文书档案整理要求

文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。

4.文件归档时要有交接手续。

－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。

2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。

3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。

4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。

5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。

6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。

给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。

7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。

文书档案整理一、做好档案工作应第一掌握的几个观点面对一堆凌乱无章的文件资料，在归档前，我们需要掌握几个基本观点（一）、档案的种类。

就当前现代档案可分为：文书档案、科技档案、特地档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反应党务、行政管理等活动的档案。

它记录了一个社会组织所从事的各种管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案往常是由办理完成的有保存价值的文书转变而成，文件是法定机关、集体、公司事业单位和个人在各样活动中，为相互联系和办理事务等实质需要，用文字、图表等方式直接记录下来的拥有完好体式和办理程序的信息资料。

如请示、批复、决定、决策，法例、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件资料转变而成的档案。

如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、特地档案是指除文书和科技档案以外的所在特地活动中形成的档案。

如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。

新式载体档案如照片、电影、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。

今日我们商讨的档案种类主假如文书档案。

（二）文书档案的归档制度就是文书部门办理完成的文件，经过整理归档，按期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度履行。

它主要包含：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。

确立归档范围是整理工作第一要解决的实质问题。

采集中的文件资料，有本机关的，也有上司、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期功效的，也有短期功效的。

在整理时，不是所有的文件资料都需要归档，而是要正确剖析，差别对待。

在确立归档范围时，既要保证该归档的文件资料采集齐备，完好归档，防备“有档不归”，又要注意不该归档的文件资料不可以归档，防备“有文必档”。

这里的齐备---主要指归档率：实质归档文件／应归档文件。

文书档案整理及管理方法文书档案是各个单位和组织日常工作中产生的重要文件和资料的集合，对于一个单位或组织来说，正确的档案整理和管理方法是至关重要的。

下面将介绍一些文书档案整理及管理方法。

首先，文书档案整理和管理需要建立一个科学合理的文件分类体系。

文件分类体系是根据单位或组织的具体情况制定的，可以按照文件的性质、用途、形式等方面进行分类。

例如，可以按照文件的主题或内容分为行政管理、财务管理、人力资源管理等类别，然后再根据具体的工作内容进一步划分子类别，确保每个文件都能被准确地归类。

其次，文书档案整理和管理需要制定明确的文书档案管理制度和规范。

制度和规范是文书档案管理的基础，它需要规定文件的命名规则、存储位置、保管期限等具体事项。

例如，文件的命名规则可以按照文件的类别、日期和文件名的关键词来命名，方便查找和归档。

存储位置可以统一规划一个文书档案室或库房，确保文件存放的安全，并定期检查和清理档案，及时淘汰不需要保留的文件。

第三，文书档案整理和管理需要建立一个科学的案卷管理系统。

案卷是文书档案管理的基本单元，它是按照一个工作或事务的流程和时间顺序编制的。

每个案卷应包括相关的文件、记录和资料等，可以按照主管部门、责任人等关键词进行归档和检索。

案卷管理系统需要制定案卷编号、案卷目录和案卷存放位置等规范，确保案卷的完整性和易查阅性。

最后，文书档案整理和管理需要建立一个完善的电子档案管理系统。

随着信息化的发展，电子档案的管理越来越重要。

电子档案管理需要建立一个统一的电子档案库或平台，将电子文件进行分类、命名和存储，并采取相应的安全措施进行保护和备份。

同时，需要对电子档案进行访问权限和操作权限的管理，确保档案的安全性和可控性。

在文书档案整理和管理过程中，还需要注重档案的日常管理和利用。

日常管理包括文件传阅、借阅和归还等操作，需要建立相应的管理制度和流程，确保档案的安全和有效使用。

档案的利用包括对档案进行查询、复制、调阅等操作，利用档案信息支持工作决策和科学研究。

附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。

任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。

文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。

(二)装订应整齐、安全、美观。

归档文件按“件”装订。

5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。

确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。

(三)文件保管期限划分应科学、准确。

以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。

(四)归档文件排列应正确、有序。

应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。

不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。

每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。

(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。

归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。

(六)加盖、填写归档章应清晰无误。

在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。

归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。