项目租房管理办法(2020年最终版)
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修改记录
PMO
1.0 目的
为了规范员工房屋租赁借款、还款及报销的流程与标准，各业务负责人对各项业务的合理性、可行性、部门费用控制负责，现做如下流程规范。
2.0 范围
本管理办法适用于公司各事业部及 ABU （以下简称“经营单元”），是对经营单元交付中的项目租房要求细化，总体上遵守《借款报销制度》（Y 集团总字（2020）第14 号）相关要求。
3.0 职责
3.1
项目经理负责根据项目实施主计划确定项目租房周期，并按照本办法制定的租金范围寻找房源进行租房相关事宜；
3.2 实施总监审批项目租房需求，核定是否按照本办法标准执行； 3.3 ABU 总经理依据实施总监意见审批项目租房需求；
3.4 事业部总经理依据项目实际情况以及实施总监和 ABU 总经理意见审批项目租房需求； 3.5
PMO 依据项目周期、项目组成员、项目地点以及本管理办法审批房屋租赁的合规和合理性。
3.6 销管专员，本办法中的销管专员负责项目租房合同归档及房屋相关费用报销业务协助和指导；
3.7 分管业务高级副总裁负责特批租金超标的项目租房合同； 3.8 财务总监负责特批租金超标的项目租房合同；
4.0 内容
4.1 租房合同审批流程规范
4.1.1
租房前，项目经理需邮件审批申请方可租房，审批流程如下：
1) 项目租房审批时需要提供项目实施主计划，项目周期和项目租房周期要匹配； 2)
房屋租金应当遵循公司费用标准，对于超标准的房屋需由分管业务高级副总裁和财务总监审批，审批邮件一并抄送 PMO 和销管专员；
3) 房屋面积选择需依据住宿人数选定，要求两人同住一间卧室，住宿人员性别不同除外； 4)
审批邮件正文相关房屋信息按如下表格填写：
5) 合同续租流程同新租房流程；
4.1.2 房租租金标准见城市房产网上公布的各地区租金均价。
网站地址：/，合同审批人员需依照此标准进行审批。
4.1.3 租房合同签订时，必须留存房主身份证复印件及房产证复印件。
4.1.4 房屋租赁的合同中的签约主体（承租方）需为“Y集团信息技术股份有限公司”，并
且代理租房的项目经理在经办人处签名。
4.1.5 房屋租赁合同模板须使用公司提供的租房合同模板，如需增加其他条款，可在公司合
同模板的基础上添加，不能修改法务条款内容。
如使用非公司合同模板，合同审批需要增加法务审批环节。
4.1.6 员工原则上不得在 base 地进行租房，如有特殊原因，必须说明原因后进行特批后方
可执行。
4.1.7 房租必须按季度付款，半年付款须经申请批准后方可，绝对禁止年付，以免影响利润
考核。
4.1.8 租房申请审批通过后，项目经理将租房合同原件、房主身份证复印件、房产证等寄回
公司销管专员，销管专员根据审批邮件对房屋合同进行盖章并存档。
4.2 借款及报销流程规范
4.2.1 房屋借款和报销流程均通过网上报销系统处理，借款单或报销单中的借款明细和报销
明细须在单据摘要中详细填写，单据审批通过后，将房租发票、租房合同、租房合同审批邮件打印后提交给销管专员，由销管专员将票据整理完毕并登记后，交由 PMO 进行票据复核，复核后提交财务部门审批和付款。
4.2.2 房屋借款仅包括房屋租金及押金等相关费用，不得借水电暖网费等。
水电暖网费可以
实报实销，借款后应及时报销，严禁一套房子多人借款。
4.2.3 房屋租赁存在借款情况时，房租报销人必须为借款人。
4.2.4 房屋通过中介机构租赁的，需在合同中明确中介费用金额，合同中需有中介公司公章，
并开具正规中介费用发票。
4.2.5 公司纳税人识别号为：xxx
4.2.6房屋期满后，需将房屋押金借款退还到财务，由于项目经理离职或更换项目时，需要将
押金借款转移到新项目经理名下，并邮件告知销管专员，转借款流程由销管专员通过线
下处理。
4.2.7对于因租房发生的各项费用（项目租房不包含固定电话费），需提供正规发票，抬头
与租房合同中乙方名称一致，不允许替票。
4.2.8租房时，每人最多可一次性报销 300 元生活必需品(特指床上用品)，且需提供正规发
票及购物小票，如没有购物小票直接扣减 20%费用。
4.2.9租房时须购置床铺的，须将床铺价格及购买数量由实施总监、ABU 总经理、事业部总
经理审批。
4.2.10每套房子每月可报销 200 元保洁费，需要提供正规的保洁公司发票，不能用其他发票
代替。
4.2.11
4.2.12项目需要一个月以上的，尽量租房；三个月以上的，必须租房；不得长期住宾馆酒店。
5.0 附则
5.1 本办法经总裁会批准，解释权归实施与项目管理部。
5.2 本办法自 2020 年1 月1 日起执行。
5.3 授权: 全体员工。
