探讨现代化水利档案管理创新发展

兰台纵横４５　

对水利工程档案管理工作的几点认识　

随着水利工程质量管理和实施工　作的不断规范，管理模式和管理手段　的不断更新，工程档案管理工作质量　也有了很大的提高。科学地进行档案　管理，大力开发水利工程档案信息资　源，多层次、多方位、多形式地向水利　部门和社会提供利用，是实现水利工程　档案自身价值和促进档案工作的根本　目的。　一、工作平台要创新　１、健全制度，强化管理，落实　岗位责任制。企业应建立完善工程档　案管理制度，强化工程管理部门及施　工单位、质检及监督、审计等部门的　实施力度，并制定相应的措施，使档　案部门可以进行有效地监督和制约。　同时，建立内部管理激励机制，把档　案管理工作目标分解细化，层层加以　落实，列入年度岗位目标责任制中。　既要列入分管领导的目标责任制，更　要具体落实到有关人员的职责中，年　终要有总结，严格考核，奖优罚劣，　真正把岗位责任制贯穿于从建设项目　立项到工程建设结束，档案资料管理　通过验收全过程。　２、加强对水利工程档案法律、　法规、标准的宣传工作，提高全社会　的档案意识和法律意识。让大家都来　了解它、关注它，才能重视它，熟悉　并能很好地掌握它。通过人机互通，　实现网络交流，及时沟通信息，完善　水利工程档案的管理工作。　二、管理手段要创新　要积极推进计算机管理系统的建　设，运用先进的计算机技术代替人工　对档案信息进行检索、统计，提高档　案工作效率和档案利用效益，并通过　车红梅　张诗琳　

计算机管理系统把档案所记载的信息　资源迅速地由静态转化为动态，提高　档案的使用效率和信息输出量。档案　的开发与应用技术创新，就是要大力　推行以档案信息资源的共享为目标的　档案资源信息化建设。在搞好计算机　管理系统建设的基础上，积极推进档　案的网络工程建设，为全社会提供一　个开放式、全天候、交互性的服务平　台。通过这个平台，用户可突破时空　的限制，打破档案信息传输的瓶颈，　随时随地在网络上检索和查询所需的　信息，真正实现档案资源共享，从根　本上改革传统的档案管理与利用方　式，实现档案事业的跨越式发展。　要使电子档案与纸质档案并存。　纸质档案便于长期或永久保存，而利　用较不方便；电子档案便于利用，但　难于永久保存。在这种情况下，两种　载体的档案会在一定时期内并存。现　在普遍的做法是“双套制”，即在保　存电子文件的同时，把电子文件以硬　拷贝输出形成纸质文件保存。两种载　体档案并存，要特别注意两种档案内　容上的一致性，在电子档案著录、编　号、签署、更改、更新时，应注意保　证电子档案与纸质档案对应相符。档　案员应及时对电子档案进行登记、建　帐，帐目中要注意相应纸质档案的档　号，同时，建立机读目录。由电子档　案转换成的纸质档案，要及时归入相　应档案门类的纸质档案中，按纸质档　案管理要求进行管理，并在登记帐中　注明其所在的光盘编号及文件名。　三、做好水利档案管理工作的对　策和建议　１、加强水利档案信息化建设。　随着自动化管理和网络技术的发展，　实现档案工作的规范化、系统化、现　代化，成为档案管理工作的首要任务。　２、加强水利档案人员的业务培　训，提高管理水平。定期参加档案人　员继续教育培ＣＪＩＩ．ｆｕ本行业的专业知识　培训，不断更新档案人员的知识，显　得尤为重要。　３、提高全员的档案意识，高度　重视保密工作。加强广大干部职工尤　其是涉密人员的保密教育，特别对重　点涉密人员要建立严格的上岗、在岗、　离岗的相关保密教育培训，加强对《中　华人民共和国保守国家秘密法》等法　律、法规的宣传、学习。　（作者单位：延吉市婚姻登记处　吉林省水文水资源局延边分局）　６加１０

41办公室业务2012・9档案学研究办公室业务・officeopertions文/山东省沂水县水利局王立霞信息时代水利工程档案管理新论【摘要】文章论述了信息时代下水利工程档案管理的重要性,分析了水利工程档案管理工作中存在的主要问题,并提出了相应的对策及措施。【关键词】信息时代；水利工程；科学管理如何对水利工程的信息资源进行科学的、有效的管理，并能向社会及水利各部门之间提供深层次、全方位的信息资料，水利工程的档案管理是非常重要的。只有充分利用网络信息资源及信息平台的交互性，就有可能抓住历史机遇，开发水利工程档案管理发展的新潜力。所以，水利工程的档案管理对水利工程未来的发展都有十分深远的意义。下面简单谈一谈当前高科技形势下，怎样做好水利工程的档案管理工作。一、档案管理工作的缺陷与不足各工程主要负责人和许多水利工程管理人员对水利工程档案管理根本不重视，也没有真正认识档案管理工作的重要性，尤其在实际工作中，许多工程负责人，只对水利工程的施工进度、工程质量、工程的监理等进行有效的监督和管理，而对施工过程中搜集的工程资料，如何进行有序的归档，有效的管理等，没有真正认识，以至于存在着内容缺失、露项、签章手续不全、整理不规范等现象，导致工程档案管理不善、收集不全，图纸、工程项目完工资料等不统一、不完整。水利工程档案管理工作人员没有通过专业培训，也由于档案管理工作没有引起水利工程负责人的足够重视，所以，大部分档案管理工作人员，文化水平很低，也没有较好的业务知识，更不用说有较高的档案管理工作经验了，往往会使档案管理质量差，档案不齐全，案卷无序或混乱，根本没有任何参考价值。由于档案工作没有得到充分重视，一些档案管理部门没有很好的贯彻和执行档案管理法，也没有认真的做好宣传和发动，因此，档案管理部门没有真正对档案管理进行有针对性的执法检查，致使水利工程的施工技术、人员调整、变动等，往往发生施工人员调走后，个人档案被抽走或没人管的现象，造成档案管理混乱，或档案丢失现象。未充分利用互联网平台进行有效地利用和知识管理。现有档案管理大多停留在纸质材料存档阶段，即使有些电子化文档存档，也是单机版为主，其它企业很难查阅，更无法对多家企业和水利部门的档案进行对比、分析，挖掘背后的规律性知识与经验。二、通过水利工程档案管理存在的问题，采取改进对策要有详尽的档案管理制度，加强水利工程施工队伍中的档案人员的管理，严格执行档案管理的有关法律法规，要细化档案管理工作的各层次目标，落实档案管理的层层目标责任制，尤其是各项目负责人的责任，并实行严格的奖惩制度，真正把档案管理同施工质量、施工技术等看的同等重要，在整个水利工程建设中，让目标责任制真正落实到位，使档案资料的管理全面通过最后验收。加强对档案管理人员的业务培训，提高他们的业务水平，真正使他们各方面能力有一个大的提高，决不能使培训流于形式，敷衍了事；更不能用人“凑合”，用一些不懂专业的“工地临时人员”参与施工资料的收集、文印工作，一定要配备具有专业的档案管理工作人员负责各方面工作。同时，水利工程档案管理人员要积极参加一些业务理论学习和培训，让自己的业务水平、管理技术、职业素质等都有较大进步，从而形成一种业务精良、技术高超、管理完善的高素质的档案管理队伍。增加资金投入，强化硬件设施，实现档案管理信息化。实现档案管理信息化是适应新时代档案管理现代化的要求，它包括复印、翻拍、档案材料的保存与使用，档案工作的现代化使用手段，业务咨询智能化，自动编排与装订的程序化等。要真正让水利工程档案资料使用数据化管理及网络报送、传递等要求，使水利工程工作人员的档案资料得到全方位、多地区的充分利用，实现档案管理信息化。科学的对档案资料进行分类，让档案管理工作逐渐走向成熟。按照水利工程施工单位的实际情况，依照《水利水电建设工程验收规范》、《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》等水利工程有关的档案法律和规章制度，制定较为完备的统一的分类标准和档案管理规章制度，逐步实现水利工程档案收集、整理、编排、管理的完整、系统、实用性的统一。总之，水利工程档案的管理者和领导者也应该有高度的责任感和事业心，具有渊博的知识和优良的政治素质，要有大局观念和整体意识，只有科学管理保护好工程档案，使其进一步贯穿于工程建设、设计、施工、监理等各个环节，促进工程建设档案事业沿着正确轨道健康的发展。参考文献：[1]张玥凡.信息网络环境下档案管理探讨[J].办公室业务,2012,(07).[2]焦丽燕.水利工程档案的开发利用重在数字化[J].河北水利,2010,(10).[3]陈兵.浅谈如何改进水利工程档案管理工作[J].经济师,2011,(03).

《湖南水利水电）２０１１年第２期　

浅一　谈　

利工程档案管理　

樊盛英　

（岳阳市云溪区水利局　岳阳市４１４０００）　

【摘要】　水利工程档案是水利工程建设过程最真实的历史记录，是在工作中进行查考、研究、决　

策的重要依据。要让水利工程档案的重要性深入人心，常驻工程项目各个环节的每一个管理者、每　

一个人员的心中。要结合工程实际，按国家相关规定，从管理制度入手，依据工程档案管理“三同步”　

的原则．保障水利工程档案资料的真实、完整、有序，更好地为工程建设质量管理、工程安全运行和　

维护提供服务　【关键词】　水利　工程　档案　管理　

近年来．随着国家对水利基础设施建设的投入力度　

不断加大，各地水利工程建设项目正逐渐增多。作为长江　

沿岸城市．云溪区自１９９８年开始，先后投入资金２．３亿　

元．对域内长江干堤进行了加固加高，工程项目包括穿堤　

建筑物重建、大堤培高培厚、护坡护岸等多个种类，历时９　年多．产生了大量的水利工程档案资料。同时，云溪区也　

是典型山丘地区，域内水库较多，这几年云溪区也紧紧抓　住国家政策机遇．对域内的双花、青溪、曹家冲、枧冲等几　

座小（Ｉ）型水库进行了全面的除险加固。其中，双花水库　

投人资金ｌ　８３０万元．其余３座各投入资金２６５万元，项　

目在立项、审批、设计、建设过程中也形成了大量的档案　

资料。这些水利＿Ｔ程档案资料不仅是考证水利工程建设　

全过程的重要依据。也在质量评定、事故原因分析、阶段　

与竣工验收、工程质量责任制落实等各个阶段发挥了重　

要作用。　笔者作为一名水利部门的档案管理员，通过全程参　与这些水利１二程档案资料的搜集和整理，特别是对施工　

中创造的新工艺、新技术进行及时记录、收集、归档，对水　

利丁程的档案管理工作有了一个全新的认识。　

水利Ｔ程档案管理是水利工程建设中不容忽视的一　项重要＿Ｔ作，做好这项工作，必须要重点抓好以下几个　

方面。　

１加强水利工程档案管理的重要性意识　

水利工程档案是水利工程建设过程最真实的历史记　

科　管ｌ理ｌ科Ｉ学　浅谈如何做好水利工程档案管理工作　王军保　（伊犁州观乃斯河流域管理处，新疆伊犁８３５Ｏ０Ｉ））　摘要：近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理馍式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。　但是．一些水利工程档案仍存在着整理速度幔、内容不全、不规范、质量不高等问题。‘水利基本建设项目工程档案责料管理规定）明璃规定“进行单　住工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和蓑工验收时，要ｆ两时验收归挡文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后。及时整　理归牲。”科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供刺用，是实现水利工程档案自身价　值和档奏工作的根本目的。在此，笔者就如何傲好水利工程档案管理工作谈一些认识。　笋键词：水利工程；档案；管理　水利工程档案具有重要的利用价值，如何　才能做好水利工程档案管理工作，要从以下四　个方面做起。　随着我国社会主义市场经济的持续发展，　水利工程档寰在社会中起着重要的作用。水利　工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材　料、有建设矗　期批文、旄工过程记录、竣工验收　资料及维修保养记录等，这些文档材举｝全面反　映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评　定、工程竣工后的管理和维护。以及对新建工程　的准备等，都具有重要的利用价值。因此、认真　做好才利工程档案管理工作是非常重要的。　１齐孤共管，密切联合，建立集中统一的档　案管理随络　加强对档案工作的集中统一管理、是水利　工程桦案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵　照统一领导、统一铽度，分级管理的原则　成立　档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由　总工程师主管档案情报工作。成立档案情报室、　设立专职档案员，在各业务部门指定专业技术　人员担任兼职或专职挡案员，形成了全部的档　案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责　任锚及档案管理制度，做到职责分明，层层把　关。无论是在工程各　ｒ段还是单位内的各个部　门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散　失、使栏｝案管理工作达到了系统化、规范化、标　准化。　２转变观念，超前管理　长期以来、我们对档案内容和工作范围的　理解偏予狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。　对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管　理的意识、没有很好地和有关部门主动联系。没　有将档菜工作渗透到各个环节之中。导致业务　部ｒ　和档案管理部门长期以来各自为政、档案　资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了　困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时　性工作、开始逐步转变观念，制定一系列措施，　对床利工程档案进行超前管理。　２．１根据水利工程复杂性的特点，拓宽档　案收集渠道　从实际情况看、水利工程建设是比较复杂　的。从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种　工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及　部门和人员多。经历时问长、稍有疏忽、就可能　遗漏。而小型水利工程大多旅工要求急、建设周　期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员　的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成　工程任务一完成。箱时机构解散、而档案材料也　随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，　我们一反过去等人将档案送上门的做法，档案　管理人员首先了鬃水利工程建设工作的具体操　作程序和工作漉程及分阶段的工作安捧、掌握　了每一　煅工作中需要形成哪些档案资料、对　每种资料的内容　数量做到心中有数。在此基础　上、采取以下收集方法：　２．１．１追踪收集。这种方法适用于工程周期　短，形成档案材料快的工程、档案人员或兼职档　案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，　及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有　针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、　档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、　物力较大。　２．１２分阶段收集。这种方法适用于建设周　期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度　的水利工程、我们始终保持与兼职档案员及施　工、建设部门的联系　及时掌握工程进展情况，　并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失、这　样能保证工程档案的连续性、完整性。　２．１３强制性收集。对某些人员分散、晒时　机构较多的施工单位、我们采用收取档案资料　押金的做法、当—项水利工程报建后。旌工单位　先交一定金额的资料押金：直到工程完工。旌工　单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可　退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的　施工单位具有一定的约束力。可以保证档案资　料不会由于人为因素而流失。　Ｚ２制定规范，及时立卷　、我们制定　了‘科技档案管理规定实施细则＞，建立起工程　档案管理的大件。分类大纲、保管期限、档号分　类方法等，将水利工程档案共分为十四大类：ｍ　综合类档案Ｉｂ。堤防类档案；　河道治理类档案；　ｄ．涵闸、虹吸、扬水站工程类档案；　引黄开发利　用类档案；￡舫汛类档案；昏水利枢纽工程类档　案；ｈ．水文水情类档案；　科学研究类档案；ｊ．设　备、仪器类档案；ｋ．计划统计类档案；Ｌ通讯类档　案：ⅡＬ房建类档案＿ｎ．其它类档案；并在每一类　中确定了基本归档范围。在此基础上，我们制定　了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法＞，　坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的　文件资料进行分类整理　立出预备案卷。可以装　订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档　案管理工作逐步走向规范化、科学化。　３强化档案人员的业务培训、提高档案管　理水平　水利工程档案具有“次性”和不可回复性的　特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更　高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业　知识和技能应该比一般单位的档案人员更全　面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，　懂与水利工程相关的—些专照类掰档案、懂不　同类别的档案的分类整理。因此，为达到水利工　程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职　档案管理人员进行了大量培训、讲解水利工程　建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些　是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解　具体的归档范围。同时，按照我们档案整理要　求，对文件的起草、书写要求和箭成材料的规范　化、作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了　解，在工作中更好的发挥，注意积累　料。这种　培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后　建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化　有—个切实的保障。　４通过开发利用档案信息，促进档案管理　工作　做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存　档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，　反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案　的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文　件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而　这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者　利用。对于档案工作者来说，如果能将挡案信息　及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲　身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积　极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在　近几年来实施电脑化管理，将档案资料及时输　入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资　源　这些档案信息无疑为我们水利事业提供了　很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利　用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地　向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案　的完整性，促使档案管理更上新台阶。