电子文件归档登记表

—1— 档案目录格式

一、文书档案目录格式

归档文件目录

件

号 责任者 文 号 题 名 日

期 页

数 备 注

二、科技档案目录格式

卷内目录

序 号 文件 编号 责任者 文件材料题名 日 期 页 号 备 注

科技档案分类案卷目录

档 号 题 名 保管期限 件数 页 数 备 注

三、专业档案目录格式

会计档案案卷目录

案卷号 题 名 保管期限 卷内材料 起止时间 凭单 起止号 备 注

—2— 期刊档案卷内目录

件号 题 名 责任者 审批日期 栏目 页数 备注

期刊档案案卷目录

序号 题 名 ISSN号 刊期 件数 出版 时间 保管期限 备注

书稿档案卷内目录

序号 题 名 责任者 编审者 审定日期 页号 备注

书稿档案案卷目录

序号 题 名 出版社 ISBN或内部图书号 件数 出版

时间 保管期限 备注

四、声像档案目录格式

照片档案基本目录格式

照片号 题名 时间 摄影者 底片号 备

注

声像档案保管单位目录

保管

单位号 题 名 载体

类型 保管

期限 起止时间 备 注 —3—

五、电子档案目录格式

归档电子文件目录

（示例）

文件

编号 题名 形成时间 稿本代码 类别代码 载体编号 保管期限 备注

鄂档[2007]1号 关于加强“三农”档案工作的意见 2007 0106 F T Dg1-5 永久

注：①电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。②电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；C—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。

电子档案保管单位目录

（示例）

保管

单位号 题 名 载体类型 保管期限 起止时间 备注

Dg1-5 湖北省档案局2007年永久文书档案 光盘 永久 20070101 -20071231

数码照片说明性目录

照片号 题 名 影像中主要人物 摄影者 摄影时间 保管

电子文件归档与整理

• 第一讲 概念和种类

• 一、什么叫电子文件

电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。

电子文件的基本特征：

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

二、电子文件的种类

电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：

（一）按电子文件的信息存在形式分类

1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。

3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。

4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。

6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)

此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的

为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门

电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档

一、电子文件的收集

1．收集方法

（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

70+120+120+70m连续梁桥 及80+140+140+80m连续刚构桥施工方案

1 电子文件归档与管理细则

3管理体制和职责

3.1各单位应根据本细则，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。

3.2文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

3.3为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

3.4归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。

4电子文件的收集

4.1收集范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：

4.1.1文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

4.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

4.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

4.1.4影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

4.1.5声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

4.1.6多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

4.1.7超媒体链结文件: 指用超媒体链结技术制作的文件。

4.1.8计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。

4.1.9数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

4.2电子文件收集要求

4.2.1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。