文书档案整理方法.ppt

文书档案整理一、做好档案工作应第一掌握的几个观点面对一堆凌乱无章的文件资料，在归档前，我们需要掌握几个基本观点（一）、档案的种类。

就当前现代档案可分为：文书档案、科技档案、特地档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反应党务、行政管理等活动的档案。

它记录了一个社会组织所从事的各种管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。

文书档案往常是由办理完成的有保存价值的文书转变而成，文件是法定机关、集体、公司事业单位和个人在各样活动中，为相互联系和办理事务等实质需要，用文字、图表等方式直接记录下来的拥有完好体式和办理程序的信息资料。

如请示、批复、决定、决策，法例、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件资料转变而成的档案。

如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、特地档案是指除文书和科技档案以外的所在特地活动中形成的档案。

如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。

新式载体档案如照片、电影、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。

今日我们商讨的档案种类主假如文书档案。

（二）文书档案的归档制度就是文书部门办理完成的文件，经过整理归档，按期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度履行。

它主要包含：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。

确立归档范围是整理工作第一要解决的实质问题。

采集中的文件资料，有本机关的，也有上司、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期功效的，也有短期功效的。

在整理时，不是所有的文件资料都需要归档，而是要正确剖析，差别对待。

在确立归档范围时，既要保证该归档的文件资料采集齐备，完好归档，防备“有档不归”，又要注意不该归档的文件资料不可以归档，防备“有文必档”。

这里的齐备---主要指归档率：实质归档文件／应归档文件。

档案业务知识培训2013.3目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念1、什么是归档文件2、什么是归档文件整理3、什么是“件”二、文件的收集工作1、确立文件的收集（归档）工作2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订1、文件装订前对归档文件进行必要的修整2、装订要以“件”为单位3、确定装订顺序4、装订方式和要求五、归档文件的分类1、确定分类方法2、制定分类方案3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号1、盖印文件归档章2、填写归档章八、归档文件的编目1、编制《文书档案归档文件目录》2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒1、文件装盒要求2、填写备考表、盒脊、封面3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

三、档案的本质属性是什么?档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。

因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

四、档案的形式多种多样。

档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。

1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。