秘书实务1

二、秘书的分类
从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照
不同的标准，可以对秘书做出不同的分类，如表
1-1所示。
表1-1 秘书的分类
秘书分类的依据
秘书所承担的职责 范围大小和工作任务轻 重的不同
秘书所供职的组织 需要秘书具备的专业知 识加以分类
分类结果
初级秘书 中级秘书
高级秘书
商务秘书 医务秘书 政务秘书
某一 职能部门 项具体职
能部门的 业务工作
职能
全局范围内 提供辅助服务、 人事沟通、综合 协调
分工专管某 项业务
工作性质 地 位
全局性
承上启
下，联系左 右，沟通各 方的枢纽
承担某 局部性 项业务职责
（三）秘书机构的设置原则
秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体 制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图1-2）。
作 的要求
秘书只有在办文、办事、办会的工作中 才能实现其作用，体现其价值，真正做到为 领导服务。
一、秘书工作概述
秘书工作是以为领导者的工作运转和决策 服务为宗旨，在办文、办会、办事方面从事参 谋性、助理性的工作。秘书工作最凝练的概括 是“办文”、“办会”、“办事”。
以“办文”、“办会”、“办事”为线索， 可以 使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识（见 图1-10）。
级） 一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公
厅
三、公司企业的秘书部门
公司企业中的秘书部门是公司企业内部的 行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置 的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。 由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种 多样，大体有四种形式，如表1-3所示。
表1-3 公司企业的秘书部门的种类

第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
马秘书推门进入总经理办公室，总经理正在 打电话，他示意马秘书放下东西先出去。马秘书回 到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她， 想让马秘书将她因公办事产生的交通费报销了。
马秘书发现刘丽没有按要求先让行政部经理 在报销单上签字，刘丽解释说经理出差了，而她着
第一章 秘书实务概述
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，发轫
至今已有5 000年左右的历史。.尽管秘书工作历史 悠久，但在我国，秘书作为一种社会职业，却是在 改革开放之后才逐步兴起的。
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位
一、秘书的定义
现代所说的秘书主要是指从事办公室及业务 部门管理的程序性和辅助性工作,协助领导处理政务 及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人 员。秘书服务的对象可以是集团、机构，也可以是 个人。
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
客人走后，马秘书继续打印合同，总经理 打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有， 马秘书这才意识到她没有在电话里问清对方到达的 确切时间，只好再打电话去问。
这时，张副总经理从外地打来电话，说他的 手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
一、秘书实务的内容
1.“办公”工作 2.“办文”工作 3.“办会”工作 4.“办事”工作
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
二、秘书实务的原则
秘书实务的基本原则是准确、迅速、求实和 保密。
1.准确 准确是对秘书工作质量的要求。秘书工作的 准确性涉及很多方面，概括地说，就是办文要准确、 办事要稳妥、情况要属实、建议要慎重。

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（2）在下一次的课堂上，教师将学生的组织结构图
与部门职责收齐后，重点讲解。也可以挑选一部分
学生到讲台，向全班介绍学生自己调查到的企业组
织架构与职责。
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第一章 秘书实务概述
实践训练
训练二： 1．实训目标 通过训练让学生了解单位秘书工作的主要内容、秘书
应具备的能力、秘书的职业道德以及秘书的工作方 法。 2．实训内容 要求学生通过电话、调查问卷等调查方式，向社会上 的秘书人员进行调查，了解他们的工作内容、秘书 的工作方法、秘书应具备的能力及职业道德。 3．实训要求 （1）调查要求一个月内完成； （2）根据调查，写一份不少于1000字的报告。在报 告上要写明被调查者的姓名、单位、地址及联系方 式。报告要求条理清楚，层次分明。
实践训练
训练一：
1．实训目标
通过训练让学生了解企业的组织结构，以便在以后 的学习中，对秘书工作在单位中的地位、作用及工 作程序与方法有一个总体的认识。
2．实训内容
要求学生通过电话、调查问卷、网络等调查方式， 了解企业的组织结构与部门职责。
3．实训要求
（1）画出企业组织结构图，并写明每一个部门的工 作职责；
实用文档
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
二、秘书实务的内容
文书处理与档案管理
参谋与信息调研工作
秘书实务概述
秘书的日常事务工作
秘书实务的内容
秘书的接待工作
商务活动与商务旅行
会议组织与管理工作 实用文档
秘书的沟通与协调工作
电子教案模版配色（1）
第一章 秘书实务概述

秘书实务试题及答案一、单项选择题1. 在商务会议中，秘书应如何处理突发情况？A. 忽略并继续会议B. 立即通知上级C. 根据情况采取适当措施D. 仅记录不采取行动答案：C2. 秘书在准备会议资料时，以下哪项内容不需要包含？A. 会议议程B. 参会人员名单C. 会议场地布置方案D. 会议预算答案：D3. 以下哪种沟通方式不属于书面沟通？A. 电子邮件B. 报告书C. 电话会议D. 内部备忘录答案：C4. 秘书在处理日常事务时，应优先考虑的原则是：A. 效率优先B. 保密性C. 客户满意度D. 创新性答案：B5. 以下哪项不属于秘书的职责范围？A. 管理办公室用品B. 组织公司活动C. 制定公司战略D. 维护公司形象答案：C二、多项选择题1. 秘书在接待外宾时需要准备的事项包括：A. 了解外宾的背景B. 准备会议资料C. 安排交通工具D. 翻译会议记录答案：A, B, C, D2. 秘书在处理文件时应注意的事项有：A. 文件的保密等级B. 文件的归档方式C. 文件的传递途径D. 文件的销毁时间答案：A, B, C, D三、判断题1. 秘书只需负责接待工作，不需要参与会议的策划和组织。

(错误)2. 秘书应具备良好的时间管理能力，以确保所有工作都能按时完成。

(正确)3. 秘书在处理电子邮件时，可以随意转发给无关人员。

(错误)4. 秘书应熟悉公司的业务范围和运营流程，以便更好地完成工作。

(正确)5. 秘书不需要具备基本的财务知识，因为这与他们的职责无关。

(错误)四、简答题1. 简述秘书在组织会议时应注意的事项。

答：秘书在组织会议时应注意以下事项：首先，明确会议的目的和议程，确保所有相关议题都得到充分讨论。

其次，提前准备会议资料，并确保参会人员能够及时收到。

再次，合理安排会议时间和地点，考虑参会人员的日程和交通情况。

最后，做好会议记录，确保会议决策和讨论结果得到妥善保存和传达。

2. 描述秘书如何处理突发事件。