高效会议策划方案

学院高效会议管理策划方案 几种主要类型会议管理流程和各环节细节规定 2

【通知型】 一、会议主题：通知型的会议一般是由上级传达命令、宣布任务等，如宣布人事命令；讲解十八大政策；修改教学计划的通知等。 二、会议目的：重点在于传达信息并有效执行。

例：学院修订教学计划会议 ——“本学期选修课必须在19周出成绩” 参加人员：学院领导、全体老师。 会议时间：尽量调开学院老师上课的时间。 会议场所：学院会议室 电话通知：通知要包括会议时间、地点、主题。 会议流程： （1）会议主持人宣布会议开始、提出会议主题。 （2）领导下达通知，并说明为什么决定“选修课必须在19周出成绩”。 （3）所有老师针对这个通知，提出疑问或意见。 （4）如果在场的老师有一半以上对该决定持有反对意见，学院领导需重新考虑，不可固执己见。 （5）若没有意见，所有老师当场应该明确表示会在19周出成绩。 （6）给每一位老师发一张反馈表，本反馈表要在19周上交，保证完成学院要求。如果到期上交不了，会有相应的惩罚。 三、通知型会议召开的注意事项 （1）是否必须开会 通知型会议一定要确保有以会议形式通知的必要。 （2）主题一定要明确。 主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当避免。 （3）会议要做好记录。 对于发言人提出的意见想法，应该做一个简要的记录，并且要有所肯定和回应。 （4）信息一定要传达到位，一定要让所有老师明白自己的任务及完成时间。 3

（5）注意会后的实施与反馈。 【决策型】 会议主题：临时处理突发事件的会议 会议目的：由于此类会议的主题是处理危机事件，故而此类会议的特点就是紧急、决策迅速，通常需要高效率的运作。

1、 会议类型一：针对处理作弊行为召开的群众座谈会 参加人员：学院书记、导员、座谈对象、班委、各个宿舍长（座谈群众） 会议时间：事件发生后（当天下午或者第二天上午） 会议地点：新闻传播学院大会议室 会议流程： （1）导员以电话方式通知班长，班长以电话和飞信方式通知其他班委和宿舍长。 （2）导员组织大家入座，主持会议开始。 （3）座谈对象回避，班委、宿舍长描述其平时表现和对其看法，导员负责 记录。 （4）学院书记根据记录和了解到的情况，做出对座谈对象的处理办法。 （5）会后总结：导员召集班委和宿舍长总结此次事件的影响，告诫学生。不得再出现此类作弊行为，并把处罚一并告知大家，谨记此次教训。

2、 会议类型二：针对学生出勤率低下召开的教师交流会 参加人员：学院书记、教学副院长、播音主持系主任、播音主持系教师 会议时间：事件发生后（当天下午或者第二天上午） 会议地点：新闻传播学院大会议室 会议流程： (1)由学院教务处电话通知各位领导和老师，要求各位老师提前准备该事件 4

的解决方案。 注意：务必确保每位老师接到电话，确定各位教师准时到达会场；确定各位老师把自己的解决该方案带过来。 (2)播音主持系主任作为会议主持人，组织各位教师就座，明确各位教师到场。 (3)系主任把发生的情况准确的传达给各位领导和教师，并让各位教师自己说出自己的解决方案。 (4)让书记和院长总结此次事件，大家集体讨论出最佳解决办法。 (5)制定出有效的反馈措施，比如班长课下向导员反馈上课的信息、班长自己或者派人每天拍照清点人数。 (6)会后总结：反馈工作一定要做好，在以后的教学工作中得以实施。

3、会议类型三：针对学生逃课出去游历、兼职实习等情况召开的会议 参加人员：系主任、导员、学生自己、“学生家长”、班长、所逃课的任课老师 会议时间：事件发生后立即（当天或者第二天上午） 会议地点：新闻传播学院大会议室 会议流程： （1）导员通知系主任、学生自己、班长开会时间地点，并让学生自己通知家长（家长不能出席时，电话联系）。 （2）导员组织会议开始。 （3）学生自己承认错误，改正自己的行为。 （4）和学生家长通话，讲出事件原委并让家长知情并监督。 （5）制定出有效的反馈措施，比如班长课下向导员反馈上课的人数和情况。 （6）会后总结：学生自己理解自己的任务，班长和宿舍长劝说，家长监督共同努力确保学生安全。

3、该类型会议召开的注意细节 5

（1）反应要迅速，第一时间找对与突发事件相关的人。 （2）流程尽可能简单，不要说没用的话。 （3）主持人要有遇事沉着冷静的能力，能够激发大家找准解决问题的方案。 （4）会议首先讨论是怎么解决问题，而不是探究谁该负责任。 （5）这类会议一定要处理好后期总结与反思，以避免再次发生。 （6）各个监督人员（如家长、班长、导员）应该履行好自己的责任。 【固定型】 会议类型一：例会

会议主题：总结教学经验和教训 会议目的：改正以前暴露的某些问题，鼓励好的现象，促进会议的制度化、高效化，从而实现实施的及时化和效果化。 参加人员：院长，书记，任课教师 会议时间：每周四下午 会议地点：学院会议室或办公室 会议流程： 1、会议准备 （1）提前通知加上督促，短信群发的形式提前一天通知（时间太久容易淡忘），收到后给予回复，若未及时回复打电话进行提醒督促，统计不能参加会议的人员名单及原因并登记在案。 注意：短信内容要求清晰准确，不易使人产生误解 。尤其一些关键内容如时间、地点等。 （2）准备资料，进行打印分发（在会议召开前一天） （3）提前半天进行会场的打扫清洁、桌椅布置。开会前进行会议所需设备{多媒体设备（扩音器、录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机等）、桌椅板凳、记录员的设备（签字笔、笔记本）、暖壶若干等等。）}检查，如有损害，进行及时修理。 （4）领导班子提前一天进行会面，达成观点的大致一致。 2、会议召开 6

（1）所有与会人员必须在会议召开前10分钟到达，然后进行签到（以签字形式进行），无故缺席人员进行惩罚措施（比如扣奖金等）。 （2）主持人要求口齿清晰、语言简练，能带动气氛，事前准备好流程表，将会议中的每项活动及大概所需时间记录下来，做到心中有数。 （3）行政人员发言要切中主题，避免套话、空话、废话，贴近实际。 （4）为了保证会议决策顺利实施，成立专门的实施监督小组，对于决策实施状况进行及时报告，以便及时修正错误。 （5）记录总结:安排专人进行会议的记录整理，重大会议决策需要与会人员的签名，并进行封存。 附加：记录格式如下： 学院XX会议（会议主题） ◆会议主持 ◆参见人员 ◆会议时间 ◆会议内容 ◆与会决策及参与人员签名 每次例会学院老师都要填以下表，对于学院现状提出一些问题，并写出希望的成果，最后一定要把改进措施详细的列出来。 现状 希望达到的成果 改进措施 1.上一次会议的执行情况 2.教学方法的不足 3.下一次会议的计划 1.每项活动根据计划进行的状况 2.与会人员对于教学方法的期望 3.提出对于下一次会议的主题的意见（如讨论学院硬件设施更新问题） （与会人员详细写）

会议类型二：党委、团委会议 7

会议主题：夯实基础、活跃基层，全面推进党、团工作。 会议目的：是为了加强学院管理，调动学生自我服务、自我管理、自我教育意识与能力，在学院党委、团委领导和指导下，协调各部工作。 会议时间：每月一次 会议地点：学院大会议室 参加人员：院党委书记，院团委老师，党员，预备党员，班级团支书。 会议流程：

1.会前要求 （1）参加人员务必准时参加，会议将提前10分钟签到； （2）若请假请于会议开始前一天交请假申请； （3）鉴于会议重要性，需携带本子与笔做好会议记录。 2.会议进行 （1）主持人宣布会议开始。 （2）主持人介绍与会的院团委领导、老师及相关人员。 （3）院团委书记讲话。 （4）各班级团支书汇报工作，总结经验。 （5）与会人员自由提出问题，领导和老师进行解答。 （6）由党委书记总结讲话，分配下一阶段工作任务。 （7）主持人宣布会议结束。 （8）团支书进行记录总结，保证实施，及时反馈。

会议类型三：班级会议 会议主题：班级学风建设 会议目的：为了进一步加强学风建设，不断激发学生学习的积极性和主动性，班级结合实际，针对同学们在学习过程中可能会出现的学习懈怠等情况特此召开 8

学风建设主题班会。 会议时间：每月一次 会议地点：教室 参加人员：导员、主持人、班委、班级同学 会议流程： 1.会前准备 （1）统筹安排完成任务的议题、会议议程、会议方案等资料的准备。 （2）会场布置，（如：位置的安排、音响准备、装饰品等） （3）各会议小组准备工作和资料。 （4）主持人发言稿，班委发言稿的提前准备。 2.会议进行 （1）8:10 班委致词5分钟 （2）8:15 主持人发言宣布会议开始，做一个简短的开场。 （3）8:18 以小组为单位专题研讨，派一名代表发言并展示PPT。（每组8分钟 ） （4）9:06 班委代表两名自由发言 （5）9:16 导员就班级学风建设做一个总结并给出意见和建议 （6）9:26 主持人宣布会议结束 （7）9:28 会务小组进行整理会场 3、固定型会议的注意事项： （1）固定会议一定避免呆板，每次例会尽可能变换形式。 （2）固定会议的目的是交流信息，发现问题，改进方案等，所以要求参与人员每次例会之前要有所准备，带着想法来。 （3）与会人员大多是教职工或学生，尽可能照顾大家的时间，选用大家都易接受的时间作为例会时间。 （4）主持人的话语不可太多，要让每一位与会人员充分发表自己的想法。 （5）记录有建设性的想法，并加以讨论，并让提出该想法的人写出一套方案，之后再行修改实施。 （6）每次例会留有总结时间，与会人员都要在例会中有所收获。