《调档函》

调档函 内容

调档函是指申请人向相关部门或单位提交的一种申请材料，用于请求获取个人档案或文件的复印件或原件。调档函内容应包括申请人的基本信息、申请目的、申请文件的具体要求等。

一、调档函的基本格式

调档函一般包括以下几个部分：信头、称呼、正文、落款等。

1. 信头

信头部分包括发信人的姓名、单位（或地址）、联系电话、传真等信息。这些信息应居中排列，字体应整齐清晰，以便接收方能够准确识别发信人的身份和联系方式。

2. 称呼

称呼部分包括收信人的姓名、单位（或地址）、联系电话等信息。为了表达尊重和礼貌，应尽量使用正式的称呼，如“尊敬的××先生/女士”、“敬启者”等。

3. 正文

正文部分是调档函的核心内容，要清晰明确地表达申请人的意图和要求。正文的开头应先简要说明自己的身份和目的，如“我是××公司的员工，特此申请调取本公司档案”。接着，详细说明需要调档的具体文件名称、编号、时间范围等信息。如果有特殊要求，如需要复印件或原件、加急处理等，也应在正文中明确提出。

在写正文时，应尽量简明扼要地表达意思，避免使用过多的修饰词和长句，以免造成理解上的困难。同时，要遵循书信写作的基本原则，如尊称、礼貌、客气等，以增加对方的好感和合作意愿。

4. 落款

落款部分包括发信人的姓名、职务、单位（或地址）、联系电话、传真等信息。这些信息应与信头中的发信人信息一致，以确保准确性和可靠性。落款部分应具备一定的格式规范，如姓名应写在右下角，职务和单位应写在姓名的下方。

二、调档函的写作要点

1. 明确身份和目的

在调档函的开头，应明确自己的身份和目的。身份可以是个人、企事业单位或组织机构等，目的可以是学习、工作、法律诉讼等。明确身份和目的有助于接收方快速准确地理解申请人的需求，提高办理效率。

2. 具体要求清晰明确

在正文部分，要清晰明确地表达需要调档的具体要求。具体要求包括文件名称、编号、时间范围等，可以根据实际情况进行具体说明。如果有特殊要求，如需要复印件或原件、加急处理等，也应在正文中明确提出。清晰明确的具体要求有助于避免双方产生误解和纠纷，提高办理效率。

调档函 东人社调******号

（仅适用于人事档案（关系）转入）

：

兹有 同志,身份证号 ，其人事档案由你单位管理，现其本人要求流动，请按下列意见办理：

1、请将其人事档案通过机要交通或派专人送至我单位，档案内并附《流动人员人事档案转递通知单》及《流动人员档案材料目录》。

2、此函不作为户口迁移的凭证，有效期60天。

此函须双面打印，转出档案请参考调档须知（详见背面）。

申请人联系电话：

机要通讯地址：广东省XX市南城街道鸿福路199号 XX市民服务中心

综合服务二区 G59室（收）

邮政编码：******

联系电话：********

XX市人力资源和社会保障局

年 月 日

防伪提示：可使用微信“扫一扫”查看申请事项的办事详情。

二维码

注：档案转出时，请在档案袋右下角注明我办发函字号，并按“机要通讯地址”邮寄档案，否则我局无法接收。

调档须知

根据调档人员的具体情况，请原档案保管单位核实档案中是否具备以下资料：

1、毕业生报到证或派遣证；学籍材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表）。非全日制大中专毕业生应有《吸收录用干部审批表》。

2、2015年之前派遣的高校毕业生如缺少转正定级材料的，请补充完善后再寄档，有关单位不予办理的请提供文件依据。

3、评聘专业技术职务、考绩、审批材料（包括：初级、中级、高级）。

4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

5、服兵役的材料（包括《入伍登记表》或《入伍通知书》；转业或复员时的《军队干部转业审批表》或《退伍登记表》和到复转安置办的安置通知书）。

6、履历、自传类材料。

7、其他材料，如鉴定、考核、考察、奖惩、工资任免等材料。

若缺少有关资料，请告知调档人员，补充完善资料后办理手续。温馨提示

XX市人力资源服务中心将《调档函》邮寄到原人事档案管理部门，请您正确填写原档案管理部门单位名称和地址，并跟进档案转出进度。

第1篇

尊敬的[档案管理部门名称]：

您好！

我单位（或个人）因[具体原因，如：项目申报、业务审核、个人查询等]需要查阅和调取[档案名称或档案编号]等相关档案资料，特此委托[委托人姓名]代为办理档案调档手续。现将相关事项函告如下：

一、委托人信息

委托人姓名：[委托人姓名]

身份证号码：[委托人身份证号码]

联系电话：[委托人联系电话]

单位名称：[委托人单位名称]

单位地址：[委托人单位地址]

二、档案信息

档案名称：[档案名称]

档案编号：[档案编号]

档案存放地点：[档案存放地点]

档案形成时间：[档案形成时间]

档案所属单位：[档案所属单位]

三、委托事项

1. 委托人代表我单位（或个人）向贵部门申请调取上述档案资料；

2. 委托人需按照贵部门的要求提供相关证明材料，确保档案调取的合法性；

3. 委托人承诺对调取的档案资料严格保密，不得泄露给无关人员；

4. 委托人负责承担因档案调取产生的相关费用。

四、办理流程 1. 委托人持本函及有效身份证件、单位介绍信等证明材料到贵部门办理档案调档手续；

2. 贵部门审核委托人提供的材料，确认无误后，办理档案调档手续；

3. 调档手续办理完毕后，委托人需在规定时间内将档案资料带回或按照贵部门的要求进行处理。

五、其他事项

1. 请贵部门在收到本函后，及时办理相关手续，确保档案调取工作顺利进行；

2. 如有疑问或需要进一步沟通，请及时与我单位（或个人）联系；

3. 委托人将严格按照贵部门的规定使用档案资料，如有违规行为，愿承担相应法律责任。

特此函告，敬请予以支持与配合。

附件：1. 委托人身份证复印件

2. 单位介绍信（如有）

联系人：[联系人姓名]

联系电话：[联系人联系电话]

单位名称：[单位名称]

单位地址：[单位地址]

日期：[填写日期]

注：本函一式两份，一份留存，一份寄送[档案管理部门名称]。

第2篇

尊敬的档案管理部门：

调档函格式

一、什么是调档函？

调档函是指一种机构或组织向另一个机构或组织索取或调取档案信息的信函。调档函是一种正式的文件，需要按照一定的格式和规范书写。

二、调档函的格式要求

1.信纸格式

调档函应使用机构或组织的信头，包括单位名称、地址、电话等，以便被调档机构或组织确认调档函的真实性和合法性。

2.主题

调档函的主题应简要明确，以确保被调档机构或组织能够准确理解请求。

3.正文

调档函正文应有较详细的描述和阐述，包括但不限于以下内容：

（1）索取档案原因。应说明索取档案的原因，让被调档机构或组织了解请求的正当性。

（2）索取档案的范围。应明确所需档案或信息的类型和数量。 （3）索取档案的时间。应说明索取档案的时间，包括起始时间和截止时间。

（4）索取档案的费用。应说明索取档案所产生的费用，是否需要预先付款等信息。

（5）索取档案的其他要求。应说明其它特殊要求，如提供原件或复印件、使用目的等。

4.署名与联系方式

调档函应由请求方的负责人签字，同时应明确联系人和联系方式，以便被调档机构或组织确认信函的真实性和合法性。

5.日期

调档函的日期应该是签发或发出的时间。

三、调档函的书写要点

1. 字迹要清晰，印刷体或楷书均可，但要求整齐端正。

2. 用词要准确，简明扼要，避免使用语言过于复杂或难以理解的专业术语。

3. 行文要规范，遵守语法、标点和排版规则。大写字母应该使用全大写，小写字母应该使用全小写，标点符号应该遵循标准用法。

4. 标题应用黑体，正文应用宋体。

5. 页面应规范，大小、字体、布局、页码等应当符合一定的要求。 四、参考样本

（机构或组织信头）

调 档 函

主题（五个字以内）

尊敬的XX：

我方现向贵单位索要XX年到XX年期间的相关档案，请求贵单位提供全面的档案信息。

本次索档范围包括（写明具体的索档范围），总计XX份（或重量为XX千克等）。

特此请求，如有需要，请联系我方，我方将尽快前来提取，并支付相关费用。