信息技术与档案管理的有效结合

信息技术与档案管理的有效结合
笔者所在的南洋模范初级中学，得天独厚的人文环境
滋养培育着学校的人文气息，多年来形成交响乐和篮球的教
育特色，并在国际文化艺术交流和国内学生运动赛事中屡获
佳绩与好评。诸多的表彰奖励，带来大量的荣誉实物档案，
成为学校档案中的奇葩。本文结合运用信息技术管好、用好
荣誉实物档案的实践活动，就实现信息技术与档案管理的有
效结合进行初步的探索。

1 整合资源
近年本校获奖荣誉逐年增多，仅学校集体得奖就有数百
项、荣誉证书、锦旗、奖牌或奖杯等数量更多。出于宣传陈
列等工作的需要，荣誉实物不是马上就放在档案库房保存，
若不采用信息技术及时做好荣誉实物信息收集工作，会影响
荣誉档案管理和档案作用的发挥。因此除按传统的档案管理
方法外，对荣誉实物档案进行分类编号、粘贴档号标签外，
还要对其进行数字化加工处理。一般尺寸的奖状或证书，用
扫描仪转换为电子文件形式，扫描分辨率设置以600像素为
宜，既不会因为数据量太大影响存储，又能满足清晰度要求，
适合再次打印。图片最好以JPEG格式保存，以便网络传输和
今后利用时的剪切修改。奖牌、奖杯之类的3D实物，则要
用数码照相机拍摄，拍摄要选择相同的背景，既不要逆光，
也不能背光，形成的数码照片文件同样以JPEG格式保存。荣
誉实物有了替身的电子文件，既起到双保险作用，也实现了
档案信息的整合，为资源共享奠定基础。
学校还有大量的教师个人和教师辅导学生获奖的奖状、
荣誉证书、奖杯等属于本人所有的荣誉实物。这些荣誉从不
同的角度反映了学校各项工作的足迹，与学校的发展紧密相
关。因所有权关系，学校档案室只能接收这类奖状、证书的
纸质复印件，有时获奖本人把实物遗失或损坏了，在提供利
用时带来麻烦。因此，档案人员在征求获奖者本人同意的情
况下，借用实物原件，用扫描仪、数码照相机等设备，处理
成电子文件形式后再将原物归还，主动做好信息收集工作，
让这部分荣誉实物借助信息技术也能栩栩如生，更好地发挥
作用。
为便于掌握各年级、各部门获奖情况，跟踪做好荣誉实
物的信息收集工作，学校专门指定人员收集学生奖状、证书
复印件，做好获奖情况记录，编制获奖项目登记电子表格。
表格按照“科技类”、“德育类”、“学科类”、“体育类”、“艺
术类”等分类设计，记录了获奖学生所在届别、年级及班级、
辅导教师名字以及所获奖项的全称、等级等信息，并与奖状
（证书）复印件相对应。电子表格通过学校网络传输十分便
捷，对学校档案室整合信息资源做到了心中有数，也起到了
按时移交归档材料的提醒作用。
2 系统整理
对收集整合的荣誉实物档案信息，要进行系统整理，才
能做到及时准确地提供利用。实践中，一是运用信息技术搭
建基本框架。根据学校档案分类大纲，荣誉实物档案分为奖
状、证书、其他（奖杯、奖牌、锦旗及光荣册等）三类。据
此，可在计算机上创建相应的文件夹目录，文件夹下的案卷
目录按问题分类，案卷目录还可以与记载学校每年获奖情况
的分目录相互对照，方便查考。
二是运用信息技术做好基础数据整理，用Excel表格详
细记录每年学校集体以及教职工个人获得的各类奖项。表格
的项目内容越详细，就越能满足不同的信息利用需要。如设
置“所属类型”、“获奖类型”、“获奖级别”等选项，在提供
利用时，借助工作表的“筛选”功能，不管是以“所属类型”，
还是以“获奖级别”，或者以“教师姓名”分类，都能按不
同的需求编排生成所需信息表格。这些分类表格，为学校年
终总结、申报市、区级学科评比、教师节表彰以及迎接各项
工作检查，带来不少方便。
三是运用信息技术做好分类汇总。根据学校各项工作的
档案利用需求，设置专题文件夹，并将荣誉实物档案信息与
之挂钩。如在“组织沿革”文件夹下创建 “荣誉称号”目
录，并以年度区分，记录学校及教师个人每年的获奖情况，
与组织沿革的信息相互对照。每年生成的教职员工个人荣誉
档案目录，完整记录教师和职工个人获奖情况，与教工业务
档案交相辉映，提供参考便利。设置行政管理目录，记载“安
全文明校园和平安单位”、“市园丁奖”等荣誉称号；设置党
务管理目录，记载“好党员”、“优秀党组织”、“市三八红旗
集体”等荣誉称号；设置教学管理目录，记载“骏马奖”、“耕
耘奖”、“育人奖”、“优秀教研组”、“学科带头人”、“中青年
骨干教师”等获奖情况；设置团队目录，记载“优秀团组织”、
“一团一品”、“青年岗位能手”、“新长征突击手”的获奖情
况，如此等等，这些电子汇总表格从各个领域和不同的侧面
反映学校的全面发展，是客观的历史依据和重要的参考信息。
3 综合提供利用
档案管理的最终目的是为了用好档案，荣誉实物档案运
用信息技术可以实现综合提供利用，提高档案利用的效率和
质量。以每年生成的学校和教工个人获奖表格为例， 外观
上看似与其他表格并无差异，但它不仅仅是文字和数字的记
录，当鼠标指向它的选项“分类号”时，可以连接到相应的
荣誉实物图片上，提供更加生动形象的信息。这里运用的是
“超链接”技术，把荣誉实物的图像信息与表格数据连接为
一体。
综合提供利用在学校实际工作当中发挥了很好的作用，
每年年终学校绩效考核评估，将反映工作业绩的荣誉档案图
表文件上传至主管部门，可以显著提高工作效率；在各类工
作检查中，这些荣誉档案图表文件具有一目了然的效果，不
用档案人员来回奔波去库房调取实物，对荣誉实物也起到一
定的保护作用。学校曾接待一位毕业学生的家长，因孩子申
请去国外读书，对方学校听说孩子在校期间是篮球队的主力
队员，要求提供相关获奖情况和照片，综合提供利用很快满
足了学生家长的需求，及时解决燃眉之急。
根据日益增多的在校生和毕业生对荣誉档案的利用需
求，可以借助信息技术，将学生荣誉档案与学生学籍卡档案
实现有效的结合，方便提供利用。如创设“个人素材”文件
夹，将每个学生的获奖情况与学生学籍卡系统相结合，那些
需要提供学业或品学兼优表现证明的学生，不仅能开具成绩
证明，还能打印出各种获奖证书实物图片。同样道理，可以
为学校每位教职员工建立文件夹，把相应的获奖电子文件以
“快捷方式”与之相关联，为考核测评、职称评定、职务晋
升提供图文并茂的佐证。
4 注重安全
信息技术在给档案管理带来高效、便捷的同时，也有安
全性、有效性的软肋，一旦数据损坏或者信息泄露造成的损
失是不可弥补的。因此妥善保管、注重安全应当放到档案管
理重中之重的位置。
硬件设施是实现妥善保管、有效利用的基础保障。“工
欲善其事，必先利其器”，要把计算机硬件配置摆上重要议
事日程。数码照相机、打印机、扫描仪、光盘刻录机等都是
必不可少的设备，如条件许可，还应配备UPS不间断电源，
这样一旦发生断电，能够减少数据的损失。
做好档案数据备份是妥善保管和注重安全的重要措施。
运用信息技术生成的所有档案信息都要做好数据备份，学校
一般采用物理下载刻制光盘的方式，按学期刻盘备份。还可
以在学校网络服务器上开辟“档案管理”存储空间，提供多
重保障。
荣誉实物档案要按照特殊载体的要求，采取妥善的保管
措施。奖杯、奖牌、锦旗等要放置避光、防尘的盒内保存，
对光盘的保存也有一定要求，要根据学校的库房条件，尽可
能保持适宜的温湿度保管环境，避免长时间的强光照射。光
盘禁止长期平放或叠压，在刻制完成后应盒装竖立存放。要
建立定期抽检制度，每次抽检室藏光盘的10%，发现问题及
时采取措施。光盘每4年要重新拷贝，确保数据长期有效。
荣誉实物档案信息通过计算机网络传输时，网络安全须
格外注意，尤其是计算机病毒，对外来的移动设备必须先检
查有无病毒方可使用。信息提供要设置相关人员的级别权限，
充分保障档案信息的安全。
随着信息化技术不断运用到档案管理中，档案工作的效
率和质量不断提高，在学校各项工作中发挥了重要作用。