文书档案整理PPT课件

②机构（或问题）分类法。按照文件形成的部 门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主 题））进行归类。 ③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限 进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的 年限。 在实际工作中，往往需要将二种或三种分类法 组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。
《规则》规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的 必选项，问题（机构）分类法是选择项。因此，归档文件的分 类方法实际上包括年度—问题（机构）—保管期限分类法、保管 期限—年度—问题（机构）分类法、问题（机构）—年度—保管 期限分类法、年度—保管期限分类法、保管期限—年度分类法等 五种。建议：在发文多的机关或乡镇采用年度—问题（机构）— 保管期限分类法，这是因为：使用这种分类方法，不用将永、 定期三种保管期限的档案分别单独排列，节约档案库空间。对 于发文数量少的单位和行政村，可将这一方案简化为年度――保 管期限两级分类，节约盒具和档案存储空间。
（三）“件”的整理方法与步骤
1.分类 ⒉装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒
1.分类
包括年度分类法、问题（机构）分类法、 保管期限分类法。
①年度分类：按照文件材料形成的年度进 行分类，每年形成的归档文件材料分为 一类。
注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时 间）归类。 跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法 归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料 归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准 日期跨年度，归入后一年度；计划、总结、预 算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其 内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度； 几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文 件时间为准。
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
注意：同一层次不能出现两个分类标准。 上位类应包含下位类，同类之间是平行关系（按照 问题分类后，就应该再有机构分类，按照机构分类 后，就不应该出现问题分类）。 关于零散文件：将零散文件放入相应类别归档文件 的最后，并在备注栏中说明，或将零散文件与所属 事由中相关文件装订为一件，在归档文件目录备注 栏中说明
⒒来文与复文 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材 料的概括性表述，也包括去文与复文，从文种 上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、 通知与报告等。根据检索需要的不同，此类文 件可以作为一件，也可分别作为一件。
⒓正文与文件处理单 文书处理较规范的单位，文件在运转过程中一般 都附有文件处理单。文件处理单真实地记录了文 件的办理过程，是归档文件不可分割的重要组成 部分，应与文件作为一件。（说明：信息化程度 高的单位，短期保管的发文建议不再走纸文书审 签批程序）
文书档案整理
省档案局经科处处长 曾修伦
交流问题
一、概念与范围 二、“案卷”的整理方法 三、“件”的整理方法 四、两种整理方法比较
一、概念与范围
1.文书档案的概念 2.农村文书档案范围 3.文书档案整理
1.文书档案的概念
文书档案，又称管理性档案，是指机关、 团体、企业、事业单位及其他社会组织 在领导和管理等活动中形成的具有保存 价值的文件。
“区分不同价值”是指依照《机关档案归档和不 归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定， 区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保 管期限。对于保存价值大、保管期限长的文件重 点整理和保管；对保存价值小保管期限短的文件， 根据条件区别对待；对无保存价值不须归档的文 件，则予以销毁。
（二）归档文件的整理单位
2.农村文书档案的范围
乡镇文书档案 党群工作类文件、人大工作类文件、行政事务 管理类文件、编制人事劳资类文件、社会事业 工作类文件、城建土地环保类文件、经济发展 财贸类文件、政法保卫类文件
行政村文书档案 党群村务类文件、综合治理类文件、社会保障 类文件、农业管理类文件、企业管理类文件
3.文书档案整理
整理单位：件 对“件”和“为一件”的确定，原则上，
整理的单位应为“自然件”，即单份文 件，一般以每份文件为一件。遵循文件 的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。”

⒈会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 ⒉会议记录：以会议各类各为一件。如党组会议记录、 行政会议记录等。 ⒊调查处理事项：一文一件。 ⒋信息简报：每期为一件。 ⒌请示与批复：一般为一件，分开时各为一件。 ⒍文件正本与不同稿本：一般来说，文件的正本与定稿 为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件； 重要文件如法律法规、重要标准、规范等须保留历次修 改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。
文书档案的整理工作，就是按照一定原 则对档案实体进行系统分类、组合、排 列、编号和基本编目，使之有序化的过 程。
三、“件”的整理方法
（一）整理的原则 （二）整理单位 （三）“件”的整理方法与步骤
（一）“件”整理的原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管和利用。
“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联 系”是指在操作时，将归档文件按照不同年度、 不同问题（机构）等文件形成过程中的客观规 律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系； 在最低一级类目内排列文件时，按“事由原则” 将同一事由形成的文件集中排列在一起，使文 件间的有机联系得以充分体现。
⒎正文与附件：附件是指附属于正文之后的其他 文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如 附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规 性文件等。一般来说，正文与附件为一件；如附 件数量较多或不厚装订时，也可各为一件。 ⒏原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文 件（如热敏传真件、铅笔圆珠笔书写的重要文 件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归 档。复制件应与原件作为一件。