办公室文秘培训

- 1 - 文秘必须知道的公文格式

一、国际标准与实际标准的差别：

1、国家标准——《国家行政机关公文处理办法》

特点：详细、正规，适用性不强。（专业性太强）

2、学校标准——《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》

特点：贴近学生生活，适用性较强。（专业性适度）

3、《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》不是凭空产生的，而是在国家机关的要求上，结合实际情况形成的。

二、学生会文件的范围：

计划、总结、策划、通知、请示、章程、制度、规定、通讯等，及其他随机性文件。

三、学生会文件的基本格式要求：

1、纸张要求：采用国际标准的A4型纸，幅面尺寸为210mm×277mm；

2、制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm，页边距设置为上下25.4mm左右31.7mm；

3、印刷要求：未作特殊要求的公文中图文均为黑白印刷，一般使用单面印刷，必要情况可以使用双面印刷，版心误差不得超过5mm；

4、装订要求：文件统一采用平订法，左侧装订，不漏页，不错页。平钉两钉钉距外钉眼位于纸张上下各1/4处，允许误差不超过10mm钉距与左侧边缘间距不得小于10mm。无坏钉，漏钉，重钉，钉脚平稳牢固。

四、学生会文件的细致要求：

（一）封皮：

1、计划、总结、策划必须添加封皮，其他文件超过5页（含5页）必须添加 - 2 - 封皮；

2、封皮字体标题为黑体，字号视具体情况而定；

3、封皮横排标题不得低于页面整体的上1/4。

4、封皮竖排标题应居中放置，字与字之间设置空行，要求基本位于页面纵面中心

5、落款为宋体、四号、加粗，1.5倍行距，双行式落款；

6、统一上交同主题内容，同文件性质的文件，封皮必须统一制作，确保格式一致。

（二）目录：

1、文件超过5页（含5页）必须添加目录页；

2、目录内容包括正文中所有的第一、第二级标题，其余标题不予显示；

3、第一级标题后加重复引号注明所在页码，第二级标题以后不注明页码；

4、“目录”两字格式为黑体一号、加粗、居中，两字间输入四个空格；

5、目录中第一级标题使用宋体、四号、加粗、1.5倍行距；

6、目录中第二级标题使用楷体、五号、不加粗、1.5倍行距

7、目录整体须处于页面的纵向的居中位置。

（三）标题：

1、文件标题使用正标题、副标题、等级标题；

2、正标题格式设置为黑体、三号、加粗、居中；

3、如果文件必须添加副标题，则使用楷体、四号、加粗，破折号前端不能超过页面纵向中心线；

4、等级标题设置五个等级，即以及标题——五级标题，不能使用英文字母作为标题序号； - 3 - 一级标题：一、

二级标题：（一）

三级标题：1、

四级标题：（1）

五级标题： ①

（注：需要时可使用六级标题：A、 ；七级标题：a、 ；标题有括号时不加顿号）5、文件中第一级标题格式与正文相同，但加粗显示；

6、文件中的第二级标题下若有解释说明性的内容，则加粗显示；

7、注意标题的定义，如果标题直接是解释说明性的文字，则当作标题进行加粗处理；

8、章程中各章节标题各空一行且标题加粗居中显示。

（四）正文：

1、字体为宋体四号

2、段落左缩进两个字符

3、行距一般为1.5倍行距

（五）落款：

1、正文：采用双行式，靠右。

2、汉字“〇”不能用数字“0”和英文字母“O”代替。

3、字体为宋体四号，加粗，一般为1.5倍行距。

（六）附录：

1、如果文章有必要在文章后添加附录，则附于正文之后，另起一页开始；

2、附录格式为“附录x”（x为一、二、三、四、五„„）

3、“附录x”使用楷体GB2312、五号、不加粗、顶格； - 4 - 4、附录为正规文件的情况下保留原有格式。

（七）页码：

1、文件超过两页（含两页）必须添加页码；

2、页码格式统一为“—1—”形式；

3、页码位置统一为页面下方居中显示；

4、页码自正文第一页开始计算，封皮、目录不属于页码计数范围。

办公室“文秘培训”应用文体写作

——应用文体概论

一、教学目的:

1、引导学生理解应用文体的概念;

2、明晰应用文体的特点及语言特色;

3、基本能够以应用文体的要求创作简单应用文体;

二、应用文体的基本概念与一般文学作品有何不同:

应用文体是普遍存在与工作学习生活方面中，直接为现实生活服务，具有实用价值，惯用格式的一类文章的总称。是人们交流思想和经验，传递信息，沟通公共关系，处理具体事务的一种工具。

三、应用文体的特点应用问题最显著的特点：

1、实用性

2、规范性

3、真实性（或客观性）

四、应用文体的语言特色：

1、直接

2、概括

3、简明

4、正规

五、应用文体写作的基本准备: - 5 - 1、素材的积累：

（1）留心观察生活

（2）阅读正式公文

（3）背诵常见语句

（4）借鉴文体长处

2、能力的培养：

（1）建立框架的能力：拿到一篇应用文写作的要求以后，如何布局，该写那些方面，每个方面应该分为几点；

（2）提取精华的能力：有若干份资料，其中有精彩的部分也有不足的地方，如何找到精华的语句段落把它们提取出来。

（3）整合选段的能力：选择出优秀的点和精华的段落如何把其整理出来，整合成我们所需要的段落。

（4）整体修改的能力：

①调整结构：调整已写好的顺序，使之结构严谨合理；

②增删内容：根据实际情况删除多余的，补充不足的部分；

③推敲语句：整体阅读，发现不合标准的细节，最终完稿。

3、格式的明确：

必须明确的一些应用文体的格式：工作计划、工作总结、活动总结、活动策划、会议记录、通知、请示、章程、制度和规定、通讯等。

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书 法

一、本次培训书法的目的：

1、引导大家明晰书写水平对文秘工作的重要性；

2、指导大家体会书法美的判断方法，掌握书法的练习方法；

3、培养大家养成正确的书法观念。

二、硬笔书法的选帖：

1、名家书帖，楷、行为主。（隶、篆、草等书体实用性不强）

2、风格不能太强烈。（瘦金体，隶书等）

3、个人爱好。

三、硬笔书法的正确练习方法：

1、速成是妄谈，要循序渐进；

2、要学会读帖；

3、要能够背临；

4、分散练习，集中练习，日常生活中练习。

四、书法的美学理论：

书法中最重要的审美依据——变化：

1、独体字形；

2、重复笔画的变

3、结构的变化。

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办公室“文秘培训”应用文体写作

——通知、会议记录

一、通知：

1、通知的定义：

通知是用来传达要求下级办理和需要有关单位周知或执行的事项时使用的公文。

2、通知的要点：

（1）语言简明，语句通顺

（2）意思准确，交代清楚

（3）及时发放，宣传到位

3、通知的基本格式

（1）标题：“通知”两字，或“关于······的通知”

（2）适用人：可以有也可以不要，但在正文中交待清楚

（3）正文：内容清楚，交待清楚时间，地点，对象，具体要求，语言得体。

（4）强调词：“特此通知”四字

（5）双行式落款法，日期使用大写形式。

二、会议记录

1、会议记录的定义：

会议记录是对各类会议的会议流程，会议决定和会议情况的忠实记录。

2、会议记录的要点：

（1）语言简练，用词准确；

（2）内容客观，真是可靠；

（3）重点突出，要点全面。

3、会议记录中应该突出的重点

（1）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

（2）会议的中心议题，以及围绕中心议题开展的有关活动；

（3）会议讨论，争论的焦点以及各方的主要见解；

（4）对会议产生较大影响的其他言论或活动； - 8 - （5）会议已决议或议而未决的事项。

4、会议记录的格式

本年度统一给各系，各部印发的会议记录表，各系，各部除例会外的其他会议必须记会议记录，会议记录项目要全面。（先速记后誊抄）

5、会议记录的速记：

（1）快速记录：写字小而轻尽量快速记录

（2）重点记录：

① 句子的主干部分

② 明显的套话不予记录

③ 特别著名的话语，明显的常识等不予记录

办公室文秘培训公文写作部分

―――公文格式（二） - 9 -

一 工作计划

（一）工作计划的定义：

是单位和个人为完成工作，预先制定出具体内容，措施和步骤的问题。

（二）工作计划的要点：

１语言规范，预见准确

２安排到位，科学合理

３指导细致，操作性强

（三）工作计划的格式：

１标题：单位＋时限＋工作计划

２正文：（１）引导语

（２）主体（做什么，怎样做）

（３）结语：表达对计划完成的决心或展望未来工作

的美好。

二工作总结：

（一）工作总结的定义：

是对过去一定时期的工作进行回顾和分析研究而得出

（二）工作总结的要点：

１语言概括，条理清晰；

２重点突出，详略得当；

３反思准确，实事求是

（三）格式：

１标题：单位＋阶段＋工作总结

２引导语

３内容：做了什么，怎么做

４主体：成绩和经验，失败和教训

５结尾：回首过去展望今朝的言论（可附加附录：活动时间表，人事分工情况，重要表格等）