论发文汇集在档案管理工作中的作用

归档文件整理的原则是什么？

归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件整理的质量要求有哪些？

归档文件应齐全完整；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

何为档案用房“三分开”？

指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）。

机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的？

机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

案卷质量要求的总原则是什么？

案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

文件的修整包括哪些内容？

对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠等。

机关档案综合管理必须做到哪四个统一？

机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。

案卷标题的三要素是什么？案卷标题的三要素是什么？

案卷标题一般由作者（或时间、地区、通讯者等）、问题和名称三部分构成，又称为案卷标题“三要素”。

什么是档号？

档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

什么是机关档案综合管理？

机关档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。

机关档案工作基本制度有哪些？

机关档案工作基本制度有：机关档案工作人员岗位责任制，机关文件材料整理归档制度，机关档案保管制度，机关档案保密制度，机关档案鉴定销毁制度，机关档案利用制度。

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浅谈如何做好档案工作|档案整理的重要性

贵州百里杜鹃档案局20xx年元月成立，虽然从事档案工作才短短7个多月，但让我深深的体会到档案工作的重要性。档案反映了历史的真实面貌，档案反映了一项工作的发展过程；

反映了同一年度所做的工作；

反映了同一内设机构的情况；

反映了一类问题的基本面貌。然而高效率与高质量的档案工作，在工作决策中给我们提供了更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作十分重要。那么，如何做好档案管理工作呢？作为一名档案人员，在实践中要不断探索、总结，寻找出其中的规律，得到了一些粗浅的见解，现与大家共同分享。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础，而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有些单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草后交由办公室负责印发，我局属于后者。由于各职能部门写作人员的写作水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草文件的质量也就大不一样。在公文拟制过程中一般存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；

一文请示多件事情；

生造文种或不规范使用红头文件等。

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与 2

档案鉴定工作报告

一、制定销毁计划

对于符合鉴定销毁条件的档案，档案部门在制订档案鉴定销毁工作计划，并报总经理批准后，方可进行鉴定销毁工作。对于会计档案要向财务部经理请示，待批准后，再组织鉴定销毁工作

二、鉴定工作

定期对已到保管期限或无保存利用价值的档案进行鉴定。对于符合鉴定销毁条件的档案，首先经鉴定小组进行鉴定，得出鉴定结果，并拟写鉴定报告。报告中陈述鉴定的标准、方式和方法，对于符合销毁条件的档案说明销毁原因，对于仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。档案鉴定清册（表格：1）要求填写清楚每件文件的信息，并附经档案鉴定销毁领导小组批准的鉴定小组成员名单。档案鉴定清册永久保存。

三、编制档案销毁清册

经过鉴定小组人员的鉴定，对确无保存价值的档案，必须以全宗为单位编制销毁清册，销毁清册由办公室依照鉴定小组鉴定结果编制。销毁清册封面应设置全宗号（暂不填写）、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间（销毁档案的批准人为企业法人代表）、监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表（表格：）准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，为日后查找档案销毁情况提供依据。

四、编制销毁档案分析报告

档案鉴定销毁领导小组根据待销毁档案的鉴定结果及档案销毁清册，组织编制销毁分析报告，报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍。并提出销毁意见、陈述销毁原因。

五、审核工作

将档案销毁清册及销毁档案分析报告提供给办公室进行审批。审批后将档案销毁清册以及签批手续，向总经理上报并由总经理批准销毁。

六、延期销毁

为慎重起见，准备销毁的档案，在经总经理批准后，还需要继续保存一段时间后销毁，一般以半年为宜，以避免因档案潜在作用尚未被发现而造成无法挽回的损失。

七、销毁工作

总经理批准销毁的档案，由2名工作人员将其销毁，不能当作其他用途。无论采用什么方法，档案鉴定销毁小组必须指定2人以上监销（其中一人为办公室人员），确已销毁后，监销人在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期和签字，以示负责。销毁清册永久保存。

机关单位文书档案管理规定

第一条 为加强局机关文书档案管理，保证各科室、单位文书档案完好保存，根据《中华人民共和国档案法》制定本管理规定。

第二条 各科室文书档案是局机关各职能部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的归集。它是以各种文字、图表等不同形式作出的真实记录，是机关档案的重要组成部分。各科室应指定专人负责本科室的文书档案管理。

第三条 局机关文书档案管理采用按年度科室分工负责的办法。

第四条 文书档案按以下规定整理

（一）局机关文书档案由各职能部门按照归档要求负责收集、整理、立卷，并定期向档案室移交，任何部门和个人不得保存或据为己有。

（二）归档的文件材料应使用正式文稿，须经主管领导审核、签署完备。杜绝用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。局机关发文应归档二份，一份存档，一份作文件汇集。

（三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷。 （四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。

（五）卷内文件材料排列要条理系统，保持文件之间的有机联系，一般按时间顺序或重要程度排列。密不可分的文件，应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；一个案件的文件材料、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。

（六）卷内文件的编页号。排列好的文件，应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角编页号。折叠页不论大小在右上角编一个页号。空白页不编号。

（七）填写卷内文件目录，应填写一式两份，一份装订在案卷卷首，一份移交档案部门。卷内文件目录项目包括：

顺序号：卷内文件排列先后的序号，即件号。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件。