公司证照管理规定

公司证照管理制度

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XXXX有限公司

资质证照管理办法

1、目的

1.1为适应建筑行业特点以及市场竞争需要，在遵守《建筑企业资质管理规定》等相关法律、法规下使用资质，实现XXXX有限公司（以下简称“XXXX公司”或“公司”）的证照管理规范化、制度化、合理化，从而确保证照在经营活动中安全、有效、合法的使用，促进公司经营管理工作。

1.2鼓励员工立足公司和个人发展积极取得、提升相关从业资质，打造高素质员工队伍，进而使各岗位任职人员的从业资质满足国家法律法规及公司运行要求，确保公司的各项工作正常有序开展。

2、范围

本规定适用于与公司签订劳动合同关系的全体正式员工。

3、原则

3.1及时性原则：证照办理、注册（转入、转出）、年检、再教育等均应在规定时限内及时处理，保证公司证照、员工资质能够正常、高效、合理使用。

3.2合理储备原则：公司员工资质数量应按照行业政策要求，进行合理储备，满足业务发展需求，确保公司各项业务的顺利开展。

3.3统一管理原则：与公司经营相关的证照都应由公司专人统一保管，规范管理，提高运行效率，保证证照充分使用，适应公司生产经营。

3.4激励性原则：公司鼓励员工积极参加资质证书考试，促进公司人才培养，提高公司实力。

4、证照种类

本办法所指证照包括企业证照、员工资质证书，具体为：

4.1企业证照：指根据国家法律法规要求，公司从事经营活动所必须的证件、资质证书及相关附件等。

1）建筑行业资格证照：企业营业执照、建筑企业资质证、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、取费规费证、土地证、房产证等。

2）建筑行业数字证书：合同备案加密锁、起重机加密锁、三类人员加密锁。

3）建筑行业证照配套的印章、信息卡等。 公司证照管理制度

页脚内容 4）行业荣誉证书：外部机构出具的荣誉证书、牌匾、文件等。

4.2 员工资质证书：因公司所处建筑行业特点的需要，纳入公司统一管理的建筑行业人员资格证书及相关附件。

1）员工建筑类资质证书：注册建造师、造价师、九大员岗位培训合格证、安全考核合格证、特种作业人员证等。

2）员工证书配套的印章、信息卡等。

5、管理职责

5.1 行政部

公司证照管理的牵头部门，负责公司证照管理的统筹组织；公司证照统一保管；建立证照信息台帐，对公司人员从业资质情况统一登记《资质证照登记名册表》（附件A），并不定期公布证照的使用情况；负责证照有效性维护，注册、延期、年检、继续教育，维护《资质证照注册名册表》（附件B）；负责监督检查公司证照在各业务单元的使用情况；负责公司证照使用、借用的规范管理；负责员工取证的组织工作。

5.2 财务管理部

负责《税务登记证》等其他财务相关证书的管理；负责证书管理相关费用的财务管理。

5.3各部门

配合行政部，提供在资质管理中需要的相应资料。在相关法律、法规允许的范围下掌握市场行情动态，及时收集信息，为公司工程投标、工程建设、成本管控等工作提供资质证书使用的依据。

5.4 证书持有人

按照国家相关规定及公司岗位任职要求，持证上岗；按公司要求及时办理证照注册登记、资质升级、年检等事宜。

6、管理流程

6.1 企业资质证照年检、升级、变更、有效期延续

按照主管部门相关规定，行政部定期检查证书信息，在规定时间范围内及时办理年检、变更、有效期延续等事宜。

6.2 员工资质证书取得、注册

6.2.1获取

1）行政部不定期收集、发布各类证书报考信息，并根据公司经营需要，有计划地组织员工报考、获取资质证书。对不具备岗位要求的员工限期取得相应资格证书。

2）因经营需要，公司统一组织员工报考、获取资质证书，报考人员由各部门推荐，行公司证照管理制度

页脚内容 政部审核，分管领导批准后统一报考。

3）由公司统一组织报考获取资质证书的相关费用由公司承担。各项报名费、考务费、培训费等费用由报考人员先行支付，考试通过且证书注册在公司后，由公司按每证一次全额报销产生的报名费用、考试费用和注册、年审、继续教育等费用。

同时，员工与公司签订服务协议，原则在公司注册年限不少于3年。

4）为避免无效率的取证报考，对报考同类证书同专业的相关费用仅报销一次。

5）公司鼓励员工获取资质证书，员工自行报考获取证书的，公司可协助办理报名用印、证明等相关材料，费用自理。

6）证书取得后，证书原件及相关附件应由公司统一保管，员工个人可保留证书复印件，复印件盖章标识“再次复印无效”。

6.2.2 注册

根据公司发展和业务需要，公司为员工办理证书初始注册、延续注册、变更注册、增项注册、注销注册等事宜。证书注册办理过程应坚持严格审批、宽进严出。

具体办理程序如下：

1）证书持有人提出申请，填写《资质证书注册审批表》（附件C），由所属部门经理审核，公司分管领导审批。

2）行政部依据《资质证书注册审批表》（附件C）审批意见办理注册相关事宜。

3）公司各部门和员工有义务提供办理过程中的相关资料和信息。

6.3 证照的领用管理

6.3.1领用

1）公司各部门在遵守《建筑业企业资质管理规定》等相关法律、法规下，积极参与公司经营范围内的各项活动过程中，因项目招投标、备案以及其他经营活动等需使用证照时，必须严格填写《资质证照使用审批表》（附件D），履行领用手续。

2）证照使用中途需更换使用的证照时，需重新履行领用手续。

3）行政部负责分类筛选、处理、跟踪各类资质信息，避免证书使用过程中出现一证多用等情况发生，不利于公司业务开展。

4）所有证照只能用于与公司经营有关的活动，不能用于与公司经营活动无关的用途。

5）因证照使用不当所造成的后果，由领用部门承担相应责任。

6.3.2临时使用程序如下：

1）用于招投标等使用期1个月以内的业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理签字和行政部部门经理签字。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按流程办理。 公司证照管理制度

页脚内容 2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。

6.3.3长期使用程序如下：

1）用于项目工程办理施工许可证等使用期限超过1个月的业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理审核，报公司分管领导审批。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按流程办理。

2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。

6.3.4外单位若因业务往来需使用公司相关的资质证照，使用程序如下：

1）需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具的介绍信，以上资料加盖公章。

2）填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限、经办人签字、所属单位领导签字审核，报XXXX公司分管领导审批。

6.3.5 证照复印件使用应当确认相关证件的有效性。证照复印件申请程序如下：

1）经办人在行政部填写《资质证照复印申请表》（附件E），注明复印原因、工程项目名称（全称）、复印证照名称、复印时间、经办人签字、部门经理签字同意。

2）复印件由行政部加盖“再次复印无效”标识。因各部门对证照复印件使用不当所造成的后果，由该部门承担。

3）外单位若因业务往来需要而使用公司相关的资质证照，需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具的介绍信等证明材料，所有材料需加盖该单位公章。由公司业务对口部门经理审核，分管领导审批后办理领用手续。

6.3.6 证照的维护

使用部门应妥善保管好领用的证照，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。证照管理员对归还的证照要仔细检查，如有丢失、污损影响到证照的使用，由造成丢失、破损的部门或个人承担全部证照补办和损失费用。

6.3.7证照使用结束，经办人应及时交回证照。

6.3.8 未经同意不得将证照转借给第三方使用，如经查实擅自外借给第三者使用的，将追究证照私自使用、证照管理不当的责任，并承担相应损失。

6.4 终止劳动关系后人员证书原件管理

6.4.1员工与公司终止劳动合同，若取证注册在公司的时间不满3年，应扣除公司为其承担的资质培训取证等管理费用（包括证书领用当年产生的报名费用、考试费用和注册、继续教育等管理费用）、一次性取证奖励费用。证照月补贴费用可不扣除。

6.4.2 与公司终止劳动合同的员工在行政部领取并填写《资质证书注册审批表》（附件C），将领取证书的名称、注册时间、注册编号、有效期等详细信息，领取证书原因列明并提公司证照管理制度

页脚内容 交本部门经理签字、行政部经理签字、公司分管领导签字、公司总经理签字审批同意后方可领取证书及配套的印章、信息卡等原件。另如需网上转出的证件，需先行网上转出，按政府主管部门审批流程办理相关事宜。

6.4.4 员工与公司终止劳动合同或退休离开公司时未按本办法规定流程领取本人资质证书原件的，资质证书原件由行政部统一保存，不再对其证书组织复训，证件超过有效期后自动作废。

6.4.5 若员工与公司终止劳动合同或退休离开公司时，资质证书所用于办理公司的业务事项未完结，如工程尚未竣工等情况，证书原件暂无法转出、领取。该员工证书需待具体业务完结后，履行相关手续，办理证书转出和领取。证书使用期间，公司按照月补贴标准给予该员工相应补偿。

6.4.6 凡转给员工本人的证书原件，需由证书持有人本人在证书复印件上注明：本人已与XXXX有限公司解除或终止劳动关系，XXXX年X月X日，并签上本人姓名。复印件由公司行政部存档。

6.5 违规使用证照的处罚

6.5.1 未按规定时间和要求上报相关资料，造成资质证申办、变更、注销和年检不能办理的和不按规定时间送交员工资质证书的，处以责任部门经理500元/本处罚，处以直接责任人200元/本罚款。

6.5.2 证照保管部门和个人，未经批准擅自借出资质证照的和未经批准转借资质证照的，处以保管个人3000-5000元/本罚款。

6.5.3 员工证书损毁或丢失的，处以直接责任人500元／次罚款；资质证照损毁或丢失的处以直接责任人5000元/次罚款。一旦发现用假证冒充，处以直接责任人5000元/次罚款。

6.6 资质证书激励措施

6.6.1 岗位任职的资质要求

1）公司要求从事业务相关的专业岗位人员应取得相应执业资格。工程项目经理、业务部门经理（工程技术部、经营管理部、成本采购部等）应取得一级建造师或造价师等相应执业资格。

2）对不具备相关执业资格的，要求5年内取得相应资格证书。从任职起5年内未取得相应资格证书的，扣除相应人员2000元/年。

6.6.2 为鼓励员工考取证书，公司对通过建筑行业相关资格证书考试，并将证书注册公司的员工给予奖励。

1）凡考取一级建造师、造价师并在公司注册者，一次性奖励5000元。

2）凡考取二级建造师并在公司注册者，一次性奖励2000元。