大件集团用友ERP-NC财务管理信息系统用户操作手册前言用友NC产品原配标准操作手册内容多而全,文字描述相对专业,对使用者的计算机基础及财务软件操作技能有较高的要求,不便于初次使用者和计算机基础相对薄弱用户使用,有鉴于此,编写组从务实的角度出发进行了充分的调研,依据实际业务流程,在对标准的操作手册千多页文本消化吸收的基础上,整理编写出这套适合初学者使用的操作手册(以下简称本手册),力求使不同年龄层次,不同计算机基础的操作人员,都能够尽快掌握使用本系统.一,适用对象本手册的适用对象为大件集团及下属各单位涉及到NC集中式财务管理信息系统(以下简称"本系统")实际操作的人员.使用本系统的人员应当熟悉本岗位工作流程,具有日常办公应用计算机系统的一般技能,并经过本系统的操作级培训. 二,使用方法本手册是基于完整的应用流程来组织的,由于每个岗位所做的工作有差别,不会使用到全部的操作功能,所以在使用本手册时应找到本岗位实际工作需要做的操作功能部分,其余部分可跳过不读.三,版权声明本手册的版权属于用友软件股份有限公司南京分公司与大件集团共同所有.未经版权快捷方式 到 显示桌面.lnk所有人书面许可,无论出于何种目的,均不得以任何形式或借助任何手段(包括电子,机械,影印,录制或其他形式)复制或传播本手册内容之部分或全部,或将其存储或引入检索系统.由于编写过程时间较紧,任务较急,加上编写组成员水平有限,本手册疏漏之处在所难免,欢迎大家在使用过程中提出宝贵的意见和建议.编写组于2007年10月应用基础一,系统基础本系统是基于JAVA平台的B/S结构的软件,所有客户端的操作在浏览器中进行.由于JAVA的跨平台性,本系统可在任何现有的操作系统上运行,但必须有因特网浏览器的支持.推荐的客户端操作平台如下:硬件配置CPU:P4 2.0G以上内存:512M以上显示器:15"以上彩显,支持16位色以上的800X600以上分辨率,最佳分辨率为1024X768操作系统Microsoft Windows 2000/XP/2003浏览器Microsoft Internet Explorer 6.0(以下简称IE)+SP1或以上版本提示:在打开网页浏览器后点"帮助—关于internent explorer"菜单可以看到上面截图.其他必须装有Microsoft Office 97/2000/XP/2003,尤其是Excel.二,安全性设置每台客户端机器在第一次使用本系统之前,必须进行IE的安全性设置,此设置为一次性的,只要设置好以后就不用再设置了.操作方法如下:1,双击桌面IE图标,打开本机IE浏览器;2,打开IE窗口中的"工具"菜单,单击"Internet 选项(O)…"3,选择打开对话框中的"安全",选择"Internet"再选择"自定义级别(C)…";4,在打开的"安全设置"对话框中,将"ActiveX控件和插件部分"设置为"启用"状态;5,同样的操作,再对"本地Intranet"进行设置三,JAVA插件的调整在日常操作时如果存在以下情况:1,服务器不繁忙,网络不繁忙,但是速度很慢,比如iUFO报表生成;2,不定时的出现OUT OF MEMORY,内存泄漏的错误;3,用了一段时间后,速度忽然变慢;4,某些节点的参照功能不流畅;5,执行转账速度慢的问题等等;可以参考以下方法进行调整:第一步:进入控制面板,双击"Java Plug-in"第二步:在打开的对话框中,选中"高级",同时在"Java Runtime 参数"下面的输入框中输入:-Xms100m -Xmx200m说明:此参数定义了JVM的最大可用内存,可随时调整.注意调整值应依据具体情况来定.如客户机内存为256M,设置如上,如客户机内存为512M,可将最大可使用内存设为500M,即:-Xms200m –Xmx500m四,其他设置有时为了提高系统的性能或清除零碎的临时文件,要对Internet临时文件进行设置.在IE中点菜单"工具——Internet选项",弹出对话框,点"常规"页签中"Internet临时文件"下的"设置".如果要删除临时文件,点"删除文件".把"检查所存网页的较新版本"设置为"自动"或"每次访问此页时检查",把"使用的磁盘空间"的值设置得略大,点"确定" .缓存管理由于NC采用B/S架构,为了提高访问的效率,在第一次登陆系统时会自动在本机上下载缓存文件,这样的话,有可能会有一种情况发生就是在对一些设置进行修改后,数据不能及时更新,譬如在使用过科目后,修改辅助核算,如果系统不能及时更新的话,就需要对缓存文件进行清除.清除的方法有两种:一,退出系统,打开我的电脑,找到系统盘,一般是C盘中的文件夹"Documents and Settings"打开,找本机用户登陆名的文件夹(如果没有改过用户登陆名的话,打开"administrator"文件夹)打开,删掉"NC_"开头的文件夹",如果是报表处出现该问题,则删除"IUFO_"开头的文件夹.此方法应用较多.二,控制面板——添加或删除程序.删掉"nc_client_1.4.2_05"程序即可.此方法应用较少.用友NC平台的系统登录方法1,打开IE浏览器,在地址栏输入服务器地址: 172.16.240.62,如果是进入NC财务平台则点击"NC管理软件"如果是进入报表平台则点击"iUFO";3,进入NC管理软件时,一定要选择对应的公司账套,自己的登录用户名密码及正确的登录业务日期;进入iUFO时,在单位编码处输入欲登陆公司的单位编码,编码与总账处单位编码一致,自己的登录用户名密码及正确的登录业务日期;功能说明一,界面说明NC的主要窗口分为快捷菜单区,系统功能区,功能节点区,消息区和登录状态条等五个主要区域.如果功能节点区纵向显示不下时,在分隔的长竖线上下端会有上下箭头可以滚动.二,快捷菜单系统菜单较多,我们可以将常用的菜单设置成快捷方式, 操作方式:选择相应菜单点鼠标右键—创建快捷方式—确定即可.登录后首先显示的是快捷菜单,点左上角的白色三角形符号切换到功能节点.当点击白色三角形切换到快捷菜单方式时,显示的形式如下,在快捷方式图标或文字上单击可以打开相应的功能或程序.三,系统功能菜单在蓝色条带的右半部分是系统功能区,将鼠标停留在相应的图标上能显示出含义,如下图:常用的几个按钮为"注销登录","退出NC系统","发送消息","修改口令","查看帮助"等.注意:退出系统时必须点击右上角的"退出NC系统"按钮才能退出,否则系统会认为是非正常退出,有可能会丢失数据,或者系统认为用户还在线上,再次登录时会出错.四,口令修改每个用户第一次进入系统后应当修改初始口令,点"修改用户口令"图标后录入原密码,再录入两次新的密码后确定即可,再次登录时新密码就生效.注意:密码区分大小写,设置时请注意.密码的设置策略:密码不能以生日,电话号码,姓名的汉语拼音等容易猜测的口令,也不能设置成太简单的口令.一般建议长度在6位以上,以字母,数字等混合,定期更换,一般每隔一个月应更换一次,并严格保密,不能告诉他人,输入口令时防止有人在旁窥视. 五,导出系统中基本上所有查询凭证,账簿,报表,单据的结果都能打印出来,在打印预览界面中可以将结果导出为Excel文件保存.输出格式可以为Excel,HTML,文本文件等.系统管理一,建立新用户1,选择"客户化"->"权限管理"->"用户管理"2,在打开的窗口中,选择"用户",再点击"增加"按钮,在窗口中输入"用户编码","用户名称","密码","确认密码","生效日期","失效日期"3,保存数据,系统保存完成后给出信息;4,选择刚才新增的用户,将其关联到对应的公司帐套;5,关闭当前窗口,再选择"客户化"->"权限管理"->"权限分配"6,首先分配对应用户的系统功能节点权限;7,选择对应用户名,点击"快捷分配"按钮;将要分配公司名称,从左边加入到右边的列表中,再点击"确认"按钮;8,在打开的窗口中,将要分配的权限从左边的列表加入到右边的列表中;9,保存数据,系统保存完成后给出信息;10,再进行帐套权限的分配,先从"公司"切换到"主体账簿"再选择相应的公司账套11,在打开的窗口中,选择对应的用户,点击"权限分配",操作同上.如果是一个用户要操作多个公司的账套,则要对多个公司的账套权限进行分配.要在这里进行重复操作.二,终止用户当用户由于非正常退出系统或网络连接断开后等原因导致登录时提示"本用户账号已登录在线,不能重复登录!"时,有两种解决办法:一,等待10分钟以上可自动解开;二,需要本单位的系统管理员进行终止用户.最终用户在遇到此提示时请与您单位的系统管理员联系终止用户登录状态.由系统管理员在"客户化—维护工具—系统监视器"中的"登录在线用户信息"的当前登录用户列表中选择该用户,点击"终止用户"菜单即可.注意终止用户时必须确认该用户确实没有登录在线,否则强行终止用户有可能造成数据丢失或无法保存.三,用户解锁当用户由于在登录系统时,密码录入错误三次,用户将被锁定,此时的锁定是永久的锁定,必须要系统管理员进行用户解锁.解锁步骤如下:1,选择"客户化"->"权限管理"->"用户管理";2,在打开的窗口中选择已经被锁定的用户,点击"修改",取消"锁定用户"前的勾; 3,保存数据.四,系统监视器在系统监视器中可以对当前系统中登陆到本公司帐套中的用户的状态进行监视. 初始化一,参数设置1,初始设置参数设置:目前绝大部分的系统参数均由总部统一控制,各基层单位无需进行复杂的参数设置,个别参数的设置将在相关模块中提及.2,基本档案会计科目及辅助核算集团统一的会计科目直接下发到各单位,各单位只需增加部分本单位的明细科目和增加,修改辅助核算方式,要增加科目,双击"客户化—基本档案—财务会计信息—会计科目",点"增加"菜单,然后录入科目代码,名称,助记码,科目方向,现金分类等内容,再"保存"即可.项目说明:录入界面上蓝色部分(科目编码,科目名称,科目类型)是必须录入的项目;对于银行存款的科目,必须要在"现金分类"中选择"银行科目"才能在录入凭证时输入结算方式,以方便进行银行自动对账.要查询现金日记账和银行日记账,必须将科目的现金分类选择为"现金科目"或"银行科目"."发生额方向控制":是用来控制平时录入凭证时只能录入某个方向的发生额,方向为科目的默认方向,但可以在自定义转账时使用另一方向.一般用于收入或支出类的科目,避免出现如冲减支出时录入费用科目的贷方数,而限制只能录入借方负数,给报表取数带来方便."余额方向控制":是用来控制科目的余额方向的,一般用于现金或银行存款类的科目,避免出现赤字.如在"银行存款"科目中做了此控制,则当录入凭证时出现银行存款余额不够时系统将不允许保存凭证."账簿余额双向显示":含义是在账簿上的科目余额可以显示在借方或贷方.例如:"应收账款"科目一般是借方余额,如果本参数选中,当出现贷方余额时在账簿上显示为贷方的正数余额,反之则显示出为借方的负数余额.一般取默认值即可. "内部交易科目":不用考虑."数量核算":是指本科目除核算金额外还核算数量,如果要进行数量核算,在此参数上打勾选中,但必须录入计量单位."是否核销科目"是指本科目是否需要进行借贷核销,一般用于往来科目.如对企业的应收账款,当发生和收回时进行往来核销,就能较清楚地反映应收账款的来龙去脉,还能进行账龄分析.一个科目可以同时挂多个辅助核算,如"交通费"可以同时核算部门和个人.辅助核算一旦确定后不要轻易更改,否则会出现总账和辅助账对不平的现象.凭证类别双击"客户化—基本档案—财务会计信息—凭证类别",点"增加"菜单,然后录入类别简称,类别名称,默认币种等内容,再"保存"即可.在凭证中打印时凭证类别显示的是类别名称.部门档案双击"客户化—基本档案—组织机构—部门档案",点"增加"菜单,然后录入部门编号,部门名称,部门属性等内容,其余项目可填可不填,再"保存"即可.部门编号不可重复,部门编号不分级次,上下级部门是通过指定上级部门来定的.部门属性不同级别的单位分别选择,这里的部门属性是针对业务系统设置的,对于日常的总帐核算使用没有任何影响.部门档案是最基础的档案之一,财务和资产都需使用.建议设置前财务部门和资产管理部门相互协商达成一致,避免出现互相修改或重复出现的情况,以免带来使用中的不便.设置好后最好由一个部门归口管理.人员类别一般无需增加,如果确需增加,双击"客户化—基本档案—人员信息—人员类别",选择"在职人员"归属范围,点"增加"菜单,然后录入分类编码,分类名称等内容,再"保存"即可.人员档案双击"客户化—基本档案—人员信息—人员档案管理",选择人员所在的部门,点"增加"菜单,录入人员编号,人员类别,人员姓名,部门编码,其余黑色的项目可不填,点"保存".人员档案只需要录入在财务上有个人往来的人员或资产的使用人,不必将本单位所有人员都录入.地区分类地区分类是为客商档案使用的,可按行政区划进行划分.如:一级分为内部单位,外部单位等,外部再分北京,天津等,这样方便查找.双击"客户化—基本档案—客商信息—地区分类",点"增加"菜单,录入分类编码,分类名称(注意:输入分类上级)点"保存"即可.客商管理档案客商档案主要用于收付款企业等的核算.双击"客户化—基本档案—客商信息—客商管理档案",选择地区,点"增加"菜单,在"基本信息"页签中录入客商编号,客商名称,客商简称,在"业务信息"页签中录入客商属性(客商)等内容,其余可选择性的录入,对以后不需要用到的客商可以进行封存处理.注意:客商编号不能重复,不能使用"-"/"等非法字符,客商名称必须输入全称,点"保存"即可.项目信息项目类型定义项目类型是为项目管理档案使用的,可进行自定义分级级别,灵活性极强.这样方便查找.双击"客户化—基本档案—项目信息—项目类型",点"增加"菜单,录入项目类型编码,项目类型名称,项目编码规则(注意:输入项目编码时一定要按规定格式进行输入 )项目管理档案其它会计平台设置会计平台的作用会计平台是将其他模块中的各种单据根据事先定义好的规则进行对照,转换成会计凭证进行后续处理.它将有规律的事务性工作变得自动化,更为精确,快速,并且减少了人为的出错性.科目分类定义科目分类是指定某种业务需要入账的科目和辅助核算内容.双击"客户化—会计平台—财务会计平台—科目分类定义",选择系统类型(目前为固定资产),在右边的列表中选择一项,点"修改",录入默认入账科目,点"保存".默认入账科目选择一个最常用的科目即可,以免由于没有入账科目而导致不能生成凭证.如果存在同一业务在不同的情况下进不同科目的情况,系统通过"影响因素"来区分,点"影响因素",将影响因素选择到右边,点确定,此时系统出现警告,提示你谨慎修改,如果确认要修改,点"是".再点"对照表",点"增加",根据不同的影响因素录入不同的科目编码,如资产类别是1.房屋及建筑物对应入账科目是150101房屋及建筑物,点"保存",依次类推,录入完毕后点"退出".凭证模板定义凭证模板定义分为总账凭证模板定义和结算凭证模板定义.双击"客户化—会计平台—财务会计平台—凭证模板定义",选择系统单据树下的单据(目前为固定资产),点"编辑",在右边的窗口中选择生成方式,凭证类别,如果系统默认的分录不符合要求,点"分录操作"进行增加或删除分录.如果凭证的科目中有辅助核算,还需点"辅助核算—主辅助核算"进行辅助核算内容的选择,然后点"保存".凭证生成双击"客户化—会计平台—财务会计平台—凭证生成"点击"查询"选择相应的条件,(譬如固定资产折旧计提)点确定,然后选择相应的记录(点全选,或者在记录前标上数字)点"生成"注意:到了此步骤,必须要点修改,或双击该凭证,再点击保存,这样凭证就自动传输到总帐系统中,在总帐中通过凭证查询就可以查到该凭证了,然后就可以进行审核,记帐了.二,打印模版1,凭证打印模板设置(1)登陆系统中的"公司"账套,进入"打印模版设置"节点,路径:客户化—模版管理—模版设置—打印模版设置.选择模版需要挂靠的节点,点"增加"(2)登陆系统中的"公司"账套,进入"打印模版设置"节点,路径:客户化—模板管理—模板设置—打印模板设置.选择模板需要挂靠的节点,点"增加"或复制一张系统已有的模板,点击"修改".(3)进入模板编辑界面右侧的变量表中找到相应的变量,左键点击,鼠标将变成"十"字状,再到左侧的表中相应的位置上点击一下,将该变量放置于此空格处即可.(3)单元格式设置.点击红色区域选中整个表,再点击"格式",选择"单元格设置"在单元格设置里,选择"单元风格"可以设置字体等信息.选择"单元属性"则可以设置边框线条.设置完成后点击保存标志,系统会弹出输入模板编码和名称的对话框,输入相应的信息后点"确认"即可.2,薪资报表模版设置(1)登陆系统中的"公司"账套,进入"打印模版设置"节点,路径:客户化—模版管理—模版设置—打印模版设置.选择模版需要挂靠的节点,点"增加"(2)进入模板编辑器中,根据表格设置的行列要求增加或删除行列,注意不要留多于的行列.(3)以工资发放条为例,第一行表头项目名称直接输入汉字,第二行为数值行,在右侧的变量表中找到相应的变量,左键点击,鼠标将变成"十"字状,再到左侧的表中相应的位置上点击一下,将该变量放置于此空格处即可,如图所示(4)单元格式设置同凭证模板设置.3,模板分配进入"模版分配"节点,路径:客户化—模板管理—模板分配在左侧先选择到打印报表挂靠的节点,再选择用户或用户组,业务类型必须选择"通用业务类型",再选择"打印模板",然后点"添加"点击"添加"后弹出已经设置好的模版的选择分配框,选择模版挂靠的节点,并选择"公司模版",节点标识不填,再点击模板选择后面的参照框,选择设置的模板,点确定,保存即可.该用户在登陆到相应的节点后就可以使用此打印模板进行数据的打印.注意,一次只能对一个用户或一个用户组进行分配,不支持批量操作.总账核算1,初始设置期初余额期初余额是指开始启用月份的月初余额.双击"财务会计—总账—初始设置—期初余额",在借方累计,贷方累计和期初余额的原币栏中录入数字,本币和年初余额自动倒算出来,录入完毕点"保存",保存成功后再点"试算"进行试算平衡,以保证录入正确.上级科目不需录入,由下级科目余额自动汇总得到,不可直接录入的科目以灰色区别出来.对于设置了辅助核算的科目,当光标停留在那一行上时,菜单中的"辅助"会激活,点"辅助"后录入辅助项的期初余额.录入完毕点"确定"退回到期初余额录入界面. 如果不是从年初开始启用的话,则必须录入截止到启用月份的本年借方累计和贷方累计发生数,这样才能出具完整的报表.注意:期初余额录入时同一科目只允许一人录入,不能多人同时录入,如多人录入时请事先分好工,如一个录资产类科目,另一人就录负债类科目.录入期初余额时一定要注意保存,以免退出时忘记保存,点击"保存"按钮.2,日常操作制单双击"财务会计—总账—凭证管理—制单",点"增加",弹出凭证录入框,依次录入各项内容,录入完毕点"保存",此时可以直接录入下一张凭证.当分录中涉及银行存款类的科目时,系统自动弹出结算方式录入框,录入结算方式,票据号码,票据日期等,点"确定"返回.录入结算方式以方便进行银行自动对账.凭证录入界面项目说明:单位:默认为当前登录单位,仅在跨单位制单时才需选择.日期:凭证的日期,默认为当前登录日期,可修改.凭证类别:点下拉框选择一种凭证类别.凭证号:系统自动生成,不用理会,允许手工修改.在多人同时操作时,凭证号按保存时间先后排列,进入时显示的凭证号不一定是最终保存的凭证号.附单据数:附件的张数,手工录入,默认为0.摘要:凭证的摘要,手工录入或参照录入常用摘要,修改凭证时请不要点常用摘要参照框,否则会把原来的摘要清除掉.科目:手工录入或参照录入.辅助核算:仅当该科目设置了辅助核算时才需录入,手工录入或参照录入.币种:默认为人民币RMB.原币:录入借方或贷方金额后自动生成,不用录入.借方和贷方:录入金额,按空格键在借贷方之间切换.凭证录入全键盘操作指南:进入录入凭证界面,光标首先停在【日期】处,按回车或Tab键,跳到【凭证类别】处,按↓箭头选择凭证类别,选中后按回车键,跳到【凭证号】,然后按回车键或Tab键切换到【附单据数】.凭证头录入完毕后,按回车键切换到凭证体,光标跳到【摘要】处,直接录入或按F2键弹出常用摘要参照界面,用↓箭头进行选择,录入或选中后按回车键,再按回车键光标跳到【科目】处,直接输入科目编码或按F2键弹出会计科目界面,然后用↓箭头和→箭头选择科目.选择科目后按回车键弹出【辅助核算】界面,按F2键弹出辅助核算具体内容的界面.如果辅助核算是树形结构,选择方法跟选择会计科目相同.如果辅助核算是表形结构,分左右两栏,首先按↓箭头进行选择,有下级的再用→箭头选择,然后按回车键光标从左栏跳到右栏,按↓箭头进行选。
