农业科技档案办公室管理中案卷的质量标准

关于贯彻实施《科学技术档案案卷构成的一般要求》的通知各工业园区管委会，各乡镇人民政府、街道办事处、区委各部委、区级各部门，各企事业(含非公有制企业)单位、中渝驻涪各单位：《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）（以下简称《要求》）已于2008年11月13日由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会联合发布，自2009年5月1日起实施。

现就我区贯彻实施《要求》的有关事项通知如下:一、此标准适用于形成科学技术档案的各个单位。

它是检验和衡量每个单位科学技术档案案卷质量的重要依据，是国家宏观控制科学技术档案形成完整、准确、系统所采取的一项有效的标准化手段。

各单位要按照此标准的要求对科学技术档案进行整理。

同时，各主管部门要按照此标准的要求指导系统内各单位对科学技术档案的整理。

二、此标准适合于一般科学技术档案的案卷整理。

如基建、科研、设备、产品等档案整理，某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照执行。

这里的“形式特殊”是指科学技术档案内容的特殊，如在农业科技、气象、矿产、水文、地质、测绘等领域形成的专业图纸等。

在工作中形成的声像、照片、电子等特殊载体科学技术文件材料的整理按国家有关规定执行。

三、科学技术档案的组卷应遵循成套性、系统性原则。

一个项目中形成的管理性文件材料应归入同一项目进行整理，不能分散。

产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。

四、案卷内科技文件页号的编写。

案卷内科技文件以“件”为单位编写页号，以有效内容的页面为一页，凡有书写内容的页面均应编写页号。

单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸按规定折叠后标题栏在右下角，页号应在折叠后的页面右下角编写。

成套图样或印刷成册文件已有页码的，可不再重新编写页号。

ICS01.140.20A14中华人民共和国国家标准GB/T11822—2008代替GB/T11822—2000科学技术档案案卷构成的一般要求General requirements for the file formation of scientific andtechnological archives2008-11-13发布2009-05-01实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布中国国家标准化管理委员会目次前言 (2)1范围 (3)2规范性引用文件 (3)3术语和定义 (3)4案卷组织 (4)5案卷和案卷内科技文件排列 (4)6案卷编目 (4)7案卷装订 (6)8卷盒、表格规格及其制成材料 (6)附录A7(规范性附录)7案卷编目式样 (7)—1—前言本标准代替GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

本标准与GB/T11822—2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2000进行了修改；——增加了前言；——组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上除在用词上进行调整外，还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法；——增加了一般性文件的排列要求、科研类“成果和知识产权申报”和建设项目类“后评估”；——增加了“案卷目录编制”，强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数；——装订方法改为以卷装订和以件装订两个方法；档号章改为盖在首页空白处；提出超出卷盒幅面的科技文件应折叠，图纸折叠按标准执行。

本标准的附录A是规范性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局。

本标准主要起草人：姜延溪、方强、吴苏闽、郑辉、肖云、王冰、王红敏、陈秀菊、马忠魁。

本标准于1989年10月25日首次发布，2000年12月11日第一次修订。

建设农业科技档案推动现代农业建设摘要：档案，是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，它具有凭证作用和参考作用，档案工作是机关工作正常运转的基石。

农业科技档案是指在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。

主要有：种子档案，作物栽培档案，植物保护档案，林业档案，畜牧档案，水产档案，农业生态环境和农业区划档案。

文章论述了如何加强农业科技档案建设，推动农业技术推广工作的有效开展，以助推现代农业建设。

关键词：农业科技档案；现代农业；农业技术推广中图分类号：g275.3 文献标识码：a 文章编号：1674—0432（2012）—08—0019—1农业科技档案是国家的宝贵知识财富，要充分认识农业科技档案的宝贵价值。

为实现农业科技档案为农业生产发展服务的目的，需加强农业科技档案建设，建好高质量的档案，并不断提高管理水平，努力发挥其知识和技术作用，促进农业科研成果产业化。

要不断完善、积累农技资料档案，发挥农技推广体系网络、专业技术、人才队伍优势，积极组织并参与实施了优势农产品区域布局规划、恢复发展粮食生产、农业科技入户、无公害农产品生产、测土配方施肥、重大有害生物防灾减灾等重大行动。

集成推广优质高效、资源节约与环境友好型重大农业技术，并深入生产一线开展技术咨询与指导服务，起到“档案”作为信息资源、财富资源，发挥全国农技推广的“国家队”和“龙头”作用，为我国粮食稳定增产、农民持续增收、农村经济可持续发展做出积极贡献。

1 要高度重视档案工作档案，是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，它具有凭证作用和参考作用，档案工作是机关工作正常运转的基石。

把档案建设纳入各单位全年工作计划、中长期发展规划，并作为年度重点工作列入中心主任办公会议议事日程。

为加强专兼职档案人员的自身建设，需要投入必要经费用于档案员的学习与培训，采取“走出去，请进来”的方式，举办档案知识专题讲座；并派人出去参加国家档案局、农业部举办的档案知识培训班。

GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求1 范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。

本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。

专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修改版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版适用于本标准。

GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 科学技术文件材料scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。

3.2 科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件,以下简称科技档案。

3.3 案卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

3.4 卷内文件目录 inner-file item list登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前,以下简称卷内目录。

3.5 卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单3.6 档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码3.7 案卷目录 file list登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。

关于对农业和农村档案管理规范化的探索摘要：农业和农村档案工作是档案部门多年的一项主要工作。

为农业、农村和农民服好务，加强农业和农村档案工作，推进农业现代化进程，保持农业稳定与发展，帮助农民奔小康，是档案工作部门义不容辞的责任。

现就如何加强农业和农村档案实体管理的规范化，谈谈一些看法。

关键词：农业；农村档案管理一、农业和农村档案管理规范化的必要性农业是我国国民经济的基础产业，农业为人们提供生命和生存所需要的衣、食、住、用等各种基本生活资料，提供纺织、食品、酿造、医药等多种工业的原料，还向外贸提供大量能创造外汇收入的出口商品。

农业使农村经济，不仅要引进先进技术，而且还要推广先进经验，还要参与国际市场的竞争等活动，在这些活动中产生和形成了许许多多重要的农业和农村档案，记载了我国农业发展历程，记录了农村各项工作和农民生产、生活的真实情况，为农业科学研究提供了依据，为维护广大农民权益提供了重要凭证。

农业和农村档案涉及面较广，有农业、林业、气象、土地等许许多多行业。

同时又是专业性比较强、跨部门、跨行业综合性的科学，涉及到生物学、数学、物理、化学、天文、地理、水文、电子、机械、化工、医药等。

要掌握这些活动的发生、发展和变化，是离不开档案和档案工作的。

近年来，村级档案虽然实现百分之百的建档，但是还有待进一步完善，使村级档案管理达到标准化规范化。

从目前来看，农业科技档案的积累和归档工作还存在严重问题，比起其他门类或专业档案差距太大，在检查活动中，我们发现农业方面的档案大多数是经验式管理，自讨方便，谈不上立卷标准、管理规范。

各别的档案还存放在各业务部门个人手中，虽然乡(镇)村建立了档案室，但收集保管的档案门类不全，大多数是文书、会计、村民档案，要使农业档案真正为“三农”建设中发挥作用，非常有必要对农业、农村档案进行标准化管理。

二、农业和农村档案规范化管理的内容农业和农村档案建立后，加强规范化管理，是一个重要的问题，规范的内容有：档案管理制度、收集、整理、分类、组卷、编目、保管利用、人员素质等。

科技档案管理办法本标准是根据《电力勘测设计科技档案案卷质量标准DLGJ70-1999》及我院质量体系文件《设计过程控制程序Q/20204-2000》、《服务过程控制程序Q/20205-2000》等标准制定。

本标准是对我院1999版《科技文件立卷归档管理办法Q/21102-2000A/0》的修订。

本标准自2003年08月01日起实施，原1999版《科技文件立卷归档管理办法》作废。

本标准由档案管理部门归口管理。

1. 目的和范围本标准对工程设计过程中形成的科技文件材料的归档方法和要求作出了具体的规定。

目的是通过加强对科技文件材料的管理，提高我院科技档案的管理水平，充分发挥科技档案在工程设计过程中的作用，提高工程设计的质量和效率。

本标准规定了在工程勘测设计、科标业、自身基建等项目的各个设计阶段中形成的具有保存价值的图纸、文字材料、计算材料等科技文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定的管理。

2. 引用标准/文件《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》DLGJ105-2000《电力勘测设计科技档案分类编号办法》DLGJ86-96《电力勘测设计科技档案案卷质量标准》DLGJ70-1999《电力工程勘测设计图纸管理办法》DLGJ28-94《技术经济责任制文件汇编》Q/20110-2002（北京供电设计院企业标准）《设计图纸管理办法》Q/20204.08-2000（北京供电设计院质量体系文件）3. 职责档案管理部门负责科技文件材料的归口工作，各专业室、经营计划科、工程科、技术质保科、以及工程项目设总、专业主设人、设计人和工地代表、科标业项目负责人负责执行管理办法中规定的有关职责。

4. 收集与整理范围在工程勘测设计、科标业和自身基建过程中产生的具有保存价值的科技文件材料，其范围如下：4.1工程勘测设计项目科技文件材料4.1.1成品材料工程招、投标文件及附图、各阶段勘测设计图纸、说明书、设备材料清册、概预算书、工程总结、报告等。

第一章总则第一条为加强农业执法大队档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合农业执法大队实际，制定本制度。

第二条本制度适用于农业执法大队所有档案的管理，包括文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。

第三条农业执法大队档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）依法归档原则；（三）科学管理原则；（四）保密原则。

第二章档案分类与归档第四条档案分类农业执法大队档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）声像档案；（四）实物档案。

第五条档案归档（一）各部门应按照档案分类，对产生的档案材料进行整理、立卷、归档；（二）档案材料应在形成之日起1个月内完成归档；（三）归档的档案材料应真实、准确、完整，符合档案管理要求。

第三章档案保管与利用第六条档案保管（一）档案库房应保持干燥、通风，温度控制在18℃-25℃，相对湿度控制在45%-60%；（二）档案库房应配备防火、防盗、防虫、防霉等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第七条档案利用（一）档案利用应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行；（二）查阅档案应填写查阅登记表，说明查阅目的、范围和期限；（三）档案管理人员应妥善保管查阅档案，确保档案安全。

第四章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定（一）档案鉴定应定期进行，由档案管理部门负责；（二）鉴定档案应依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合档案的实际价值进行；（三）鉴定后的档案，应当及时处理。

第九条档案销毁（一）销毁档案应当经过鉴定，并报请单位领导批准；（二）销毁档案应当采取焚毁、化浆等方法，确保档案信息不被泄露；（三）销毁档案应当有两人以上在场，并做好记录。

第五章档案人员与职责第十条档案管理人员应具备以下条件：（一）具有高中以上文化程度；（二）熟悉档案管理业务；（三）热爱档案工作，责任心强。

第十一条档案管理人员职责（一）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（二）负责档案的利用、咨询、培训等工作；（三）负责档案的保密工作。