档案数字化管理助力企业发展
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档案数字化管理助力企业发展
摘要：档案是企业的重要知识资产和核心信息资源，档案工作是企业基础工作的重要组成部分。档案是企业资产和生产要素的重要组成部分，已经渗透到企业发展的各个领域，延伸到生产经营的各个层面。在新形势下要建设综合性国际企业对档案工作就会不断提出新的要求。在档案管理信息化管理系统推进工作中，既提高为各级领导和各部门服务的效率，又拓展为企业服务的广度和深度。采用新技术、新手段搞好档案工作的硬件建设，加快档案工作的标准化、规范化建设。
关键词：档案管理系统 企业档案管理 档案
1、前言
档案记录着公司的建设史、成长史、改革史、发展史，是公司资产和生产要素的重要组成部分，已经渗透到公司发展的各个领域，延伸到生产经营的各个层面。档案是企业的重要知识资产和核心信息资源。档案涵盖了 企业各个时期的生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，对提高企业决策水平和生产效率，促进企业发展发挥着重要作用。
2、做好档案管理工作具有重要意义
党和国家领导人始终高度重视档案工作。江泽民同志指出：“要充分发挥档案以史为鉴的作用，为改革开放和现代化建设服务”。胡锦涛同志强调：“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”。党和国家领导人关于档案工作的重要指示，深刻揭示了档案工作的重要地位、重要使命和重大意义，为做好公司新时期档案工作指明了方向。
纵观世界档案发展史，越是发达的国家、地区和企业，档案工作越受到重视，档案工作做得越好。日本帝国数据库史料馆保存了日本所有老企业的完整资料，据统计，包含日本明治末年（1912年）以前创业的企业达24234家，其中具有百年历史的“百年老店”达2万多家；明治维新以前（1867年前）创立的企业达2879家，其中1808年以前创业并已过200岁生日的企业达1200家，而具有500年以上历史的企业有34家。这应该是日本企业“长寿”的重要因素之一。正如人们通常所说的，一个象样的人家都有一本家谱，一个具有长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整的档案资料。
3、档案管理工作的现状
从档案管理自身角度看，虽然近年来各企业档案工作取得较大成绩，但也存在许多薄弱环节，如，一些单位领导对档案工作重视不够，依法管理档案工作的认识不到位，没有把档案工作摆上应有位置，特别是在整合丰富档案资源、搞好开发利用、提高档案工作服务水平等方面，还需要做大量工作。特别是近年来，档案工作的对象、范围都发生了深刻变化：档案工作的覆盖面越来越广，档案形成主体日益多样化，需要我们整理留存的档案工作量越来越大；信息技术广泛应用，档案的内涵和载体都发生了变化，档案工作的方法和手段必须与之相适应；企业对信息价值认识的不断提升，使档案部门面临更多的服务要求。这些，都给档案工作带来了严峻挑战。
4、信息化管理系统对档案管理工作发展的推动和提升
随着计算机网络技术的飞速发展以及信息载体的不断更新变化，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战。实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在信息化的档案管理系统下的档案管理既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中检索词查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。
合理有效的运用档案是企业又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为企业发展的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。
5、档案数据数字化管理的优势
5.1数字化加工中心：统一实施档案数字化加工，实现档案信息的数字化管理，为档案的利用奠定了很好的基础。
5.2实现数字资产管理：重点对音视频内容进行管理，是档案新载体有了有效地保存和管理。是档案查询利用更为方便。
5.3档案数字化使档案管理系统成为知识中心：利用内容管理平台，实现知识组织、管理、和利用。
5.4档案数字化使档案管理系统成为凭证中心：实现电子文件的真实完整与永久保管。
6、档案管理是企业发展的信息储备，也是企业员工创新的源泉，企业发展的动力之一。
档案作为企业的核心信息资源，如何实现其规范化、标准化和信息化管理尤为重要。档案管理系统推广应用工作是档案管理工作方式的一次重大变革，是实现档案信息资源集中管理的支撑平台，它将有利于公司档案管理和服务水平迈上新的台阶。
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥企业内部特有的管理优势，持续改进档案管理系统的功能和流程，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。
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