合同管理(2)岗位说明书

湖南中烟工业公司 合同管理 编号：HNZY/GL-SJ-01-a.1 页数：1/17

2007-09-04发布 2007-09-04实施 1 目的 规范公司合同管理，保护公司合法权益，满足公司生产经营管理需要，防范合同管理风险。 2 适用范围 适用于除国内卷烟销售合同、劳动合同、保密合同外的合同管理。公司授权各卷烟厂签订的合同参照执行。 3 定义 3.1 合同管理：是指合同签订、审核、履约、结算等环节的管理。 3.2 电子商务合同：是指在《中烟电子商务网》上签订的采购咀棒、卷烟纸、成型纸、烟叶等物资的合同。 3.3 非电子商务合同：是指本制度适用范围内除电子商务合同以外的合同。 4 职责 4.1 合同签订部门负责合同签订和履约管理。 4.2 财务管理部负责审核合同配套资金计划和财务结算条款，负责合同财务结算管理。 4.3 法律与改革部负责合同合法性等内容的审核。 4.4 审计部负责审核合同价格合理性及合同条款完整性，负责合同专用章管理，负责公司合同的归口管理。 4.5 安全保卫部负责工程合同中的安全（消防）、卫生、环境保护和劳动保护条款的审核。 4.6 技术中心负责审核科技项目合同中的知识产权归属和科技经费的结算条款。 4.7 物资供应部负责管理在《中烟电子商务网》上签订的采购咀棒、卷烟纸、成型纸等物资的电子商务合同。 4.8 原料供应部负责管理在《中烟电子商务网》上签订的采购烟叶的电子商务计划合同。 湖南中烟工业公司 合同管理 编号：HNZY/GL-SJ-01-a.1 页数：2/20

4.9 办公室负责合同档案的归档管理。 4.10 卷烟厂负责公司授权签订和自行签订合同的管理。 5 内容 5.1 合同管理流程

合同审核与审批合同谈判与拟订合同双方签字盖章合同归档合同履约合同结算

合同文本和电子文档

合同谈判记录合同审批表

5.2 合同谈判与拟订 5.2.1 根据公司发布的《合同授权管理》文件，确定各部门（卷烟厂）签订合同范围。各部门（卷烟厂）负责人是公司授权在其部门（卷烟厂）经营管理职责范围内签订合同的委托代理人。 5.2.2 公司各部门（卷烟厂）负责人可以根据工作需要，对公司授予其签订合同的委托代理权在本部门（本卷烟厂）内进行再授权。 5.2.3 公司各部门负责人根据工作需要对公司授予其签订合同的委托代理权在本部门内进行再授权的，须对再授权实施有效管理。 5.2.4 各卷烟厂负责人根据工作需要对公司授予其签订合同的委托代理权在卷烟厂内进行再授权的，须对再授权实施有效管理。 5.2.5 合同文本“委托代理人”栏的签名须是各部门（卷烟厂）的负责人或其授权代理人。 5.2.6 根据业务需要，公司合同签订部门须配备专职或兼职合同管理员，负责办理本部门合同的审批手续和再授权管理，并对本部门合同的签订、履约、归档、变更等进行跟踪管理。合同签订部门应将其配备的专职或兼职合同管理员的名单及时报审计部备案。 湖南中烟工业公司 合同管理 编号：HNZY/GL-SJ-01-a.1 页数：3/20

5.2.7 单笔经济业务预计金额在5万元（含）以上的，须签订合同；单笔经济业务预计金额虽然在5万元以下、但应以书面形式明确合同双方权利义务的，也须签订合同；公司所有对外合作的科技项目均须签订合同；按法律法规及政府行政主管部门文件规定，公司应支付的行政事业性收费项目等费用，一般不需签订合同。 5.2.8 各部门所签合同事项应在公司审批的年度预算项目之列；新增项目须办理特批立项手续后，方可签订合同。 5.2.9 合同签订部门应在公司授权范围内签订合同，不得越权签订合同。 5.2.10 合同签订部门负责确认对方签约单位的资信状况、履约能力、资质证明是否符合要求；负责组织合同谈判，并应将谈判情况记录在“合同谈判记录”上，作为送审合同的附件，连同合同文本一并送审。 5.2.11 对合同形式和合同内容的要求见附录。 5.2.12 合同签订部门确认的对方签约单位如为我公司的供应商，则须符合公司《供应商管理程序》的要求。卷烟材辅料、烟草专用设备等供应商须是“合格供应商目录”中的供应商。 5.2.13 合同签订部门负责办理本部门合同的变更事宜。合同履行过程中，双方协商一致，可以变更合同；合同变更应采用书面形式。变更后的合同也须履行合同审批程序。 5.2.14 合同项目应先签订合同再实施，特殊情况经公司分管领导审批后可先实施后再补签合同，该合同实施部门应对补签合同的行为及结果负责。 5.2.15 审计人员和法律顾问应参与重大合同谈判。 5.2.16 合同管理系统未建立前，非电子商务合同暂以“合同审批表”形式审批合同。系统运行后，通过系统进行此类合同的审批和管理。 5.2.17 采购咀棒、卷烟纸、成型纸的电子商务合同和采购烟叶的电子商务计划合同，由合湖南中烟工业公司 合同管理 编号：HNZY/GL-SJ-01-a.1 页数：4/20

同签订部门被授权业务人员负责合同签订。 5.3 电子商务合同的签订、审核、签章和归档 5.3.1 物资供应部授权其业务人员在《中烟电子商务网》上签订采购咀棒、卷烟纸、成型纸等物资的电子商务合同。 5.3.2 原料供应部授权计划管理员在《中烟电子商务网》上签订采购烟叶的电子商务计划合同。 5.3.3 物资供应部、原料供应部负责人或其被授权审核人员对电子商务合同进行审核、签章后合同生效；电子商务合同不再履行“合同审批表”上规定的审批流程。 5.3.4 物资供应部签订的采购咀棒、卷烟纸、成型纸等物资的电子商务合同的材料单价须是经公司审核认可的单价；其合同条款须是经公司合同审核部门审核确认的。 5.3.5 原料供应部签订的采购烟叶电子商务计划合同的采购单价须是按国家局发布的价格指导文件执行；其合同条款须是按国家局的规定签订。 5.3.6 物资供应部、原料供应部分别对其职责范围内的电子商务合同的电子印鉴实施有效管理。 5.3.7 物资供应部、原料供应部须对电子商务合同的授权签订、授权审核、授权签章和归档实施有效管理。 5.3.8 物资供应部须对电子商务合同留存一份纸质文档，并分别对其编号、装订成册、并编写每一册合同目录，次年2月移交审计部归档。合同目录应包括：（1）合同编号；（2）合同采购物资名称；（3）对方签约单位名称；（4）合同金额；（5）合同签订日期；（6）合同签订人。 5.3.9 原料供应部须对电子商务合同留存一份纸质合同目录，并分别对其编号、装订成册，次年9月移交审计部归档。合同目录应包括：（1）合同编号；（2）合同类型；（3）形态；湖南中烟工业公司 合同管理 编号：HNZY/GL-SJ-01-a.1 页数：5/20

（4）对方签约单位名称；（5）数量；（6）合同签订日期；（7）合同签订人。 5.3.10 审计部对电子商务合同的管理进行检查和监督。 5.4 非电子商务合同的审核与审批 5.4.1 非电子商务合同审核与审批流程图

5.4.2 非电子商务合同审核与审批流程说明 5.4.2.1 合同签订部门负责人审核本部门的合同。如审核不同意，则返回业务员修改；如审核同意，则依次提交财务管理部、法律与改革部、安全保卫部（仅限于工程合同）、技术中心（仅限于科技合同）、审计部审核。 5.4.2.2 财务管理部、法律与改革部、安全保卫部、技术中心、审计部的审核意见分三种类型：完全同意、修改同意、不同意。上述合同审核部门出具的审核意见分别标注在“合同审批表”上。上述合同审核部门出具的非“完全同意”的审核意见将使合同返回合同签订部门业务员修改。 5.4.2.3 只有所有合同审核部门的意见都是“完全同意”，合同才能提交给合同签订部门的

合同签订部门业合同签订部门法律与改革部审总经理审批（合同金额≥分管领导审批 审计部审安全保卫部审核（工程合同）或技术中心审核（科技合同） 财务管理对方签约单位公司签章 湖南中烟工业公司 合同管理 编号：HNZY/GL-SJ-01-a.1 页数：6/20

分管领导审批。 5.4.2.4 合同签订部门分管领导审批所分管部门的合同。如审批不同意，则返回业务员修改。如分管领导审批同意，且合同金额＜500万元，则完成了合同审批流程。如分管领导审批同意，且合同金额≥500万元，则需提交总经理审批（本文件第5.4.2.5.1条规定的2种合同除外）。 5.4.2.5 如合同金额≥500万元，提交总经理审批。下列2种合同除外： 5.4.2.5.1 按照经总经理审批后的价格或国家局发布的价格文件签订的合同除外。这2种合同即使合同金额≥500万元，也不必再提交总经理审批，在分管领导审批同意后进入合同双方签章程序。 5.4.2.6 总经理审批意见为“修改同意”或“不同意”的合同返回给合同签订部门业务员修改合同。总经理审批意见为“完全同意”时，进入合同签章程序。 5.4.2.7 合同签订部门业务员对需修改的合同进行修改后，再提交给从要求修改合同的审核环节开始的审核部门、分管领导（必要时）及总经理（必要时）审批。 5.4.2.8 进出口部按照经公司审批的出口卷烟价格签订的出口卷烟合同，经公司相关部门审核后即可执行，不必再提交给分管领导和总经理审批。 5.4.3 财务管理部对合同项目的配套资金计划和财务结算条款进行审核。 5.4.4 法律与改革部对合同合法性等内容进行审核。 5.4.5 安全保卫部对工程合同安全（消防）、卫生、环境保护和劳动保护内容进行审核。 5.4.6 技术中心负责审核科技项目合同中的知识产权归属和科技经费的结算条款。 5.4.7 审计部对合同价格合理性和条款完整性进行审核。 5.4.8 合同审核部门一般应在2个工作日内完成审核或反馈意见；重大或复杂合同可适当延长时间。