村镇基层档案数据元编制规范研究

河北省文书档案元数据方案

1、手工上传挂接

现在的档案管理软件一般都提供手工上传原文进行挂接的形式，元数据著录完毕即形成一条目录数据，通过点击“上传”按钮将数字化扫描原文与目录数据进行关联对应，即为挂接。此种方式，数据关联的准确性高，对数字化扫描件的要求不高，数据存储管理即使不是很科学，也可以实现数据关联。

手工挂接的缺点也很明显，就是手工操作效率较为低下，单位时间内完成工作量及其低下，一般很少工作量，或者需要修改更正的情况下可以使用手工挂接。

2、批量原文挂接

档案管理软件一般都有批量原文挂接的功能，批量挂接的前提是严格按照《纸质档案数字化规范》进行原文存储管理、图像命名。既要符合国标标准，又需要档案管理部门自身制定详细的管理方案，具体的存储路径，如磁盘怎么区分、门类、全宗、年度、期限怎么在磁盘路径中体现；具体的图像命名，单页扫描件怎么命名，多页扫描件怎么命名，是都保存，还是只保存一部分等等。

档案管理软件的批量原文挂接功能，一般是以档号为基准来实现目录数据和原文数据的关联。这就要求，首先要有准确的“档号”目录数据，按照档案整理方案、档案著录规则，录入元数据后，生成“档号”；其次数字化扫描过程中，文件夹以档号命名，数字图像以档号为基础命名，只有这样才能有实现批量原文挂接的可能。

批量原文挂接的实现途径，主要是原文文件名或者原文文件夹名和目录数据库中的关键字段（一般为档号），进行匹配，匹配成功即传输原文到相应磁盘位置，同时将磁盘路径位置写入对应目录数据库中，完成原文挂接操作。批量挂接可以自动化实现成千上万条数据的关联工作，工作效率高，出错概率底。目前，基本上采用这种形式进行数据挂接。

第1页 共8页 最新村级档案工作专题调研报告3篇

村级档案工作专题调研报告第1篇

近年来，随着农村经济不断快速发展，对村级档案工作的重要性也进一步凸显出来。县的村级档案由于受基础条件、观念、体制、执法力度和水同等因素的制约和影响，村级档案工作仍旧存在很多问题和薄弱环节。为此，我局在开展驻村帮扶、脱贫攻坚工作期间对村级档案管理工作进行了调研，并依据实际提出对策与建议。

一、我县村级档案管理工作存在的问题

（一）档案意识薄弱,重视度不够。全县4镇13乡2个牧场95个行政村中，大部分行政村的档案管理工作较滞后。全县大多数村委会对档案的重视程度不够，均未意识到档案的重要性，认为村级档案是可有可无的。

（二）管理制度不健全,文件散失严峻。目前大部分行政村没有建立档案管理相关规章制度,县级机关下发相关文件只能由乡镇传到村委会，导致各村的档案资料分散于村干部手中，各管一摊，时间一长加之人员变动档案丢失现象较严峻。

（三）缺乏档案业务学问，整理不规范。现在我县绝大部分村级档案管理人员为村会计兼任，存在文化程度不高、年龄偏大、档案业务学问薄弱、基本不会电脑操作、难以适应新时期农村档案工作等问题。

（四）档案保管条件差，缺少经费。一是我县大多数村委会无档案室，导致档案有的纸箱装、有的绳子捆基本存放于木柜中，长时间第2页 共8页 下来受潮霉变、虫蛀损坏现象严峻。二是村级经费来源比较单一也比较惊慌，购置档案设施设备较困难，故开展村级档案工作较为不志向。

二、做好村级建档的看法和建议

（一）加强档案法律法规宣扬。一是实行切实有力措施，进一步提高村两委干部，特殊是村主任、支书、会计的档案意识。二是利用乡镇、村干部会议广泛宣扬档案工作及其它涉农工作的法律法规，学习党和国家关于农业农村档案工作会议精神，不断增加村干部的档案意识，提高他们对开展村级档案工作的重要性、必要性的相识。

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附件2

安徽省地方标准编制说明

标准名称 农业基础信息数据元

任务来源（项目计划号） 安徽省质量技术监督局《关于下达2017年第二批安徽省地方标准制修订计划的函》（皖质函〔2017〕321号）文件，（项目计划号：2017-02-276）

负责起草单位 安徽省农业信息中心

单位地址 合肥市庐阳区徽州大道197号农业大厦16层

参与起草单位 安徽省农业信息中心、安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学）

表1 标准起草人（全部起草人，应与标准文本前言中起草人排序一致）

序号 姓名 单位 职务 职称

1 丁作坤 安徽省农业信息中心 主任 研究员

2 徐超 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 主任 教授

3 黄林生 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 副主任 教授

4 丁晶晶 安徽省农业信息中心 科长 中级农艺师

5 郑玲 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 讲师

6 梁苏丹 安徽省农业信息中心 初级会计师

7 赵晋陵 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 副教授 - 2 -

8 翁士状 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 副教授

9 丁砥 安徽省农业信息中心 助理农艺师

10 张东彦 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 副教授

11 曾玮 安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室（安徽大学） 副教授

编制情况

1、编制过程简介

（1）标准申请、批准和起草过程：

① 2017年5月，安徽大学安徽省农业生态大数据工程实验室向安徽省信息技术标准化技术委员会提出了安徽省地方标准项目《农业基础信息数据元》的制定申请，2017年7月25日安徽省质量技术监督局下发了《关于下达2017年第二批安徽省地方标准制修订计划的函》（皖质函〔2017〕321号）。本标准的项目计划号：2017-02-276。

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档案数据著录规范

一、数据准备

数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。

二、数据录入

（一）文件级目录数据著录要求

１、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003”。全宗号的格式是： × ×××

２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。

３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制）

４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。

５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码）

６、文件题名：即文件标题。（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录） 2 （１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。

（２）文件题名冗长，超过规定字段长度的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。