信息化商务秘书考试大纲（二）档案管理档案管理
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1 、档案概论
了解
1 、了解档案的定义、属性、作用、价值以及档案价值实现的规律和我国国家档案全宗的基本构成。
2 、档案工作概述
了解
2 、了解档案工作的内容、性质，掌握档案工作的基本原则，了解各种档案机构的性质和任务。
3 、文书档案管理
重点
3 、掌握档案整理工作的内容、原则，了解全宗和立档单位的概念，重点掌握全宗内档案的分类方法和立卷方法，掌握档案鉴定工作的内容、原则，了解档案保管期限表的含义和类型，了解档案保管中的“八防”要求，了解档案利用工作的含义、要
求和方法。
4 、科技档案管理
了解
4 、了解科技文件的积累方法和立卷方法和归档制度的内容，了解科技档案的分类方法。
5 、人事档案管理
了解
5 、了解人事档案鉴别、分类、查阅借用、转递的基本要求。
6 、电子档案管理
重点
6 、了解电子文件的定义、类型、特点，掌握电子文件归档的有关规定，了解电子文件的整理、鉴定、保管、利用的基本要求。
信息化商务秘书考试大纲（三）人力资源管
理
人力资源管理
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1 、人力资源管理概述
理解
1 、掌握人力资源定义、特点；掌握人力资源管理的定义、内容体系和任务；人力资源管理的演变。研讨人力资源是第一资源，并结合自己谈谈对人力资源工作的认识。
2 、人力资源规划
理解
2 、人力资源规划的概念及意义；人力资源规划的内容；人力资源规划程序；人力供需预测；研讨如何进行预测人员供给及人力供需平衡。
3 、职务分析
重点
3 、职务分析的基本含义和内容；开展职务分析的关键技术；工作分析步骤；职务分析的技巧。研讨如何进行职务分析并结合自己的职务撰写职务说明书。
4 、员工招聘
重点
4 、员工招聘定义；员工招聘的程序；员工招聘的方法；员工选拔方法；面试；情景模拟；测试。研讨识别人员的方法。
5 、员工培训
重点
5 、培训的概念与意义；培训步骤；培训的内容；培训方法；培训效果评估。研讨培训需求如何识别，培训计划书如何写。
6 、员工考核
重点
6 、绩效考核的概念和主要作用；绩效考核步骤；考核项目与标准设定；绩效考核的原则；绩效考核的方法；考核中常见的心理因素。研讨秘书岗位的考核办法。
7 、薪酬管理
了解
7 、薪酬的定义和构成；薪酬的作用；影响薪酬的因素；薪酬制度的制定原则；薪资的设计步骤；研讨对不同岗位的薪酬结构的不同要求。
公司档案信息化建设发展规划 为了加快我公司档案信息化建设步伐，提高档案管理的现代化水平，根据山西省企业科技事业单位档案信息化建设要求，结合我公司实际情况，特制定档案信息化建设发展规划。 一、指导思想 以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应改革开放和现代化建设对档案事业发展的要求，转变工作职能，提高办事效率；以需求为导向，以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，提高公共服务；积极推进档案资源数字化、信息化、网络化进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为我公司三个文明建设服务。 二、奋斗目标 积极推进电子文件的归档和电子档案管理工作，全面推进档案管理的现代化、数字化建设，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展档案数字化、网络化建设，以适应社会信息化发展的需要。 1、配备和完善档案信息化建设的基础设施，使归档文件和档案管理向数字化、现代化发展。 2、电子文件归档，档案管理自动化建设取得较大的进展。 3、室藏档案数字化向档案信息网络化转化，使档案信息资源传输网络化、服务在线水平得到提高，实现信息资源共享。 4、形成档案信息安全保障体系，规范档案管理和档案信息利用行为。 三、主要建设任务 根据现有条件和工作需要，拟采取基础设施建设和资源建设三步走： 第一步：完善档案信息化基础设备。全面配备输入设备（计算机、高速扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘设备、绘图仪器等），同时配备档案管理应用软件，使档案归档、管理现代化。 第二步：对档案室藏档案和资料条目录入计算机，并建立机读目录数据库，实现计算机编目和检索查询利用，逐步实现从文件的形成、公文管理、归档到档案的保管、管理利用的全面电子化和数字化存储，实现无纸化办公。 第三步：利用局域网，根据使用需要逐步与向公众网上开通档案信息，建立网页或网站，依托网络平台，对外发布公司档案信息或查询外界档案信息，形成档案信息资源共享。 四、主要保障措施 1、加强组织领导 为确保档案信息化建设工作的顺利开展，建立档案信息建设领导组及办公组织机构，实行工作目标责任制，分工负责，责任到人，保证档案信息化建设工作落到实处。 2、完善和规范标准 制定统一的电子文件归档，档案信息管理标准，完善电子文件的安全保障措施，以确保档案网络化给档案信息安全带来负面效应。 3、增强资金的投入 为确保档案信息化建设工作的顺利发展，公司在全力自筹资金的基础上，同时积极争取多方的重视和支持，为档案信息化建设工作提供良好的资金保障。 4、提高队伍素质 （1）、积极选派专兼职档案员参加上级组织的业务培训，进一步提高专业技术水平和分析、解决问题的能力； （2）、组织各部门兼职档案员进行信息化知识培训和计算机实际操作技能培训，切实提高有关业务人员的信息技术知识和技术技能，以不断适应档案事业发展的需要。
网络化?电子化?数字化 办公室业务?office opertions 109 办公室业务2012?9 文/吉林省四平市运输管理处 毕静杰 如何实现档案管理信息化管理 【摘要】信息化技术的不断向前发展，已经对各行各业产生了极大的推动的作用，作为国家重要战略信息资源的档案管理，更是具有很高的经济以及社会价值。本论文首先论述了档案信息化管理的必要性，重点论述了应该如何管理实现档案管理信息化。 【关键词】信息化建设；档案信息化；档案智能化 档案的管理工作是各级行政机关单位的一项重要工作。随着经济和社会的发展，基层行政机关档案管理工作也发生了质的飞越，从纸制档制向电子档案的过渡，由单一保管模式到如今的多元化保管模式的转变，档案人员素质和专业水平的整体水平日益提高。但是在信息化社会的背景下，利用更高效的信息化手段实现更有效的管理和利用是更好的适应社会发展需要的关键问题。 一、信息化管理档案的优势 （一）新形势下档案管理的新特点 当前国内的大部分企业、机关单位信息主要都是以纸制的实物形式保存的，而随着档案内容的进一步拓展，档案的内容、及存在形式已经发生了质的变化，其实际内容已经大踏步的赶超了传统档案的内容。而当《电子签名法》成功颁布实施后，档案文件中已经出现了很多非纸质文件，且具备法律执行力的电子内容。虚拟形式的电子文件使档案的存在从实物中过渡出来，使图片、文字等这些静态资料扩展到视频、音频等动态资料。 （二）电子档案管理的优势 档案通常都需要长时间的存储，但是传统档案的纸质文档，受虫蚀、潮气、火灾等影响较大，同时在存储环境、档案维护方面投资相对较大，而当档案长期重复调阅就极易出现破坏或丢失，这些问题对传统档案管理来说都是很难克服的问题。然而档案信息化管理的出现对于这些问题的解决优势明显，具备避免了上述大部分问题，只需利用服务器对数据进行存储，不存在灾害、调阅丢失等问题，这为档案信息化管理提供了很大 空间。 二、实现档案管理信息化管理的方法 （一）配备统一的信息化设备 档案管理信息化管理就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，就是将纸质档案信息转化为数字化信息，毫无疑问，需要达到这一要求就离不开虚拟网络的形成，而其中硬件的统一化配备是最为关键的前提。完成档案部门计算机管理系统全覆盖，为机关、企业配备准、快、全的档案信息，计算机可以说是当前最可靠的应用工具。利用现有的计算机档案管理系统可以实现：对档案信息自动编目以及检索、对档案进行自动全文存储以及检索、档案业务及工作管理、计算机辅助立卷、档案的自动标引，以及对文档信息系统的一体化管理等。 采用高容量载体对档案信息进行存储。随着单位的档案数量的逐步增加，档案部门有时也面临比较大的库房压力，以及对于之前档案的自然老化以及不可避免的损害难题，这就需要运用大容量的载体对档案信息进行存储。我们可以运用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统进行档案的存储，通过以上方式可以有效解决档案信息存储难的问题。此种方式在解决存储容量的同时也能使相关工作部门提高工作效率。 （二）建立规范的管理机制 为明晰档案信息管理工作的对应责任，实现档案数据安全高效运行，就需要以当前的实际情况为基础，建立符合实际的、规范的管理机制，这里应该主要形成档案管理制度以及管理标准的管理。 1.对档案管理制度进行改革。相关档案管理部门应根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的具体要求，制定适应当前形势的档案信息管理制度。一是完善档案管理业务的整个流程以及相关的技术规范，对电子档案工作这具体环节和步骤进行细化并仔细研究;二是制定必要的相关措施，保证对档案特别对电 子文件和电子档案的安全和完整，可以适当做一下档案信息的备份工作，着重加强对电子档案的还原系统的研究。 2.档案管理标准的统一化。档案信息管理急需标准规范化。档案管理的标准化应具备：档案统计标准、整理标准、服务标准以及各项技术标准等。一旦没有对应的标准支持，正常建立档案数据库中的信息资源就无从谈起；一旦没有统一的标准去规范行为，只是自行其是，档案信息网络的畅通的应用一样无从谈起，更不要谈到档案信息的资源共享了。 3.档案资源数字化。档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。随着科技的不断发展档案管理水平也在改进中，机关、企业档案信息化管理建设必将向规范化、完备化发展。档案管理信息化是一个崭新的理念，企业发展重要的信息资源和管理系统必将由数字档案馆实现，将来的档案信息资源服务也会更加快捷、方便、准确，利用网络信息资源共享平台实现企业更高价值和更高层次的信息服务。 三、结束语 企业档案信息化是适应企业档案管理发展的必然要求，是一个综合性很强的系统工程，更是任务相对繁重的工作，信息化管理的实现不能只依靠计算机技术人员来实现，而是要从全局出去，整合企业管理人员不断加入。信息化社会的逐步形成，档案部门也需要克服更多的困难，适应其他行业的同步快速发展，这样才能满足社会发展需要，更好地实现服务社会。 参考文献： [1]陈登玉.对做好新形势下办公室工作的思考[J ].办公室业务,2012年第3期. [2]姚岚.新时期医院人事档案管理的现状与对策[J ].办公室业务,2012年07期. [3]曹丽华.开展机关档案室“星级达标”工作的几点体会[J ].云南档案,2006年05期.
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
工程档案管理信息系统需求说明书 一、目的 通过建立透明、相容、一致、易查和全面的工程档案管理系统，将与工程档案相关的信息统一地管理起来，为企业在工程档案管理中提供便利的系统支持，并使系统对项目资料人员起到约束规范，使其一次输入，多次使用，避免造成人员浪费，减轻工作人员的工作负担,更加方便的进行工程档案的查询和利用。 二、系统简介 通过建立工程档案管理系统，使该系统在资料员在项目本部通过信息录入或导入，对资料进行整理，完成预立卷，自动生成案卷硬封面、软封面、签字页、卷内目录、卷内备考表、案卷目录（案卷级目录及文件级目录）、案卷脊背、移交签证、审查人员名单、移交清单，实现火电工程竣工档案案卷脊背的编制及裱糊工作，在移交过程中，项目资料人员可将系统中已形成的预立卷部分导出，并在机关本部，通过在线接收系统，导入总部档案系统，总部档案人员接收验证完毕，即可完成档案移交工作。系统形成电子档案室，并实现在线利用，如查询、统计、分析及打印，提高工程档案的使用效率。 三、功能模块说明 1、工程档案录入模块 选择所要输入的工程资料所在分类号，自动生成流水号，并自动生成卷号，然后输入工程档案其他信息，提交即可。模块中涉及对已输入资料信息修改、删除和查询打印的功能。 2、工程档案导入模块 项目资料人员通过系统提供模板，输入工程建设过程中所产生的资料，然后通过该模块，选择数据源，选择对应表，将资料导入到系统，形成预立卷。 在移交过程中，资料人员将整理好的信息导出，然后离线导入到总部系统中，总部档案人员整理接收，形成正式工程档案。 3、工程档案在线利用模块 形成的工程档案，通过该系统进行查询、打印和统计。 4、系统管理模块 该模块包括： a）系统操作人员的维护; b）权限设置;
论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设 最近几年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。本文分析了基层烟草分公司档案管理中存在的问题，并提出了有效地改进措施。 标签：基层烟草分公司档案管理信息化建设现状对策 现代信息技术的发展随着计算机和网络技术的进步而发展，在信息化时代，传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要，利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求，也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在档案管理中运用计算机技术，是档案管理工作走向办公自动化的必由之路。而且，把计算机技术运用于档案管理中，是高科技对管理现代化的重要提升，它具有传统的手工管理方式所不具备的明显优势，比如，可以快速的进行信息检索，准确的查找需要的资料，可以存储海量的信息，使用周期较长，对信息的保密性好，管理的成本较低等，这些优势提高了档案管理的工作效率，将档案工作人员从传统的繁琐的手工作业中解放出来，提升了管理的水平，减少了人力、物力、财力在档案管理中的投入，改变了我国档案管理与发达国家之间的差距，使档案部门的管理走上科学化、现代化、精细化的管理道路。 1 基层烟草分公司档案管理的现状 1.1 档案材料不够精确 因为缺乏专业的档案管理人员，再加上部分人员工作态度主观随意，由于一些单位、人员的工作经常变动，导致基层烟草分公司档案的记录时常中断，缺乏统一性，有的甚至出现信息错误，档案的不完整性使档案管理没有权威。 1.2 档案管理的硬件落后 基层烟草分公司的档案室大多设备不到位，没有实行电子联网，依然用手工操作的方式进行档案检索和利用，多样化的档案信息无法实现网上共享。 1.3 档案管理人员的素质有待提高 档案管理是一项系统性工作，具有很强的政策性和规范性，需要管理人员具有一定的政治素养和专业技能。然而，一些基层烟草分公司档案管理人员缺乏专业的工作技能，没有接受过专业培训，有的兼任多份工作，没有时间和精力对档案进行规范化管理。 2 提高基层烟草分公司档案管理工作信息化建设的对策 2.1 应用计算机技术实现档案的现代化管理
公司档案分类管理办法 1总则 1.1制定依据 本办法依据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1992]20号），结合 各类别档案的管理办法，以公司全部档案实体为对象，依据主营业务 和管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围， 建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。 1.2分类管理原则 分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。 管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。 1.3适用范围 本办法适用于股份公司总部、事业部、子企业、驻外机构。 2分类规则 2.1全宗号设置 2.1.1全宗：是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机 整体。 2.1.2全宗号：是立档单位的唯一编号，通常由档案馆或上级档案机构给定， 股份办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。 2.1.3全宗号结构：由4位数字标识，全宗号定至股份三级子企业。全宗号 前两位为二级子企业顺序号，后两位为三级子企业顺序号。专业公司 由托管工程局按照三级子企业顺序给定全宗号。驻外机构由海外事业 部根据全宗号规则给定全宗号并报股份办公厅备案。各级非法人分支 机构不单设全宗号，只给定机构代码号。所属子企业全宗号及分支机 构代码号见附件1。 2.2类目设置 2.2.1一级类目共设9个，即企业管理类、工程项目类、科研开发类、房地 产（基本建设）项目类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产 品生产类、其他类。一般情况应保持稳定，不得改变。
2.2.2二级类目根据一级类目所限定的基本范围和具体内容，采取不同的分 类方法而确定。已经设定的二级类目一般不予变动，如需增设二级类 目需报上级档案部门确认后方可修改。 2.2.3各单位可根据有关规定和实际情况自行设置三级类目，一般不宜超过 三级类目。 2.2.4类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一 级类目或二级类目，没有档案的类目可空号不用。 2.3分类方法 2.3.1企业管理类不设二级类目。 2.3.2工程项目类的二级类目按工程程序设置。 2.3.3科研开发类不统一设置二级类目，可按科研项目自行细分。 2.3.4房地产（基本建设）项目类二级类目按建设开发阶段设置。 2.3.5设备仪器类不统一设置二级类目，可按设备种类或单机自行细分。 2.3.6会计档案类二级类目按文件形式（名称）设置。 2.3.7人事档案类二级类目按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离 人员设置。 2.3.8产品生产类不统一设置二级类目，可按产品型号或生产项目自行细分。 2.3.9其他类二级类目细分为信用档案（印章纳入信用档案类）、声像档案、 电子档案及企业根据需求设置的其它档案类别。 2.4标识、编号及排列方法 2.4.1标识符号：档案分类中的类目标识符号一律采用英文字母与阿拉伯数 字标识。 2.4.2一级类目的类目号采用大写英文字母标识。 企业管理类--------------------------A 工程项目类--------------------------E 科研开发类--------------------------F 房地产（基本建设）项目类------G 设备仪器类--------------------------H 会计档案类--------------------------I
做好档案信息化管理工作的策略 【摘要】大数据时代，对档案信息化管理带来了一定的挑战，随着物联网和互联网技术的进一步推广，机关单位在工作过程中产生了大量的数据，如何在大数据时代做好档案的信息化管理是机关单位需要研究的重点问题。本文针对这一方面的内容进行探讨和分析。 【关键词】大数据时代；档案管理；信息化 对档案进行管理是机关单位工作中的重要组成部分，也是保证机关单位正常运行的重要文件资料。长期以来，档案管理受到技术水平的影响，使用传统的档案管理方式已经不适用于时代快速发展的要求，在机关单位发展过程中，传统的档案管理方法在人力、物力、财力方面管理能力都比较低，档案使用的价值远远没有发挥出来。在大数据时代对档案进行信息化管理，应该充分利用信息化技术的优势，改变传统的管理方法，找到更适合时代快速发展的管理模式，创新管理措施。 一、档案管理信息化的优势及作用 （一）分享资源便利，工作效率提升。互联网时代的到来，主要得益于网络数据和信息技术的快速发展，这在一定程度上给机关单位档案管理提供了便利。在档案管理过程中，管理人员可以充分利用网络技术，对各项档案信息进行有效的采集、归纳、整理、储存，提高数据信息的有效性，从而提升档案管理的工作效率。（二）快速备份有用信息。使用传统的档案管理方法，由于受到自然灾害、人为因素等影响，会导致存在一定程度的破损或者损毁，所以使用以往的管理方式，经常会导致机关单位档案出现储存不全面或者档案的安全性受到威胁。将信息化技术应用到档案管理以后，对于档案储存的物理空间也减少了依赖和需求，而且使用信息化技术可以快速将档案信息进行复制备用存储，这也在一定程度上提高了信息档案的安全性。（三）有效查询使用档案。管理部门的重要任务是为档案信息提供查阅以及信息的搜索服务，以前对档案进行管理每一项操作都是根据纸质文件来完成的，需要使用人力完成信息的查阅和搜集工作，需要消耗大量的时间，而且很难保证信息的准确性。使用信息化技术后，对档案进行查询时，可以在信息化系统内快速找到关键的信息，而且还能够提供信息的搜索和利用功
公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部
门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分
创新档案管理理念实现档案管理信息化 摘要】档案是最重要的信息资源，是信息的重要载体，也是了解某件事物的一 个重要工具。在新时代背景下，档案管理也在不斷进步，所以创新档案管理理念，实现档案管理信息化是非常有必要的。同时，创新档案管理理念、实现档案管理 的信息化对资源的发展和利用有着非常大的好处。 【关键词】档案管理;理念;创新;信息化;管理;效率 随着社会的不断进步和科技的快速发展，现代档案管理，尤其是只依靠人工 调卷和人工检索已经无法满足时代的需求。如今，档案管理的目标就是通过将远 程通信技术、网络技术、数字化技术等一系列现代化的先进技术结合在一起，形 成一套完整的服务体系。并且以此为基础，实现信息资源的共享和档案信息的远 程传输。使人们在管理和查询档案时更加便捷。 一、档案信息化管理的优点 （一）办公效率明显提高。在传统的档案管理工作中，主要是依靠人工手动 操作完成记录，然而信息化则是引入了计算机软件，为文件资料的储存和收集提 供了很多的便利条件，从而使档案管理的办公效率有了明显的提高。 （二）实现了资源的共享。档案的传统人工手动操作管理无法实现资源共享，这样不仅会让档案资源的利用率大大降低，还会降低档案资源的利用价值。而且 由于档案资源的无法共享，也会给信息和文件的查找带来很大的障碍。而应用计 算机软件的信息化管理技术，则是将每个单独的信息档案目录和内容进行分类汇总，使之成为一个体系，这样会大大提升档案管理的效率和质量。利用网络平台，将档案信息网络化、数字化、智能化，从而实现档案资源的共享与利用。 （三）提高了信息传递的速度和安全性。在日常的工作生活中，总会出现信 息传递的过程中文件丢失或者损坏的现象，这给档案管理人员的工作开展带来了 不便。而档案管理的信息化，则能够使文件在传输的过程中更加安全，并且传递 速度更加快速。 二、实施档案信息化的措施 （一）完善档案信息资源管理制度。根据如今档案信息化的现状和对未来发 展方向的定位，把握时间制定合适的标准，建立一个具有发展空间的档案信息化 标准是十分重要且必要的。在实现档案管理信息化的过程当中，构建档案管理信 息化标准体系规范准则时要遵循以下几个原则：兼容性原则、开放性原则以及系 统性原则。兼容性和开放性是指档案信息化的标准和信息技术行业与档案管理行 业相互匹配的同时，对各项开放性标准有所控制，避免重复工作。系统性原则是 在充分发挥各个标准的规范作用的条件下，加强各个标准之间的联系和补充，使 整个制度成为一个完整的体系。我们要注意的是，在完成档案信息化标准体系的 同时，也要完善档案数据标准体系、档案信息资源标准体系和档案信息管理应用 体系。在构建档案信息资源管理制度的同时，要不断去拓展电子档案的功能，优 化资源库和软件系统。对于一个企业来说，档案是否能够充分利用、是否合理管 理是非常重要的，而一个企业如果管理机制不健全，也会对档案的管理带来很大 的不便之处与麻烦。档案工作在整个企业运营中承担着“后勤”角色，虽不在前“冲 锋陷阵”，但它固有的特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用，是企业发展的有力支撑。因此各个企业都应该尽量建立相应的管理机制，建立起条理清晰的 管理体系，使档案得到有效的利用和科学的管理，从而让企业档案可以充分发挥 作用，能够更好地为企业发展贡献出力量。
工程造价咨询信息化管理及档案管理规则 第一章总则 第一条为了规范我省工程造价咨询服务信息化和档案管理工作，明确工作责任，维护各方合法权益，提高造价咨询业务质量，根据本省实际情况，特制定本规则。 第二条工程造价咨询信息化管理包括工程造价信息数据库的建立、工程造价软件使用及咨询企业管理系统的建立，利用计算机及网络通信技术为工程造价咨询信息化管理服务。 第三条工程造价咨询信息化管理应贯穿建设工程项目的全过程，包括投资估算、设计概算、施工图预算、合同价确定、工程计量与支付及竣工结（决）算，对所收集的工程造价信息资料应及时处理，并应用于工程造价的确定、审核及成本分析等环节。 第四条工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。 第五条造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。 第二章归档原则及内容 第六条造价咨询档案立卷必须遵循以下原则： 1．遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系； 2．正确分析和鉴别文件材料的保存价值，确定保管期限，工程造价咨询档案一般定为短期。咨询合同约定有特殊要求的可定为长期或永久； 3．按委托项目分别立卷； 4．卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备； 5．卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。 第七条造价咨询档案归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。 1．咨询成果报告
浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业
- ××企业档案分类方案 一、为加强XX企业档案管理，促进企业档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为企业生产和经营发展服务，特制定本分类方案。 二、本方案依据国家《企业档案工作规范》等档案法律法规制定。 三、本方案规定了企业档案分类的原则和方法、档号标识及文件材料归档范围和保管期限表 四、档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、机构职责结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。 五、本方案将企业所有档案分为6大门类 1、文书档案：包括经营管理类、生产管理类、行政管理类、 党群管理类 2、科技档案：包括项目建设类、设备仪器类、科研开发类、 产品生产类 3、会计档案：包括会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类及 其它 4、声像档案：包括照片、录音、录像、光盘 5、实物档案：包括奖品、纪念品、印信、礼品、字画 6、人事档案：包括在职、离退休、死亡干部职工 具体类目名称及标识符号见下表：
基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置 设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置
六、文书档案整理方法及档号结构说明 文书档案按照《江西省归档文件整理规范》，结合本企 业实际，采取年度-问题-保管期限分类方法进行分类整理。 将归档文件材料收集齐全后，分年度、按问题、分保管期限（永久、30年、10年）分别排列编件号。档号由全宗号、年度、问题代码、保管期限、件号组成，用“-”连接。其中， 保管期限为永久、30年、10年。例如： X001-2006-DQ-D30 -006 件号 保管期限代码（永久Y，30年D30，10年D10） 分类号（问题代码） 年度（4位数） 全宗号（4位数，无全宗号可以不填） 七、科技档案整理方法及档号结构说明 科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）等档案法规标准整理。档号由全宗号、
深究财务档案管理信息化建设 随着信息网络的迅猛发展,文件档案的信息化管理已经渗透到各行各业。而对水利建设工程来说,资金投入量的增加、资金投入主体的多元化、水利项目建设的繁复性都对水利建设的财务档案管理提出了更大的要求和挑战。 1财务管理信息化的必要性 (1)财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。 (2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务
文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。 2财务管理的问题及解析 (1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节
企业档案管理制度体系 1.总则 为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。 2.档案归档制度 2.1.适用范围 公司档案主要包括：1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。 2.2.文件资料的形成和归档。 2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积累、和归档;各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、和归档工作。
2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行，以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、、立卷归档。 2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。 2.2.1. 3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责，于第二年六月底前移交档案室进行分类、、立卷归档。 2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集，以承接项目全部完工后进行，以产品入库时间为准两个月内、立卷移交档案室归档。 2.2.1.5.科学技术研究档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规则》11.6进行、组卷，并向档案室移交归档。
2.2.1.6基建档案，在基建项目竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。 2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规则》11.8进行、组卷，并在两个月内移交档案室保管。 2.2.1.8.会计档案，由财务部按《分类规则》11.9装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。 2.2.2.资料归档的基本要求 2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。 2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。 2.2.2. 3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。
1、题型：判断题分值：2 照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。 正确 错误 答案正确 2、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：2 在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。 正确 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。
错误 答案正确 5、题型：判断题分值：2 数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。 正确 错误 答案正确 6、题型：判断题分值：2 信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。 正确 错误 答案正确 7、题型：判断题分值：2 数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。
错误 答案正确 8、题型：判断题分值：2 如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。 正确 错误 答案正确 9、题型：判断题分值：2 内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。 正确 错误 答案正确 10、题型：判断题分值：2 广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。 正确
企业档案管理信息化建设的现状及对策 摘要所谓的档案信息化，从专业的角度来看，即通过利用信息技术、网络技术以及计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理以及处理等，充分满足社会及群众的多元化、个性化需求。档案信息化建设是同一种信息载体、管理、检索及存储变化的一系列动态过程，亦是建设信息数字化的必经之路。在当前的社会背景之下，档案管理信息化建设极为重要，不仅能够提高档案管理工作的质量及效率，同时亦具有推动经济、社会可持续发展的作用。本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困境，提出了有效的解决策略，期望可对相关领域有所裨益。 关键词档案管理信息化建设普遍问题对策 一、引言 众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。 二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题
1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄 相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。 2、企业档案管理信息载体形式多元化 在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。
信息化背景下如何做好档案管理工作 作者：张凤丽 来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第6期 文/吉林省大安市档案馆张凤丽 【摘要】随着信息技术的深入发展和广泛应用，档案管理模式已经从实体管理向数字化管 理转变，电子信息档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，但如何更好地做好电子信息档 案管理工作，变得更加重要，这需要我们对档案信息化管理有深刻的理解和认识。 【关键词】档案管理；优势；缺点；信息化 一、档案信息化管理的特征分析 （一）信息传递方便高效。很长一段时间内，档案管理工作会接触大量实物档案，因此难 以保证在相同的时空和位置开展集中审视，档案使用效率不高，不过伴随高新技术的持续进步，通过数据库等管理档案资料的方式受到了更多人的青睐，能够借助移动互联网等工具实现档案 资料共享，同时也不用因为时空等外部条件限制影响使用效率，能够在同一时间内实现档案数 据的全方位和远距离传输搜索，极大提升了档案的利用率和综合效益。 （二）投入的费用较少。之前在管理档案时往往会消耗大量的实物资本，同时在采集整合 和使用档案时也需要投入一定的劳动力成本，因此完整的档案管理工作结束后往往会付出较多 的费用。电子档案的出现极大解决了因为费用过高增加组织经济负担的问题，这一类型的档案 在工作各个流程中只会涉及具体数据，并要求在联网的条件下开展相关工作，极大压缩了在实 物和劳动力等各方面的成本费用，同时又能借助新兴技术实现对档案的高效化管理。在实际使 用方面，比之前的档案处理环境更加严格，避免纸质档案的腐烂、磨损等，但是电子档案则完 全不用考虑上述问题，不过也需要保证网络环境的安全性，避免黑客入侵等造成档案资料外泄。 （三）电子档案对网络环境安全性的要求更高。尽管电子档案有纸质档案无法比拟的诸多 优点，不过因为互联网本身的共享和公共属性，档案资料在联网的条件下也很容易传输和搜索，一旦遭遇黑客袭击，那么档案文件处于极其危险的境地，病毒等迅速扩散和破坏电子档案运输 的全过程，严重的甚至会危机档案数据库，部分电子数据因为受到不合理使用成为部分人牟取 暴利的工具，进而不利于整个档案管理工作的有序进行。 （四）档案数据化对软硬件设施的配置要求更高。实现档案的信息化管理前提是配备安全 稳定的网络环境、专业管理工具和装置等，因此也需要投入一定的费用。因为电子档案的储存 时间较长，稍有不慎就可能使得档案陷入不安全状态，影响档案的保存。举个例子，当存储档 案的电脑使用年限到期、装置受损等，这些都会危及到电子档案的安全，所以相关员工应该有 较强的风险防控意识，按期检查和护理组织中的硬件设施，确保电子档案的长期保存。之前通 过实物等方式储存档案的方式，远远滞后于时代发展形势，因此也将逐步被淘汰。 二、提升档案数据管理效率的具体措施 （一）调整滞后的管理模式，与时代管理思想同步。这些年，信息时代的到来使各行各业 都加速了转型步伐，档案管理工作同样遭遇前所未有的变革危机，但也预示着存在新的发展契机。之前很长一段时间里，档案管理工作效率一直无法得到实质性提升，也很难与当前的档案 管理任务有效对接，所以相关工作人员应该及时摒弃滞后的档案管理方式及思想，自觉学习利 于提升工作效益的相关软件工具，借助前沿的电子装置和高新科技实现档案信息资料的有机管理，创造新型的档案资料数据库，持续优化对不同档案文件的高效管理，增强档案管理的时效