提升三倍工作效率的整理技巧
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提升三倍工作效率的整理技巧
整理公包也像办公桌一样,随时处在可使用的待命状态
老觉得自己的公文包不好用的人应该把包包内的东西全都拿出来看看。不管是夹
层或暗袋,里面的东西通通都要拿出来摊在宽广的桌面或餐桌上检查。大概会有
很多人惊讶自己怎么会随身携带这么多东西吧?
包包里一定有几乎不曾使用过的东西,这样如同在运送著无形的浪费。从包包取
出的物品和整理办公桌的方式一样,把需要的东西放回去,不需要的东西则选择
丢弃,不然就放回办公室或家里的固定位置上。
为什么包包也需要整理呢?因为公文包如果整理得井然有序的话,就和办公桌一
样,不论是在通车中、外出或休息时,都宛如一个可随时使用的工作站。有很多
人因工作所需,会随身携带笔记型电脑。如果还把笔记本或资料等公事上的物品
都带在身上的话,包包会愈来愈重,也不好拿取东西。所以当然要把包包里整理
得井然有序,减轻重量,才不会造成身体的负担。
包包也要重视“空间配置”的观念。外侧放置要立即取出来使用的手机或记事本、
笔记工具等物品。
中央的空间摆放要交给客户的重要文件等,内侧放置不急用的东西,如通勤时阅
读的报章杂志。
自己可以订定如“包包中央的空间只放和工作相关的东西”等规则。要是在容易被
别人窥见的包包外侧放置漫画之类的读物,可能会被客户看轻,所以要特别当心。
桌上只有现在要使用的物品,随时保持待命状态
为了让办公桌保持“随时可开始工作的待命状态”,桌上应只放置现在要使用的物
品就好。桌面随时有空间可以使用的同时,挑选出最低限度的必要文具,维持可
立即展开工作的状态。认为“以后可能会用到的东西”通常都不会使用,不放置不
需要的东西是首要。
基本原则很简单,只有“经常使用的东西放近处”、“现在的工作使用的东西放桌
上”和“使用频率较低的东西放远处”这三点而已。
不过,光是这样还无法真正地提升效率,“动线和配置”的规划也很重要。
所谓“动线”,就是人移动手部或身体时,划出的一条动作线。惯用右手的人就把
文具和便条纸放右边,电话放左边。如此思考动线的话,自然就会知道东西该放
哪里比较好。
还有一点很重要,文具的旁边要放记事本、立可白等相关用品。另外,“让物品
处于可以立即使用的状态”也是重点之一。
例如圆珠笔的放法。如果笔尖朝自己的方向平放,要书写时,手必须经过两次的
动作才能动笔;笔尖朝前方平放的话,则需要三次动作才能写字。若是笔尖朝下
摆放,手只要一个动作就能开始写字。
配置物品的观念,不仅对办公室或房间的摆设很重要,思考如何把东西放在方便
拿取的地方,让自己坐着也能马上采取行动,好好安排桌边的摆设亦十分重要。