1.ISO-文件和资料控制程序
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东莞市秋天塑胶材料有限公司
第 1 版
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文件和资料控制程序--- QP4.2-01 第 1 页 共 5 页
文件和资料控制程序
文件编号： QP4.2 - 01
编 制：
审 核：
批 准：
分发编号：
受控印章：
修 改 记 录
序 号 更改 单号 原章
节号
更 改 形 式
更改人 更改日期 生效日期 备注
原文件更改 换页
2005年10月15日实施
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1、目的
对与质量管理体系有关的文件和资料实施控制，确保质量活动和各领域保
存和使用有效的质量体系文件和资料
2、适用范围：适用于公司与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3、职责
3.1、品管部是质量管理体系文件和资料的主管部门，负责公司质量文件的管
理，并负责质量手册、程序文件的组织编写、及归口档案管理。
3.2开发部负责技术文件、设计资料及外来文件的归口管理。
3.3、办公室负责所有文件和资料的档案管理。
4、工作程序
4.1、控制范围
4.1.1、外来的质量管理体系文件和资料
A、 与质量管理体系有关的标准、法规及上级转发的有关文件和资料;
B、 顾客提供的与质量管理体系有关的文件和资料.
4.1.2、公司内部质量体系文件和资料
A、 质量手册
B、 程序文件
C、 作业指导书
4.2、控制方式
4.2.1、公司各单位建立有效文件控制清单，对本单位使用的质量管理体系文
件报办公室同意后，纳入“档案登记表”，使之得到有效控制。
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4.2.2、办公室负责建立公司“档案登记表”，对公司质量活动和区域使用的
质量体系文件和资料做到有效控制。
4.2.3、技术文件及外来文件由开发部接受审核无误后，并按规定文件下发至
相关部门登录、管理签收。
4.3、文件的编写
4.3.1、质量手册程序文件由管理者代表、品管部组织公司相关部门人员编写。
4.3.2、其他质量体系文件由各相关职能部门负责编写。
4.4、文件的审批和发布
4.4.1、质量手册由管理者代表审核，公司总经理批准发布，程序文件由职能
部门负责人审核，管理者代表批准发布。
4.4.2、其他质量管理体系文件由各职能部门负责审核，公司主管领导或管理
者代表批准发布。
4.5、文件的标识
4.5.1质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。
A、 质量手册和程序文件按文件编号规定标识。
B、 对非受控文件，加盖“非受控文件”章，以区别受控文件。
C、 在文件上标注版次以识别最新文件。
D、 对确定作废而需保存作为参考资料的文件，加盖“作废”章，加以标识，
以区别有效文件。
4.6、文件的发放
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文件和资料控制程序--- QP4.2-01 第4页 共5页
4.6.1、质量手册和程序文件分别由总经理、管理者代表批准后，由编制单位
填写“文件归档发行审核表”，办公室按发放范围发放并记录。其他与质量管
理体系有关的文件由公司主管领导（管理者代表）批准后，由办公室按规定范
围发放并记录，并保证与质量有关场所应能得到有效的版本。
4.6.2、文件领用人在“文件发放登记表”上签名并领取注有分发编号及盖有
“受控文件”章的文件。
4.7、文件评审的更改
4.7.1、文件在实施中，必要时应进行评审，以确定是否需要更新。如需更换
由更改部门填写“文件修改（销毁）申请表”，并被评审。
4.7.2、实施文件更改一般由起草单位负责，因特殊情况（如机构或职责变更），
由指定部门或人员负责，该部门应获得审批所依据的背景资料。按规定责任进
行更改、审核和批准。
4.7.3、文件的更改采用换版、换页或更改通知单形式并保持更改标识。
4.7.4、更改文件按原发放范围发放。
4.7.5、采用换版、换页更改的文件，作废版本或页码在发放更改版本（页）
的同时，由文件发放部门负责收回，登记并销毁。采用更改通知单形式更改的
文件，由文件持有者将更改通知与原版本文件共同保管，更改通知单与原版本
文件具有同等效力。
4.8、文件的保管、借阅
4.8.1、文件的保管由公司各单位指定专人保管。
4.8.2、质量手册、程序文件不得翻印、外传、外借和对外交流。
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文件和资料控制程序--- QP4.2-01 第5页 共5页
4.8.3、文件应保管在防火、防潮、防霉和清洁的环境，并存取方便。
4.8.4、公司内部人员借阅文件应填写“受控文件申请表”并严格控制借阅范
围和收回时限。
4.9、外来文件的复查及作废文件的销毁
4.9.1、办公室负责收集并定期（每年一次）到有关部门查核文件的保管使用
情况，对所用的国际标准、国家标准、行业标准以及法律及法规是否为有效版
本进行确认，并及时更换过期文件。
4.9.2、作废文件由办公室收回并填写“文件修订（销毁）申请表”，由管理者
代表批准后销毁，并留一份作为参考文件，并加以标识。
5、相关文件
5.1、质量记录控制程序 ………………………………..… QP4.2-02
5.2、作业文件一览表……………………………………..…WI4.2.3-001
5.3、文件编号规定 ………………………………..……… WI4.2.3-002
5.4附件：文件分发编号一览表
6、质量记录
6.1、文件归档发行审核表………………………………………FM4.2-01-01
6.2、档案登记表…………………………………………………FM4.2-01-02
6.3、文件发行登记表……………………………………………FM4.2-01-03
6.4、受控文件申请表……………………………………………FM4.2-01-04
6.5、文件修订（销毁）申请表…………………………………FM4.2-01-05
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文件归档发行审核表
NO：
文件名称 文件编号 版 次 页 数
拟稿单位 拟稿人 发行日期
需
发
行
单
位
备
注
申 请 审 核 批 准 文控
中心
FM4.2-01-01 第1. 0版 第0次修改
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档 案 登 记 表
NO：
序号 文件编号 文件名称 版次 发行日期 受文单位 柜号 备注
FM4.2-01-02 第1. 0版 第0次修改
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文件发行登记表
文件名称 发行日期
文件编号 版 次 页 次
分发编号 使 用 单 位 发行签收 日期 旧版回收 备 注
FM4.2-01-03 第1.0版 第0次修改
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受控文件申请表
NO：
文件名称 文件编号 申请单位
申请原因 申请份数
申请理由：
申
请
人
审 核 批
准
文
控 中 心
FM4.2-01-04 第1. 0版 第0次修改
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文件修订（销毁）申请表
NO：
修 订（销 毁）
文 件 名 称 版 本
文 件 编 号 申请单位 页 次
拟 稿 单 位 申请日期 发行日期
修订（销毁）理由（可附页）：
修订（销毁）内容（可附页）：
评审（意见）：
申 请 部 门 批 准 文控中心
申
请
人
审
核
文
管
员
FM4.2-01-05 第1. 0版 第0次修改
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附件：文件发行分发编号一览表
分发编号 文件持有者 份数 备注
000 文控员 1
受控文件
001 总经理 1
受控文件
002 厂 长 1
受控文件
003 管理者代表 1
受控文件
004 开发部 1
受控文件
005 生产部 1
受控文件
006 采购部 1
受控文件
007 市场部 1
受控文件
008 办公室 1
受控文件
009 品质部 1
受控文件
010 认证公司 1
受控文件
011 咨询公司 1
非受控文件
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013
