14-收账政策与程序

收账政策与程序

【本讲重点】

债务分析

收账政策

收账程序

小知识

根据美国商业法律协会(Commercial Law LeagueofAmerica)的统计发现，一美元的账款逾期一个月后就只剩下九十四美分的价值了；两个月后只剩下七十四美分，六个月后则只剩下五十八美分的价值。等待愈久，资金循环愈慢，获利自然减少，价值自然减低。所以，等待是不符合利益原则的。

【导言】

尽管企业在货款应收期内做了大量工作，但仍会出现部分应收账款不能及时得到支付的情况。一般来说，在发生货款拖欠的早期，业务人员还不宜采取强硬的措施来催讨，而主要是以沟通和非敌对的方式催收，因为早期的拖欠可能并非信用原因所致，而可能是：客户暂时的资金周转不灵所致。对企业管理者和业务人员来说，要科学地规定早期的界限，并将此界限写入公司的追账程序。如果一个客户拖欠的账款超过公司允许的期限，且又无充分的理由，该拖欠将被视为危机情况，交给专门的账款催收部门处理。那么，企业如何识别客户拖欠，规定早期期限，如何针对不同情况制定收账策略，一般的处理程序如何呢？本讲，将对以上问题进行讨论。

债务分析

1．早期逾期期限的确定

一般来讲，在发生货款拖欠的早期，企业不宜采取强硬的措施来催讨，而主要是以沟通和非敌对的方式催收，并应通过和客户联系较多的业务人员实施催收，此项工作应列为相关业务人员的份内工作，并作为考评内容。

这一早期期限一般可以确定为2-3个月，超过这一期限应交给专门的账款催收部门处理，进入专门收账期，业务人员辅助专业收账员工作。

这样的程序分工明确，职责清楚，有利于账款的尽早回收，并使难收的账款由专业人员处理，提高效率。

2．客户发生拖欠的理由

客户在延期付款时，通常会提出各种理由或借口：

◆资金周转困难。

◆我们的客户没有付款。

◆你为什么不相信我公司，我们很快会付款的。

◆你们公司货物质量有问题。

◆购货单与账单不一致。

◆老板出差了。

◆财务人员不在。

◆支票已寄出了。

◆我公司还没有收到单据。

面对客户提出的各种理由和借口，业务人员应在较短时间内迅速查清客户不能及时付款的原因。调查拖欠的原因可采用如下几种方式：

●直接以电话或信函方式向对方有关人员询问；

●实地走访，面见对方业务或财务主管；

●从侧面了解该客户的经营和销售情况(如其他客户，该客户雇员，该客户上级主管部门等)。

3．客户发生拖欠的信号

◆付款变慢。

◆推翻已有的付款承诺。

◆未经同意退回有关单据。

◆突然或经常转换银行、账号。

◆不经许可退货。

◆交易额突然增大，超过客户的信用限额。

◆客户提出延期付款。

◆客户提出改变原有的付款方式。

◆客户提出了破产申请。

◆在同行业中听到对客户不利的消息。

◆在媒体或其他场合看到对客户不利的文字。

◆在业务员中听到对客户不利的消息。

【自检】

请汇集贵公司相关业务人员，根据以上种种迹象讨论判断客户是否发生财务危机以及是否有可能发生拖欠。

讨论结果纪录：

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4．专门收账期内债务的分析

专业追账部门对销售部门转交过来的拖欠账款进行追讨之前，应对该项债务及债务人情况进行分析。通过了解拖欠背景，搜集相关信息，从不同角度判断账款回收的可能性和困难程度，以便确定和调整追收策略，提高收账成功率。

表16-1 专门收账期内的债务分析表

债务人名称：___________________________________________

评估人： 评估时间： 年 月 日

评 估

项 目 评估说明 评估值

债权

特征 债权文件 合同、发票、提单和双方往来的函电等具有法律效力的债权文件越完备越有利于追讨。

债务确认 有债务人签署的还款承诺，以及个人财产作为付款担保的情况将有利于追讨。

债务关联 与债务相关联的当事人、中间人越多，关联程度越深越不利于催收和裁决。

债务认同 双方的合同纠纷及处理意见差异越大，追账难度越大。

评估值一

拖欠

特征 拖欠时间 拖欠时间越长，追收成功率越低。

拖欠地点 一般拖欠地点经济越不发达、法律意识越淡薄，追收难度越大。

交易内容 交易的产品或提供服务的内容越普通，债务人所在行业前景越暗淡，追收难度越大。

拖欠性质 延期、贸易纠纷、财务困难、停业、破产和蓄意欺诈 等情况依次追收难度加大。

评估值二

债务

人特征 债务人背景 隶属关系清晰，股东或上级单位有实力，或经营者本人有信誉将有利于追讨。

信用状况 付款记录及信用良好，追收可能性大

偿债能力 实际资产直接反映了偿债能力

偿还意愿 主要指客户愿意还款的真实态度

评估值三

催讨

特征 自行追讨 已经追收所采取的措施越强，现在的难度越大。

司法追讨 经过判决的案件关键在于执行力度和资产情况。

专业机构追讨 专业机构的追账力度。

协商状况 是否达成还款协议。

评估值四

综合评估值

从以上分析也可以给我们业务人员一点启示：在签订合同之前和履约过程中，要尽量避免以上各方面不利收账情况的形成。

5．分析结论的使用

表16-2 分析结论使用工具表

评估结论 应对措施或追账策略

综合评估值较高 欠款收回的可能性较大，应尽快追收

综合评估值很低 欠款收回的可能性很小，应避免在追收过程中投入过多

评估值一较低 表明债权特征不显著，不适合采用仲裁或诉讼的追讨方式，应尽量与债务人协商解决债务问题，促使债务人签署还款协议，必要时可以作较大幅度的让步。

评估值二较低 表明该债务属于长期或恶性拖欠，应立即委托专业追账机构审核诉讼时效，核实债务人地址，通过多种途径向债务人施加压力。

评估值三较低 表明债务人状况不佳，应尽快委托专业追账机构实地调查。如果债务人具备偿债能力却无理拒付，应向其施加更大的压力，必要时建议诉讼追讨；如果确定债务人没有还债能力，可以考虑暂停追收。

评估值四较低 表明现行的追讨方式不能收回欠款，应加大追讨力度，或改变追讨方式。

收账政策

1．成功信用部门的口号

◆现金到账之前销售并没有完成

◆货款的延迟比坏账更能侵蚀利润

◆越及时提醒客户就越早地收到货款

◆那是我们的钱

◆客户从来不会因为被提醒付款而不满

◆客户尊重做事专业而严谨的供应商

◆我们相信对客户提供一流服务，也希望客户能还以一流的付款行为 ◆我们无法用账面上的销售额去支付工资和供应商的货款

2．选择有效的追讨手段

实际当中，当客户出现拖欠之后，到底用什么手段进行追讨，往往是一个较难处理的问题，企业主要应从追账的有效性、时间、成本(费用)等方面进行权衡。

以下是典型追账手段优缺点比较：

表16-3 典型追账手段优缺点比较表

自行追账 法律追收 委托代理机构追收

效率 中等，因负责追账人员大部分是公司职员，成功与否，对个人影响不大。 较低，因法律已订有一定的方法、程序，不能改变。 较高，因追账员的收入与欠账之回收率是成正比的，成功率越大，收入越多。

与客户的关系 最好，因债权人最熟悉债务人的需要。但此点也是造成欠债的因素。 最差，最冲突性的方法，具有不可逆性。 中等，较灵活，可因债权人的要求改变。

时间 不确定，如能在发生时马上追讨，是最好的，但如果因担心与债务人的关系，一拖再拖，可能变成最差。 最差，例如，在香港，通常都要一年半以上。

最好，当收到案件后，马上处理。

费用 如能马上收回，费用是最少的，但如计算机会成本，边际利润，商誉等费用就很高。 最差，法律费用很高，而且随着时间而增加，没有确定数目。 中等，于接案时，已订好费用。不成功，不用付佣金。

保障 / 最好。 如果委托正常的追债公司也有很大保障。

其他

企业往往缺少有经验的追账人员。 法律是根据文件及程序，不一定能胜诉，如失败，就增加损失；如胜诉，法庭并不会协助追账，只是确认了债权。 追账机构对当地的法律及商业习惯都很熟悉。

3．收账政策选择

表16-4 收账政策效果比较表

收紧的收账政策 宽松的收账政策

减少销售量

减少应收账款投资

减少坏账

增加收账成本

减少风险 增加销售量

增加应收账款投资

增加坏账

减少收账成本

增加风险

一个适合企业情况的收账政策，应该是对此消彼长的相关成本费用进行权衡的结果。

4．收账效果与客户关系

表16-5 收账效果与客户关系表 收账目标（效果） 可能导致的客户关系变化

理想制度下的最佳收账目标 客户对信用管理的支持，建立相互信任和规范化的合作关系

低成本地收回全部欠款 保持同客户继续合作的关系

立即收回客户欠款、减少损失 不在乎同客户的关系

适当允许客户延期付款 希望保持与客户的合作关系

部分追回客户欠款 同客户断绝往来

没有追回欠款、注销坏账 同客户断绝往来

破坏欠款客户的信用 给客户教训、断绝往来

【自检】

请针对客户选择适宜的追账手段、收账政策和期望达到的收账目标。

表16-6 针对客户选择适宜的追账手段、收账政策和期望达到的收账目标

客户名称 追账手段 收账政策 收账目标

5．针对不同类型客户的策略表

表16-7 针对不同类型客户的策略表

客户类型 相应策略 现有客户类型分析

长期、大客户 A．追账经理或财务经理上门追账；

B．优先解决争议和问题；

C．保障继续发货

一般客户 根据其信用限额，欠款超过X天停止发货。

高风险客户 立即停止供货；严密监控并追讨。

6．“妥协和果断”是避免损失扩大的必要策略

【案例】

1997年5月，我国一家专业机构接受了河南一家外贸企业(以下简称债权人)的追账委托。案情大致为：1995年债权人向意大利的某公司(以下简称债务人)出口皮革原料，开始采用信用证方式，最初一笔债务人及时支付了货款；随后在债权人要求改为承兑交单60天( D/A60)之后，便出现了拖欠，总计达28万美元。为此，债权人曾多次去函催讨并于1996年专门派人赴意大利催收，债务人均以各种借口拖延付款(虽然先后签订了几次付款承诺书，但均没有执行)。

接受委托后，该专业机构在意大利的代理机构即开展了调查和追讨工作。在向债务人施加了足够的压力后，1997年6月债务人同意立即还款，但提出了条件：按欠款额的80%偿还，共计22.4万美元，理由是企业市场状况不佳，当前还款能力有限。该专业机构在对债务人的经营和资产状况调查之后，认为情况基本属实，随即向债权人转告了债务人的这一条件，并提出他们的建议。然而在债权人方面，经各级领导讨论后决定，不能接受这一条件，坚决要求全款收回。债务人在得知这一消息后，马上撤回了立即还款的承诺，谈判陷入僵局。经过专业机构三个月的协调努力，1997年9月债务人再次同意付款，但表示只有50%的还款