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文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。
2、在计算机中录入时不能加空格和回车。
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。
二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。
件号在最低一级类目中从“1”开始编写。
不得重复，不得编附号。
——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。
填写时要注意三个问题：(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。
领导讲话填写领导姓名。
(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。
——文号：文件的发文字号。
文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB／T17678.1—1999）发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】第一部分：电子文件归档与档案管理1 范围本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
工程公司科技文件材料（电子版）归档填写要求工程公司的科技文件包括了各种技术资料、相关技术报告、技术标准、技术规范等等，这些材料的收集、整理、归档对于公司的科技管理至关重要。
良好的归档过程可以使文件的查找更加方便快捷，也可以防止信息的丢失和泄漏。
下面将为大家介绍工程公司科技文件材料归档填写的要求。
一、文件分门别类公司在进行文件归档的时候，需要将文件进行分门别类按照不同的类别进行归档。
例如，可以将文件归为技术资料类、技术报告类、技术标准类、技术规范类、科研成果类等。
二、文件编号规范对于公司的各种科技文件资料，需要对其进行规范的编号，以防止文件混乱和遗漏。
编号格式可以根据公司的实际情况来制定。
一般来说，编号的格式包括了类别、年度、月份、序号。
例如，技术资料类编号格式为“T202201001”。
三、文件归档时间对于公司获得的各种科技文件资料，需要及时进行归档和存储。
应该确定归档的具体时间和归档的周期。
一般来说，归档的时间周期应该不超过1个月，以免遗漏重要的资料。
四、文件归档环节文件归档环节包括了文件整理、文件分类、文件编号、文件打印、文件装订、文件存储装置等等。
在进行文件归档的时候，需要对每一个环节做好把控和管控。
五、文件档案管理对于公司归档的文件，需要进行档案管理，保障文件的完整性、保密性和安全性。
建立归档登记表格，记录每次归档的时间、文件名称、文件编号等。
并建立文件保管制度，对文件进行保密和安全管理。
六、文件查询系统为了方便文件的查询和使用，可以建立文件查询系统。
查询系统可以是电脑版的，也可以是纸质版的。
建立文件查询系统可以方便查找和使用文件，节约时间和成本。
以上就是工程公司科技文件材料归档填写要求的基本内容。
在实际的工作中，每个公司的要求可能会有所不同，针对实际情况进行修改和调整。
在工程公司的科技文件归档过程中，需要遵循规范的流程并注意细节，以保障文件的安全完整，为公司的发展提供支持和保障。
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法档案是历史的真实记录，是人类文明进步的阶梯，是党和国家的宝贵财富。
二00四年七月，云南省档案局提出的《关于实施档案工作“八项工程”，加快云南档案事业发展的意见》为进一步推动我省档案事业的发展指明了方向，明确了今后一定时期内档案工作的重点、任务和目标，把档案馆建设成为集“资政决策、信息传播、文化交流、社会教育和服务”等功能为一体的现代化档案馆。
要求各机关单位在向当地档案部门移交档案的同时必须移交所交档案的机读目录。
然而，绝大多数的机关单位由于种种原因，过去一直没有使用综合档案管理软件，但是又花费了较多的人力物力用Word、Exl、WPS等文字处理软件格式录入了大量的档案案卷级和文件级目录，这些目录是不能作为档案管理软件的机读目录数据直接被调用的。
在使用综合档案管理软件后，如果重新进行目录数据的录入，必将造成更大的人力物力资源的浪费，并且从时间上来说也是几乎不允许的，如何将这些目录批量导入档案管理软件，成为机关档案工作者心头的一大困扰。
结合自己档案工作的经验和对档案管理软件的研究，本文将就如何把用Word、Exl、WPS 等文字处理软件格式录入的档案文本目录导入档案管理软件，成为可以用档案管理软件进行检索等操作的机读目录数据进行探讨，以供广大档案工作者探讨。
以用Word文字处理软件格式录入的目录导入世纪科怡档案管理系统软件为例：第一步：打开文本目录文件《2005年纸文件归档文件目录》，删除文件中的标题、空格、表头等相对冗余的部分。
同一表格中间的空格和回车符必须删除。
全部选择文件（Ctrl+A），然后点击复制（Ctrl+C）。
第二步：将文件保存为纯文本文件。
方法是依次点击开始〉程序〉附件〉记事本，打开记事本程序，点击编辑〉粘贴（Ctrl+V），然后存盘退出记事本程序。
若在Word文字处理软件中点击另存为，在弹出的对话窗口中将保持类型选择为“纯文本”，保存后退出也可以，但是这样必须对此文本文件进行手动处理，相对的工作量要比前一方法大得多。
电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
⼲部⼈事档案⽬录表_最新⼲部⼈事档案⽬录表格 ⼲部⼈事档案的管理，需要⼀个好的⽅法。
对于⽬录表格的制作，要怎样⼦的形式才好呢?下⾯是店铺给⼤家整理的⼲部⼈事档案⽬录表，欢迎阅读! ⼲部⼈事档案⽬录表 ⼲部⼈事档案管理部门⼯作职责 (⼀)按照⼲部管理权限依法管理好⼲部档案，为国家积累档案史料。
(⼆)及时收集、鉴别和整理⼲部档案材料，把好档案材料⼊⼝关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。
(三)按照规定办理⼲部⼈事档案的查阅、借阅和转递。
(四)为有关部门提供⼲部⼈事档案材料的情况。
(五)认真做好⼲部⼈事档案的安全、保密、保管和保护⼯作。
(六)及时了解⼲部⼈事档案⼯作的新情况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导⼯作。
(七)推⼴、应⽤⼲部档案现代管理⽅法和技术，逐步实现⼲部⼈事档案管理的信息化和现代化。
(⼋)定期向档案局移交死亡⼲部档案。
(九)办理其他有关事项。
⼲部⼈事档案材料收集制度 (⼀)按照《⼲部⼈事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全⾯、及时、规范的原则，重点收集反映⼲部⾃然情况和德、能、勤、绩、廉等⽅⾯的材料，并根据经济社会发展和组织⼯作的需要，不断充实完善⼲部⼈事档案的内容。
(⼆)⼲部⼈事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作⼲部⼈事档案材料，建⽴⼲部⼈事档案材料收集归档机制，在材料形成之⽇起1个⽉内按要求送交⼲部⼈事档案管理部门并履⾏移交⼿续，任何组织和个⼈不得以任何理由积压归档材料。
(三)⼲部⼈事档案管理部门应建⽴联系制度，及时掌握形成⼲部⼈事档案材料的信息，主动向⼲部⼈事档案材料形成部门、⼲部本⼈和其他有关⽅⾯收集⼲部⼈事档案材料。
(四)⼲部⼈事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、⼿续完备。
成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进⾏登记并及时收集补充。
(五)归档材料填写不规范，⼿续不完备，或材料上的姓名、出⽣时间、参加⼯作时间和⼊党时间等与档案记载不⼀致的，材料形成部门应当重新制作，补办⼿续，或者由具有⼲部管理权限的组织(⼈事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。
材料的格式要求（一）档案盒内材料目录格式1．各级目录“名称及编号”的字号、字体一级目录为《普通高等学校本科教学工作合格评估方案》中的一级指标，格式为：宋体，小二号，加粗；编号为“1”、“2”、“3”、…等。
二级目录为二级指标，格式为：宋体，小二号，加粗；编号为“1．1”、“1．2”、…“2．1"，“2．2”、…等。
三级目录为主要观测点，格式为：宋体，小三号，加粗；编号为“1．1．1”、“1．1．2”、…，“1．2．1”、“1．2．2”、…“2．1．1”、“2．1．2”、…等。
四级目录为某个“主要观测点”的支撑材料顺序编号，格式为：宋体，五号，加粗；编号为“1．1．2-1”、“1．1．2-2”、…“1．2．1-1”…“2．1．2-2”、“2．1．2-3”…等。
五级目录为说明某个“主要观测点”的一些大的方面所需要的支撑材料目录，格式为：宋体，五号，不加粗；编号为：“（1）”、“（2）”、“（3）”、……等。
六级目录为说明“五级目录”所需要的具体的支撑材料目录，格式为：宋体，五号，不加粗；编号为：“①”、“②”、“③”、…等。
七级目录为说明“六级目录”所需要的具体的支撑材料目录，格式为：宋体，五号，不加粗；编号为大写英文字母：“A”、“B”、“C”、…等。
2．页边距：上、下：2.5厘米；左：3.5厘米、右：2.5厘米。
3．行间距：选“最小值”项，22磅。
4．排版格式：用Word格式。
（二）文字材料的正文格式材料统一以word成文,纸张类型为A4,纵向;（样本见附件五）1.页面设置：上：2.5、下：2.5、左：3.5、右：2.52.标题：用小二号宋体加粗(如有副标题,用三号楷体)。
标题可分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，行距为固定值32磅。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(标题下空一行)3.正文：A、用小三仿宋体-GB2312。
每自然段左空2字，回行顶格。
文本及行文格式一、办公软件Word文档，至少需要安装宋体、仿宋、正楷、黑体等字体，必要时应该安装文星字体。
二、页面设置（一）页边距1.上下各为2.54cm（默认值），左右为2.7cm-3.1 cm2.纸张方向: 一般为纵向（二）板式页眉页脚为默认值（三）纸张A4三、段落（缩进和间距）1.缩进：左右为0字符，特殊格式：段首缩进为2字符；2.间距：段前、段后为0行，行距一般为：单倍行距（31），必要时可以在28-30之间进行调动，但不能低于28，否则就不美观了；表格中的间距一般为22。
四、插入页码4号仿宋，格式如“-1-”或“1”五、字体（一）主标题2号方正小标宋，如有副标题，用3号楷体字，可分一行或多行剧中排列。
（二）各级标题与正文1.一级标题：3号黑体字。
序号用“一、二、三、……..”，句尾不加标点，下文另起一行;2.二级标题：3号楷体，序号用“（一）（二）（三）”，序号后不加标点；3.三级标题：3号仿宋体加粗，序号用“1.2.3……”，序号后用“.”；或“、”，但所有材料要统一。
4.四级标题：3号仿宋体，序号用“（1）（2）（3）…….”，序号后不用标点5.五级标题：3号仿宋体，①②③④…6.正文：3号仿宋字。
与主标题空一行，每自然段段首要左空2字符。
7.表格中字体一般为4号仿宋，表格的名称一般为2号方正标宋或小2号方正标宋，优秀或其他申报表一般为小2号或3号宋体。
（三）落款时间及标准后空4字符（与正文比较），如果主标题有单位名称时落款一般不要单位，无论要单位还是不要单位，如果是文件或通知，如：成立什么领导小组名单什么的，要加盖公章。
（四）字体大小主标题：方正小标宋2号，正文：仿宋 3号，表格：一般是4号。
六、关于成文或制作表格时、下载文字的调整成文或制作表格段首添加标题号时，写了“一”，往往再写“二”时就自动生成，这是必须将“一”“二”等标题号删除，重新设置好段落，将全部文字选中，按照段首“空2字符”的要求进行设置，然后再添加标题号；也可以返回，再添加“二”，即可。
贵州高速公路集团有限公司关于统一项目竣工文件组卷及目录格式有关事宜的通知各项目（总监）办：为进一步规范集团公司项目竣工文件组卷、目录编制方式，根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）有关精神，现对集团公司新建项目竣工文件的编制要求作如下统一，请遵照执行。
本通知自下发之日起执行，相关事宜由集团公司办公室负责督导、解释。
附件：贵州高速公路集团有限公司项目竣工档案组卷及目录统一格式贵州高速公路集团有限公司2015年5月27日贵州高速公路集团有限公司项目竣工文件组卷及目录统一格式一、组卷按交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发﹝2010﹞382号)文件要求组卷。
（一）“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”要求竣工图纸和变更文件里面各放一份，位置分别放于第一册图纸总说明(卷内目录后）后及第一册变更文件卷内目录后。
（“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”及“竣工数量对照表”表格格式见附表1）（二）综合文件：按问题结合时间组卷，按施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、施工进度控制文件、施工费用控制文件、综合文件等分别组卷。
二、档号拟写例：GD·4·BT1一××。
三、分隔符号统一为“～”例：××年×月～××年×月，第×期～×期。
四、案卷题目拟写格式统一如下：（案卷题目应能准确反映本案卷的基本内容）。
（一）桩号：指本案卷的起止桩号。
（二）质检资料：“项目名称+合同段+桩号+分部分项工程名称+中间交工证书、检验申请批复令及附件”。
例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段CK0+329.815～CK0+741.6路基填筑中间交工证书、检验申请批复令及附件。
（三）变更令：“项目名称+合同段+桩号+第××～××＃工程变更令”。
档案盒目录资料档案盒目录资料是指用于记录和管理档案盒内文件的目录资料。
目录资料的编制和使用对于档案管理的规范化和高效性至关重要。
本文将详细介绍档案盒目录资料的标准格式，包括目录表格的内容和结构，并提供一个示例来说明如何编写和使用档案盒目录资料。
一、档案盒目录资料的标准格式档案盒目录资料的标准格式包括目录表格和附加信息。
下面分别介绍这两部分的内容和结构。
1. 目录表格目录表格是档案盒目录资料的核心部分，用于记录档案盒内文件的基本信息。
目录表格通常包括以下列：（1）文件编号：每个文件都应有一个唯一的编号，用于标识和检索。
（2）文件标题：简洁明了地描述文件的主题或内容。
（3）文件日期：记录文件的创建、修改或归档日期，以便于追溯和排序。
（4）文件类型：指明文件的种类或分类，如合同、报告、备忘录等。
（5）文件存放位置：记录文件在档案盒中的具体位置，如第几层、第几格等。
（6）文件备注：可选项，用于记录文件的其他相关信息，如文件的重要性、使用频率等。
2. 附加信息除了目录表格外，档案盒目录资料还可以包含一些附加信息，以提供更多的参考和辅助信息。
这些附加信息可以包括以下内容：（1）文件数量统计：统计档案盒内文件的总数量，以便于核对和管理。
（2）文件归档日期范围：记录档案盒内文件的归档日期的起止范围，方便查找和归档。
（3）文件制作人：记录文件的制作人或责任人，以便于追溯和联系。
（4）文件索引：可选项，用于进一步分类和索引档案盒内的文件，提高检索效率。
二、档案盒目录资料的编写和使用编写和使用档案盒目录资料需要遵循一定的规范和流程。
下面以一个示例来说明具体的步骤和方法。
假设我们有一个档案盒，内含10个文件，主要是公司的财务报表和合同文件。
我们将按照以下步骤来编写和使用档案盒目录资料：1. 准备目录表格首先，我们需要准备一个目录表格，包括文件编号、文件标题、文件日期、文件类型、文件存放位置和文件备注这几列。
可以使用电子表格软件（如Microsoft Excel）或文本编辑软件来创建目录表格。
档案目录的电子化盈档案目录的电子化,即档案检索工具的数据库化.而不只是把纸质档案目录转换成一般意义上的电子文件即可.因为,只有把纸质档案目录这一"死文件"转换为数据库性质的"活文件",才便于用户对档案文件的查找,才能提高档案文件的查全率,查准率以及查找速度,从而为档案管理现代化奠定基础.总结档案部门档案目录电子化的实践经验,笔者认为在档案目录电子化过程中,有如下问题需要引起重视:第一,在工具应用上,ACCESS软件为较理想的软出.这一优点,对于数据资源的共建与共享尤其适用.其次是因为该软件兼容性强,它可兼容DBASE,FOXBASE,FOXPRO,WORD表格,EXCEL工作簿等多种表格样式的文件,也可导出为DBASE,FOXBASE,FOXPRO,WORD表格,EXCEL工作簿等多种表格样式的文件,并能为"世纪科怡"等档案管理软件所兼容,从而使用户的早期劳动成果(表格样式的数据)得以续用,现在形成的劳动成果能够以最小的代价,在现在与将来发挥出尽可能大的效用.再次是因为ACCESS软件.这首先是因为其功能强大.建立了库内数据表间的关联之后,该软件可以实现多表交叉查询,并把查询结果按用户需求屏显输出,打印输出,复制输出或上网输件的市场覆盖面已经很大,一般微机都装有该软件,即便没有安装,补充安装也比较容易.而其对用户操作水平要求较高与数据安全性不足的缺陷也可以通过强化kkkkkkkkkkkj●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}供依据.为扩大城市的知名度,全国许多城市迈入申报了历史文化名城的行列,许多经典的历史建筑被列入了<世界遗产名录>.档案部门应努力挖掘建筑遗产档案资源,为申报工作提供客观,翔实的依据材料.例如,从1994年至1997年4年间,为了将苏州古典园林申报列入<世界遗产名录>,江苏省建委,文化厅,苏州市政府从苏州市档案馆,城建档案馆,园林博物馆等部门查阅了数百卷园林档案,调用了大量的园林声像材料,整理出了6万字的申报文本,制作了长达l1分钟的录像片以及25张精美的幻灯片,于1997年12月4日在联合国教科文组织世界遗产委员会第21次会议上一次性申报成功,使苏州古典园林真正走出了国门.在这次申报中,园林建筑遗产档案立下了汗马功劳.323,着力为开发旅游资源,发展地方经济提供服务.旅游业作为一项无污染的新兴产业,备受各地党委,政府的广泛重视.近年来,许多地方通过利用档案部门提供的建筑遗产档案,兴建,恢复了大量的人文景观,浙江省杭州市南宋仿古街,江苏省镇江市宋元古街,无锡市马山风景区等一批旅游项目的相继建成,高文化含量的档案信息功不可没,对于推动当地旅游资源的开发和经济的发展起到了较好的促进作用.尊重历史,延续文脉,是发展当代先进文化的应有之义.在城市化进程中,加强建筑遗产档案的研究,收集和保管,为保护建筑遗产,拓展城市文化内涵,提升城市文化品味服务是档案部门的应尽职责.作者单位:江苏省张家港市档案局'北京档案)2oo2年第10期All(HIVESBE【NG确■■—■培训,技术处理和管理措施加以克服,监控,防范.因此,可以这样说,数据库格式是档案目录电子化的最好形式,对于档案部门来说,ACCESS软件是较理想的档案目录电子化软件.第二,在着录对象上,应以文件着录为主,案卷着录为辅.也就是说,从效益角度考虑,档案文件一般要着录到文件级,而不要只着录到案卷级.但对于个别查考利用价值不大或无必要着录到文件级的档案文件, 也可只着录到案卷级,而不硬性要求着录到文件级.这是因为:条目着录到案卷级,查考价值小,着录到文件级,查考价值才大,但对于有些档案而言,一律着录到文件级,又有事倍功半之苦.因此,只有在方法上坚持"以文件着录为主,案卷着录为辅,文件级着录与案卷级着录相结合",才能取得事半功倍的效果.第三,在字段结构方面,应参照'北京市归档文件整理标准(试行)>中的"归档文件目录"要求设置.了解数据库文件特性的人都知道:数据库软件不兼容,相互间一般不能进行库内数据的导人导出,复制,剪切粘贴等合并处理.即便在软件兼容的前提下,用户也只能对字段顺序,类型,宽度一致的数据库进行库内数据的批量合并处理,否则,同样不能进行库内数据合并的正确操作处理.因此,为了将来实现数据共享,便于现在的数据着录,目前的数据共建工作,除最好用统一的数据库软件外,还必须有统一的字段结构.因需与不装订文件目录编制要求接轨,且受打印输出页面幅宽的限制,考虑到数据库关键字查询技术, 打印技术的完备等因素,笔者以为:档案文件电子目录的字段结构应参照"归档文件目录"的要求设置.即目录只顺序设置ID编号,档号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,共计八个字段,各个字段的数据类型和宽度依实际需要确定.如随着文件查找利用工作的深化,对文件信息的着录可以做到补充着录齐全,"题名" 字段和"备注"字段,宜设置为文本类型,254个字节宽度;为便于今后按文件形成年度查找,"日期"字段应设置为长日期类型;为便于进行档案统计,"页数"字段应设置为数字类型等.第四,在着录内容方面,力求合理,周全.以文书档案的着录为例:装订卷卷内文件的档号宜由全宗号,目录号,案卷号,件号顺序构成,不装订卷文件的档号宜由全宗号,保管期限代号,年度,件号顺序构成,归档电子文件原文的档号宜由全宗号,电子文件性质代码,年度,件号顺序构成;"责任者"字段应填写档案文件的所有署名者;"文号"字段应照实填写;"题名"字段宜填写档案文件标题或正文中的关键字;"日期"字段内档案文件的落款年度必须用四位阿拉伯数字标示;"页数" '北京档案}2oo2年第10期字段则应填写该份文件的总页数;"备注"字段可填写档案文件的保管期限,密级,主题词,形成部门或承办部门,文件的存放地点,有无复制件,拟稿人,载体状况,形成电子档案的软硬件环境等信息.第五,在主导思想上应认真贯彻以下七条原则: (一)价值第一原则.即只着录具有查考利用价值的档案文件的信息,一般不着录无查考利用价值的档案文件的信息,千万不能为凑条目数而着录.而查考利用价值,是指档案的证明价值和研究价值.考虑到档案形成的实际状况,那种"是档案文件就着录"的一刀切做法并不可取.比如,对档案文件中的重份以及无批复的请示就不应着录.(二)以"我"为主原则.属于本行政辖区或本单位制发或转发的档案文件,以及上级机关或业务主管部门制发的针对本辖区或本单位工作的特发针对文,一般都要着录,否则不予着录.如上级及其业务主管部门制发的普发执行文,参考性文件就不宜着录,以免造成人力物力的浪费.(三)为利用者着想的原则.为方便将来的查考利用,对查考利用率较高的文件,必须着录周详,对那些查考利用率相对较低或控制较严的文件,则可简略着录.比如,本辖区或本单位领导班子的会议记录可只着录到议题;而干部任免通知和工作简报中涉及政策性规定,结果性文件,人事任免事项的,一定要逐件或逐期着录,并应详尽着录(对被任免人一般应着录齐全, 不应漏着).(四)急用先录原则.为了方便对档案文件的查找利用,根据数据库文件的优势特点,可以把近期利用率高的档案文件先行着录,利用率低的暂缓着录.如土地照,婚姻档案可先行着录,距今较久远的档案文件可待土地照,婚姻档案着录告一段落后再着录.(五)惜字如金原则.在条目着录过程中,只着录必须着录的内容,不得着录冗余内容,以节省着录者精力和数据库空间,载体空间.如文件标题中的责任者,"关于","通知的通知",文件背景信息中的份数,印制时间,抄报,抄送单位等.(六)忠于原文原则.着录者着录的内容,必须与原文高度一致,不允许主观臆断.比如,档案文件中人名前后不一致的,应照实着录,把着录者的判断结果在人名后用中括号【】或小括号()全姓名标出.(七)标识规范原则.档案文件中字迹无法辨认且考证困难的,应统一用阿拉伯数字"0"标注;原文无标题的,着录者自拟的标题关键字要用中括号【】标明. 作者单位:北京市平谷区档案局33。
档案目录电子表格录入格式要求
1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。
法规科联系电话：8783368。
2.录入格式要求
2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局
不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局
责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：日照市第九届人民代表大会第二次会议
未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。
如：92年1月23日
正确写法为19920123
错误写法：920123 或者1992123
如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月
正确写法为：19921200
如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321
2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：日档发（92）001号
正确写法：日档发[1992]1号
如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
3. 案卷目录格式要求
3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。
3.2 著录格式：
3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123
3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。
3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。
如归档年度为92年，应写为1992
3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。
3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。
分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。
3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。
3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。
3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存
为“××单位-案卷目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-案卷目录-永久（1992-1996）.xls 4．卷内文件目录格式要求
4.1 卷内文件目录著录项目：包括档号、顺序号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、密级、保管期限、归档年度、公文主题词、备注。
4.2 著录格式
4.2.1 档号：格式为“目录号-案卷号-件号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，件号用3位阿拉伯数字表示。
案卷内文件按排列次序从“1”开始流水编号，不得重复、不应有空号。
中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：目录号为2，案卷号为123的档案，件号为6的归档文件，档号应为：002-0123-006
4.2.2 顺序号：同4.2.1中的件号。
4.2.3 责任者：规范同2.1。
4.2.4 文件编号：规范同2.3。
4.2.5 文件题名：一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。
原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。
如：原题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知。
正确著录题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期档案安全工作的通知]。
文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。
文件中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的
说明文字。
副题名、说明题名文字前加“：”号。
文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
4.2.6 日期：即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。
规范同2.2。
4.2.7 页号：页号用3位阿拉伯数字标识。
案卷内文件各页按排列次序流水编号，有字迹的页均应编号，同一案卷内页号不得遗漏或重复，不应有空号。
如：页号为24，则应著录为：024。
4.2.8 密级：密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
4.2.9 保管期限：同3.2.7
4.2.10 归档年度：同3.2.4
4.2.11 公文主题词：一般按原文标注的主题词著录。
4.2.12 备注：该份文件其他需要说明的事项。
主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。
示例1：此件复制于中央档案馆
示例2：该件由×××于××××年捐赠
4.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“××单位-卷内目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-卷内目录-永久（1992）.xls
5. 归档文件目录格式要求
归档文件目录为档案整理方式改革后，依照《归档文件整理规则》，
对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。
5.1 著录项目：包括归档年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。
5.2 著录格式
5.2.1 归档年度：该文件归档的年份，以4位阿拉伯数字表示。
一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。
例：文件《日照市档案局2005年工作总结及2006年工作打算》，发文日期为2006年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2005年文件归档，即归档年度为2005。
5.2.2 保管期限：文书档案一般分为永久、长期、短期三类，根据文件性质分别填入。
5.2.3 机构（问题）：根据本单位文书档案的分类方案规定（如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类）分别填入相应的机构或问题。
如果分类方案为“保管期限-年度”，则不用填。
5.2.4 件号：归档文件的排列顺序号，以3位阿拉伯数字表示，不足3位，以“0”补足。
5.2.5 责任者：同2.1
5.2.6 文件编号：同2.3
5.2.7 文件题名：同4.2.5
5.2.8 日期：同2.2
5.2.9 页数：填写该份文件的总页数。
计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。
折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。
如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。
5.2.10 密级：同4.2.8
5.2.11 公文主题词：同4.2.11
5.2.12 备注：同4.2.12
5.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期、短期3个文件，文件名称保存为“××单位-归档文件-永久（年度）.xls”，每个文件内按归档年度、保管期限、（机构或问题）、件号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局2005年永久档案的归档文件目录，保存文件名为：日照市档案局-归档目录-永久（2005）.xls
6．全引目录由系统根据案卷目录及卷内目录整合生成，不需人工录入。
在录入数据时应严格按以上要求录入，特别注意避免出现档号错误。
7. 以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。
附件1：案卷目录样式
附件2：卷内目录样式
附件3：归档文件目录样式
（以上目录电子表格在本网中下载，为EXCEL文件）
日照市档案局
2006年5月22日。
