归档电子文件登记表

项目档案归档内容及要求目录一、工程档案类目表 (2)二、数码音像档案 (7)三、电子档案 (8)四、荣誉档案 (12)五、项目部资料 (12)六、附件 (12)附件6-1 《项目部向公司移交档案流程图》附件6-2 《项目档案移交验收说明》附件6-3 《纸质档案的质量要求》附件6-4 《电子档案盘内目录》样式附件6-5 《项目数码照片电子文件盘内目录》样式附件6-6 《数码照片打印稿》样式附件6-7 《项目数码录像盘内目录》附件6-8 《归档电子文件登记表》样式附件6-9 《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式一、工程档案类目表2/233/234/235/23注：1）项目部向公司移交的档案案卷题名要包括项目名称、阶段及代号的名称等，应以“XX发电厂X期工程”统一开始标注。

案卷档号中的项目代号需通过与公司档案室沟通后确定。

2）长期、永久保存的档案须归档纸质载体。

纸质档案的质量要求见附件6-3《纸质档案的质量要求》。

3）档案的立卷、编目、装订、装盒、著录、排架等按GB/T 11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行。

4）案卷的装订有两种方式：整卷装订和单份文件装订。

整卷装订时，为将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表全部装在一起。

单份文件装订时，应在每份文件的右上角空白处加盖档号章，并将案卷封面、卷内目录、文件材料和备考表按顺序排列入盒。

6/23二、数码音像档案1、定义音像档案指公司在经营、生产等活动中形成的有保存价值的以声音、图象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，包括数码照片和录像。

数码音像档案以电子文件形式存在，以DVD-R或CD-R为保存载体。

2、项目数码音像资料归档范围及分类规则3、照片质量要求：主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；会议照片应反映会场的全貌、主要领导的讲话、会议标语及主要活动。

工程施工过程（623类目）的照片以单位工程为单位整理，应反映工程的特点。

西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。

表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。

表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。

下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。

这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。

这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总则1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。

2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。

3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。

3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。

3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。

3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。

电子文件归档、电子档案管理办法电子文件归档、电子档案管理办法提要：每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

每满2年进行一次抽样机读检验。

抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施电子文件归档、电子档案管理办法1．总则1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1．2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1．3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1．4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1．5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1．6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1．7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2．电子文件的收集与积累2．1收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2．2收集积累要求2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2．2．2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。

填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。

为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。

施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。

二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。

分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。

保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。

2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。

3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。

4、装修工程为2年。

5、仪表控制系统1年。

三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。

XX有限公司电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）电子文件归档与电子档案管理工作，逐步推进电子档案单套制管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，发挥其在科技创新活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《科学技术研究档案管理规定》及有关制度规范，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司电子文件归档与电子档案管理工作，涉密电子文件归档与电子档案管理应符合国家保密管理要求。

第三条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种信息记录。

第四条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第五条公司电子文件归档与电子档案管理实行统一领导、分级管理，遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。

第二章管理职责第六条公司综合部是公司档案工作主管部门，负责电子文件归档与电子档案管理工作的宏观管理、统筹协调。

XX有限公司档案室（以下简称“档案室”）负责组织实施，包括：（一）负责制定公司电子文件归档与电子档案管理制度规范；（二）负责公司电子文件归档与电子档案管理工作业务指导、检查与评价；（三）负责建设公司数字档案室；（四）负责公司及所属部门及其他单位电子文件归档与电子档案管理工作，建设机关数字档案室；（五）负责电子档案接收、管理、长期保存和知识服务。

第七条公司各部门负责将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范和工作流程；负责本部门电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作；负责协助落实本部门建设的业务系统与公司电子档案管理系统的相互衔接。

第八条公司所属单位负责本单位电子文件归档与电子档案管理工作具体实施，包括：（一）将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划，配套制定相关制度规范；（二）统筹推进本单位业务系统归档功能建设、电子档案管理系统建设，确保业务系统与电子档案管理系统相互衔接；（三）将电子文件归档纳入本单位相关制度规范和工作流程，推动本单位电子文件归档与科研、管理工作同步开展；（四）配好配齐综合档案室档案工作人员，并为电子文件归档与电子档案管理工作提供充分的条件保障；（五）明确本单位相关部门电子文件归档与电子档案管理工作职责：1.电子文件形成或办理部门：负责电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作。

深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知文章属性•【制定机关】深圳市档案局•【公布日期】2003.07.24•【字号】深档字[2003]83号•【施行日期】2003.08.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文深圳市档案局关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知（2003年7月24日深档字[2003]83号）为了进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的有关规定，我局制订了《深圳市电子文件归档及管理办法》，现予印发，请遵照执行。

深圳市电子文件归档及管理办法第一章总则第一条为了进一步规范电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，制订本办法。

第二条我市各级国家机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理，适用本办法。

企业电子文件的归档及管理，可以参照本办法执行。

第三条本办法下列术语的含义分别为：（一）电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的文件。

（二）归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。

（三）在线式归档：指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子文件向档案部门移交的过程。

（四）可卸载式归档：指将应归档的电子文件卸载到脱机载体上，向档案部门移交的过程。

（五）元数据：关于数据的数据，是一种信息资源组织和管理工具，它可以对文件进行详细、全面、规范的描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取。

第二章组织管理与职责第四条市、区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对市、区国家机关、团体、企事业单位产生的电子文件归档及管理实行监督指导。