提高军队机关公文写作质量应注意的问题

纛囊　基　＿。。。。＿＿－　。。。　≯　鬻　黼　豢　文／赵培华朱杰　提高军队机关公文写作质量应注意的问题　军队机关公文，是军队机关在　处理公务中形成的具有法定效力和规　范体式的文书，是军队机关履行职能　的重要途径和形式。军用公文写作是　指撰写军队机关公文，从而组织管理　军队各级公务，对部队实施领导的过　程。军用公文写作是一项复杂而又艰　苦的工作，做好这项工作是对军队各　级机关工作人员的基本要求。这项工　作入门易，精通难，在军用公文写作　中应注意以下几个问题。　一、公文写作存在的主要问题　军队机关公文写作中存在的主要　问题有：　（一）格式使用不规范。机关公　文有其特定而严格的格式规定。这既　是机关公文的权威性、约束性和规范　化在形式上的体现，也是提高行文效　率和质量的可靠保证。尤其格式是必　备项，每份文书都不可缺少。如：发　文机关标识、发文字号、秘密等级、　公文标题、主送机关、正文、署名、　成文日期、主题词、抄送机关、承办　单位、联系人等项，在每份文件中要　素都应按规范写全。目前，机关公文　写作中的格式规定最容易使用错误的　主要有：发文字号、密级、公文标　题、用纸规格及版面、印章位置等方　面。如位置顺序错误、字号不对、密　级两字间没有空一格、自造文种和错　用文种等。如：“关于ｘ×事的请示　报告”，条例中是没有“请示报告”　这一文种的，只能用“请示”或“报　告”。还比如“给×××连队记集体　三等功的命令”，而“命令”在宣布　奖惩事项时，只适用于授予荣誉称号　这种情况。　（二）文种使用相混淆。新条例　在公文种类中，去掉了布告这一公文　种类，将布告与通告合并为通告，其　他文种基本上没有变化，只是做了相　应的调整。但其中有些文种比较接　近，在平时使用过程中容易出现混　淆，特别是请示与报告、通知与通报　以及决定、命令与指示这三种情况最　容易混淆。如：有时明明是需请示上　级机关解决某一问题的“请示”类公　文，却选择了情况“报告”。　（三）正文要素易遗漏。正文要　素易遗漏主要表现在拟制会议通知　时，时间、地点、人员、会议内容、　要求这几项没写完整或者遗漏，还有　的由于校对不认真，错别字、标点符　号运用不当等情况也时有发生。另　外，对首长意图领会不准是在拟制公　文时容易出现的最严重的错误。比　如，有些机关人员在受领任务时记录　不全或在整理过程中没有正确地领会　意图，归纳的思想与首长意图不符，　这些都容易违背领导意图。对首长意　图领会不准，那么拟制的公文就不能　体现首长的决心，无法作为部队行动　的依据，甚至容易对下级单位造成误　导，耽误工作。　（四）文字叙述有重复。公文叙　述用准确精练的语言表达完整的内　容。表达精练，问题集中，能给人以　鲜明的形象；而冗长繁琐，拖泥带水，　叙述重复往往会使公文表达不清。刘　勰在《文心雕龙》中说：“文以辩洁　为能，不以繁琐为巧。”现在不好的　文风在机关公文中仍然存在。有的公　文一个问题反复讲，却只会“画龙”，　不会“点睛”；有的公文语言缺乏提　炼和反复推敲，无病呻吟，无话找　话，凑字数凑篇幅，直接影响公文写　作质量。我们在撰写公文时，一定要　抓住重点，简明扼要，直截了当，单　刀直入“捞干货”，不要搞“穿靴戴　帽”，这样才能使人一目了然。　（五）语法概念多混乱。起草机　关公文要遵守语法规范。句子结构要　完整，必要的主语、谓语、宾语及附　加成分应完备，单旬、复旬必须分　清。如果违背了语法规范，就会出现　种种文理不通的现象，影响机关公　文内容的准确表达。如这样一句话：　“××法院对××判决，实在是罪有　应得。”是谁“罪有应得”呢？作者　本意是指罪犯××，但只因在表达中　不恰当地省略了后一句话的主语，将　两句话揉在一起，从而产生了歧义。　所以，系统地掌握语法知识并在写作　中正确地运用，是机关干部应该具备　的基本素质之一。　出现上述问题的原因是多方面　的，但主要应有以下几个方面：一是　写作理论知识不扎实。主要表现在：　在日常工作中不注重写作理论知识的　学习和积累，对新条例、新规定掌握　不准。二是工作态度不认真。对提高　公文拟制质量的重要性认识不足，存　在得过且过思想，工作态度不够端　

正。比如出现错别字、拟制文件时照　ｌ　黼　。　麟　麓　麟　抄照搬、应付差事等问题。三是领会　首长意图不准确。如有些机关人员对　首长意图领会不准，在拟制文件过程　中掺杂个人感情，随意加入个人的见　解等等。　二、机关公文写作的主要方法　简洁性是现代公务活动求实、求　简、求快的一种反映。随着信息化社　．会对信息传递效率要求的提高，公文　的简洁、精炼成了现代公文发展的必　然趋势。　（一）行文删繁就简。现在有些　文件的开头不是开门见Ｌｌ』，直入主　题。有的认为机关公文不能太具体、　太实际，不然就会缺乏普遍指导意　义，因而起草公文时，总是追求原则　化、理性化的东西。表面上看，这样　的材料立意很高，理论性很强，但　实际上却很“虚弱”，内容多是大　话、空话、套话，这样的文字材料写　得再多再好，也只是应景文章、表面　文章，对工作起不到有效的指导作　用。这是一种不好的文风，应删繁就　简，真正体现出公文实效性。机关公　文是用来指导实际　［作和解决实际问　题的，要言之有物，不讲废话。而有　些机关公文是要务“虚”的，但必须　有的放矢，避免泛泛而谈，空话连篇，　要做到言简意赅，保持准确、鲜明、生　动的文风，反对空洞无物、似是而非的　空话、假话和废话。同时，由于公文主　旨和观点的需要及文种的不同要求，材　料应详略得当，甭则会让人感到内容　宽泛，不得要领。总之，公文的实用性　要求公文语体要讲求效率，正如刘勰在　《文心雕龙・议对》中说：“文以辨洁为　能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不　以深隐为奇，此纲领之大要也。”　（二）语言简短精练。文件内容一　定要一针见血，开门见山，使人一目　了然，不要绕圈子；主题要集中、突　出，不要面面俱到，包罗万象，不能　什么问题都要在一个公文中解决，最　好是一事一文，切忌意义重复和交　叉；同类观点和内容要集中写到一处，　语言要平易、朴实、简洁，要讲究语　法修辞，讲究文法，文字要准确、精　练。公文是实用性极强的文体，为了　直接说明情况、提出要求，便于受文　者理解和办理。这就要求在公文中常　采用陈述句和祈使句，因为这两种旬　式能增强语言的表意功能，并且使人　一看就明白，做到了文字简洁明白，　干净利落。同时，要力争做到用尽量　少的语言表达尽量多的内容。撰写公　文，要力戒过多使用长句。　（三）用好专用语言。公文专用　语一般都有特定的含义，在长期写作　实践中形成了言简而意丰的特点。能　起到简练作用的公用专用语汇大致有以　下几个方面。一是开头用语：兹、据、　经等。二是称谓用语：本、贵、该等。　三是表态用语：同意、照办、即办、当　即执行、坚决贯彻等。四是引叙用语：　闻、悉等。五是谦敬用语：承蒙、不胜　等。六是总结用语：总之、综上所述、　对此、为此等。七是希望用语：希、请　等。八是结束用语：此、特此、望、盼　等。以上表述，词简意准，便于理解。　（四）恰当运用古语。大量的古　语精华正合乎公文语言简洁凝练、表　意确切的要求。如《论语》中的“温　故知新”“见贤思齐”“不耻下问”，　《孟子》中的“天时”“地利”“人　和”“苦其心志”“浩然之气”，魏征　《谏太宗十思书》中的“居安思危”　等，诸如此类不胜枚举。如果把这些　古词语恰当运用到公文中，不仅使文　章表达精练，而且还增加了文章的文　化底蕴。　三、机关公文写作的基本要求　机关公文写作的基本要求是：　（一）材料要准确真实。机关公　文中所用的材料、史料、数据必须绝　对真实可靠。所引用的事实情况必须　完全符合事物的本来面目，所用数字　必须准确无误。材料只有真实准确可　靠才具有权威性和指导性。否则，就　会起误导作用，甚至会犯政治性锘　误。所以，在起草公文之前，要广泛　搜集材料，充分查找根据，并反复对　材料进行核实。　（二）观点要鲜明正确。机关公　文的主旨要明确，要解决什么问题？　达到什么目的？怎样解决？提倡什　么？反对什么？要十分明确具体，不　能含糊其辞，模棱两可，似是而非。　特别要注意文件内容所表达的政治观　点、政治方向、政治原则等大是大非　问题是否正确，同党和政府的政策、　法规是否相一致。每一项公文都是针　对其要解决的具体问题制定的。这些　问题往往涉及到各个方面，受具体政　策所制约。机关干部不仅要注意政策的　提法是否准确地体现中央的方针政策，　而且要注意与其它方面的具体政策协调　一致。不能只顾本机关、本单位而忽　视、违反上级和其它部门的文件规定。　（三）思路要清楚合理。分析问　题、阐明道理是公文写作中的重要内　容。公文要做到以理服人，关键在于　要合乎逻辑、译述严谨。要符合事物　的客观规律，具有科学性。同时要符　合人们思想的一般规律，便于人们　接受。机关公文要归类合理、条理清　楚、层次分明，要讲究章法，要注意　事物的自然顺序、概念之间的归属和　前后左右的制约关系，如果思路不清　楚、不合理，文件的内容则会像一团　乱麻，让人无所适从，无法执行，公　文的执行性就会大打折扣。　（作者单位：角年放军装备指挥技　术学院）