关于规范档案材料格式的通知
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关于规范档案材料格式的通知
局属各单位、机关各部室：
为规范各单位非正式公文材料的格式，特提出以下要求：
一、文字材料格式要求
要求如下：
（一）文字材料用纸采用国际标准Ａ４型。
（二）封面格式
1．封面应使用白纸，布局易简洁清晰，不进行彩色印刷、
不进行塑封等装饰。
2．封面一般应包括企业标志、材料名称、单位、时间。
（1）企业标志采用省公司或本单位标志，位于封面左上
角。（省公司标识采用《河北省电力公司视觉识别系统应用手
册》A12-1规范，中英文简称的组合规范标志）。
（2）材料名称采用宋体、小一号字、加黑，单位名称和
日期采用宋体、小二号字、加黑，日期采用阿拉伯数字。
（三）目录格式
文字材料有三项及以上内容需要一起装订的，应建立目
录。目录使用仿宋、三号字体并标注页码。文字材料仅有两项
内容的一般不一起装订。
（四）正文格式
1．正文整体格式：页边距上30mm，下34mm，左30mm，
右30mm,首行缩进2字符，行间距28磅。缩进左、右0字符，
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段前、段后0行。
2．标题：二号、宋体、加黑、居中。一般在标题行前空
一行。标题视具体字数多少，可为多行。
3．结构层次：第一层为“一”、使用三号、黑体。第二层
为“（一）”、使用三号、楷体，第三层为“1”、第四层为“（1）”，
使用三号、仿宋体。其他正文部分使用三号、仿宋体，对于段
落开篇或段落内需重点强调内容可以使用加黑，以使文字层次
清晰、醒目突出。
（五）署名和日期格式
1．对于发言稿等文字材料，日期可在标题下一行居中、
加括号、字体为仿宋、三号字，年、月、日使用阿拉伯数字，
发言人名称在日期下一行居中，使用楷体、三号字。
2．其他文字材料的成文日期列于正文后适当行位置，右
空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”；文字材
料起草单位名称应位于日期前一行，与成文日期中心线对齐。
根据实际情况确定是否用印。
（六）页眉和页脚格式：页眉20mm，页脚15mm。页脚处
居中标明“第 页”，字体使用小四、宋体。
二、表格材料格式要求
（一）表格材料用纸采用国际标准Ａ４型。
（二）特殊的表格和软件自动生成的表格不做要求；
（三）标题用宋体，二号；内容全部使用三号，仿宋。表
格内所有内容要`垂直，左右方向均居中；
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（四）页边距，上下左右25mm，页眉页脚15mm；
（五）表格单行距8mm，线条使用1/4磅实线；
（六）表格的列宽要根据实际填写内容合理调整；
（七）表格要有“填表单位”、“填表时间”、“填表人签字”、
“负责人签字”等项目。
（八）本要求使用的是word格式，各单位在应用过程中，
根据实际工作可使用Excel表格，但页面、页边距、字体、字
号必须符合要求。字号大小对应如下。
Word字号 二号 小二号 三号 小三号 四号 小四号 五号
Excel字号 22号 18号 16号 15号 14号 12号 10.5号
三、 印章：
印章为发文机关公章或领导同志签名章，是发文机关对公
文负责的标志，同时是公文生效的凭证。公文所盖印章一定要
与发文机关的名称一致，印章要盖得端正、清晰，加盖印章应
上距正文2cm-4cm居中，下压成文时间。
应当加盖单位公章的资料，例如：规划、方案、计划、总
结、措施、通知、报表、各种统计表、分析报告、红头文等。
不需加盖公章的资料，如：会议纪要、记录、制度标准汇
编、台帐、客户意见登记簿、图纸等。
四、 资料的其他要求
（一）用纸，要求统一使用A4型。
（二）版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版
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心不斜，误差不超过1cm。
（三）装订要求，左侧装订，不掉页，封面与收心不脱落，
后背要整齐不空。
（四）正文页码标识规则：一般资料页码编制采用小4
号宋体阿拉伯数码标识，居中放置。制度、标准汇编页码的编
制，要在页脚的下方居中标识“共×页 第×页”。
（五）资料附表的标识规则
正文如需附横排A4纸型表格，应将页码放在横表左侧，
表的题目在订口一边。
（六） 数字书写规范：
表示数量一般要使用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字。
创一流资料应按照主旨明确，结构严密清晰，材料充实、
准确、详实，语言规范严谨、简明的原则编制。
武强县梦越达劳务服务有限公司
二○一一年九月五日
