些失误：
1.秘书无法控制会议进程
为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务①刘元旭,周琳,凌军辉.部分干部借开会之名行游玩之实中央出禁令严惩[J/OL].新闻网,2014.10
恳谈会。在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。由于与会人员相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。事后，公司老总批评了夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。
这个案例中的夏雨同志不能控制会议的进程，与会人员随意走动，会场十分混乱，从而大量的时间花费在无意义的问好、讨论当中，重要的业务洽谈时间被占用，会议开展的目的没有达到。
2.秘书撰写会议记录凌乱，无重点
秘书一般都承担着会议记录撰写的工作，但是，大部分秘书不会写。秘书在写字的时候，速度慢，从而他人发言完毕了，他都还没写完，或者秘书没有根据议论的方向将重要的内容记录下来，而记录了一些细枝末节的东西。还有在做会议记录时，有的秘书经常带着自己的观点对他人的发言进行评价，不能客观的记录事实，这样都是不正确的会议记录。
3.秘书处理突发情况能力差
会议进行中时发生了混乱，秘书不能及时的调停，妥善的处理，维持现场正常的秩序，这必然对会议有效的进行造成一定的影响。比如突然与会人员出现健康问题，晕倒了，有的秘书人员惊慌失措，不知道该怎么办，现场一片混乱。
（三）秘书会后收尾工作无落实
会议的结束并不意味着秘书的会议工作已经完成。事实上，在会议结束之后，秘书还需要认真处理一系列重要的事情。通过查阅资料和平时工作的体验，我总结出以下三种会后事情是秘书人员经常疏忽的：
1.秘书没有及时做好清退文件及整理会场工作
在参加秘书三级证书考试的时候，曾做好这样一道案例题，其大致内容是一名公司秘书检查即将开会的办公室时，发现桌面上残留着大量的纸杯、草稿纸、文件，桌椅摆放非常不整齐。出现这样的问题，恰恰证明了上一场会议秘书人员没有及时整理会场，清退文件。这是大多数秘书都会存在的疏忽。而且，清理会场不只要求开会场所最后保持卫生整洁，秘书经常忽略了会议中使用的参考、学习文件的收齐和归档，还有废弃的文书也没有及时回收用碎纸机销毁，在重要会议后，没有这么做，很有可能会泄密。
2.秘书没有积极落实和反馈会议精神
落实和反馈会议精神，这要求秘书整理会议记录，撰写会议纪要，及时催办会议中形成的决策和行动指导。会议记录一般是模糊的，零散的，需要进一步补充、整理。
以我个人亲身经历为例。实习期间，开会时会议记录人只是将会议内容记录到本子人，有时会后没有及时整理会议记录，撰写会议纪要，形成书面的通知，对会议决定的事项进行催办，这样错误的行为促使大家没能第一时间按会议讨论出来的决定做出行动，这就延长了时间，降低了行动的效率。同时，领导不可能对下属的行为时刻进行监督，时刻受到工作的反馈，那这件事情难道不应该由秘书人员积极主动地去做吗？
3.秘书没有有效进行会议的评估与总结
“会议总结和评估有助于对会议组织实施过程进行总结，以便改进会务工
作，实现有效会议的目标。”①一般的秘书不善于进行全面、科学、及时的会后评估和总结，不能按照会议评估和总结的要求去做。
经过以上的种种问题的分析和讨论，我们不难发现秘书会议工作的失误都影响着会议的质量和效率，还会给参会人员留下不好的印象。秘书做好会议工作，提高会议工作能力对于单位的发展具有重要意义。
三、秘书人员如何提高会议质量
如何提高会议的质量，那就要求提高秘书办会的能力。因此，我认为办好一场会议，解决当前会议工作的诸多问题，应该遵守秘书做好会议工作的基本要求，同时还要符合社会的要求。从个人素质和能力来说，秘书要遵守会议工作管理的基本要求，充分准备，严密组织，倾心服务，确保安全，积极反思。从社会要求来说，秘书提高会议效率必须坚持精简会议，改进会风，提高会议质量。
（一）秘书要执行会议工作的基本要求
1.充分准备，注重细节
促进会议有效进行要求秘书具有强烈的主动意识和谨慎细心的良好品质。长期从事会务工作，秘书难免会出现定式思维，对待工作被动，消极面对，漫不经心，对待会议的组织开始变得不在意细节。但是俗话说，细节决定成败。细节决定会议的质量，因为每一场会议都是由一串串细节组成的，秘书对待会议工作不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，做好充分的准备，才能有备无患，实现工作上“零失误”的目标。为了保证会议高质量高效率的进行，秘书人员必须拥有高度的责任感，积极的主动意识，用强大的毅力和耐心合理制定会议的计划，对会议每一个环节全面布局，脚踏实地地策划每一个步骤，从细节处着眼，提高会议的质量。
以一次混乱的某地党代表大会为例。事情发生过程是这样的，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审序时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此项目删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项添加。而会务组的一名秘书紧凭印象没有奏国际歌这一环节，没有注意后来又被圈回一事，因此在大会开幕式上“奏国际歌”这一事前没有准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法播放歌曲，一时形成冷场。
老子曾说过：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。”一个细节的疏忽可能导致一场会议的失败。这个案例中秘书犯错的原因在于他忽略了细节，没有认真检查后来的会议定稿，思想上的定式让他以为不用准备国际歌的伴奏带。其实，即使他没有关注到会务主要负责人将“奏国际歌”这一事项重新添加到会议议程中，但他如果能在会议开始前，做二手准备，不把鸡蛋放在一个笼子里，我相信这次会议将会顺利的进行下去，而不是大家面面相觑，左等右等。这个案例也只展现了一个小小的部分，而我们应该以小见大，由表及里，以点代面，认识到细节的重要性，从而在今后能够做好一点一滴的小事情，不以事小而不为。
2.严密组织，科学计划
一场会议的举办，尤其是事项越多，内容越复杂的大型会议，往往需要一个①谢世洋.秘书实务与实训[M].清华大学出版社.2010.5:309
由大量人员组成的秘书机构进行组织和规划。秘书机构里的每一位成员都要相互配合，协力合作，科学计划会前、会中、会后各种事项，使每一环节合理紧凑，不拖沓松散，碰到问题时，及时处理解决。现实中许多会议，与会人员成为“低头族”，甚至打起哈欠，睡觉，一部分原因中就有会议无趣、没有吸引力、拖沓松散，耗时长，消磨了与会人员的参与热情。“自觉从严，好字当头，严细成风，精益求精。”“严”字精神一直是中石油长久以往的坚持，这也成就了中石油在石油业辉煌的成就。同样，“严”字精神适用于秘书人员的会议管理工作，严密组织，点水不漏，那么必然事以密成。
3.倾心服务，热情礼貌
中信集团林秘书在一次重要的新产品发布会上出现了重大的失误。当天早上林秘书睡过了头，第二天到会场时已经有一批客人在签到台等待签到。因为林秘书看到等候签到的客人很多，觉得自己边给客人签到边发放资料和餐券太慢了，她就让客人自己在签到表上签到。结果会议正式开始时林秘书进行清点核对，发现签到的人数与她发的资料的餐券数不相符，表上还有26个人没有签到，而且她手上资料和餐券都没有了，她不知道这些人领走了还有根本没了让他人带领。所以林秘书特别迷茫，不知道该怎么办？
会务秘书在会场入口迎接与会者，组织与会人员签到和登记，发给与会者会议文件资料，是会议进行的第一件事，其目的是为了及时了解到会人数。签到结束后，秘书还要及时将情况报告给主持人，以便会议主持人心中有数，有效主持会议。此外，特别是秘密文件要回收所以签到和资料发放更是不能马虎。中信集团的林秘书自以为是，因为人多就让与会者自己签到，这很容易造成有人忘记签到、钻空子不签到或多拿了资料和餐券，这也给后续工作带来了很大的麻烦。如果林秘苏能够倾心服务，不要怕麻烦和浪费时间，热情礼貌地请与会者签到，并在他们签到之后递上会议资料，那签到工作就不会出现错误，会议的质量也能提高。
还有一些会议中，秘书没有考虑办会接待的礼仪，忽略了与会人员的忌讳，让领导和与会人员产生了尴尬的气氛。
“做好会场服务，是秘书会务工作的现实要求，力求主动服务是当代秘书要实现的一大转变。”①为了使参会人员专心致志地开会，减少他们的后顾之忧，秘书人员都要倾心服务，热情礼貌，注意办会和接待的礼仪，考虑与会人员的习惯，以良好的形象服务与会者，让与会者充分感受到舒服、安全、贴心，从而减少会议的干扰因素。
4.确保安全，防范未然
马斯洛提出的需要层次理论中，安全需要处于基础地位。安全是会议工作开展的基本保障。
在个人安全方面，秘书应该提前制定安全措施，拟定应急计划，保证与会代表的人身和财产的安全。特别在保密性较强的会议中或者大型会议中，秘书人员应协助保安做好会议的值班、保卫工作，坚守岗位，阻止与与会议无关的人员随意进出会场。
在会议信息安全方面，会议的保密工作贯穿于秘书会议工作的全过程。召开保密性会议时，秘书应该做好这些工作：第一，人员要对与会人员进行保密教育，防止他人泄露重要信息；第二，会议期间，秘书人员对发放的文件、资料同一登记，并安排专人负责管理文件；第三，重要涉密会议期间，不得录音，就算录音
①李玲.秘书工作中的会议管理研究(D).广州:暨南大学，2015.26-27
也要对录音文件保密处理；第四，保证与会人员凭证件入场，发放的文件不得外带；第五，会后对文件及时处理。
总之，秘书不仅要确保人身财产安全还要保证会议的信息安全，制定安全措施，防范于未然。
5.积极反思，总结经验
伟大的思想家孔子致力于礼仁，他每日都要三醒吾身，时刻督促自己合符仁礼，忠信、温故知新。正所谓台上一分钟，台下十年功，要想办好一场会议，做好万无一失，秘书人员要在会后积极反思，总结经验和教训,不断提高自己的工作能力，回顾过去，才能更好地走向未来。
（二）秘书要积极提高会议效率
在分析当前我国秘书会议工作存在的问题时，我提到现在广大人民反映现在开会效率低，会议多，犹如一场灾难。尤其是不少地方政府存在用会议落实会议的形式主义、“小会折腾一大群人”的官僚主义。这类既折腾人又毫无必要的会议在身边并不少见，实际上造成了大量的人力物力浪费，值得警惕。①那么为了提高会议效率，秘书组织会议时，需要精简会议，杜绝“会海”，改进会风，提倡节约有效。
1.精简会议，杜绝“会灾”
针对我国会议存在“会海”现状，尤其是党政机关，特别指出要精简会议。
一要提高认识，转变观念。我国很多领导干部把开会当做实现工作的目的，凡事碰到事情，无论大小必要召开会议，从而开会变成了一种形式。多开会，开不必要的会，会导致领导们“不能集中精力想大事、议大事、抓大事”②，工作效率降低。所以为了提高会议质量，无论是党政机关还是企事业单位，无论是领导还是秘书都要转变观念，目标不明确的会议坚决不开，准备不充分的会议推迟，涉及相关工作的会议合并开，议题过多的会议分段开，发言时“无轨电车”不准开，即能不开的会议就不要开。秘书要辅助、提醒领导将会议的召开用在实处，减少会议的数量。
二要积极利用现代通信和技术手段开展工作，加快实现办公自动化的步伐，改变传统的主要依靠召开会议和印发文件来推动工作的做法，例如利用电话、邮件通知或者用视频、电话、远程控制的新型方式召开会议。
2.改进会风，提倡新风
什么是会风？当前的会风有哪些体现呢？会风是思想作风和工作作风在会议过程中的体现，诸如会议时间长，会议铺张浪费只讲排场，会议讨论没有重点，纪律散漫自由等等。
以芜湖经济开发区公检法五星酒店开会为例。在2012年12月，有网友爆出了黄山碧桂园凤凰酒店欢迎告示图，图中展板上写着：热烈欢迎参加芜湖经济开发区检察院、法院、公安、交警联席会议的各位嘉宾。该酒店是黄山市首家以欧式风格为主题的豪华商务度假酒店，评级为五星级。记者前往该酒店调查获悉，11月29日召开的芜湖经济技术开发区公检法联席会议为期两天，参会人员12月1日已经离店。参会人员有近30人，登记了20余间客房。该酒店网上订房价为高级标间每天358元、豪华标间每天463元、行政单间每天564元、行政套间每天1152元。
①有些会太浪费折腾人没效率不切实际[N].人民日报,2014.1.28
②国务院关于进一步精简会议和文件的通知，国发［２０００］３０号
明明会议可以在本单位召开，可是这个干部们却非要到旅游景区开会。其实，举办会议是虚，吃喝玩捞是实。且诸如此类“奢侈会”屡见不鲜，有些单位甚至会前都不准备文件和资料，也没有什么议题，却热衷于筹办酒席、购置礼品。这些“奢侈会议”只是会风不正的一个方面，还有很多其他的不正之风。无论是领导还是秘书必须做好以下两点：
第一，严肃会议纪律。现在会议中，与会人员玩手机、打瞌睡、迟到早退现象非常严重，会议纪律令人堪忧。如果大家都精神懈怠，没有积极主动地参与到会议当中，那这个会议怎么能有效率呢？为了改进会风，秘书人员在开会前要对参会人员进行会前纪律教育，要求参会人员关闭手机，不要随意交流，说无关会议的话，说明会议的重要性。同时，秘书工作者要对出席率严格把关，做好登记，防止大家钻空子，迟到早退。
对于自身行为，秘书人员更是要以身作则，严肃会议纪律，不能懈怠自己，时刻保持高度的警惕和注意力，不能自个玩手机、闲聊等等。
第二，秘书要控制会议成本。那如何具体有效地控制会议的成本呢？这个问题秘书人员在开会前就要明确，其主要途径有：一是控制的会议内容，即上文说到的不要开无意义的会议，；二是秘书人员要严格控制参加会议的人数，建立审批制度，克服凡会必请主要领导讲话的倾向；三是秘书要对开会地点进行控制，限制在旅游景区召开会议，反对利用参加会议游山玩水，选择经济实用的会场；四是秘书要有效控制开会时间，节约会议成本；五，经费管理制度的宽松是会风不正的主要原因之一，秘书人员应该辅助领导制定严格的经费管理制度，并严格遵守这项制度，从而从源头上减少铺张浪费的现象，提高会议的质量。
结语
综上所述,秘书的会议工作是秘书工作的重要组成部分，秘书会议工作的效果如何，在很大程度上决定了会议能否顺利开展。本文以“发现问题—解决问题”为基本思路，对秘书会议管理工作进行研究，并致力于寻找提高会议质量的具体办法和途径。
论文通过对大量的现实案例及我自身的实践经验进行分析，总结出秘书在会前筹备中主要存在会议议题安排不明确、会议通知撰写不准确、会议成本预算基本偏高、会议文件资料准备不齐全或者内容空洞这四大问题，在会议进行中，秘书主要有无法控制会议进程，撰写会议记录凌乱，无重点，处理突发情况能力差这三大问题，在会议结束后，秘书的善后工作没有很好的落实，没有做好及时清退文件及整理会场还有落实和总结工作。这些问题的存在影响了会议的开展和效率，为了提高会议的质量，秘书必须严格执行会议工作组织的程序和要求，克服会议的不正之风，提倡勤俭之风，能够有效地提高会议的效率和质量。
找出问题，针对问题提出解决问题的方法和途径，这对秘书提高自身会务管理能力有重要的意义。秘书会议管理工作是一综合性强的工作，秘书工作人员应该充分发挥自己的悟性和敏锐观察力，总结经验，不断提高会议工作能力，实现工作的有效开展。
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秘书信息工作案例 秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面我给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书信息工作案例 1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式? 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式? 答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值 答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用 一、凭证价值 了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。 从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是
确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给 信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。 (2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116 万元。充分体现了档案的参考价值。 从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做? 答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了
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对秘书工作作用的认识有哪些? 20XX-05-3014:31 工作描述： 秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项： ?接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话； 收发与回复日常邮件；? 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；? ?会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作； 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；? 接待访客；? ?采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。 核心竞争力： 知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。 技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和
英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣布并通过上次会议的记录。 通信联系情况 东部地区销售活动的总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 英豪公司销售团队会议议程表
案例一 英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。 宣布议程。 说明有关人员缺席情况。 宣读并通过上次会议的记录。 东部地区销售情况总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。 案例二 公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。 点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。 案例三 名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。案例四 天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来
浅析秘书的会议管理
【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以 辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、 办会、办事等为主要职能，是领导者、 决策者的参谋和助手；会议是公众议事 的重要社会活动和管理手段，是实施领 导和管理的重要形式，秘书会议管理的 质量和水平，直接影响会议效果，对组 织形象及领导的管理成效也有着不可低 估的影响。 【关键词】秘书会议管理沟通协调效率对策 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。 一会议管理和秘书工作内容 （一）秘书工作内容 秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。 （二）会议管理主要工作内容 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。 会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。 1.对内会议 对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。 （1）会前准备 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。
秘书如何做好信息工作 在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题 一、信息 要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作 ㈠信息有许多种不同的定义: 美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的容的名称”① 《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识；② 《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识② 《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体容和意义；① 信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的① 信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的容是接收符号者预先不知道的 简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述 总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映② ㈡分类 依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法: ⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。 织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。 ⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为部信息和外部信息。部信息是组织部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，部信息主要描述了组织中特定业务的容和情况，
浅谈秘书工作发展趋势 秘书工作的核心是服务协调二字,要服务领导,服务 基层,服务群众,服务相关部门,传统的秘书工作是“办文办事办会”,大到组织会议,小到端茶送水,全部都要做精细,做到位。可以说,秘书是非常辛苦的,明天领导忽然要到上级参加会议,今晚你必须加班加点写发言材料,同时 还要协调上级和本机关,安排好行程等。据调查无论是政府机关秘书还是大型企业的秘书,加班加点是经常性现象,而且其劳动成果不被人注意和认可,是隐性的。每年机关年终表彰大会上,那些基层单位和业务部门的负责人绘声绘色讲述自己的劳动成果,而秘书部门只能默默地看别人表功,明知自己付出了太多太多,却无从说起,因为总不能某某方案是我策划的,那将有贪功之嫌;也不能说我提了 几次水,陪了几次课,给领导写了几个发言稿,那太庸俗。在秘书工作节奏日渐加快,心理压力日渐增大的背景下, 迎来了新技术革命。这为秘书解压提供良好的技术环境,出现几个趋势; 1秘书工作的专业化、家庭化趋势越来越明显。 秘书可以分为文字秘书、机要信息秘书、宣传秘书、协调办事秘书、办会与接待秘书等,分工越来越精细化了;而有些分工难以明确的机关,秘书可以将文稿写作工作直
接交给社会专业机构,比如写作事务所,文秘网站等,这些机构将一批有着丰富行业经验的人组织起来,可以集体办公形式撰写文稿,也可以利用电脑互联网快速传输优势让专业人员在家庭办公,写文稿,并及时与文秘部门取得联系。目前,家庭秘书已经在全国略见雏形,未来10年将形成一定规模。公务员写作热线也就是适应秘书办公信息化、家庭化的大趋势而出现的。 2秘书工作专职化、分离化趋势越来越明显。 大家都知道,在政府机构改革前,会计师事务所的职能归属于政府财政审计部门,相当于一个科室,其通过审计活动出具的审计或者验资报告具有政府的权威性。后来,机构改革其从政府机关剥离出来,代替财政审计机关开展审计验资活动,经过政府授权,其出具的材料同样具有法律效力,如果遇到官司,可作为法庭的证明材料。同样秘书部门也有政府或企业机关分离出来的倾向,这些机关只需要安排1—2名负责协调、办理具体事务的秘书,将办文活动交给社会专业的写作事务所、秘书事务所、文字工作室等,通过签订代理合同,包括保密协定,所有文稿工作有社会文字机构全权负责完成,这样能够节省人力物力。近年来,公务员写作热线网站与几家银行签订了长期文稿代理协议,就顺应了这种秘书工作专职化趋势。当然,目前社会上一些写作机构,良莠不齐,使用没有经验和
提高员工内部沟通效率和效果 (管理型QCC 改善案例 QCC 圈名：快乐号成立时间：2005年7月 1. QCC 圈队概况（见表3-153）。表3-153 2. 圈队介绍及分工。 （1）辅导员：S （人力资源总监）。 工作职责：负责领导、支持和协助团队的活动开展，为活动的开展提供指导意见和资源安排。 （2）圈长：W （总经理助理）。 工作职责：负责协调、分配和监督各圈员的工作，对对策实施的有效性进行跟踪验证。 （3）圈员：G 、D 、U 、N 、L 、X （相关部门负责人）。
工作职责：负责相关资料和数据的收集、整理与记录；负责制定并实施改善 措施。 3. 选题理由。 2005年上半年，经总经理会议安排工作任务达50项，所有工作均需两个或两个以上部门共同完成，在无客观原因下，及时完成率为70%（效率），工作有效率为85%（效果），工作未能达到规定的效率和效果，经初步分析，原因在于部门与部门工作之间的沟通存在问题，为此我们组建了快乐号QCC 品管圈，让大家全心投入，快乐地工作，加强沟通与交流，提高效率与效果。 4. 活动主题及目标。 活动主题：提高员工内部沟通效率和效果。 活动目标：将工作及时完成率从70%提高到90%，工作有效率从85%提高到95%。 工作及时完成率和有效率在活动前及活动目标值对比如下（见图3-126）： 图3-126 5. 活动计划及实际进度表（见表3-154）。表3-154
表示计划完成时间 6. 现状调查和数据收集整理。 （1）工作及时完成率（效率）和工作有效率（效果）统计。 对从2005年1～6月总经理会议安排工作的完成情况和有效性统计，统计情况如下（见表3-155）：表3-155
【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能， 是领导者、决策者的参谋和助手；会议是公众议事的重要社会活动和管理 手段，是实施领导和管理的重要形式，秘书会议管理的质量和水平，直接 影响会议效果，对组织形象及领导的管理成效也有着不可低估的影响。 【关键词】秘书会议管理沟通协调效率对策 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议目标实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会议工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的实务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。 一会议管理和秘书工作内容 （一）秘书工作内容 秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动被称为秘书工作。内容包括八个方面：事务管理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查。 （二）会议管理主要工作内容 无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员的工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。 会议按其范围来分，可概括的分为对内会议和对外会议。 1.对内会议 对内会议的规模一般较小，不少企业部门都经常召开各种形式的对内会议，比如业务的月报会、周例会、日报会、协调会等等。 （1）会前准备 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作主要有五个步骤：明确要点、准备议题、通知开会、会场准备、安排会议议程。 秘书做常规会务，首先要明确领带开会的目的、任务、内容、中心议题、参加人员、会议地点、会议日期。作为对内会议，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。 秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。
信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象， 客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会，种种物质都可以成为 信息源，都能产生和发生信息。我们通常说，秘书是领导的左右手，现代意义的秘书不再 只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外，大都是较低层次的服务。然而，随着社会的发展，这样的秘书已不能满足实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要 有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧，而且要能主动。由于秘书的活动总是 依附于、受制于领导活动，因此传统的秘书工作往往具有被动性。但一个领导让干什么就 干什么，失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性地开展工 作。在飞速发展的现代社会，需要的不光是知识型人才，更是信息型人才。作为一个与社 会接轨十分密切的业内人员，信息对于秘书工作无疑可以产生不可估量的影响，主要表现 在信息收集、整理、开发、传递、存储、利用、决策、反馈和管理方面。具体表现在： 一、提供信息服务决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和 依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定 决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处 理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决 策提供及时、准确、有参考价值的信息，这可称之为辅助决策，应当注意的是，秘书人员 不但要做到决策前的信息超前服务，更要做到决策中的信息跟踪服务和决策后的信息反馈 服务。 二、传递信息服务领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传 递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息 传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。信息传递有多 种方法，一是语言传递；二是文字传递，包括文本、表格、图表等；三是电讯传递；四是 可视图像传递，选用何种传递方式则要依情况而定。
浅谈如何做好秘书工作 一、“秘书”概说 什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。 然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。 秘书一词的来源 1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。 2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。 4、宫廷里的藏书，尤指***。 5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 秘书的类别 1、从服务的对象上分：
秘书信息工作注意事项 秘书工作是一门艺术,要做好秘书工作必须注意信息等方面的事项，下面WTT小编给大家介绍关秘书信息工作注意事项于的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书信息工作注意事项 一、要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书， 当好秘书的注意事项 。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。 二、落落大方，不卑不亢，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。 三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。 四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动情况。 五、要注重仪表，大方得体。 不好的秘书的表现：
一、喧宾夺主，爱插话; 二、勉强安排领导：比如抢着帮助领导拎包;安排座位; 三、热情过度;爱跟领导争论，以显学识; 四、爱自作主张; 五、不了解情况，不积极主动，被动应付; 六、领导交待事情忘了，办完的事情不反馈，没交待的事情反而自作主张给办了; 七、报喜不报忧; 八、评论领导; 九、口风不严; 十、窥视心理强; 十一、有太强烈的优越感和神秘感。 见面与问侯礼仪中注意事项 1、请勿直呼其名 2、介绍时提供的信息应适当 3、介绍出现失误时仍应沉着应付 4、自我介绍 名片设计与名片接递方法 1、名片是让新结识的朋友记住你的姓名、地址和电话号码等的一种有效办法。 2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容：
浅谈新时期的秘书工作 1 新时期秘书工作的主要特点 随着社会主义市场经济体制的建立．社会的运行机制正在转向以经济建设为中心的轨道．当市场经济成为我国目前社会，经济发展的主旋律时．秘书工作出现了新的特点． 1) 秘书工作的地位和作用 改革是一项巨大的复杂的系统工程，又是一项没有现成方案可供采用的伟大事业．同时．在改革时期，情况复杂而多变．这种情况．意味着决策的难度比过去大．各级领导作为不同层次的决策者．单凭个人的经验．才智．或者单凭抽象的理论条文．其决策的成功率是不可能高的．这就提出了一个决策科学化的任务要使决策科学化，就得充分发挥参谋部门的作用，依靠大家的力量和智慧．秘书部门处在领导机关的中抠部位．一方面．秘书人员要准确而迅速地协助领导处理大量的日常事务．使领导能够集中精力于决策工作；另一方面．秘书人员又要利甩自己了解上下左右情况的有利条件，协助领导进行决策．包括提供有关的信息．开展专题调研．协调各方面的不同意见．提出解决问题的方案．改革愈是深入．社会愈是发展，秘书部门的地位和作用就愈是重要．领导就愈需要秘书人员成为得力的参谋助手．
2) 秘书部门遇到的矛盾更多．协调任务就更重 改革时期，实际生活中的矛盾错综复杂．暴露得相当充分部门之间的矛盾，地方之间的矛 盾，部门与地方之间的矛盾，通过各种渠道纷纷反映到领导机关来．这些矛盾往往都是一些难 题．从本质上看·有些是属于新旧体制的矛盾．有些是属于权利方面的矛盾．有些是属于认识上 的矛盾．有些是属于主观疆望与现实条件之间的矛盾．这些矛盾反映到领导机关．秘书部门不 能简单地把它们交给领导，而必须弄清楚矛盾的来龙去脉，把有关部门找来进行协调，寻找矛 盾各方的共同点．集中各方意见的合理成份，然后从全局利益出发向领导提出解决矛盾的建 议．可以说．秘书部门现在是天天处于各种矛盾的漩祸之中，心调的任务空前繁重． 3) 秘书部门需要处理的信息量更大 对决策机关来说，信息是程重要、很宝贵的．特别是在改革时期．在发展商品经济的条件 下．更是这样如果没有正确的指导思想，当然不会有正确的决策，而如果没有足够的、准确的 信息。同样不可能有正确的决策．改革本身的需要、科学技术的进步、政治生活的民主化，使得
北京大学校园规划委员会2005年第三次会议于3月2日上午在北阁二层会议室召开。会议主要针对应征设计单位提交的“北京大学燕园主校区文物保护规划应征设计文件”、北京北大科技园建设开发有限公司提交的“成府园区建设项目前期土地转性及建设项目立项工作”、体育教研部提交的“‘五四’体育场新建库房和借物室设计方案”、基建工程部提交的“东操场改造设计方案”等项目进行了审议。 会议由校园规划委员会主任林钧敬主持。校园规划委员会副主任史录文、吕斌，校园规划委员会成员闫敏、李强、张虹、杨仲昭、李国忠、支琦、倪斌、张书仁、翁剑青、王宏昌，纪委周友光，审计室王雷，考古文博学院孙华等出席了会议。校园规划办公室成员郭立佳、夏旭东，基建工程部肖水高等列席了会议。 分析：北大校园规划这个会议，根据会议的内容，这个会议属于综合性会议。会议中审议了多校园建设多方面的方案。以上所提到的参加会议的人员，都是出席人，他们既有发言权，也有表决权。会议的时间地点也清晰明确。这场会议，通过群体沟通的方式，都解决了方方面面的问题。 案例二 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。 分析：从会议邀请人员可以看得出，华夏企业这个研讨会一定是一个比较大型的会议。作为主办单位的华夏企业一定要做好各个方面的工作。这个会议，华夏企业不仅能作为一个研讨会，更可以作为一种宣传手法。会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。才能使会议有一个完满的结尾。
会议管理（中级）复习要点 第一节会议的涵义 是指有组织有领导地商议事情的集会。会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。工作人员等）会议组织、会议主题等。 第二节会议组织工作基本程序 会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。 一、会前工作 充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容： （一）拟订会议计划 （二）制定会议预案 会议预案中应明确下列内容： 1、会议名称 2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想 3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。 （1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。 （2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。 （3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 （4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；
（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高 4．出席人员。这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范 围，既不过宽，也不过严。 5．会议工作班子及其职责分工。在会议秘书长统筹下的会议工作 机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会 议期间交办的事项。2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、 发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。3）组织组，负责与会人 员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。4）宣传组，负 责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。（5）后勤 组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供 应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫组，负责重要会议的安 全与保密工作。 6、编制会议预算方案 会议的经费预算主要包括以下内容：文件资料费、邮电通信费用、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费、其他开支 7．选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数。内容、 会场容量等情况综合考虑。 8．会议的其他活动。如表决、发奖、参观、文娱活动等，也应列入会议预案。 （三）准备会议文件 规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开 幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议 手册等。文件材料不宜过多过长，通常应事先印发到与会者手中，重
浅谈如何做好办公室文秘工作 办公室在行政部门中处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。如何做好办公室文秘工作，成为新形势下办公室文秘工作人员必须深入思考的问题。本人结合自身工作感悟，从文秘的角度浅谈自己的工作经验。 一、办公室文秘必须养成主动学习的良好习惯 作为办公室文秘人员，学习好基本理论知识是写作的根基，领悟好文字实质内涵是下笔的前提。没有对文字的敏感性与熟练应用，就不容易做好基础文秘写作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯。狭义的理解，学习的内容只是帮助自身更好的开展工作的工具。因此，学习不可死板、拘于形式，急功近利。学习是让我们“博闻而多识”，通过“多听、多看、多思、多悟”达到一种综合能力的提升。同时，要多与他人沟通与交流，开阔耳闻与眼界的同时，锻炼自身的综合分析、调查研究、语言表达和组织协调能力，切实达到开口会讲、提笔能写、遇事巧。 二、办公室文秘要加快工作节奏、提高办事效率、提升办文质量 办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐。要求时效性、细致度比较高。这就要求办公室文秘必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，切勿等、靠、盼，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。 1.提高办理公文的质量和效率。公文处理是公司的一项基础性工作，是系统内部方针政策、指示要求等传达的途径之一，综合反映企业的工作水平，必须严格程序，规范及时行事。作为文秘人员，要熟知公文处理的规程、正确使用文种，严格审核把关，要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫，克服公
文文字粗糙、格式不规范等问题，确实提高公文处理质量。同时，对于需要紧急处理的公文，要在第一时间内处理完毕，并适时地提醒相关领导及时办理，提高公文办理的效率。 2.强化文字撰写的能力。文字起草是办公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公务文书的撰写，要表达上级的意志，体现上级的想法，要站在领导的高度和全局的层面上审视问题，切不可以个人的想法为准;其二，文秘人员要熟悉本系统工作各个环节大致内容，没有业务工作的实践，就不容易写出准确反映业务的文章;其三，俗话说“读书破万卷，下笔如有神”，文秘人员只有大量的阅读与练习，才能不断提升文字撰写能力。 3.坚持大事报告、小事提醒。作为文秘人员，首当其冲要做好各类事项的报告、请示工作。凡在自身职责内应当请示的事项，应积极与办公室主任汇报。如遇重大紧急或突发事件，要及时向领导报告，使各种信息及时传递给上级。同时，有些小事往往容易被忽视，具体的细节等容易出现偏差，这就要求文秘人员尽可能的做到适时提醒与建议，在此过程中也可学到许多处理问题的方法，提升处理事务的能力。 4.不断要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。办公室的工作都是具体的、实在的，哪项工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虚了哪个环节都不行，要做到严谨细致，就要求我们要多动笔杆子、少说空话，多请示汇报、少邀功请赏，多干实事、少空穴来风。认认真真地把每一件事情都做细致，不拖泥带水，糊涂度日。 三、办公室文秘工作要围绕中心工作、服务大局、努力创新 办公室工作，追根究底是服务一线，服务业务。我们不可因自身处于文秘宣传科室，就不闻不管业务一线。要坚持站到全局的高度，紧业务一线，围绕
三级秘书——《会议管理》练习题 1、工作计划表的内容包括（）。 （A）人员分工和物资保障 （B）完成期限和阶段进度 （C）参与人员和负责人员 （D）工作经验和员工爱好 2、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据（）来确 定会议主题。 （A）公司五年规划 （B）总经理的工作报告 （C）公司员工的培训计划 （D）财务总监的预算报告 3、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了 突出（）。 （A）会议的发言人 （B）会议主席团 （C）会议的绝对中心 （D）会议民主平等的气氛 4、如果会议经费有限，与会人员交通往返又需由主办单位 承担，则可通过（）压缩这笔费用。 （A）规定所有与会者只能乘坐火车较便宜的交通工具 （B）严格限制与会人员
（C）尽量将会议安排在偏僻一点的地方，减少外出 （D）尽量使会场与驻地相邻 5、安排会议的议程，应重点确定（）。 （A）大会的发言人和演讲者 （B）会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的顺序 （C）会议的分组 （D）会议结束时做总结报告的人 6、在进行会议综合协调时，要协调好（）。 （A）场地 （B）设备 （C）水电 （D）交通 7、在会议经费有限的情况下，应重点压缩（）的费用。 （A）文件资料 （B）会议设备 （C）场地租用 （D）邮电通讯 8、下面导致会议成效不高的因素有（）。 （A）程度安排不当 （B）少数与会者缺席 （C）会议记录不准确 （D）会议组织不当，讨论跑题
9、天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达一千多人，因人数大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你 应考虑（）。 （A）控制对媒体接待的数量 （B）加派人员协助停车场管理人员疏导车辆 （C）取消签到程序，让与会者直接入场 （D）临时增设另一签到处 10、确定会场的整体格局要根据（）。 （A）会议的规格 （B）会议的规模 （C）会议的性质 （D）会议的形式 11、在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括（）。 （A）住会人员总数 （B）住会人员的食宿标准 （C）会议人员的分组情况 （D）住会人员的性别统计数 12、小型会场一般采用的布局是（）。 （A）方形 （B）方拱形 （C）回字形
秘书信息工作案例文档4篇Secretary information work case document 编订：JinTai College
秘书信息工作案例文档4篇 小泰温馨提示：本文档根据秘书工作核心思路展开，具有实践指导意义，适用于文秘工作组织或个人。便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整修改及打印。 本文简要目录如下：【下载该文档后使用Word打开，按住键盘Ctrl键且鼠标单击目录内容即可跳转到对应篇章】 1、篇章1：秘书信息工作案例文档 2、篇章2：秘书接待礼仪案例文档 3、篇章3：秘书接待礼仪案例文档 4、篇章4：秘书接待礼仪案例文档 秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面小泰给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料，希望对您有所帮助。 篇章1:秘书信息工作案例文档 1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式? 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?
答：（1）对于企业来说，档案有两方面的价值 答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予 技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用 一、凭证价值 了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会 者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提 供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。 从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹， 是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后 人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过
浅谈秘书应具备的素质和修养 论文摘要：秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述，并就提高素养的方法和途经进行了探讨。 关键词：素质与修养参谋协调服务 今天人们谈到秘书，往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。因此，秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。知识素养、能力素养、心理素养好不好，是一个秘书称职不称职的问题；品德修养、政治修养、作风修养好不好，是一个秘书合格不合格的问题。因此，秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。 一、品德素养
“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。秘书工作处于领导机关的纽带的地位，秘书人员的言行举止，往往直接影响领导机关的形象和威信，影响领导工作的正常运转。秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。秘书应注重养成良好的品德素养。一是正气。保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。另外，秘书为领导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群
《行政管理学》案例分析及答案 案例分析一： 会议对于行政管理来说，是必不可少的重要手段。但是，会议过多，滥开会议，形成“会海”，则是行政管理的一大弊端。据《人民日报》报道，1985年5月25日至6月5日，某县接到上级会议通知38个，平均一天3个会议，该县领导不知参加哪个会好，无奈只好派一副县长专驻地区开会，人称为“开会县长”。另据不完全统计，1983年全国的会议开支达3．3亿元；1984年全国企业管理费共280亿元，其中直接用于会议的费用达70亿元，占整个管理费的1／4，相当于全国人民近一个月创造的财政收入。而且会议质量低下，严重影响行政效率。正如一副对联所说，“今天开会，明天开会，天天开会；你也讲话，我也讲话，人人讲话。”可实际问题却“无法落实”。所以对此“会山会海”人们深恶痛绝。早在1922年苏联诗人马雅可夫斯基(1893—1930)，针对苏联“会海”情况，发表一首讽刺诗《开会谜》，向社会发出呼喊：“假使能再召开一次会，来讨论杜绝一切会议，那该多好！”此诗受到列宁的高度肯定：“我保证这是完全正确。” 提问： （1）对于行政管理来说，会议为什么是必不可少的重要手段? 而会议过多，滥开会议，形成“会海”，则是行政管理的一大弊端。这又是为什么? （2）针对“会海”甚至“会害”，你对会议进行科学管理有何建议? 答案： 1．答案要点： (1) 会议对于行政管理来说，是必不可少的重要手段，是因为会议具有相当重要的作用，而这些作用用于行政管理是必不可少的。会议的作用主要表现在：集思广益，丰富领导经验，提高领导水平；贯彻群众路线，实现人民群众参与国家和社会事务的管理，增强人民群众的主人翁意识和责任感；沟通信息，协调关系等。 (2) 适当的会议是必要的，但是会议过多，滥开会议，形成“会海”，则是行政管理的一大弊端甚至“祸害”。这是因为过多的会议不仅不利于行政效率的提高，反而使大量的时间、精力和财富浪费。行政人员忙于“开会”而无暇顾及工作。虽然开会有时也是工作的一部分，但工作绝不是开会。甚至有借开会之名，行吃、喝、玩之实的现象，变相贪污公款。这是绝不允许的。“会海”必须填平，“会害”必须清除。 2．答案要点：针对“会海”、“会害”，对会议的科学管理提出两点意见： (1) 会议管理必须以提高会议效率、重视会议质量为核心。 (2) 遵循精简节约原则。 案例分析二： 某市一化工厂附近的下水道堵塞，造成污水四溢，臭气熏天。附近1000多户居民深受其害，多次向有关部门反映，但问题一直得不到解决。某报记者对此作了专门的采访，并在该报的监督专栏里对有关部门提出了批评和建议，终于促使有关部门马上采取措施。在不到一周的时间内解决了下水道堵塞问题。 提问: （1）请从行政监督的角度看，上述报纸的报导和批评属于何种监督？ （2）这种监督具有什么特点？有何作用？ 参考答案： （1）上述报纸的报导和批评属于舆论监督。舆论监督是指通过报刊、广播、电视等传媒工具，对国家行政机关及其工作人员提出批评、建议而实施的监督。 （2）舆论监督的特点： ①广泛性。舆论监督是社会各方面都能普遍运用的监督方式，它是以社会所有阶级、阶层、组织、利益集