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文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。
2、在计算机中录入时不能加空格和回车。
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。
二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。
件号在最低一级类目中从“1”开始编写。
不得重复，不得编附号。
——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。
填写时要注意三个问题：(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。
领导讲话填写领导姓名。
(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。
——文号：文件的发文字号。
文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB／T17678.1—1999）发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】第一部分：电子文件归档与档案管理1 范围本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
工程公司科技文件材料（电子版）归档填写要求工程公司的科技文件包括了各种技术资料、相关技术报告、技术标准、技术规范等等，这些材料的收集、整理、归档对于公司的科技管理至关重要。
良好的归档过程可以使文件的查找更加方便快捷，也可以防止信息的丢失和泄漏。
下面将为大家介绍工程公司科技文件材料归档填写的要求。
一、文件分门别类公司在进行文件归档的时候，需要将文件进行分门别类按照不同的类别进行归档。
例如，可以将文件归为技术资料类、技术报告类、技术标准类、技术规范类、科研成果类等。
二、文件编号规范对于公司的各种科技文件资料，需要对其进行规范的编号，以防止文件混乱和遗漏。
编号格式可以根据公司的实际情况来制定。
一般来说，编号的格式包括了类别、年度、月份、序号。
例如，技术资料类编号格式为“T202201001”。
三、文件归档时间对于公司获得的各种科技文件资料，需要及时进行归档和存储。
应该确定归档的具体时间和归档的周期。
一般来说，归档的时间周期应该不超过1个月，以免遗漏重要的资料。
四、文件归档环节文件归档环节包括了文件整理、文件分类、文件编号、文件打印、文件装订、文件存储装置等等。
在进行文件归档的时候，需要对每一个环节做好把控和管控。
五、文件档案管理对于公司归档的文件，需要进行档案管理，保障文件的完整性、保密性和安全性。
建立归档登记表格，记录每次归档的时间、文件名称、文件编号等。
并建立文件保管制度，对文件进行保密和安全管理。
六、文件查询系统为了方便文件的查询和使用，可以建立文件查询系统。
查询系统可以是电脑版的，也可以是纸质版的。
建立文件查询系统可以方便查找和使用文件，节约时间和成本。
以上就是工程公司科技文件材料归档填写要求的基本内容。
在实际的工作中，每个公司的要求可能会有所不同，针对实际情况进行修改和调整。
在工程公司的科技文件归档过程中，需要遵循规范的流程并注意细节，以保障文件的安全完整，为公司的发展提供支持和保障。
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法档案是历史的真实记录，是人类文明进步的阶梯，是党和国家的宝贵财富。
二00四年七月，云南省档案局提出的《关于实施档案工作“八项工程”，加快云南档案事业发展的意见》为进一步推动我省档案事业的发展指明了方向，明确了今后一定时期内档案工作的重点、任务和目标，把档案馆建设成为集“资政决策、信息传播、文化交流、社会教育和服务”等功能为一体的现代化档案馆。
要求各机关单位在向当地档案部门移交档案的同时必须移交所交档案的机读目录。
然而，绝大多数的机关单位由于种种原因，过去一直没有使用综合档案管理软件，但是又花费了较多的人力物力用Word、Exl、WPS等文字处理软件格式录入了大量的档案案卷级和文件级目录，这些目录是不能作为档案管理软件的机读目录数据直接被调用的。
在使用综合档案管理软件后，如果重新进行目录数据的录入，必将造成更大的人力物力资源的浪费，并且从时间上来说也是几乎不允许的，如何将这些目录批量导入档案管理软件，成为机关档案工作者心头的一大困扰。
结合自己档案工作的经验和对档案管理软件的研究，本文将就如何把用Word、Exl、WPS 等文字处理软件格式录入的档案文本目录导入档案管理软件，成为可以用档案管理软件进行检索等操作的机读目录数据进行探讨，以供广大档案工作者探讨。
以用Word文字处理软件格式录入的目录导入世纪科怡档案管理系统软件为例：第一步：打开文本目录文件《2005年纸文件归档文件目录》，删除文件中的标题、空格、表头等相对冗余的部分。
同一表格中间的空格和回车符必须删除。
全部选择文件（Ctrl+A），然后点击复制（Ctrl+C）。
第二步：将文件保存为纯文本文件。
方法是依次点击开始〉程序〉附件〉记事本，打开记事本程序，点击编辑〉粘贴（Ctrl+V），然后存盘退出记事本程序。
若在Word文字处理软件中点击另存为，在弹出的对话窗口中将保持类型选择为“纯文本”，保存后退出也可以，但是这样必须对此文本文件进行手动处理，相对的工作量要比前一方法大得多。
电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
档案目录电子表格录入格式要求
1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。
法规科联系电话：8783368。
2.录入格式要求
2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局
不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局
责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：日照市第九届人民代表大会第二次会议
未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。
如：92年1月23日
正确写法为19920123
错误写法：920123 或者1992123
如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月
正确写法为：19921200
如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321
2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：日档发（92）001号
正确写法：日档发[1992]1号
如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
3. 案卷目录格式要求
3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。
3.2 著录格式：
3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：目录号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123
3.2.2 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。
3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。
如归档年度为92年，应写为1992
3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。
3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。
分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。
3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。
3.2.8 备注：填写该份案卷其他需要说明有关事项。
3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存
为“××单位-案卷目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-案卷目录-永久（1992-1996）.xls 4．卷内文件目录格式要求
4.1 卷内文件目录著录项目：包括档号、顺序号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、密级、保管期限、归档年度、公文主题词、备注。
4.2 著录格式
4.2.1 档号：格式为“目录号-案卷号-件号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，件号用3位阿拉伯数字表示。
案卷内文件按排列次序从“1”开始流水编号，不得重复、不应有空号。
中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：目录号为2，案卷号为123的档案，件号为6的归档文件，档号应为：002-0123-006
4.2.2 顺序号：同4.2.1中的件号。
4.2.3 责任者：规范同2.1。
4.2.4 文件编号：规范同2.3。
4.2.5 文件题名：一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。
原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。
如：原题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知。
正确著录题名为：日照市档案局关于转发鲁档发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期档案安全工作的通知]。
文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。
文件中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的
说明文字。
副题名、说明题名文字前加“：”号。
文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
4.2.6 日期：即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。
规范同2.2。
4.2.7 页号：页号用3位阿拉伯数字标识。
案卷内文件各页按排列次序流水编号，有字迹的页均应编号，同一案卷内页号不得遗漏或重复，不应有空号。
如：页号为24，则应著录为：024。
4.2.8 密级：密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
4.2.9 保管期限：同3.2.7
4.2.10 归档年度：同3.2.4
4.2.11 公文主题词：一般按原文标注的主题词著录。
4.2.12 备注：该份文件其他需要说明的事项。
主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。
示例1：此件复制于中央档案馆
示例2：该件由×××于××××年捐赠
4.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“××单位-卷内目录-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局永久档案的案卷目录，保存文件名为：
日照市档案局-卷内目录-永久（1992）.xls
5. 归档文件目录格式要求
归档文件目录为档案整理方式改革后，依照《归档文件整理规则》，
对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。
5.1 著录项目：包括归档年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。
5.2 著录格式
5.2.1 归档年度：该文件归档的年份，以4位阿拉伯数字表示。
一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。
例：文件《日照市档案局2005年工作总结及2006年工作打算》，发文日期为2006年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2005年文件归档，即归档年度为2005。
5.2.2 保管期限：文书档案一般分为永久、长期、短期三类，根据文件性质分别填入。
5.2.3 机构（问题）：根据本单位文书档案的分类方案规定（如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类）分别填入相应的机构或问题。
如果分类方案为“保管期限-年度”，则不用填。
5.2.4 件号：归档文件的排列顺序号，以3位阿拉伯数字表示，不足3位，以“0”补足。
5.2.5 责任者：同2.1
5.2.6 文件编号：同2.3
5.2.7 文件题名：同4.2.5
5.2.8 日期：同2.2
5.2.9 页数：填写该份文件的总页数。
计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。
折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。
如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。
5.2.10 密级：同4.2.8
5.2.11 公文主题词：同4.2.11
5.2.12 备注：同4.2.12
5.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期、短期3个文件，文件名称保存为“××单位-归档文件-永久（年度）.xls”，每个文件内按归档年度、保管期限、（机构或问题）、件号先后排列顺序，几个年度可以放在一个文件内。
如：日照市档案局2005年永久档案的归档文件目录，保存文件名为：日照市档案局-归档目录-永久（2005）.xls
6．全引目录由系统根据案卷目录及卷内目录整合生成，不需人工录入。
在录入数据时应严格按以上要求录入，特别注意避免出现档号错误。
7. 以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。
附件1：案卷目录样式
附件2：卷内目录样式
附件3：归档文件目录样式
（以上目录电子表格在本网中下载，为EXCEL文件）
日照市档案局
2006年5月22日。
